Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công là tài khoản quan trọng được áp dụng trong lĩnh vực xây lắp, phản ánh toàn bộ chi phí liên quan đến việc vận hành xe, máy thi công phục vụ công trình. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, các quy định về kết cấu tài khoản, nguyên tắc hạch toán và phạm vi ghi nhận chi phí đã được hướng dẫn chi tiết hơn, phù hợp với đặc thù thi công hỗn hợp.
Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp kế toán hiểu rõ các nhóm chi phí máy thi công và cách xử lý theo đúng quy định mới nhất.
1. Tài khoản 623 theo TT 99 là tài khoản gì?
Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công theo Thông tư 99/2025 vẫn giữ nguyên tên gọi và bản chất như hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tài khoản này được sử dụng để tập hợp và phân bổ toàn bộ chi phí liên quan đến việc sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy.
Chi phí sử dụng máy thi công thường bao gồm:
- Chi phí nhân công điều khiển và phục vụ máy thi công (lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn…);
- Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu dùng để vận hành máy như xăng dầu, dầu mỡ bôi trơn, nước làm mát, vật tư thay thế định kỳ;
- Chi phí dụng cụ sản xuất: Là giá trị các công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc sử dụng, bảo trì hoặc hỗ trợ vận hành xe, máy thi công.
- Chi phí khấu hao: Phản ánh mức khấu hao tài sản cố định là máy móc, thiết bị thi công đã sử dụng trong quá trình xây lắp công trình.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi như thuê ngoài sửa chữa máy móc, tiền bảo hiểm, điện, nước phục vụ máy thi công, hoặc chi phí thuê tài sản cố định sử dụng cho thi công.
- Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản phục vụ cho hoạt động máy thi công nhưng không thuộc các nhóm chi phí kể trên, miễn có chứng từ đầy đủ hợp lệ.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 623-– Chi phí sử dụng máy thi công
Theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025, việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kế toán xây lắp.
- Tài khoản 623 được sử dụng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho công tác xây lắp công trình, áp dụng trong trường hợp thi công hỗn hợp – nghĩa là kết hợp giữa thi công thủ công và thi công bằng máy.
- Trường hợp toàn bộ hoạt động xây lắp thực hiện hoàn toàn bằng máy, kế toán không sử dụng Tài khoản 623, mà phải hạch toán chi phí trực tiếp vào các tài khoản chi phí sản xuất tương ứng như: TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp), TK 627 (chi phí sản xuất chung).
- Không hạch toán vào Tài khoản 623 các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của công nhân sử dụng máy thi công.
- Chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường không được tính vào giá thành công trình xây lắp, mà phải kết chuyển thẳng vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 623 theo Thông tư 99
Bên Nợ:
- Các chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công phát sinh (chi phí vật liệu cho máy hoạt động, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương, tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa xe, máy thi công…). Chi phí vật liệu, chi phí dịch vụ khác phục vụ cho xe, máy thi công.
Bên Có:
- Kết chuyển chi phí sử dụng xe, máy thi công vào bên Nợ Tài khoản 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
Tài khoản 623 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công, có 6 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6231 – Chi phí nhân công: Dùng để phản ánh lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy thi công, phục vụ máy thi công như: Vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu… cho xe, máy thi công.
- Tài khoản này không phản ánh khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành được tính trên lương của công nhân sử dụng xe, máy thi công. Các khoản trích này được phản ánh vào Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Tài khoản 6232 – Chi phí vật liệu: Dùng để phản ánh chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ…), vật liệu khác phục vụ xe, máy thi công.
- Tài khoản 6233 – Chi phí dụng cụ sản xuất: Dùng để phản ánh công cụ, dụng cụ lao động liên quan tới hoạt động của xe, máy thi công.
- Tài khoản 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công: Dùng để phản ánh chi phí khấu hao xe, máy thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình.
- Tài khoản 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Dùng để phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công; tiền mua bảo hiểm xe, máy thi công; chi phí điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ,…
- Tài khoản 6238 – Chi phí bằng tiền khác: Dùng để phản ánh các chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công.
4. Hướng dẫn hạch toán Chi phí sử dụng máy thi công – Tài khoản 623 theo Thông tư 99
Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công: Tổ chức đội máy thi công riêng chuyên thực hiện các khối lượng thi công bằng máy hoặc giao máy thi công cho các đội, xí nghiệp xây lắp:
4.1. Trường hợp tổ chức đội xe, máy thi công riêng và có tổ chức kế toán riêng
Nếu tổ chức đội xe, máy thi công riêng, được phân cấp hạch toán và có tổ chức kế toán riêng thì công việc kế toán được tiến hành như sau:
– Hạch toán các chi phí liên quan tới hoạt động của đội xe, máy thi công, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627
Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 214,…
– Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vào bên Nợ Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có các TK 621, 622, 627.
– Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy và tính giá thành ca xe, máy thực hiện trên Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang căn cứ vào giá thành ca máy (theo giá thành thực tế hoặc giá khoán nội bộ) cung cấp cho các đối tượng xây, lắp (công trình, hạng mục công trình); tùy theo phương thức tổ chức công tác kế toán và mối quan hệ giữa đội xe máy thi công với đơn vị xây, lắp công trình để ghi sổ:
- Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức cung cấp dịch vụ xe, máy lẫn nhau giữa các bộ phận, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức bán dịch vụ xe, máy lẫn nhau giữa các bộ phận trong nội bộ, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết cung cấp dịch vụ trong nội bộ)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (33311) (thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán nội bộ về ca xe, máy bán dịch vụ) (nếu có).
4.2. Trường hợp không tổ chức đội xe, máy thi công riêng hoặc không có kế toán riêng
Nếu không tổ chức đội xe, máy thi công riêng; hoặc có tổ chức đội xe, máy thi công riêng nhưng không tổ chức kế toán riêng cho đội thì toàn bộ chi phí sử dụng xe, máy (kể cả chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời như: phụ cấp lương, phụ cấp lưu động của xe, máy thi công) sẽ hạch toán như sau:
– Căn cứ vào số tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân điều khiển xe, máy, phục vụ xe, máy, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231)
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
– Giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232, 6233)
Có các TK 152, 153, 242,…
– Trường hợp mua vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232, 6233)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
– Trích khấu hao xe, máy thi công sử dụng ở Đội xe, máy thi công, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6234)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (sửa chữa xe, máy thi công, điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ,…), ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6237)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
– Chi phí bằng tiền khác phát sinh, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112,…
– Căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí sử dụng xe, máy (chi phí thực tế ca xe, máy) tính cho từng công trình, hạng mục công trình, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (khoản mục chi phí sử dụng máy thi công)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí vượt trên mức bình thường)
Có TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.
5. Giải đáp câu hỏi thường gặp với tài khoản 623
Khi nào doanh nghiệp phải sử dụng Tài khoản 623?
Tài khoản 623 được dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công khi doanh nghiệp thi công công trình theo phương thức hỗn hợp, tức là kết hợp thi công thủ công và thi công bằng máy. Nếu toàn bộ xây lắp được thực hiện hoàn toàn bằng máy thì doanh nghiệp không sử dụng tài khoản này.
Chi phí nào không được hạch toán vào Tài khoản 623?
Các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp tính trên lương công nhân điều khiển máy thi công không hạch toán vào TK 623. Các khoản này phải được ghi nhận vào Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
Chi phí vượt mức bình thường được xử lý thế nào?
Phần chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường (do lãng phí, quản lý kém, vận hành sai quy trình…) không được tính vào giá thành công trình mà phải kết chuyển ngay vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
Tài khoản 623 có số dư cuối kỳ không?
Tài khoản 623 chỉ dùng để tập hợp chi phí trong kỳ và không có số dư cuối kỳ. Tất cả chi phí trong tài khoản này được kết chuyển sang chi phí dở dang hoặc giá vốn vào cuối kỳ.
Chi phí nhân công điều khiển và phục vụ máy thi công ghi ở đâu?
Chi phí nhân công trực tiếp điều khiển và phục vụ máy thi công (lương chính, phụ cấp lương…) được phản ánh ở mục 6231 – Chi phí nhân công trong nhóm chi phí sử dụng máy. Tuy nhiên, khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… liên quan đến đối tượng này vẫn được ghi nhận vào chi phí sản xuất chung chứ không thuộc 623.
Có thể hạch toán chi phí mua ngoài dịch vụ sửa chữa máy thi công không?
Chi phí dịch vụ mua ngoài như sửa chữa xe, máy thi công, thuê tài sản cố định, chi phí điện – nước… phục vụ cho hoạt động máy thi công được ghi nhận trong nhóm chi phí dịch vụ mua ngoài và phản ánh đúng nội dung hoạt động.
Kết luận
Tài khoản 623 theo Thông tư 99 tiếp tục đóng vai trò trọng yếu trong việc tập hợp và phân bổ chi phí máy thi công, phục vụ hạch toán chi phí xây lắp một cách minh bạch, chính xác. Việc phân loại chi phí theo từng nhóm rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát và phân bổ hợp lý cho từng công trình, hạng mục, từ đó phục vụ tốt hơn cho công tác tính giá thành xây lắp.
Để tối ưu hóa quy trình kế toán xây dựng, đặc biệt là hạch toán chi phí liên quan đến máy thi công, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm kế toán online MISA AMIS – công cụ hiện đại tích hợp nhiều tính năng thông minh như:
- Kết nối dữ liệu với bộ phận kho, nhân sự, kế toán nội bộ để theo dõi chi phí nhiên liệu, lương nhân công, khấu hao máy móc, v.v.
- Tích hợp AI hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, phát hiện bất thường trong phân bổ chi phí.
- Trợ lý kế toán AVA hướng dẫn cách hạch toán TK 623 và các tài khoản liên quan theo đúng Thông tư 99.
- Giao diện dễ sử dụng, cập nhật thường xuyên theo chế độ kế toán mới nhất, phù hợp cho cả doanh nghiệp lớn và nhỏ trong ngành xây dựng.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp đáng tin cậy giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và tuân thủ đúng quy định kế toán theo Thông tư 99/2025.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
