5 yêu cầu khi lựa chọn hệ điều hành quản lý doanh nghiệp

Một doanh nghiệp muốn vận hành tốt thì không thể thiếu hệ điều hành quản lý doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ hỗ trợ ban lãnh đạo quản lý chặt chẽ mọi diễn biến xảy ra tại công ty, mà còn giúp việc ra quyết định & điều hành chuẩn xác, kịp thời. Dưới đây chúng tôi xin đưa ra 5 yêu cầu khi lựa chọn hệ điều hành doanh nghiệp để anh chị tham khảo, giúp việc áp dụng theo quy mô, lĩnh vực công ty phù hợp và thành công hơn.

1. Có phân hệ quản lý chuyên sâu cho từng bộ phận doanh nghiệp

Một hệ điều hành quản lý doanh nghiệp tốt cần có những phân hệ quản lý chuyên sâu cho từng bộ phận đặc thù trong doanh nghiệp, chẳng hạn như kế toán, nhân sự, bán hàng, tuyển dụng… Nhiều người cho rằng, đã là hệ điều hành chỉ cần những nghiệp vụ quản lý phục vụ ban giám đốc, nhưng quan điểm đó là hoàn toàn sai lầm.

Thứ nhất, nếu sử dụng nhiều phần mềm chuyên môn khác nhau khi không cùng hệ điều hành, dữ liệu sẽ bị rời rạc. Công tác thu thập số liệu để báo cáo phục vụ công tác điều hành mất nhiều thời gian hơn, dễ xảy ra sai sót hơn.

Thứ hai, nếu chỉ sử dụng hệ điều hành quản lý chung cho các bộ phận mà không có các chức năng chuyên sâu, doanh nghiệp sẽ khó giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ.

2. Khả năng kết nối dữ liệu giữa các phân hệ quản trị doanh nghiệp

Khả năng kết nối dữ liệu là yêu cầu cơ bản của một hệ điều hành quản lý doanh nghiệp. Kết nối dữ liệu giúp cho việc kế thừa, truyền tải và sử dụng thông tin nhanh hơn, chính xác hơn.

Trong doanh nghiệp, có rất nhiều bộ phận có quy trình làm việc liên quan đến nhau, khả năng kết nối dữ liệu giúp quy trình công việc trơn tru hơn, nhanh chóng hơn. Đặc biệt là việc liên thông dữ liệu giữa các bộ phận Marketing – Bán hàng – Kế toán – Nhân sự… hay bộ phận thiết kế – sản xuất….

Ví dụ thực tế tại doanh nghiệp:

Khi khách hàng đăng ký thông tin cần tư vấn, thông tin từ bộ phận marketing sẽ tự động được chuyển tới bộ phận kinh doanh để chăm sóc, chốt sales, việc liên thông dữ liệu giúp:

• Nhân viên không phải nhập liệu bằng tay các thông tin để gửi cho bộ phận kinh doanh
• Dữ liệu liên thông giúp thời gian xử lý thông tin nhanh hơn, giảm thời gian khách hàng phải chờ đợi….
• Giảm sai sót so với khi nhập liệu bằng tay…

3. Đáp ứng tính năng cả khi doanh nghiệp tăng trưởng quy mô

Doanh nghiệp luôn có xu hướng tăng trưởng quy mô theo thời gian. Chính vì thế, khi chọn hệ điều hành doanh nghiệp cho công tác quản trị, anh chị cần cân nhắc đến các tính năng cần có khi tăng trưởng. Vừa về số lượng nhân sự, vừa về số lượng bộ phận/phòng ban hay các nghiệp vụ phức tạp hơn.

Chẳng hạn, khi doanh nghiệp có quy mô nhỏ, đa số chỉ quan tâm đến việc quản trị tài chính, khách hàng, nhân viên nên chỉ tìm đến hệ điều hành doanh nghiệp có các phân hệ kế toán, CRM và quản trị nhân sự.

Doanh nghiệp vừa và lớn lại có quy mô nhân sự, phòng ban, quy trình làm việc phức tạp hơn. Lúc này hệ điều hành doanh nghiệp lại cần quản lý nhiều hơn như Kế toán, CRM, Nhân sự, Tuyển dụng, Quản lý quy trình, Quản lý công việc, Bán hàng đa kênh….

Chính vì thế, để doanh nghiệp bạn không phải thay đổi hệ điều hành doanh nghiệp và sử dụng tốt dữ liệu trong quá trình phát triển, hãy cân nhắc sử dụng một hệ điều hành quản lý doanh nghiệp có đầy đủ phân hệ quản lý chức năng. Dù lớn hay nhỏ, dù khi quy mô tăng trưởng thì hệ điều hành vẫn có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ doanh nghiệp cần.

Đọc thêm:
>> Quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 nhiều doanh nghiệp đang áp dụng

>> Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

>> Phần mềm CRM tự động hóa giúp doanh nghiệp tăng gấp 2 chuyển đổi

4. Công nghệ Cloud hay On Premise?

Có nhiều doanh nghiệp băn khoăn về việc chọn công nghệ Cloud hay On-Premise cho hệ điều hành quản lý công ty. Nhìn chung, mỗi nền tảng công nghệ sẽ có ưu nhược điểm riêng. Nhưng xu hướng phổ biến nhất hiện nay là nền tảng Cloud – điện toán đám mây, bởi nó giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn, dung lượng lưu trữ lớn hơn và truy cập dữ liệu linh hoạt hơn.

Sau đây, chúng tôi xin đưa ra một vài ưu nhược điểm của từng loại để doanh nghiệp lựa chọn hệ quản lý doanh nghiệp phù hợp:

Công nghệ Cloud (máy chủ ảo, lưu trữ dữ liệu đám mây)

• Ưu điểm:
  • Không yêu cầu cao về cấu hình máy tính, triển khai nhanh chóng và dễ dàng
  • Khắc phục sự cố hư hỏng tốt hơn hẳn so với máy chủ tại chỗ (On Premise), giảm thiểu rủi ro trong việc mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố
  • Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi khi có tài khoản và kết nối mạng, đáp ứng làm việc từ xa
  • Dung lượng lưu trữ lớn, dễ dàng tăng/giảm tài nguyên
• Nhược điểm
  • Không truy cập được nếu mất kết nối mạng
  • Tốn thêm chi phí nếu muốn mua thêm dung lượng

Công nghệ On Premise (lưu trữ dữ liệu tại chỗ):

• Ưu điểm:
  • Doanh nghiệp được toàn quyền kiểm soát dữ liệu
  • Bảo vệ hệ thống tốt hơn do không có sự can thiệp của bên thứ 3
• Nhược điểm:
  • Mất chi phí khi nâng cấp hệ thống
  • Tốc độ và khả năng mở rộng mất nhiều thời gian triển khai. Yêu cầu máy có cấu hình mạnh, nếu nhiều user làm việc cùng lúc thì đòi hỏi đầu tư thiết bị tốn kém
  • Rủi ro bị mất dữ liệu cao hơn khi máy chủ gặp sự cố, hư hỏng khi chưa kịp backup dữ liệu

5. Uy tín của công ty cung cấp hệ điều hành quản lý doanh nghiệp

Lựa chọn đơn vị cung cấp hệ điều hành doanh nghiệp là việc quan trọng, bởi nó liên quan đến các hoạt động vận hành và điều hành hàng ngày. Trong khi chọn nhà cung cấp, hãy lưu ý đến:

• Uy tín của đơn vị cung cấp: có tiếng trong lĩnh vực phát triển phần mềm hay không, số lượng khách hàng của nhà cung cấp đó, phản hồi từ khách hàng đang sử dụng…
• Khâu triển khai và hỗ trợ trong quá trình sử dụng có tốt không, các kênh hỗ trợ, thời gian hỗ trợ nhanh hay chậm?
• Các giải thưởng, thương hiệu có phổ biến?….

Trên đây là nhưng lưu ý khi anh chị tìm kiếm hệ điều hành quản lý doanh nghiệp. Anh chị có thể tham khảo văn phòng số MISA AMIS – giải pháp quản lý điều hành doanh nghiệp toàn diện nhất:

1. Liên thông chặt chẽ giữa các phân hệ giúp doanh nghiệp kế thừa và sử dụng dữ liệu hiệu quả nhất
2. Nền tảng đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ, vừa và lớn
3. Nền tảng công nghệ Cloud, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư, linh hoạt làm việc từ xa và dễ dàng triển khai, mở rộng khi quy mô tăng trưởng
4. Được phát hành bởi Công ty Cổ phần MISA, một trong những đơn vị hàng đầu Việt Nam về lĩnh vực công nghệ thông tin
5. Đặc biệt, khi sử dụng các phân hệ quản trị trong giải pháp điều hành doanh nghiệp MISA AMIS, doanh nghiệp bạn còn có thể kết nối với các ứng dụng khác như phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng… thông qua quy trình làm việc khoa học, gắn kết liền mạch.