Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn cung, chi phí đầu vào, chất lượng hàng hóa và tiến độ phục vụ sản xuất kinh doanh. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu quy trình thu mua gồm những bước nào cùng các lưu ý quan trọng khi triển khai.
1. Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng là gì?
Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng là toàn bộ các bước doanh nghiệp thực hiện để xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán, đặt hàng, nhận hàng, thanh toán và đánh giá hiệu quả cung ứng.
Đây là một mắt xích quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn hàng, nguyên vật liệu, thiết bị hoặc dịch vụ đầu vào luôn được cung cấp đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời điểm và với chi phí hợp lý.
Khác với hoạt động mua hàng đơn lẻ, thu mua trong chuỗi cung ứng có phạm vi rộng hơn. Doanh nghiệp không chỉ đặt hàng khi phát sinh nhu cầu, mà còn phải cân đối với kế hoạch sản xuất, tồn kho, ngân sách, năng lực nhà cung cấp, tiến độ giao hàng và rủi ro gián đoạn nguồn cung.
2. 7 bước trong quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng
Một quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng hiệu quả cần được triển khai theo luồng rõ ràng, từ xác định nhu cầu đến lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, thanh toán và đánh giá sau mua. Dưới đây là 7 bước cơ bản doanh nghiệp có thể tham khảo:
2.1. Xác định nhu cầu thu mua
Bước đầu tiên trong quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng là xác định chính xác doanh nghiệp cần mua gì, số lượng bao nhiêu, phục vụ cho mục đích nào và cần vào thời điểm nào.
Nhu cầu thu mua có thể phát sinh từ nhiều nguồn như kế hoạch sản xuất, đơn hàng bán, mức tồn kho tối thiểu, nhu cầu vận hành nội bộ hoặc kế hoạch mở rộng kinh doanh. Bộ phận đề xuất cần làm rõ các thông tin quan trọng:
- Tên hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị hoặc dịch vụ cần mua.
- Số lượng dự kiến cần thu mua.
- Thời điểm cần hàng để không ảnh hưởng đến sản xuất, kinh doanh.
- Mục đích sử dụng hoặc bộ phận sử dụng.
- Ngân sách dự kiến hoặc hạn mức chi phí.
- Yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng nếu có.
2.2. Kiểm tra tồn kho và lập kế hoạch mua hàng
Sau khi xác định nhu cầu thu mua, doanh nghiệp cần kiểm tra tồn kho hiện tại và đối chiếu với kế hoạch sản xuất, kinh doanh để xác định số lượng cần mua thực tế. Ở bước này, bộ phận thu mua cần rà soát:
- Số lượng tồn kho thực tế của hàng hóa, vật tư, nguyên liệu.
- Hàng đang đặt mua nhưng chưa về kho.
- Nhu cầu sử dụng trong thời gian tới theo kế hoạch sản xuất, bán hàng hoặc vận hành.
- Mức tồn kho tối thiểu và tồn kho an toàn.
- Thời gian giao hàng dự kiến từ nhà cung cấp.
Dựa trên dữ liệu này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch mua hàng phù hợp về số lượng, thời điểm đặt hàng, ngân sách và mức độ ưu tiên.
Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng quy trình mua hàng chuẩn trong doanh nghiệp
2.3. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
Đây là bước ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đầu vào, chi phí thu mua, tiến độ giao hàng và mức độ ổn định của toàn bộ chuỗi cung ứng. Ở bước này, bộ phận thu mua nên tạo danh sách nhà cung cấp tiềm năng, sau đó đánh giá theo các tiêu chí như:
- Năng lực cung ứng: Nhà cung cấp có đáp ứng được số lượng, thời gian giao hàng và tần suất đặt hàng không.
- Chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Hàng hóa có đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách và yêu cầu chất lượng của doanh nghiệp không.
- Giá cả và điều kiện thanh toán: Mức giá có cạnh tranh không, điều khoản thanh toán có phù hợp với dòng tiền doanh nghiệp không.
- Thời gian giao hàng: Nhà cung cấp có giao đúng hạn, ổn định và linh hoạt khi phát sinh nhu cầu gấp không.
- Lịch sử hợp tác và uy tín: Dựa trên các đơn hàng trước, phản hồi từ thị trường hoặc đánh giá nội bộ.
- Khả năng xử lý phát sinh: Chính sách đổi trả, bảo hành, hỗ trợ khi hàng lỗi hoặc giao thiếu.
2.4. Yêu cầu báo giá và đàm phán điều kiện mua
Sau khi có danh sách nhà cung cấp tiềm năng, bộ phận thu mua sẽ gửi yêu cầu báo giá để so sánh và lựa chọn phương án phù hợp nhất.
Nội dung yêu cầu báo giá cần nêu rõ tên hàng hóa, quy cách, số lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao nhận, tiêu chuẩn chất lượng và các điều kiện liên quan để nhà cung cấp phản hồi chính xác. Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên xem xét thêm các yếu tố như:
- Chất lượng hàng hóa và mức độ đáp ứng tiêu chuẩn.
- Thời gian giao hàng và khả năng đảm bảo tiến độ.
- Điều khoản thanh toán có phù hợp với dòng tiền không.
- Chi phí vận chuyển, bảo hành, đổi trả nếu phát sinh.
- MOQ, chiết khấu theo số lượng và khả năng chia nhỏ đơn hàng.
- Cam kết hỗ trợ khi hàng lỗi, giao thiếu hoặc phát sinh thay đổi.
2.5. Phê duyệt và tạo đơn mua hàng
Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp và thống nhất các điều kiện mua, bộ phận thu mua cần trình đề xuất để cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi phát hành đơn mua hàng. Thông thường, nội dung phê duyệt cần bao gồm:
- Tên hàng hóa, vật tư, dịch vụ cần mua.
- Nhà cung cấp được lựa chọn.
- Số lượng, đơn giá, tổng giá trị đơn hàng.
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao nhận.
- Điều khoản thanh toán.
- Lý do lựa chọn nhà cung cấp.
- Ngân sách hoặc phòng ban sử dụng.
Khi đã được duyệt, doanh nghiệp sẽ tạo đơn mua hàng hoặc hợp đồng mua hàng gửi đến nhà cung cấp. Đây là căn cứ chính thức để nhà cung cấp chuẩn bị hàng, giao hàng và để các bộ phận liên quan như kho, kế toán, sản xuất theo dõi các bước tiếp theo.
| [Tải miễn phí] Mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel cho doanh nghiệp chuẩn 2026 |
2.6. Theo dõi giao hàng, nhận hàng và kiểm tra chất lượng
Khi đơn mua hàng được gửi đến nhà cung cấp, bộ phận thu mua cần theo dõi sát tiến độ giao hàng để đảm bảo hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ được cung ứng đúng thời gian đã cam kết. Khi hàng được giao, bộ phận kho, QC hoặc bộ phận tiếp nhận cần kiểm tra các thông tin chính như:
- Số lượng thực nhận so với đơn mua hàng.
- Chất lượng hàng hóa so với tiêu chuẩn đã thỏa thuận.
- Quy cách, mẫu mã, chủng loại có đúng yêu cầu không.
- Chứng từ đi kèm như hóa đơn, phiếu giao hàng, CO/CQ nếu có.
- Tình trạng hàng hóa có bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc sai lệch không.
Nếu hàng đạt yêu cầu, doanh nghiệp tiến hành nhập kho và cập nhật dữ liệu để các bộ phận liên quan tiếp tục sử dụng. Trường hợp phát sinh sai lệch về số lượng, chất lượng hoặc thời gian giao hàng, bộ phận thu mua cần ghi nhận đầy đủ và làm việc lại với nhà cung cấp để đổi trả, bổ sung hoặc xử lý theo điều khoản đã thống nhất.
2.7. Đối chiếu chứng từ, thanh toán và đánh giá nhà cung cấp
Khi hàng hóa được tiếp nhận và nhập kho, doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu chứng từ trước khi thanh toán cho nhà cung cấp. Đây là bước giúp đảm bảo đơn hàng được giao đúng theo thỏa thuận, hạn chế thanh toán sai, thanh toán trùng hoặc ghi nhận chi phí không chính xác.
Các chứng từ thường cần đối chiếu gồm:
- Đơn mua hàng hoặc hợp đồng mua hàng
- Phiếu giao hàng
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn
- Biên bản nghiệm thu hoặc biên bản giao nhận, nếu có
- Điều khoản thanh toán đã thống nhất với nhà cung cấp
Sau khi chứng từ khớp đúng tất cả tiêu chí, bộ phận kế toán sẽ thực hiện thanh toán, ghi nhận công nợ và hạch toán chi phí mua hàng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên đánh giá lại nhà cung cấp sau mỗi đơn hàng hoặc theo định kỳ dựa trên các tiêu chí như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, chất lượng hàng hóa, khả năng xử lý phát sinh và chính sách giá.
Kết quả đánh giá này là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp tốt hơn trong các lần thu mua tiếp theo, đồng thời giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng.
3. Lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng
Để quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm soát tốt dữ liệu, nhà cung cấp, chi phí và tiến độ. Một số lưu ý quan trọng gồm:
- Xác định đúng nhu cầu trước khi mua: Doanh nghiệp cần đối chiếu nhu cầu thu mua với kế hoạch sản xuất, bán hàng và tồn kho thực tế để tránh mua thừa, mua thiếu hoặc phát sinh đơn hàng ngoài kế hoạch.
- Không lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá: Giá thấp chưa chắc là phương án tối ưu. Doanh nghiệp cần đánh giá thêm về chất lượng, thời gian giao hàng, năng lực cung ứng, điều khoản thanh toán và khả năng xử lý phát sinh.
- Chuẩn hóa danh mục hàng hóa và nhà cung cấp: Tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, quy cách, thông tin nhà cung cấp cần được thống nhất để hạn chế sai lệch khi đặt hàng, nhập kho, đối chiếu chứng từ và hạch toán.
- Thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng: Mỗi đề xuất mua hàng cần có cấp duyệt phù hợp theo giá trị đơn hàng, loại hàng hóa, ngân sách hoặc phòng ban sử dụng, tránh tình trạng mua sắm thiếu kiểm soát.
- Theo dõi sát tiến độ giao hàng: Thu mua không kết thúc ở bước đặt hàng. Doanh nghiệp cần cập nhật liên tục tình trạng giao hàng để kịp thời xử lý khi nhà cung cấp giao chậm, giao thiếu hoặc hàng không đạt yêu cầu.
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ mua hàng: Đơn mua hàng, hợp đồng, báo giá, phiếu nhập kho, hóa đơn và biên bản nghiệm thu cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ đối chiếu, thanh toán và kiểm soát chi phí.
- Đánh giá nhà cung cấp định kỳ: Doanh nghiệp nên theo dõi hiệu quả nhà cung cấp sau mỗi đơn hàng hoặc theo tháng/quý để có cơ sở duy trì, thay thế hoặc đàm phán lại điều kiện mua hàng.
Tìm hiểu thêm: MOQ là gì? Những điều cần biết về số lượng đặt hàng tối thiểu
4. AMIS Mua hàng – Giải pháp số hóa quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng
Để quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng được kiểm soát chặt chẽ từ nhu cầu mua, phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp đến theo dõi tiến độ và đối chiếu dữ liệu, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tập trung thay vì xử lý rời rạc bằng Excel, email hoặc giấy tờ.
AMIS Mua hàng là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình thu mua trên một nền tảng thống nhất. Phần mềm hỗ trợ quản lý tập trung yêu cầu mua hàng, tự động hóa luồng phê duyệt, so sánh báo giá, đánh giá nhà cung cấp và theo dõi tiến độ mua hàng theo thời gian thực.
Với AMIS Mua hàng, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng thông qua các tính năng:
- Tổng hợp nhu cầu thu mua từ nhiều bộ phận: Các yêu cầu mua hàng từ sản xuất, kinh doanh, kho, vận hành,… được ghi nhận tập trung, giúp bộ phận thu mua xác định đúng nhu cầu và hạn chế mua trùng, mua thiếu hoặc mua ngoài kế hoạch.
- Chuẩn hóa luồng phê duyệt thu mua: Doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình duyệt theo giá trị đơn hàng, nhóm hàng, phòng ban đề xuất, giúp kiểm soát ngân sách và đảm bảo mọi đơn mua đều đúng quy định.
- Theo dõi tiến độ thu mua theo thời gian thực: Nhà quản lý dễ dàng nắm được trạng thái từng đơn mua như chờ duyệt, đã đặt hàng, đang giao, đã nhận hàng, chờ thanh toán, từ đó kịp thời xử lý các điểm nghẽn có thể ảnh hưởng đến sản xuất, kinh doanh.
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu: AMIS Mua hàng quản lý thông tin nhà cung cấp, tổng hợp báo giá, so sánh theo giá, chất lượng, lịch sử hợp tác, giúp doanh nghiệp chọn được đối tác phù hợp hơn cho chuỗi cung ứng.
- Lập kế hoạch mua hàng bám sát tồn kho và nhu cầu thực tế: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi nhu cầu mua sắm, tiến độ xử lý và dữ liệu liên quan để lập kế hoạch thu mua phù hợp, tránh gián đoạn nguồn cung hoặc tồn kho quá mức.
- Liên thông dữ liệu với kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan: Dữ liệu thu mua được kết nối với AMIS Kế toán, AMIS Bán hàng,… giúp giảm nhập liệu thủ công, hỗ trợ đối chiếu chứng từ, công nợ, chi phí và đảm bảo dữ liệu xuyên suốt trong chuỗi cung ứng.
5. Kết luận
Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ổn định, kiểm soát chi phí đầu vào và duy trì tiến độ sản xuất kinh doanh. Khi quy trình được chuẩn hóa và quản lý bằng công cụ phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm sai sót, lựa chọn nhà cung cấp tốt hơn và nâng cao hiệu quả vận hành toàn chuỗi cung ứng.
