Chi phí tiếp khách là khoản chi phát sinh khá phổ biến trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong quá trình làm việc với đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng nắm rõ cách hạch toán và chuẩn bị hồ sơ chứng từ cho khoản chi này để đảm bảo đúng quy định về thuế và kế toán.
Vậy chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào và cần lưu ý những gì khi ghi nhận chi phí này? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ vấn đề này.
1. Hạch toán chi phí tiếp khách
Theo quy định tại cả Thông tư 99/2025/TT-BTC (Thông tư thay thế Thông tư 200) và Thông tư 133, “chi phí tiếp khách” được hạch toán vào tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kế toánhạch toán chi phí tiếp khách như sau:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111/ 112 /131: Tổng số tiền thanh toán
Chi phí tiếp khách của doanh nghiệp được coi là một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp nên khi hạch toán kế toán chỉ cần ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và ghi đối ứng vào các tài khoản tiền, nợ phải trả.
Tuy nhiên, vấn đề vướng mắc với nhiều kế toán viên là làm thế nào để các khoản chi phí tiếp khách này đủ điều kiện làm chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
2. Các quy định liên quan đến chi phí tiếp khách
Để chi phí tiếp khách được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện theo quy định hiện hành về thuế TNDN, thuế GTGT và hóa đơn điện tử, cụ thể:
- Chi phí tiếp khách phải phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phải có hóa đơn hợp pháp theo quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ nội dung bắt buộc; đối với dịch vụ ăn uống nên kèm bill hoặc bảng kê chi tiết món ăn, đồ uống.
- Đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định mới về thuế GTGT thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Doanh nghiệp nên lưu kèm bill thanh toán, chứng từ chuyển khoản và tài liệu liên quan đến việc tiếp khách để chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh khi cơ quan thuế kiểm tra.
Lưu ý: Nếu không đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc phương thức thanh toán, khoản chi tiếp khách có thể không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Có thể bạn quan tâm: Hạch toán thu hộ chi hộ như thế nào mới đúng quy định?
Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán, giúp kế toán đảm bảo hoạt động kiểm soát chứng từ, sổ sách kế toán và kê khai thuế chính xác
- Tự động nhập liệu, cho phép nhập khẩu dữ liệu từ excel, lập chứng từ thu, chi…hàng loạt từ hóa đơn điện tử…
- Xử lý hóa đơn đầu vào, kiếm tra tính hợp lệ của hóa đơn và cảnh báo nhà cung cấp có rủi ro nhằm loại bỏ rủi ro hóa đơn không hợp lệ
- Tự động khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đầu ra, tự động quyết toán thuế TNDN hàng năm, hạch toán điều chỉnh thuế GTGT
- Kê khai, nộp thuế ngay trên phần mềm, quản lý hồ sơ thuế tập trung và nhận thông báo từ CQT
- …
3. Một số sai sót về hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách cần tránh
Trong quá trình hạch toán chi phí tiếp khách, doanh nghiệp cần lưu ý một số sai sót phổ biến liên quan đến hóa đơn dịch vụ ăn uống để tránh rủi ro khi kê khai thuế:
- Ghi sai tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn. Nhiều hóa đơn ghi nội dung “Tiếp khách”, trong khi theo hệ thống ngành nghề kinh doanh không có dịch vụ này. Do đó, khi lập hóa đơn nên ghi đúng là “Dịch vụ ăn uống” thay vì “Tiếp khách”.
- Hóa đơn chỉ ghi chung chung “Dịch vụ ăn uống”, “Ăn uống tiếp khách”, “Cơm tiếp khách”… nhưng không có bảng kê chi tiết. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, hóa đơn tiếp khách nên ghi “Dịch vụ ăn uống” kèm bảng kê và đính kèm bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống đã sử dụng.
- Hóa đơn ghi sai hoặc thiếu thông tin doanh nghiệp như tên công ty, mã số thuế hoặc địa chỉ, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ khi kê khai thuế.
- Thanh toán không đúng quy định đối với hóa đơn giá trị lớn. Theo quy định hiện hành về thuế GTGT, các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế đầu vào.
- Không chứng minh được mục đích tiếp khách phục vụ hoạt động kinh doanh, dẫn đến rủi ro bị loại khi xác định chi phí được trừ.
- Ngoài ra, theo khoản 4 Điều 1 của Luật số 71/2014/QH13, quy định khống chế chi phí tiếp khách trước đây đã được bãi bỏ kể từ năm 2015. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không còn bị giới hạn tỷ lệ chi phí tiếp khách, mà được tính toàn bộ theo mức thực tế phát sinh, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trên thực tế, chi phí tiếp khách tại nhiều doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn, vì vậy việc nắm rõ quy định và xử lý đúng hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách là rất cần thiết để đảm bảo hạch toán hợp lệ và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.
4. Tình huống đặc biệt thường gặp liên quan đến chi phí tiếp khách
4.1 Doanh nghiệp khoán tiền cho nhân viên để tiếp khách
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp giao khoán một khoản tiền cho nhân viên để thực hiện việc tiếp khách phục vụ hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp này, khoản tiền khoán thường không được hạch toán trực tiếp vào chi phí tiếp khách, mà được cộng vào thu nhập tiền lương của người lao động.
Khi đó:
- Kế toán sẽ ghi nhận khoản chi vào chi phí tiền lương phải trả cho người lao động.
- Khoản tiền này được xem là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động.
Về phía doanh nghiệp, khoản chi này vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu:
- Doanh nghiệp thực tế đã chi trả cho người lao động.
- Có quy chế chi tiêu hoặc quy định nội bộ về việc khoán chi tiếp khách.
- Có chứng từ hợp pháp theo quy định để chứng minh khoản chi.
4.2 Chi phí tiếp khách có bị giới hạn định mức không?
Trước đây, theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, chi phí tiếp khách, quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị… bị khống chế không vượt quá 15% tổng chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Tuy nhiên, quy định này đã được bãi bỏ kể từ ngày 01/01/2015 theo Luật số 71/2014/QH13.
Hiện nay, chi phí tiếp khách không còn bị giới hạn mức trần, doanh nghiệp có thể tính toàn bộ chi phí này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh khoản chi theo quy định về thuế và kế toán.
Như vậy, doanh nghiệp có thể hạch toán chi phí tiếp khách theo mức thực tế phát sinh, miễn là đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và liên quan đến hoạt động kinh doanh.
4.3 Chi phí tiếp khách phát sinh tại các hoạt động giải trí (golf, karaoke…)
Một số doanh nghiệp phát sinh chi phí chơi golf, karaoke, massage… để tiếp khách và có đầy đủ hóa đơn. Tuy nhiên, trên thực tế cơ quan thuế thường xem đây là chi phí mang tính chất giải trí cá nhân, không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vì vậy, nhiều trường hợp các khoản chi này không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Nếu doanh nghiệp chi trả cho cá nhân (như ban lãnh đạo hoặc nhân viên) thì khoản chi này còn có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
4.4 Chi phí tiếp khách nhưng hóa đơn đứng tên cá nhân
Trường hợp nhân viên đi tiếp khách nhưng hóa đơn nhà hàng lại ghi tên cá nhân thay vì tên doanh nghiệp, khoản chi này thường không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ.
Do đó, khi phát sinh chi phí tiếp khách, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà hàng xuất hóa đơn đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
4.5 Chi phí tiếp khách nhưng không có hóa đơn hợp lệ
Trong một số trường hợp doanh nghiệp chỉ có bill thanh toán của nhà hàng mà không có hóa đơn điện tử hợp lệ. Theo quy định về hóa đơn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), bill thanh toán không được xem là hóa đơn hợp pháp.
Vì vậy, khoản chi này không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT và cũng khó được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Kết luận
Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích
- Hệ sinh thái kết nối:
- Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
- Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
- Cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
- Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
- Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT99, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
- Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….
- …
Đăng ký dùng thử bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS ngay để trực tiếp trải nghiệm
