Các loại giấy tờ pháp lý cần thiết khi ký hợp đồng lao động với người nước ngoài

Trong bối cảnh thị trường hiện nay, các doanh nghiệp và người sử dụng lao động nhiều lựa chọn về cách thức tìm kiếm người lao động như thông qua môi giới hoặc tuyển dụng trực tiếp. Nhưng với bất kỳ hình thức nào thì phía người sử dụng lao động và người lao động cũng cần có những cam kết, thống nhất về pháp lý, quyền và nghĩa vụ của hai bên – đó là hợp đồng lao động. 

Cùng với xu hướng toàn cầu hoá ngày càng phát triển, các tổ chức và doanh nghiệp đang dần quan tâm hơn đến lực lượng lao động đến từ các quốc gia khác, khi hợp đồng đó được ký kết với người lao động ngoại quốc  – đó là hợp đồng lao động với người nước ngoài. Mời Anh, Chị tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây của MISA AMIS.

1. Giới thiệu chung về hợp đồng lao động và hợp đồng lao động với người nước ngoài

1.1. Hợp đồng lao động là gì?

Hợp đồng lao động theo Điều 13, Mục 1, Bộ Luật lao động 2019 được quy định như sau:

“Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.”

Hợp đồng lao động thường được sử dụng để xác định các yêu cầu công việc, mức lương, thời gian làm việc, các quyền và lợi ích, điều kiện làm việc, và các điều khoản khác liên quan đến mối quan hệ lao động giữa nhà tuyển dụng và người lao động.

>> Tìm hiểu thêm: Hợp đồng lao động điện tử là gì? Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử

1.2. Hợp đồng lao động với người nước ngoài là gì?

Hợp đồng lao động với người nước ngoài về bản chất vẫn là hợp đồng lao động như nêu trên, nhưng là một loại hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động đến từ quốc gia khác, mang quốc tịch khác. Hợp đồng này được sử dụng khi nhà tuyển dụng muốn tuyển dụng lao động từ nước ngoài để làm việc trong một thị trường lao động cụ thể.

2. Vai trò của hợp đồng lao động với người nước ngoài

Hợp đồng lao động với người nước ngoài có thể là một văn bản chính thức được ký kết giữa hai bên hoặc có thể được thiết lập thông qua các hình thức khác nhau như thông qua lời nói hoặc nguyên tắc tổ chức công ty. 

Hợp đồng lao động nói chung và hợp đồng lao động với người nước ngoài nói riêng có vai trò quan trọng trong việc thiết lập và bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của cả nhà tuyển dụng và người lao động. Đây là cơ sở để tạo ra một khung pháp lý cho trong quá trình làm việc của người lao động và người sử dụng lao động. Đồng thời, hợp đồng là cơ sở để giải quyết tranh chấp và xử lý theo trách nhiệm của hai bên trong trường hợp xảy ra vấn đề.

3. Các nội dung cần có trong hợp đồng lao động với người nước ngoài

Một hợp đồng lao động với người nước ngoài cơ bản sẽ bao gồm các nội dung như hợp đồng lao động thông thường. Tuy nhiên, hợp đồng lao động với người nước ngoài thường có những yêu cầu và điều kiện đặc biệt nhằm đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định nhập cư của quốc gia. Các nội dung chính cần lưu ý như sau:

• Thông tin cá nhân: Tên, quốc tịch, địa chỉ, và thông tin cá nhân khác của người lao động nước ngoài.
• Điều kiện làm việc: Xác định công việc, vị trí, trách nhiệm, quyền hạn, và mô tả chi tiết về nhiệm vụ và công việc cụ thể.
• Thời gian làm việc: Xác định số giờ làm việc hàng ngày, tuần, hoặc tháng, và quy định về thời gian làm việc bổ sung (nếu có) và các ngày nghỉ.
• Mức lương và phúc lợi: Xác định mức lương và các khoản phụ cấp khác như bảo hiểm, trợ cấp ăn trưa, chỗ ở, và gói phúc lợi khác mà người lao động sẽ được hưởng.
• Điều khoản về kỷ luật và chấm dứt hợp đồng: Quy định về việc xử lý vi phạm, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên, và điều kiện chấm dứt hợp đồng.
• Quy định pháp lý: Xác định quyền và trách nhiệm pháp lý của cả nhà tuyển dụng và người lao động trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc vấn đề pháp lý.
• .Quyền và trách nhiệm: Định rõ quyền và trách nhiệm của cả nhà tuyển dụng và người lao động, bao gồm cả quyền lợi và bảo vệ theo luật lao động của quốc gia đó.

Hợp đồng lao động với người nước ngoài thường cần tuân thủ các quy định pháp luật và quyền lợi của cả hai bên, đồng thời cung cấp một khung pháp lý để giải quyết các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

4. Các loại giấy tờ pháp lý cần thiết khi ký hợp đồng lao động với người nước ngoài

4.1. Các loại giấy tờ người lao động nước ngoài cần chuẩn bị

Để có thể đi đến bước ký kết hợp đồng lao động với người nước ngoài, trước hết người sử dụng lao động cần kiểm tra đầy đủ các giấy tờ dưới đây để có thể đảm bảo tuân thủ quy định của quốc gia và đảm bảo quyền lợi của cả nhà tuyển dụng và người lao động.

• Hộ chiếu và thị thực (visa): Người lao động cần có hộ chiếu hợp lệ và thị thực phù hợp để nhập cảnh và làm việc tại quốc gia đích. Loại thị thực sẽ phụ thuộc vào mục đích và thời gian làm việc của người lao động, như thị thực lao động, thị thực kỹ sư, thị thực chuyên gia, và có thể cần thêm các giấy tờ hỗ trợ khác như giấy chứng nhận từ công ty tuyển dụng.
• Giấy tờ xác nhận về trình độ và kỹ năng: Người lao động nước ngoài cần cung cấp các bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ khác để chứng minh trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm làm việc.
• Giấy tờ liên quan đến bảo hiểm xã hội: Có thể yêu cầu người lao động nước ngoài tham gia vào chương trình bảo hiểm xã hội của quốc gia đích, và vì vậy, cần cung cấp các giấy tờ như số CMND, giấy tờ xác nhận tạm trú, và các thông tin khác liên quan đến quyền lợi bảo hiểm xã hội.
• Giấy tờ liên quan đến lao động và tuyển dụng: Bao gồm hồ sơ cá nhân, sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn (nếu có), giấy phép làm việc, và các giấy tờ liên quan đến quá trình tuyển dụng và làm việc như hợp đồng lao động, giấy ứng lương, và giấy chứng nhận đảm bảo về việc làm.
• Giấy tờ y tế: Một số quốc gia yêu cầu người lao động nước ngoài kiểm tra y tế và cung cấp giấy tờ chứng nhận sức khỏe trước khi nhập cảnh và làm việc.
• Giấy tờ về thuế: Có thể cần yêu cầu người lao động nước ngoài cung cấp các giấy tờ liên quan đến thuế như số thuế cá nhân hoặc giấy tờ khác liên quan đến kỳ thuế thu nhập cá nhân.

Điều quan trọng nhất là các loại giấy tờ trên phải phù hợp với quy định của doanh nghiệp, dựa trên luật pháp của quốc gia mà doanh nghiệp đang tuyển dụng người lao động nước ngoài, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp lý và quyền lợi của cả hai bên (sử dụng thêm tư vấn hoặc tham khảo các cơ quan pháp lý để được hỗ trợ thêm nếu cần).

>> Tải ngay: Mẫu hợp đồng lao động thời vụ theo quy định mới nhất

4.2. Các văn bản pháp lý ở Việt Nam quy định về quyền lợi và chính sách riêng của người lao động nước ngoài

Tại Việt Nam, chính sách và quy định về lao động người nước ngoài được thể hiện trong các văn bản pháp lý và chính sách cụ thể. Dưới đây là một số văn bản quan trọng liên quan đến chính sách và quy định về lao động người nước ngoài tại Việt Nam:

• Bộ Luật lao động 2019 (mới nhất): Luật lao động của Việt Nam áp dụng cho cả người lao động trong nước và nước ngoài. Luật này quy định về quyền và nghĩa vụ của người lao động, mức lương, thời gian làm việc, an toàn và vệ sinh lao động, bảo hiểm xã hội và các quyền khác liên quan đến lao động.
• Luật nhập cảnh, xuất cảnh và quản lý lao động người nước ngoài: Đây là văn bản cơ bản quy định về việc nhập cảnh, xuất cảnh và quản lý lao động người nước ngoài tại Việt Nam. Luật này đã được thông qua và có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2015.
• Nghị định số 11/2016/NĐ-CP: Nghị định này ban hành ngày 3 tháng 2 năm 2016 của Chính phủ Việt Nam về việc hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lao động và Luật Quản lý lao động người nước ngoài đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
• Quyết định số 1468/QĐ-BNV: Quyết định này được ban hành ngày 19 tháng 4 năm 2017 của Bộ Nội vụ Việt Nam về việc ban hành Đề án xử lý tình trạng người nước ngoài làm việc trái phép tại Việt Nam và quản lý người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
• Các thông tư liên quan: Ngoài các văn bản trên, có các thông tư và quyết định cụ thể khác được ban hành bởi các bộ, ngành và cơ quan có liên quan nhằm hướng dẫn chi tiết về chính sách và quy định về lao động người nước ngoài. Các thông tư này thường tập trung vào các lĩnh vực và ngành nghề cụ thể.

Nội dung chính của các văn bản này bao gồm các quy định về thủ tục, điều kiện, quyền và nghĩa vụ của người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam. Các quy định này có thể liên quan đến thị thực (visa), giấy tờ cần thiết, hợp đồng lao động, quyền lợi lao động, thuế và bảo hiểm xã hội, quyền làm việc và nghỉ ngơi, đào tạo và phát triển nghề nghiệp, và các vấn đề khác liên quan đến lao động người nước ngoài tại Việt Nam.

5. Hợp đồng lao động với người nước ngoài có gì khác so với hợp đồng lao động thông thường?

Hợp đồng lao động với người nước ngoài có một số khác biệt nhất định so với hợp đồng lao động với người trong nước như sau:

• Thủ tục và giấy tờ: Đối với người nước ngoài, quy trình tuyển dụng và hợp đồng lao động thường đi kèm với các thủ tục nhập cảnh, thị thực, giấy tờ như mục 4.1 đã nêu và các giấy tờ khác liên quan đến quyền lợi và bảo hiểm xã hội.
• Điều kiện làm việc: Hợp đồng lao động với người nước ngoài có thể có các điều kiện và quyền lợi khác nhau so với người trong nước. Các quy định về thời gian làm việc, tiền lương, điều kiện làm việc và các quyền và nghĩa vụ có thể được điều chỉnh dựa trên quy định pháp luật và chính sách đối với lao động người nước ngoài.
• Ngôn ngữ và văn hóa: Khi ký kết hợp đồng lao động với người nước ngoài, có thể cần xem xét vấn đề về ngôn ngữ và văn hóa. Điều này đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ đúng các điều khoản và quy định trong hợp đồng.
• Quyền và bảo vệ: Hợp đồng lao động với người nước ngoài cũng cần tuân thủ các quyền và bảo vệ theo quy định của quốc gia đón nhận. Điều này bao gồm quyền lao động, quyền lương, bảo hiểm xã hội, quyền nghỉ phép và các quyền khác của người lao động.

Điều này cũng đòi hỏi người sử dụng lao động và người lao động trước khi ký kết hợp đồng phải chuẩn bị và tìm hiểu kỹ càng về các giấy tờ, cũng như cách để lưu trữ, ký kết dễ dàng và hiệu quả nhất. Và hợp động điện tử online sẽ là một trong những lựa chọn hữu ích phù hợp với sự phát triển công nghệ, đáp ứng được nhu cầu sử dụng. 

Hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, thực hiện nhanh chóng thuận tiện mà vẫn đảm bảo tính pháp lý. Trong đó, MISA AMIS WeSign – Nền tảng ký tài liệu số tiên phong và uy tín nhất Việt Nam là một trong những công cụ hiện đại các doanh nghiệp có thể tham khảo. 

MISA AMIS WeSign đã tích hợp thành công với trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương để chứng thực hợp đồng kinh tế, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật và cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử tốt nhất cho các bên tham gia ký kết.  

MISA AMIS WeSign đã phát triển nhiều tính năng nổi bật như:  Ký kết tài liệu trực tuyến thông minh, tự động hóa quy trình, ký hàng loạt, quản lý tài liệu tập trung, phân quyền linh hoạt, an toàn bảo mật, chi phí đầu tư hợp lý, có khả năng kết với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái MISA AMIS và với các hệ thống ERP bên ngoài giúp quản trị khép kín cho cá nhân và doanh nghiệp.