Mẫu đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa, giúp doanh nghiệp xác nhận rõ yêu cầu mua hàng, kiểm soát công nợ và làm căn cứ hạch toán kế toán. Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ tổng hợp 6 mẫu đơn đặt hàng chuẩn nhất hiện nay, đồng thời hướng dẫn cách điền đơn đặt hàng đúng quy chuẩn, lưu ý khi sử dụng thay cho hợp đồng.
1. Tổng hợp 6 mẫu đơn đặt hàng mới nhất
Mẫu đơn đặt hàng số 1
Tải về tại đây:
Mẫu đơn đặt hàng công ty số 2
Tải về tại đây:
Mẫu đơn đặt hàng mới nhất song ngữ số 3
Tải về tại đây:
Mẫu xác nhận đơn đặt hàng
Tải về tại đây:
Mẫu phiếu đặt hàng
Tải về tại đây:
Mẫu đơn đặt hàng bằng tiếng Anh
Tải về tại đây:
2. Nội dung cơ bản của một mẫu đơn đặt hàng
Một mẫu đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) đóng vai trò là tài liệu xác nhận yêu cầu mua hàng từ bên đặt đối với nhà cung cấp. Đây là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình mua sắm, theo dõi công nợ và là căn cứ cho kế toán hạch toán chi phí.
Để đảm bảo hiệu lực và dễ sử dụng trong thực tế, mẫu đơn đặt hàng cần bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Thông tin chung:
- Số đơn đặt hàng: Một mã số duy nhất để dễ dàng theo dõi và quản lý.
- Ngày đặt hàng: Ngày giao dịch được thực hiện.
- Thông tin bên mua và bên bán: Bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, và email của người mua và người bán.
- Chi tiết hàng hóa:
- Tên/Mô tả sản phẩm: Tên mặt hàng hoặc dịch vụ được đặt mua.
- Mã sản phẩm: Mã hiệu của từng mặt hàng, giúp phân biệt dễ dàng.
- Số lượng: Số lượng đơn vị hàng hóa cần mua.
- Đơn giá: Giá của một đơn vị hàng hóa.
- Thành tiền: Tổng giá trị cho từng mặt hàng (số lượng x đơn giá).
- Chỉ dẫn khác: Các yêu cầu về phẩm cấp, thông số kỹ thuật, hoặc hướng dẫn đóng gói.
- Chi tiết giao hàng:
- Thời gian giao hàng: Thời điểm dự kiến hàng hóa được giao.
- Địa điểm giao hàng: Địa chỉ cụ thể nơi hàng hóa sẽ được giao đến.
- Điều khoản thanh toán:
- Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán được chọn (tiền mặt, chuyển khoản, COD).
- Điều kiện thanh toán: Cách thức thanh toán (ví dụ: thanh toán 50% trước, 50% sau giao hàng).
- Xác nhận đơn hàng: Chữ ký của người có thẩm quyền của bên mua và bên bán để xác nhận các điều khoản đã thỏa thuận.
3. Cách điền mẫu đơn đặt hàng chuẩn
Để điền mẫu đơn đặt hàng chuẩn, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về bên mua, bên bán, chi tiết mặt hàng (mã, tên, số lượng, đơn giá, thành tiền), thông tin giao hàng (thời gian, địa điểm, phương thức), điều khoản thanh toán, và xác nhận của hai bên
Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của một mẫu đơn đặt hàng, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Ghi thông tin bên mua và bên bán
Điền đầy đủ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và thông tin liên hệ của cả bên mua và bên bán. Đây là căn cứ để xác định đối tượng giao dịch, lập hóa đơn và xử lý công nợ.
Bước 2: Nhập thông tin chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ
Tiếp theo, hãy trình bày rõ các mặt hàng hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua. Trong bảng nội dung, cần ghi:
- Mã hàng hóa (nếu có)
- Tên sản phẩm hoặc dịch vụ
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Lưu ý: Ghi rõ chủng loại, quy cách kỹ thuật hoặc yêu cầu đặc biệt nếu hàng hóa có tính chuyên biệt.
Bước 3: Ghi thông tin giao hàng
Sau khi đã điền xong phần nội dung đơn hàng, kế toán cần làm rõ điều kiện giao hàng:
- Thời gian giao hàng: Ghi rõ ngày, giờ giao nhận
- Địa điểm giao hàng: Ghi cụ thể địa chỉ nơi nhận hàng
- Phương thức giao hàng: Có thể là giao tại kho bên mua, bên bán vận chuyển đến…
Bước 4: Điền điều khoản thanh toán
Đây là phần quan trọng để tránh tranh chấp về sau. Trong mục điều khoản thanh toán, cần xác định rõ:
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản, tiền mặt, COD…
- Thời hạn thanh toán: Ví dụ: “thanh toán trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận đủ hàng và hóa đơn GTGT hợp lệ”
Nếu có quy định về phạt chậm thanh toán, nên nêu cụ thể tại đây hoặc dẫn chiếu đến hợp đồng chính.
Bước 5: Xác nhận đơn đặt hàng
Cuối cùng, để đơn đặt hàng có giá trị pháp lý và được phê duyệt nội bộ, cần:
- Người lập đơn: Ký tên, ghi rõ họ tên
- Người có thẩm quyền phê duyệt: Ký tên, đóng dấu nếu cần
- Bên bán: Nếu yêu cầu xác nhận lại, cần có phần ký/chấp thuận hoặc phản hồi qua email chính thức
4. Lưu ý khi điền mẫu đơn đặt hàng
Mặc dù mẫu đơn đặt hàng có bố cục khá đơn giản, nhưng nếu điền thiếu sót hoặc sai thông tin, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối trong quá trình giao nhận hoặc thanh toán. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý khi lập và sử dụng biểu mẫu này:
- Không được bỏ trống các thông tin quan trọng: Các mục như ngày lập đơn, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và điều khoản thanh toán là phần bắt buộc phải có. Việc để trống có thể dẫn đến hiểu lầm, chậm tiến độ hoặc tranh chấp khi có vấn đề phát sinh.
- Hàng hóa cần được mô tả rõ ràng, cụ thể: Không nên chỉ ghi tên sản phẩm chung chung. Doanh nghiệp cần ghi mã hàng, quy cách, đơn vị tính, thậm chí nguồn gốc nếu cần, đặc biệt đối với hàng kỹ thuật hoặc nhập khẩu. Điều này giúp tránh giao sai hàng và khó xử lý khiếu nại.
- Số lượng và đơn giá phải khớp với báo giá đã thỏa thuận: Trước khi lập đơn, cần đối chiếu với báo giá hoặc hợp đồng đã ký để đảm bảo tính chính xác về số liệu. Nếu có chiết khấu, cần ghi rõ trong dòng ghi chú hoặc tách riêng cột.
- Ghi rõ điều kiện thanh toán để tránh tranh chấp: Nên xác định cụ thể thời hạn thanh toán, ví dụ: “thanh toán trong 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hàng và hóa đơn GTGT”. Nếu có quy định về thanh toán từng phần hoặc theo tiến độ, cần thể hiện rõ ràng.
- Có xác nhận bằng chữ ký và đóng dấu: Đối với doanh nghiệp, một mẫu đơn đặt hàng hợp lệ cần được ký và đóng dấu bởi người có thẩm quyền. Nếu gửi qua email, nên yêu cầu phản hồi xác nhận hoặc chấp thuận từ bên nhận.
- Lưu trữ đầy đủ để đối chiếu sau này: Mỗi đơn đặt hàng cần được lưu lại cùng với các chứng từ liên quan (báo giá, biên bản giao hàng, hóa đơn…) để phục vụ kiểm tra nội bộ, quyết toán thuế hoặc xử lý khi có khiếu nại.
5. Đơn đặt hàng có thay thế hợp đồng được không?
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường sử dụng đơn đặt hàng thay cho hợp đồng vì tính tiện lợi, nhanh gọn. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, cần hiểu rõ mối quan hệ và giới hạn giữa hai loại chứng từ này.
5.1. Đơn đặt hàng có thể là căn cứ giao dịch, nhưng không đầy đủ như hợp đồng
Theo thực tế và quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, một giao dịch mua bán có thể được thể hiện qua nhiều hình thức như: văn bản, lời nói, hành vi cụ thể, hoặc qua các loại giấy tờ như báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận…
Tuy nhiên, đơn đặt hàng chỉ là một biểu mẫu thể hiện ý chí mua hàng, không có đầy đủ các điều khoản ràng buộc pháp lý như:
- Điều khoản bồi thường thiệt hại
- Cam kết chất lượng hàng hóa
- Phạt vi phạm hợp đồng
- Điều kiện bảo hành, đổi trả
Thỏa thuận giải quyết tranh chấp
Do đó, đơn đặt hàng KHÔNG thể thay thế hoàn toàn hợp đồng, đặc biệt với những giao dịch có giá trị lớn hoặc có yếu tố rủi ro cao.
5.2. Khi nào có thể sử dụng đơn đặt hàng thay cho hợp đồng?
Trong một số trường hợp, đơn đặt hàng có thể được sử dụng thay thế cho hợp đồng mua bán, nếu đảm bảo các yếu tố pháp lý và điều kiện giao dịch phù hợp. Dưới đây là các tình huống phổ biến doanh nghiệp có thể áp dụng:
- Giao dịch giá trị nhỏ, lặp lại thường xuyên: Với các đơn hàng nhỏ như: mua văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao, hàng hóa thông dụng… doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu đơn đặt hàng có xác nhận từ nhà cung cấp mà không cần lập hợp đồng riêng cho từng lần.
- Hai bên đã ký hợp đồng nguyên tắc (hợp đồng khung): Trong trường hợp đã có hợp đồng khung, mỗi lần mua hàng chỉ cần gửi đơn đặt hàng kèm theo điều kiện cụ thể (giá, số lượng, thời gian giao hàng…). Đơn đặt hàng lúc này là phụ lục triển khai, được coi là ràng buộc pháp lý nếu có xác nhận từ bên bán.
- Có các điều khoản của một bản hợp đồng mua bán hàng hóa: nếu một đơn đặt hàng (PO) có các điều khoản của một bản hợp đồng mua bán hàng hóa như tên của bên bán, bên mua, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thời gian, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,… thì PO đó được chấp nhận có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng mua bán hàng hóa.
Lưu ý: Dù có thể sử dụng đơn đặt hàng trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần đánh giá tính rủi ro, giá trị và độ phức tạp của giao dịch trước khi quyết định không ký hợp đồng chính thức.
5.3. Rủi ro khi dùng đơn đặt hàng thay thế cho hợp đồng mua bán hàng hóa
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp từ chối xem đơn đặt hàng ( PO) có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bởi đơn đặt hàng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Cụ thể:
Rủi ro về tính pháp lý
- Thiếu tính ràng buộc: Phần lớn các mẫu PO không đảm bảo đầy đủ điều kiện cấu thành hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015, dẫn đến việc khó thực thi quyền và nghĩa vụ khi xảy ra tranh chấp.
- Mâu thuẫn pháp lý: Nội dung trong PO đôi khi không phù hợp hoặc thậm chí trái với quy định pháp luật hiện hành, gây thiệt hại về quyền lợi cho một hoặc cả hai bên.
- Thiếu bằng chứng pháp lý: Đơn đặt hàng bản chất là văn bản do bên mua đơn phương phát hành, nếu không có xác nhận hoặc phản hồi từ bên bán thì rất khó chứng minh giao dịch đã được thống nhất.
Rủi ro trong quá trình thực hiện nghĩa vụ
- Không thực hiện đúng cam kết: Bên bán có thể từ chối giao hàng hoặc giao không đúng nội dung PO nếu không có hợp đồng ràng buộc rõ ràng.
- Tranh chấp thanh toán: PO thường không quy định rõ về thời hạn, hình thức, điều kiện thanh toán, dẫn đến mâu thuẫn và khó khăn trong quyết toán.
- Thiếu điều khoản xử lý sự cố: Trong trường hợp hàng hóa có vấn đề (sai số, chất lượng kém…), PO không có điều khoản cụ thể về khiếu nại, đổi trả hay bồi thường.
Rủi ro về an ninh thông tin
- Rò rỉ thông tin nội bộ: Đơn đặt hàng có thể chứa thông tin nhạy cảm như đơn giá, nhà cung cấp, quy mô đơn hàng, nếu không được bảo mật có thể bị đối thủ khai thác.
- Nguy cơ bị giả mạo: Việc giả mạo đơn đặt hàng để lừa đảo chiếm đoạt tài sản đang ngày càng phổ biến, đặc biệt khi doanh nghiệp xử lý đơn hàng thủ công hoặc qua email không xác thực.
6. Ứng dụng AMIS Kế toán để quản lý nghiệp vụ mua – bán hàng hiệu quả hơn
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô và số lượng giao dịch, việc quản lý nghiệp vụ mua – bán hàng hóa bằng phương pháp thủ công như Excel hoặc đơn lẻ qua email không còn phù hợp. Doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng g phần mềm kế toán tích hợp như phần mềm kế toán online MISA AMIS – một nền tảng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện quy trình từ đặt hàng đến thanh toán.
Ứng dụng MISA AMIS Kế toán giúp quản lý nghiệp vụ mua-bán hàng hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa nhập liệu, tổng hợp số liệu tức thời, kết nối đa dạng hóa đơn điện tử và các phần mềm chuyên biệt khác như AMIS Bán hàng, AMIS Mua hàng, cung cấp các báo cáo quản trị chi tiết và tích hợp tính năng AI để hỗ trợ ra quyết định thông minh:
Tích hợp AI (Trợ lý AVA):
- Trợ lý AI có thể hỗ trợ phân tích, dự báo, và đưa ra các gợi ý tài chính thông minh, giúp doanh nghiệp dự báo chính xác và tránh sai sót trong nghiệp vụ mua-bán hàng.
Tự động hóa nhập liệu:
Phần mềm có khả năng tự động nhập liệu từ hóa đơn, hóa đơn bán hàng, bảng sao kê ngân hàng, giúp rút ngắn thời gian nhập liệu và giảm thiểu sai sót.
Tổng hợp số liệu nhanh chóng:
Tự động tổng hợp số liệu từ các giao dịch mua-bán, giúp lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách một cách chính xác và kịp thời.
Kết nối hệ sinh thái MISA:
-
- Kết nối với AMIS Bán hàng: Liên thông dữ liệu, quản lý chặt chẽ quy trình bán hàng từ đặt hàng, xuất kho đến xuất hóa đơn.
- Kết nối với AMIS Mua hàng: Giúp quản lý yêu cầu mua sắm, lập kế hoạch mua hàng và tổng hợp báo giá giữa các nhà cung cấp để tối ưu chi phí.
- Kết nối với hóa đơn điện tử và chữ ký số: Tích hợp với các dịch vụ hóa đơn điện tử và chữ ký số, giúp doanh nghiệp kê khai thuế và nộp thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm.
Kết luận
Mẫu đơn đặt hàng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động mua – bán hàng hóa. Để tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu đơn đầy đủ, rõ ràng, có xác nhận hai bên.
Để nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm chuyên dụng như phần mềm kế toán online MISA AMIS – một nền tảng cho phép tạo, phê duyệt, lưu trữ và đối chiếu đơn đặt hàng ngay trên hệ thống. Ngoài ra,phần mềm cung cấp nhiều tính năng nổi bật như tự động hóa nghiệp vụ nhờ trợ lý ảo AI AVA, kết nối đa hệ thống , cung cấp báo cáo quản trị đa chiều bằng biểu đồ trực quan, quản lý đa chi nhánh trên cùng một nền tảng:
- Trợ lý ảo AVA: Giúp tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, bảng kê ngân hàng, và tệp Excel, giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót.
- Tự động hóa quy trình lập báo cáo: Tổng hợp dữ liệu chính xác lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách theo quy định của Bộ Tài chính.
- Kết nối ngân hàng: Hỗ trợ chuyển tiền, đối chiếu số dư theo thời gian thực và kết nối với nhiều ngân hàng.
- Kết nối hóa đơn điện tử: Đồng bộ hóa dữ liệu từ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giảm thiểu nhập liệu trùng lặp.
- Tích hợp phần mềm khác: Kết nối với phần mềm bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý công việc và các đối tác khác trong hệ sinh thái MISA AMIS.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
