Hạch toán chi phí sử dụng đường bộ trong Doanh nghiệp vận tải, logistics

Phí sử dụng đường bộ là khoản chi phí thường xuyên phát sinh đối với doanh nghiệp có ô tô, đặc biệt là doanh nghiệp vận tải, logistics. Tuy nhiên, do khoản phí này thường được nộp trước cho nhiều kỳ nên kế toán cần xác định đúng thời điểm ghi nhận và phân bổ chi phí. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán hướng dẫn hạch toán phí sử dụng đường bộ, từ chứng từ, tài khoản sử dụng đến cách hạch toán và những lưu ý khi theo dõi theo từng phương tiện.

1. Kỳ thu phí và mức thu phí sử dụng đường bộ

1.1. Về mức thu phí

Theo Nghị định 364/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 31/12/2025, quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, miễn, quản lý và sử dụng phí sử dụng đường bộ thu qua đầu phương tiện đối với xe ô tô, biểu mức thu phí được áp dụng chính thức từ 01/01/2026.

Cụ thể, mức thu phí sử dụng đường bộ được thực hiện theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này. Trường hợp số tiền phí phải nộp là số lẻ, tổ chức thu phí thực hiện làm tròn số theo nguyên tắc:

• Số tiền lẻ dưới 500 đồng: làm tròn xuống;
• Số tiền lẻ từ 500 đồng đến dưới 1.000 đồng: làm tròn lên 1.000 đồng.

Biểu mức thu phí sử dụng đường bộ áp dụng từ ngày 01/01/2026 theo Nghị định 364/2025/NĐ-CP được trình bày chi tiết như sau:

Số TT	Loại phương tiện chịu phí	Mức thu (nghìn đồng)
		1 tháng	3 tháng	6 tháng	12 tháng	24 tháng	36 tháng
1	Xe chở người đến 8 chỗ (không kể chỗ của người lái xe) không hoạt động kinh doanh vận tải.	130	390	780	1.560	3.000	4.320
2	Xe chở người đến 8 chỗ (không kể chỗ của người lái xe) hoạt động kinh doanh vận tải; xe tải, xe chuyên dùng có khối lượng toàn bộ dưới 4.000 kg; các loại xe buýt vận tải hành khách công cộng (bao gồm cả xe đưa đón học sinh, sinh viên, công nhân được hưởng chính sách trợ giá).	180	540	1.080	2.160	4.150	5.980
3	Xe chở người trên 8 chỗ (không kể chỗ của người lái xe) đến dưới 24 chỗ (không kể chỗ của người lái xe); xe tải, xe chuyên dùng có khối lượng toàn bộ từ 4.000 kg đến dưới 8.500 kg.	270	810	1.620	3.240	6.220	8.970
4	Xe chở người từ 24 chỗ (không kể chỗ của người lái xe) đến dưới 39 chỗ (không kể chỗ của người lái xe); xe tải, xe chuyên dùng có khối lượng toàn bộ từ 8.500 kg đến dưới 13.000 kg.	390	1.170	2.340	4.680	8.990	12.960
5	Xe chở người từ 39 chỗ (không kể chỗ của người lái xe) trở lên; xe tải, xe chuyên dùng có khối lượng toàn bộ từ 13.000 kg đến dưới 19.000 kg; xe đầu kéo có khối lượng bản thân cộng với khối lượng cho phép kéo theo đến dưới 19.000 kg.	590	1.770	3.540	7.080	13.590	19.610
6	Xe tải, xe chuyên dùng có khối lượng toàn bộ từ 19.000 kg đến dưới 27.000 kg; xe đầu kéo có khối lượng bản thân cộng với khối lượng cho phép kéo theo từ 19.000 kg đến dưới 27.000 kg.	720	2.160	4.320	8.640	16.590	23.930
7	Xe tải, xe chuyên dùng có khối lượng toàn bộ từ 27.000 kg trở lên; xe đầu kéo có khối lượng bản thân cộng với khối lượng cho phép kéo theo từ 27.000 kg đến dưới 40.000 kg.	1.040	3.120	6.420	12.480	23.960	34.570
8	Xe đầu kéo có khối lượng bản thân cộng với khối lượng cho phép kéo theo từ 40.000 kg trở lên.	1.430	4.290	8.580	17.160	32.950	47.530

Lưu ý:

• Mức thu phí 01 tháng của năm thứ hai (tính từ tháng thứ 13 đến tháng thứ 24 kể từ thời điểm đăng kiểm và nộp phí) bằng 92% mức phí 01 tháng theo Biểu mức thu quy định.
• Mức thu phí 01 tháng của năm thứ ba (tính từ tháng thứ 25 đến tháng thứ 36 kể từ thời điểm đăng kiểm và nộp phí) bằng 85% mức phí 01 tháng theo Biểu mức thu quy định.
• Thời gian tính phí sử dụng đường bộ được xác định kể từ thời điểm đăng kiểm xe, không bao gồm thời gian của chu kỳ đăng kiểm trước.
  Trường hợp chủ phương tiện chưa nộp phí của chu kỳ trước, phải thực hiện nộp bổ sung. Số tiền phí phải nộp được xác định bằng:

Mức thu phí 01 tháng × Số tháng phải nộp của chu kỳ trước

• Khối lượng toàn bộ của xe là khối lượng toàn bộ cho phép tham gia giao thông, được ghi trên Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường của phương tiện.
• Chủ xe có trách nhiệm cung cấp cho cơ sở đăng kiểm các giấy tờ hợp lệ chứng minh phương tiện thuộc diện ưu đãi, bao gồm:
  • Phù hiệu còn hiệu lực đối với xe buýt vận tải hành khách công cộng; hoặc
  • Các giấy tờ liên quan chứng minh là xe đưa đón học sinh, sinh viên, công nhân thuộc diện được hưởng chính sách trợ giá theo quy định.

1.2. Về thời điểm tính phí sử dụng đường bộ đối với xe ô tô

a) Đối với xe ô tô kiểm định lần đầu hoặc được miễn kiểm định lần đầu, thời điểm tính phí sử dụng đường bộ là từ ngày được cấp Giấy chứng nhận kiểm định.

• Đối với xe ô tô cải tạo, thời điểm tính mức phí thay đổi (nếu có) là từ ngày xe được cấp Giấy chứng nhận cải tạo.
• Đối với xe ô tô chở người đến 08 chỗ (không kể chỗ của người lái xe) khi chuyển đổi loại hình từ xe không hoạt động kinh doanh vận tải sang hoạt động kinh doanh vận tải và ngược lại, thời điểm tính mức phí thay đổi là từ ngày cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô hoặc Quyết định thu hồi Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về hoạt động vận tải đường bộ.

b) Đối với xe ô tô có chu kỳ kiểm định từ 01 năm trở xuống, chủ xe thực hiện nộp phí cho cả chu kỳ kiểm định theo hình thức quy định. Hết thời hạn nộp phí theo chu kỳ kiểm định, chủ xe phải đến cơ sở đăng kiểm để kiểm định và nộp phí cho chu kỳ kiểm định tiếp theo.

c) Đối với xe ô tô có chu kỳ kiểm định 24 tháng hoặc 36 tháng, chủ xe thực hiện nộp phí sử dụng đường bộ theo 12 tháng hoặc nộp cho cả chu kỳ kiểm định theo hình thức quy định tại khoản 3 Điều này. Hết thời hạn nộp phí theo năm hoặc chu kỳ kiểm định, chủ xe phải đến cơ sở đăng kiểm để kiểm định và nộp phí cho thời gian tiếp theo.

d) Trường hợp chủ xe đến kiểm định xe ô tô trước hoặc sau thời gian theo chu kỳ kiểm định quy định, cơ sở đăng kiểm kiểm tra xe và tính số tiền phí nối tiếp từ thời điểm cuối của khoảng thời gian đã nộp phí lần trước cho đến hết chu kỳ kiểm định của kỳ tiếp theo (nếu chu kỳ kiểm định tiếp theo trên 12 tháng, chủ xe có thể nộp đến 12 tháng hoặc nộp cả chu kỳ kiểm định). Trường hợp thời gian tính phí không tròn tháng thì số phí phải nộp được tính bằng số ngày lẻ chia (:) 30 ngày nhân (x) với mức phí của 01 tháng.

đ) Trường hợp chủ xe chưa nộp phí của các chu kỳ kiểm định trước theo thời hạn quy định thì ngoài số phí phải nộp cho chu kỳ tiếp theo, chủ xe còn phải nộp số tiền phí chưa nộp của các chu kỳ kiểm định trước. Cơ sở đăng kiểm tính và thực hiện truy thu số tiền phí phải nộp của các chu kỳ kiểm định trước (số tiền phí phải nộp bằng mức thu phí của 01 tháng nhân (x) với thời gian chưa nộp phí).

e) Trường hợp chủ xe đề nghị nộp phí cho thời gian dài hơn chu kỳ kiểm định, cơ sở đăng kiểm tính và thực hiện thu phí theo yêu cầu của chủ xe.

1.3. Hình thức nộp phí

Người nộp phí thực hiện nộp phí bằng một trong các hình thức sau:

• Nộp bằng tiền mặt cho tổ chức thu phí hoặc nộp theo hình thức không dùng tiền mặt vào tài khoản của tổ chức thu phí.
• Nộp cho cơ quan, tổ chức khác với tổ chức thu phí trong trường hợp thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Cơ quan, tổ chức này có trách nhiệm chuyển toàn bộ số tiền phí thu được vào tài khoản của tổ chức thu phí trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm nhận được tiền phí.

Tổ chức thu phí có trách nhiệm lập và cấp biên lai thu phí cho người nộp phí theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

2. Hạch toán chi phí sử dụng đường bộ trong quá trình sử dụng ô tô

2.1. Chứng từ sử dụng hạch toán

Khi nộp phí sử dụng đường bộ, doanh nghiệp được tổ chức thu phí lập và cấp biên lai thu phí theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí và quản lý thuế. Theo Nghị định 364/2025/NĐ-CP, tổ chức thu phí có trách nhiệm lập và cấp biên lai thu phí cho người nộp phí. Việc lập, quản lý và sử dụng biên lai thực hiện theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ, trong đó có Thông tư 32/2025/TT-BTC.

2.2. Phương pháp hạch toán phí sử dụng đường bộ trong doanh nghiệp vận tải, logistics

2.2.1 Tài khoản sử dụng

Do phí sử dụng đường bộ được nộp trước cho thời gian sử dụng ở tương lai nên trường hợp khoản phí liên quan đến nhiều kỳ kế toán, doanh nghiệp hạch toán trên TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.

Sau đó, cuối mỗi tháng hoặc mỗi kỳ, khoản phí sử dụng đường bộ được phân bổ dần vào chi phí của từng kỳ. Ô tô được sử dụng cho bộ phận nào thì khoản phí được phân bổ vào chi phí của bộ phận đó. Cụ thể:

• Ô tô sử dụng cho bộ phận quản lý văn phòng: TK 642
• Ô tô sử dụng cho bộ phận bán hàng: TK 641
• Ô tô sử dụng cho hoạt động vận chuyển hàng hóa, cung cấp dịch vụ vận tải: căn cứ vào phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành của doanh nghiệp để hạch toán vào TK 154 hoặc TK 627; trường hợp xác định là chi phí sản xuất chung có thể theo dõi chi tiết tại TK 6275 – Thuế, phí, lệ phí.

2.2.2 Bút toán hạch toán

Trường hợp phí sử dụng đường bộ đã nộp và liên quan đến nhiều kỳ kế toán, căn cứ vào biên lai thu phí và chứng từ kế toán có liên quan, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ

Có các TK 111, 112,…

Định kỳ, doanh nghiệp phân bổ phí sử dụng đường bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh của từng kỳ, căn cứ vào mục đích và bộ phận sử dụng xe:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 6275 – Thuế, phí, lệ phí

Nợ TK 6415 – Thuế, phí và lệ phí

Nợ TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí

Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ

Việc lựa chọn tài khoản chi phí phù hợp với chức năng sử dụng của xe và phương pháp tập hợp chi phí, tính giá thành mà doanh nghiệp áp dụng.

2.3. Một số lưu ý về hạch toán phí sử dụng đường bộ trong doanh nghiệp vận tải, logistics

2.3.1 Tài khoản sử dụng

Đối với doanh nghiệp vận tải, logistics, việc hạch toán phí sử dụng đường bộ cần căn cứ vào chức năng sử dụng của từng xe và phương pháp tập hợp chi phí, tính giá thành của doanh nghiệp.

• Trường hợp ô tô sử dụng trực tiếp cho hoạt động vận chuyển hàng hóa, cung cấp dịch vụ vận tải, phí sử dụng đường bộ là một khoản chi phí phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp có thể tập hợp trực tiếp vào TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang theo từng đối tượng chịu chi phí, hoặc trường hợp xác định là chi phí sản xuất chung thì tập hợp vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung, trong đó có thể theo dõi tại TK 6275 – Thuế, phí, lệ phí, sau đó phân bổ vào giá thành dịch vụ vận tải.
• Đối với các ô tô không sử dụng trực tiếp cho hoạt động vận chuyển, doanh nghiệp căn cứ vào bộ phận sử dụng xe để hạch toán chi phí, cụ thể:
  • TK 641 – Chi phí bán hàng: xe phục vụ bộ phận kinh doanh, bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng;
  • TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: xe phục vụ hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp.

2.3.2 Tập hợp chứng từ

Kế toán cần tập hợp, theo dõi đầy đủ chứng từ phí sử dụng đường bộ đối với toàn bộ ô tô thuộc doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vận tải, logistics, số lượng xe thường lớn, dẫn đến tổng số phí sử dụng đường bộ phát sinh hằng năm rất đáng kể, nếu không theo dõi chặt chẽ sẽ dễ bị sót hoặc hạch toán sai kỳ.

Doanh nghiệp cần theo dõi phí sử dụng đường bộ theo từng xe, gắn với:

• Biển số xe;
• Chu kỳ đăng kiểm;
• Thời gian nộp và thời gian phân bổ chi phí.

Kế toán cần lưu ý phân bổ đầy đủ, đúng kỳ và kịp thời khoản phí này vào các tài khoản chi phí tương ứng (TK 627, TK 641 hoặc TK 642 tùy theo chức năng sử dụng của xe), nhằm đảm bảo:

• Chi phí được ghi nhận đúng bản chất, đúng đối tượng chịu chi phí;
• Giá vốn dịch vụ vận tải được phản ánh chính xác;
• Hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

3. Phân biệt phí sử dụng đường bộ và phí cầu đường

3.1. So sánh phí sử dụng đường bộ và phí cầu đường

Do tên gọi tương đối giống nhau, nhiều kế toán nhầm lẫn giữa phí sử dụng đường bộ và phí cầu đường. Các bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây để thấy được sự khác nhau giữa 2 loại phí này:

• Phí sử dụng đường bộ là khoản phí thu qua đầu phương tiện đối với xe ô tô theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí. Theo Nghị định 364/2025/NĐ-CP, khoản phí này được thu theo các kỳ 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng, 24 tháng hoặc 36 tháng. Chứng từ thu phí là biên lai thu phí theo quy định. Đây là khoản phí, không phải thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp để kê khai khấu trừ.
• Khoản thu khi xe lưu thông qua trạm thường được gọi trong thực tế là phí cầu đường, phí BOT, vé qua trạm hoặc phí sử dụng đường bộ. Tuy nhiên, về bản chất pháp lý cần căn cứ vào hình thức đầu tư, quản lý và phương án thu của từng tuyến đường để xác định là phí sử dụng đường bộ hoặc giá dịch vụ sử dụng đường bộ. Khoản tiền này thường phát sinh theo số lượt hoặc quãng đường phương tiện sử dụng dịch vụ và được thanh toán thông qua trạm thu phí hoặc tài khoản giao thông. Chứng từ sử dụng phụ thuộc vào hình thức thu và nhà cung cấp dịch vụ, có thể là hóa đơn điện tử hoặc chứng từ thu theo quy định.

3.2. Hạch toán phí cầu đường

3.2.1 Tập hợp chứng từ

Do khoản tiền sử dụng đường bộ qua trạm phát sinh theo lượt lưu thông, nên với một số doanh nghiệp có thể phát sinh một số lượng lớn các chứng từ này. Để thuận tiện, kế toán có thể yêu cầu lái xe tập hợp lại toàn bộ vé, hóa đơn điện tử hoặc chứng từ liên quan theo tháng và lập bảng kê chi tiết kèm theo thành một bộ hồ sơ thanh toán.

Căn cứ vào hóa đơn, vé hoặc chứng từ hợp pháp, kế toán hạch toán theo từng ô tô vào thời điểm phát sinh hoặc khi hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

Bảng kê do doanh nghiệp lập có tác dụng tổng hợp, đối chiếu và quản lý nội bộ, không thay thế hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp theo quy định.

3.2.2. Tài khoản sử dụng

Nếu như phí sử dụng đường bộ thường phải hạch toán phân bổ trên TK 242 do đóng cho nhiều kỳ thì khoản chi phí phát sinh khi xe lưu thông qua trạm thường được ghi nhận vào chi phí của kỳ phát sinh. Căn cứ vào mục đích sử dụng ô tô và phương pháp tập hợp chi phí của doanh nghiệp, kế toán lựa chọn tài khoản phù hợp:

• TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: trường hợp khoản chi phí được tập hợp trực tiếp cho hoạt động dịch vụ, trong đó có dịch vụ vận tải;
• TK 6275 – Thuế, phí, lệ phí: trường hợp khoản phí được xác định là chi phí sản xuất chung;
• TK 6415 – Thuế, phí và lệ phí: trường hợp xe phục vụ hoạt động bán hàng;
• TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí: trường hợp xe phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp.

Lưu ý: Trong doanh nghiệp vận tải, logistics, kế toán cần lựa chọn tài khoản chi phí phù hợp với mục đích sử dụng xe và phương pháp tập hợp chi phí, không mặc định đưa tất cả các khoản chi phí qua trạm vào TK 6278.

3.2.3. Hạch toán khoản thu qua trạm

Trường hợp 1: Sử dụng vé/chứng từ và thanh toán bằng tiền mặt

Đây là hình thức thanh toán trực tiếp khi xe lưu thông qua trạm. Kế toán căn cứ vào hóa đơn, vé hoặc chứng từ hợp pháp do đơn vị thu cung cấp để ghi nhận chi phí.

Trường hợp chứng từ không có thuế GTGT:

Nợ TK 154, 6275, 6415, 6425: Chi phí được ghi nhận

Có TK 111: Tiền mặt

Trường hợp chứng từ là hóa đơn GTGT hợp pháp và đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế:

Nợ TK 154, 6275, 6415, 6425: Giá chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111: Tổng số tiền thanh toán

Trường hợp 2: Sử dụng tài khoản giao thông VETC/ePass

Việc nạp tiền vào tài khoản giao thông để sử dụng dịch vụ trong tương lai chưa phải là chi phí thực tế phát sinh. Căn cứ vào bản chất giao dịch và hồ sơ với nhà cung cấp, doanh nghiệp theo dõi khoản tiền đã nạp trên tài khoản phù hợp.

Bước 1: Khi nạp tiền vào tài khoản giao thông

Nợ TK 1388 – Phải thu khác

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Bước 2: Khi phát sinh lượt sử dụng dịch vụ và có hóa đơn/chứng từ hợp pháp

Căn cứ vào số tiền thực tế sử dụng và hóa đơn/chứng từ do nhà cung cấp cung cấp, kế toán ghi nhận chi phí:

Trường hợp không có thuế GTGT được khấu trừ:

Nợ TK 154, 6275, 6415, 6425: Chi phí thực tế phát sinh

Có TK 1388: Số tiền đã sử dụng

Trường hợp có hóa đơn GTGT hợp pháp và đáp ứng điều kiện khấu trừ:

Nợ TK 154, 6275, 6415, 6425: Giá chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 1388: Tổng số tiền đã sử dụng

Doanh nghiệp cần đối chiếu số tiền đã nạp, số tiền đã sử dụng, số dư tài khoản giao thông và hóa đơn/chứng từ của nhà cung cấp để bảo đảm số liệu kế toán đầy đủ, chính xác.

Kết luận

Như vậy, hạch toán chi phí sử dụng đường bộ cần căn cứ vào thời gian nộp phí, mục đích sử dụng xe và phương pháp tập hợp chi phí của doanh nghiệp. Với khoản phí nộp trước cho nhiều kỳ, kế toán cần theo dõi và phân bổ qua TK 242; trong khi chi phí phát sinh khi xe lưu thông qua trạm được ghi nhận theo kỳ phát sinh và chứng từ hợp pháp. Việc quản lý đầy đủ biên lai, hóa đơn, thời gian sử dụng và phân bổ đúng kỳ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và hạn chế sai sót khi quyết toán thuế.

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

Phần mềm kế toán MISA sở hữu nhiều tính năng ưu việt hỗ trợ doanh nghiệp như:

• Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, excel giúp giảm thao tác nhập chứng từ thủ công
• Quản lý và đối chiếu số liệu, thuận tiện hơn trong việc kiểm soát chi phí, hạn chế sai lệch
• Tự động tổng hợp báo cáo, giảm thời gian xử lý và kiểm tra số liệu cuối kỳ

Doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí hơn thay vì mất thời gian rà soát thủ công. Đăng ký tư vấn ngay hôm nay để tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.