Khi khách hàng ngày càng đòi hỏi dịch vụ nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp, việc quản lý gara ô tô bằng sổ sách hay Excel thủ công đã không còn phù hợp. Sai sót trong báo giá, thiếu hụt phụ tùng, khó kiểm soát công nợ hay chậm trễ trong chăm sóc khách hàng đều có thể khiến gara mất uy tín và doanh thu. Chính vì vậy, phần mềm quản lý gara ô tô ra đời như một trợ thủ đắc lực, giúp chủ gara vận hành liền mạch, minh bạch và hiệu quả hơn. Nhưng trước vô số lựa chọn trên thị trường, làm thế nào để tìm được giải pháp phù hợp nhất?
1. Những khó khăn khi gara ô tô quản lý thủ công
Một gara ô tô có thể vận hành ổn định khi lượng khách ít, nhưng khi số lượng xe tăng lên mỗi ngày thì cách quản lý thủ công bằng sổ sách hay file Excel bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế. Chủ gara và nhân viên thường xuyên phải đối mặt với những rắc rối sau:
- Thông tin phân tán, khó tra cứu: Hồ sơ xe, lịch sử bảo dưỡng ghi chép rời rạc, mất nhiều thời gian để tìm lại.
- Quản lý lịch làm việc lộn xộn: Khó sắp xếp ca sửa, phân công kỹ thuật viên hợp lý, dễ xảy ra tình trạng quá tải hoặc bỏ sót khách.
- Kho phụ tùng thiếu minh bạch: Không nắm rõ số lượng tồn thực tế, nhập thừa hoặc thiếu, ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ sửa chữa.
- Theo dõi tài chính thiếu chính xác: Ghi chép thủ công dễ sai sót, khó kiểm soát công nợ, lãi lỗ không rõ ràng.
- Khó mở rộng quy mô: Khi muốn phát triển thêm chi nhánh hoặc tăng lượng khách hàng, hệ thống thủ công không đáp ứng được.
- Trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng: Chờ đợi lâu, không được nhắc lịch bảo dưỡng, dẫn đến giảm sự hài lòng và trung thành.
Xem thêm: 10 phần mềm quản lý quy trình workflow doanh nghiệp 2025
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý gara ô tô
Khi số lượng khách hàng tăng, phụ tùng đa dạng và nhu cầu dịch vụ ngày càng cao, gara rất dễ rơi vào tình trạng quá tải, sai sót và thất thoát. Đây là lý do nhiều chủ gara lựa chọn phần mềm quản lý chuyên nghiệp để thay thế, mang lại những lợi ích rõ rệt:
Quản lý tập trung, minh bạch: Tất cả thông tin về khách hàng, lịch hẹn, phụ tùng và tài chính được lưu trữ tập trung trên một hệ thống. Chủ gara dễ dàng nắm bắt tình hình mà không lo thất lạc hay sai sót.
Tối ưu vận hành và tiết kiệm thời gian: Phần mềm tự động nhắc lịch, phân công công việc cho kỹ thuật viên, giúp gara giảm chồng chéo, nâng cao hiệu suất và phục vụ khách hàng nhanh chóng hơn.
Quản lý kho phụ tùng chính xác: Hệ thống ghi nhận nhập – xuất tức thì, cảnh báo khi tồn kho thấp, đảm bảo gara luôn có đủ phụ tùng để đáp ứng nhu cầu sửa chữa.
Kiểm soát doanh thu, công nợ dễ dàng: Chủ gara theo dõi báo cáo thu chi, công nợ chi tiết từng khách hàng, từng nhà cung cấp, từ đó quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp: Phần mềm lưu trữ lịch sử sửa chữa, tự động gửi tin nhắn nhắc bảo dưỡng định kỳ, khuyến mãi, giúp giữ chân khách hàng lâu dài.
Tham khảo: Top 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả nhất năm 2025
3. Top 5 phần mềm quản lý gara ô tô thông dụng nhất 2025
3.1. Nền tảng quản trị hợp nhất MISA AMIS
MISA AMIS là nền tảng quản trị hợp nhất hiện đại, được thiết kế để hỗ trợ tối ưu công tác quản lý và vận hành doanh nghiệp nói chung và cho các gara ô tô nói riêng. Nền tảng giúp các chủ gara và đội ngũ quản lý dễ dàng kiểm soát toàn bộ quá trình kinh doanh từ tiếp nhận xe, quản lý kho phụ tùng, kỹ thuật viên đến chăm sóc khách hàng, tài chính – kế toán, nhân sự chỉ trên một hệ thống duy nhất.
Với MISA AMIS, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng quản lý toàn diện từ showroom đến xưởng dịch vụ, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực và đưa ra quyết định kinh doanh đột phá, dẫn đầu thị trường.
Mỗi phần mềm trong nền tảng MISA AMIS đều được thiết kế để giải quyết từng “nỗi đau” riêng của các gara ô tô, kết nối thành một hệ sinh thái quản trị toàn diện. Dù là quản lý tiếp nhận sửa chữa, kho phụ tùng, tài chính, chăm sóc khách hàng hay quản lý nhân sự, từng ứng dụng đều có vai trò riêng nhưng đồng thời liên kết chặt chẽ với nhau.
- AMIS Kế toán: Tự động hóa công tác kế toán, cung cấp số liệu tồn kho, báo cáo chính xác, kịp thời
- AMIS CRM: Thấu hiểu khách hàng, tối ưu hóa quy trình bán hàng và gia tăng doanh thu
- AMIS Mua hàng: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, xây dựng và kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng
- AMIS Chấm công: Tự động hóa công tác chấm công, tổng hợp công và quản lý ngày nghỉ, đi công tác, làm thêm giờ hiệu quả
- AMIS Tiền lương: Tự động tính lương và kiểm soát chi phí tiền lương hiệu quả, chính xác
- AMIS Thông tin nhân sự: Quản lý dữ liệu nhân viên đa chiều, số hóa mọi thủ tục nhân sự
- AMIS Quy trình: Tự động hóa và kiểm soát quy trình trong doanh nghiệp tối ưu
- AMIS Công việc: Giao và quản lý công việc tối ưu hiệu quả, gia tăng năng suất DN
Thay vì mất thời gian cho giấy tờ, phê duyệt qua nhiều bước hay dữ liệu phân tán, doanh nghiệp cần một giải pháp vận hành thông minh và liền mạch. MISA AMIS Quản lý quy trình chính là công cụ giúp giảm thiểu thời gian, tối ưu chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả và lợi nhuận cho toàn bộ tổ chức.
Chi phí sử dụng Nền tảng quản trị hợp nhất MISA AMIS
Hiện tại, MISA AMIS cung cấp nhiều gói phần mềm và dịch vụ quản trị phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, mức phí chi tiết, đặc biệt cho các gara ô tô, không được niêm yết công khai trên website chính thức mà thường được báo giá riêng theo từng nhu cầu sử dụng, số lượng phân hệ, số lượng người dùng, hoặc ưu đãi tại từng thời điểm.
3.2. Phần mềm quản lý dịch vụ sửa chữa Gara online KGara
KGara là phần mềm quản lý gara ô tô do Công ty TNHH Công Nghệ Giải Pháp BSS phát triển, được thiết kế chuyên biệt cho các garage, trung tâm sửa chữa và bảo dưỡng ô tô.
Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, KGara giúp chủ gara quản lý toàn diện từ lịch hẹn, tiếp nhận xe, phân công kỹ thuật viên, theo dõi tiến độ sửa chữa cho đến quản lý kho phụ tùng, công nợ và báo cáo tài chính.
Những tính năng nổi bật của KGara có thể kể đến như:
- Phần mềm quản lý gara online sử dụng trên mọi hệ điều hành. Không cố định nơi làm việc, chỉ cần có kết nối Internet và máy tính
- Liên thông dữ liệu với phần mềm trên hệ thống, thông báo lịch nhắc bảo dưỡng, lịch nhắc bảo hiểm
- Quản lí được nhiều chi nhánh trong mô hình chuỗi dịch vụ và mở rộng quy mô hoạt động
- Áp dụng đây đủ phân hệ kế toán theo thông tư, tự động hạch toán với các nghiệp vụ từ gara
Để hỗ trợ các gara ô tô quản lý linh hoạt theo từng nhu cầu, KGara cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức phí minh bạch và hợp lý. Chỉ với 3.500.000đ/năm cho gói Economy, gara nhỏ đã có thể sở hữu công cụ quản lý cơ bản, tiết kiệm chi phí. Với gói Standard phổ biến nhất, chỉ 5.000.000đ/năm, chủ gara có đầy đủ tính năng quản lý toàn diện, cân bằng giữa chi phí và hiệu quả. Gói Professional nâng cao, giá 7.000.000đ/năm, mang lại nhiều tiện ích chuyên sâu hơn.
Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay
3.3. Phần mềm quản lý toàn diện cho doanh nghiệp ngành ô tô carCRM
carCRM là sản phẩm nằm trong Hapycar Ecosystem – Nền tảng chuyển đổi số ngành ô tô. carCRM là phần mềm quản lý toàn diện được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp ngành ô tô.
Phần mềm carCRM giúp chuẩn hóa mọi hoạt động từ marketing, bán hàng, quản lý xưởng, chăm sóc khách hàng đến quản lý kho, tài chính kế toán.
Phần mềm quản lý gara ô tô carCRM được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu thiết yếu nhất cho một xưởng sửa chữa ô tô với các chức năng nổi bật:
- Tạo, lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp trên cùng một hệ thống.
- Nhập thông tin xe nhanh chóng, theo dõi lịch sử sửa chữa xe; phân tích thống kê dữ liệu xe
- Lưu trữ thông tin các sản phẩm, nhân công, phụ tùng và linh kiện trong xưởng của bạn để lập báo giá và hóa đơn.
- Quản lý quy trình sửa chữa, bảo dưỡng xe cho khách, báo cáo tình trạng và nhắc nhở ngày hẹn hoàn thành.
- Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ, chăm sóc khách hàng sau dịch vụ, đặt nhắc lịch bảo hành, bảo dưỡng tiếp theo
carCRM mang đến 3 gói dịch vụ linh hoạt: G1 – 6.000.000đ/năm (5 người dùng), G2 – 7.500.000đ/năm (10 người dùng, phổ biến nhất) và G3 – 15.000.000đ/năm (30 người dùng). Tất cả đều đi kèm lưu trữ dữ liệu, không giới hạn khách hàng và cam kết SLA 99%, giúp gara vận hành hiệu quả với chi phí hợp lý.
3.4. Giải pháp phần mềm quản lý gara ô tô CRMOnline.CarSoft
CRMOnline.CARSOFT là giải pháp phần mềm quản lý gara ô tô toàn diện, giúp chủ gara tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phần mềm được xây dựng dựa trên quy trình quản lý thực tế, đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả, bao gồm:
- Cố vấn dịch vụ (CVDV) lập và in báo giá để khách hàng xác nhận ngay khi tiếp nhận xe.
- Xuất và in lệnh sửa chữa cho bộ phận kho và kỹ thuật viên.
- Thực hiện quyết toán và thu ngân nhanh chóng, chính xác.
- Xuất phiếu ra cổng cho khách hàng khi hoàn tất dịch vụ.
- Theo dõi công nợ, quản lý tồn kho chặt chẽ.
- Kiểm soát thông tin khách hàng và doanh thu một cách minh bạch.
- Thống kê doanh số, báo cáo tức thời mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có internet.
Với CRMOnline.CARSOFT, gara không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý mà còn mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp hơn cho khách hàng.
Giải pháp phần mềm quản lý gara ô tô được triển khai theo hai hình thức linh hoạt. Với hình thức cho thuê (Cloud), toàn bộ phần mềm và dữ liệu được cài đặt trên hệ thống Server của công ty CRMOnline. Trong khi đó, với hình thức trọn gói, phần mềm và dữ liệu sẽ được cài đặt trực tiếp trên Server của khách hàng, giúp doanh nghiệp sở hữu vĩnh viễn giải pháp quản lý gara ô tô cùng đầy đủ tính năng cần thiết.
3.5. Phần mềm Open24 Gara
Open24 Gara là phần mềm quản lý gara ô tô do SSOFT VIETNAM JSC phát triển, được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ các gara, trung tâm sửa chữa và bảo dưỡng ô tô quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh.
Tính năng chính Open24 Gara:
- Quản lý xe, phụ tùng, kho
- Cố vấn dịch vụ tiếp nhận xe, đánh giá tình trạng xe
- Quản lý hợp đồng, báo giá
- Quản lý bán hàng, xuất kho phụ tùng sửa chữa, xuất bán lẻ
- Quản lý khách hàng, bảo hiểm, nhà cung cấp
- Quản lý sổ quỹ, nhật ký thu tiền, chi tiền theo từng khoản mục
- Hệ thống báo cáo kinh doanh chi tiết, chia theo từng hạng mục
Open24 Gara mang đến nhiều gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với quy mô từng gara từ nhỏ đến lớn.
- Gói Tiết kiệm chỉ 595.000đ/tháng (giảm 25%), đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý xe, phụ tùng, sửa chữa, hợp đồng, tài chính và báo cáo kinh doanh.
- Gói Tiêu chuẩn với mức 695.000đ/tháng (giảm 30%), bổ sung thêm tính năng chấm công, tính lương và hoa hồng, phù hợp cho gara từ 10–20 nhân viên.
- Gói Nâng cao chỉ 825.000đ/tháng (giảm 35%), hỗ trợ toàn diện cả marketing email, sms brandname, phù hợp với gara quy mô 20–50 nhân viên.
Tất cả gói đều không phát sinh chi phí ẩn, được hỗ trợ xuyên suốt quá trình sử dụng và miễn phí thiết kế mẫu biểu báo giá, hợp đồng, lệnh sửa chữa… giúp gara vận hành hiệu quả, tiết kiệm và chuyên nghiệp hơn.
4. Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý gara ô tô phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm quản lý gara ô tô phù hợp quyết định trực tiếp đến hiệu quả vận hành và khả năng phát triển lâu dài của gara. Để đưa ra lựa chọn đúng đắn, chủ gara nên cân nhắc các tiêu chí sau:
-
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ gara: từ tiếp nhận, báo giá, sửa chữa đến quản lý kho, công nợ và chăm sóc khách hàng.
-
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: giúp nhân viên thao tác nhanh chóng, hạn chế sai sót.
-
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: phù hợp với quy trình và đặc thù từng gara.
-
Báo cáo, phân tích thông minh: doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho, hiệu suất nhân viên theo thời gian thực.
-
Khả năng mở rộng và tích hợp với kế toán, CRM hoặc hệ thống khác khi gara phát triển.
-
Triển khai linh hoạt: Cloud tiết kiệm chi phí, On-Premise đảm bảo bảo mật và dữ liệu riêng.
-
Bảo mật, ổn định: có sao lưu dữ liệu và cam kết hệ thống luôn hoạt động trơn tru.
-
Hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng nhanh chóng, tận tình.
-
Chi phí hợp lý, minh bạch: không phát sinh ẩn phí, có chính sách nâng cấp rõ ràng.
Kết luận
Lựa chọn đúng phần mềm quản lý gara ô tô không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ khách hàng. Với những tiêu chí rõ ràng về tính năng, sự linh hoạt, khả năng mở rộng và mức chi phí hợp lý, chủ gara sẽ dễ dàng tìm được giải pháp phù hợp nhất. Đây chính là bước đi quan trọng để gara hoạt động chuyên nghiệp, gia tăng lợi nhuận và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
