Cách xuất hóa đơn điện tử là nội dung mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán cần nắm rõ để lập hóa đơn đúng quy định, hạn chế sai sót và tránh các rủi ro về thuế. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử đã có nhiều điểm cần lưu ý từ đăng ký sử dụng, ký số đến truyền dữ liệu cho cơ quan thuế. Theo dõi bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS để cập nhật đầy đủ cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định mới nhất và thực hiện đúng ngay từ lần đầu.
1. Các trường hợp phải lập hóa đơn điện tử
Khoản 3 điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Sau khi hoàn thành đăng ký, người bán được dùng hóa đơn điện tử theo hình thức thuộc đối tượng áp dụng, gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với các đối tượng quy định tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khi lập hóa đơn, người bán ký số và gửi hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đối với các doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định. Người bán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập, ký số và gửi hóa đơn cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa các bên, đồng thời thực hiện việc truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử phải lập được đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung bắt buộc và người bán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
2. Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử
Theo khoản 3 điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định của bộ trưởng bộ tài chính
Sau khi hoàn tất việc đăng ký, người bán được sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức phù hợp của đối tượng áp dụng, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán truy cập hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc sử dụng phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập hóa đơn, ký số và gửi đến cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. Hóa đơn được cấp mã phải đáp ứng đầy đủ nội dung, đúng định dạng chuẩn dữ liệu, đúng thông tin đăng ký và không thuộc trường hợp bị ngừng sử dụng theo quy định
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa các bên, bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng mức chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán và điều 10 Nghị định 254/2026. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp và tính chính xác của hóa đơn đã lập.
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn thành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện lập và xuất hóa đơn điện tử theo quy trình sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử
Kế toán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Việc đăng nhập có thể thực hiện trên nền web hoặc phần mềm cài đặt sẵn trên máy tính nội bộ, tùy theo hạ tầng của từng đơn vị.
Lưu ý: Trước khi thao tác, cần đảm bảo thiết bị đã được kết nối với chữ ký số (USB token) và phần mềm ký điện tử đang hoạt động bình thường. Đây là điều kiện cần để thực hiện bước ký phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi đăng nhập thành công, tiến hành lập hóa đơn như sau:
- Chọn mẫu hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành với cơ quan thuế.
- Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm:
- Thông tin người bán
- Thông tin người mua: tên công ty/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Thông tin hàng hóa – dịch vụ: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tổng cộng.
- Thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT
- Tổng giá thanh toán
- Các nội dung khác theo quy định tại điều 10
Lưu ý: Nếu khách hàng là cá nhân hoặc khách lẻ không yêu cầu hóa đơn: ghi rõ trên hóa đơn dòng “Người mua không lấy hóa đơn – không cung cấp mã số thuế” để đảm bảo tính hợp lệ.
Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn
Người bán sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký trên hóa đơn điện tử.
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Sau khi ký số, hóa đơn được gửi đến Hệ thống thông tin quản lý thuế để cơ quan thuế cấp mã. Khi hóa đơn đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, hệ thống sẽ tự động cấp mã và gửi kết quả cho người bán. Sau khi được cấp mã, người bán gửi hóa đơn cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa hai bên và thực hiện truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua
Sau khi hóa đơn được ký số và được cấp mã xác thực từ cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã), kế toán tiến hành gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng một trong các hình thức sau:
- Qua email: Hệ thống phần mềm gửi hóa đơn PDF đính kèm link tra cứu đến địa chỉ email của khách hàng đã đăng ký.
- Qua SMS: Gửi đường link tra cứu hóa đơn trực tiếp đến số điện thoại người mua.
- Qua hệ thống quản lý hóa đơn: Trong trường hợp khách hàng có tài khoản truy cập riêng (như doanh nghiệp đối tác lớn), họ có thể tự đăng nhập và tra cứu hóa đơn tại mục quản lý hóa đơn đã nhận.
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử sau khi phát hành phải được lưu trữ đúng quy định, đảm bảo phục vụ công tác kế toán, kiểm toán và thanh tra thuế sau này:
- Lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc trên nền tảng lưu trữ đám mây nội bộ của doanh nghiệp.
- Hóa đơn cần được lưu ở định dạng chuẩn (thường là XML và PDF), kèm đầy đủ thông tin mã cơ quan thuế, trạng thái và ngày phát hành.
- Thời hạn lưu trữ theo quy định:Tối thiểu 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.
4. Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
Quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thông tin và tuân thủ quy trình theo quy định của pháp luật. Dưới đây là những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh bị cơ quan thuế từ chối cấp mã hoặc bị xử phạt hành chính:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi sử dụng: Trước khi lập hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Lập hóa đơn đầy đủ, chính xác: Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
- Ký số và gửi hóa đơn đúng quy định: Hóa đơn điện tử phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán phải gửi hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua. Đối với hóa đơn điện tử không có mã, người bán gửi hóa đơn cho người mua và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.
- Gửi hóa đơn cho người mua theo phương thức điện tử: Sau khi hóa đơn được lập hợp lệ (và đã được cấp mã đối với hóa đơn có mã), người bán gửi hóa đơn cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa các bên, bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng tra cứu và đáp ứng thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán, giao dịch điện tử và quản lý thuế.
- Xử lý hóa đơn có sai sót theo đúng quy định: Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán phải thực hiện xử lý theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính, không tự ý hủy hoặc chỉnh sửa hóa đơn đã lập.
Kết luận
Nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp lập hóa đơn đúng quy định, hạn chế sai sót, bảo đảm tính hợp lệ của chứng từ và thuận lợi trong quá trình kê khai, quyết toán thuế. Tuy nhiên, để tối ưu toàn bộ quy trình từ lập, ký số, phát hành đến hạch toán và quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên ứng dụng giải pháp công nghệ có khả năng kết nối dữ liệu tự động.
Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS – giúp doanh nghiệp kết nối xuyên suốt với hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhiều ứng dụng quản trị khác trên cùng một nền tảng. Nhờ dữ liệu được đồng bộ tự động, doanh nghiệp giảm đáng kể thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
Với MISA AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình lập và quản lý hóa đơn điện tử thông qua các tính năng nổi bật:
- Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, tự động đồng bộ hóa đơn điện tử để phát hành, hạch toán và quản lý ngay trên phần mềm kế toán.
- Tích hợp Trợ lý AI MISA AVA, hỗ trợ tự động phân loại và hạch toán hóa đơn đầu vào, đầu ra, giảm thời gian xử lý nghiệp vụ cho kế toán.
- Tự động lấy hóa đơn từ MISA meInvoice, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực mà không cần nhập liệu thủ công.
- Tự động kiểm tra hóa đơn, nhận diện và bổ sung mới thông tin khách hàng, hàng hóa chưa có trong danh mục, giúp dữ liệu luôn đầy đủ và chính xác.
- Tự động lập chứng từ hạch toán cho các hóa đơn đã đồng bộ, giúp kế toán xử lý nhanh, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để tự động hóa quy trình xuất và quản lý hóa đơn điện tử, giảm thời gian nhập liệu, nâng cao độ chính xác và khai thác sức mạnh của hệ sinh thái MISA AMIS nhằm tối ưu công tác tài chính – kế toán cho doanh nghiệp.
