Cách tạo lịch nhắc hạn hợp đồng lao động trên phần mềm

Không ít doanh nghiệp gặp rắc rối do bỏ sót thời điểm hết hạn hợp đồng, dẫn đến vi phạm quy định hoặc phát sinh tranh chấp không đáng có. Tạo lịch nhắc hạn hợp đồng trên phần mềm là cần thiết để giúp HR chủ động nắm bắt thời hạn và thực hiện các thủ tục với người lao động. Bài viết này sẽ hướng dẫn quy trình thiết lập trên phân hệ Thông Tin Nhân Sự của MISA AMIS HRM, hỗ trợ phòng nhân sự chủ động hơn trong công việc.

1. Vì sao cần chú ý thời hạn hợp đồng lao động?

Theo khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, khi một hợp đồng lao động có thời hạn kết thúc và người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên có tối đa 30 ngày để thương lượng, ký kết hợp đồng mới với các nội dung cần thiết như lương, công việc, địa điểm làm việc, phụ cấp, các khoản bổ sung khác.

Trong thời gian 30 ngày này, quyền, nghĩa vụ của các bên vẫn tiếp tục thực hiện theo hợp đồng cũ. Hết 30 ngày mà không ký hợp đồng mới và người lao động vẫn làm việc thì hợp đồng mặc định chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn. Ngoài ra, trong 30 ngày đó hai bên vẫn có quyền chấm dứt hợp đồng nếu rơi vào trường hợp được quy định tại Điều 34, 35, 36 Bộ luật Lao động 2019.

Thực tế, nhiều đơn vị vẫn quản lý nhân sự thủ công qua Excel, email, các công cụ chat, không có tính năng nhắc nhở, không thể nhớ hết các đầu việc khi số lượng nhân sự quá lớn. Điều này thường gây ra các hệ quả như chậm tái ký hợp đồng, sai sót trong thực hiện phúc lợi cho người lao động.

Người sử dụng lao động, chủ doanh nghiệp, phòng nhân sự cần thực hiện nghiêm túc các quy định về ký kết hợp đồng lao động. Sự hỗ trợ của phần mềm với tính năng nhắc hạn có thể giúp việc này trở nên đơn giản hơn nhiều:

Chủ động kiểm soát và tuân thủ đúng quy định lao động

Phần mềm tự động cảnh báo trước thời hạn hợp đồng, giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt Bộ luật Lao động. Điều này giảm thiểu rủi ro pháp lý và tránh các tranh chấp không đáng có.

Tiết kiệm thời gian quản trị, tránh sai sót thủ công

Thay vì phải kiểm tra thủ công hàng trăm hợp đồng, hệ thống tự động rà soát và nhắc nhở. Bộ phận nhân sự tiết kiệm được thời gian đáng kể để tập trung vào các công việc chiến lược khác.

Cải thiện tính chuyên nghiệp và giữ chân nhân sự

Việc quản lý hợp đồng chặt chẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nhân viên cảm thấy được quan tâm khi quyền lợi của họ được đảm bảo đúng hạn, sẵn sàng gắn bó hơn với tổ chức

2. Hướng dẫn thiết lập lịch nhắc hạn hợp đồng trên phần mềm MISA AMIS HRM

Đây là quy trình thiết lập tự động thông báo trước khi hợp đồng lao động của nhân viên hết hiệu lực. Tính năng này trên AMIS Thông Tin Nhân Sự (phân hệ thuộc MISA AMIS HRM) giúp bộ phận nhân sự chủ động chuẩn bị thủ tục cần thiết.

Trước khi thiết lập, HR cần nhập liệu đầy đủ thông tin nhân sự lên hệ thống và phân loại rõ ràng từng nhóm hợp đồng. Việc chia tách hợp đồng thử việc, xác định thời hạn hay không xác định thời hạn sẽ giúp phần mềm kích hoạt quy tắc nhắc nhở chính xác hơn.

Các bước cấu hình lịch nhắc hạn hợp đồng:

Bước 1: Truy cập mục nhắc việc

Đăng nhập vào phần mềm với tài khoản quản trị, vào phân hệ Thông Tin Nhân Sự. Vào menu Tổng quan > Tab Nhắc việc, click vào biểu tượng bánh răng để truy cập giao diện thiết lập lịch nhắc hạn hợp đồng.

Bước 2: Thiết lập thời điểm nhắc nhở cho từng loại hợp đồng

Chọn loại hợp đồng cần thiết lập và cấu hình thời gian nhắc trước (ví dụ: 30 ngày, 15 ngày, 7 ngày trước khi hết hạn). Hệ thống cho phép tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

Bước 3: Kiểm tra, quản lý và xử lý thông báo nhắc hạn hợp đồng

Sau khi cấu hình, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến người phụ trách. Bộ phận nhân sự cần thường xuyên kiểm tra danh sách nhắc việc, xử lý kịp thời các hợp đồng sắp hết hạn và cập nhật trạng thái vào phần mềm.

4. Lưu ý và kinh nghiệm triển khai thực tế

Doanh nghiệp nên định kỳ rà soát lại

Mỗi quý hoặc 6 tháng, bộ phận nhân sự nên rà soát lại toàn bộ dữ liệu hợp đồng trên hệ thống. Việc này đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật, tránh sai sót do thay đổi nhân sự hoặc chính sách.

Kết hợp lịch nhắc trên phần mềm với kế hoạch đánh giá định kỳ

Thời điểm hết hạn hợp đồng cũng là lúc đánh giá hiệu suất nhân viên. Doanh nghiệp nên kết hợp lịch nhắc với quy trình đánh giá để có quyết định gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng hợp lý.

Nên giao rõ trách nhiệm từng phòng ban, bộ phận

Phân công cụ thể ai là người theo dõi, xử lý thông báo nhắc hạn hợp đồng. Trách nhiệm rõ ràng giúp quy trình vận hành trơn tru, tránh tình trạng đùn đẩy hoặc bỏ sót công việc quan trọng.

Để sử dụng tính năng nhắc hạn hợp đồng lao động và nhiều tính năng quản trị nhân sự khác, bạn đọc có thể đăng ký ngay tại đây. MISA AMIS HRM gửi tặng tài khoản miễn phí 14 ngày với dữ liệu mẫu để doanh nghiệp trải nghiệm.