Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều nhu cầu như mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu hay vật tư văn phòng,… Để thực hiện việc này, nhân viên cần sử dụng mẫu đề xuất thanh toán để gửi yêu cầu công ty phê duyệt và chi trả các khoản chi phí này. Và việc sử dụng các mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu 05-TT ban hành kèm các thông tư sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch.
Vậy phiếu đề xuất thanh toán là gì? Quy trình thanh toán được thực hiện như thế nào? Bài viết sẽ giải đáp các thông tin cần thiết và cung cấp cho bạn đọc các mẫu đề xuất thanh toán được ban hành kèm các thông tư.
| Tải ngay mẫu đề xuất thanh toán (Mẫu 05-TT) mới nhất 2025 |
1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Phiếu đề xuất thanh toán là biểu mẫu hành chính đề nghị công ty thanh toán những khoản tiền đến hạn hoặc những khoản đã chi nhưng chưa được tạm ứng.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường thấy 3 mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến nhất là:
- Giấy đề nghị thanh toán hay giấy đề nghị tạm ứng tiền căn cứ vào hợp đồng giữa doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.
- Giấy đề nghị thanh toán mẫu 05-TT ban hành kèm Thông tư 133, áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Giấy đề nghị thanh toán mẫu C37-HD được ban hành kèm Thông tư 107. Mẫu này chủ yếu dùng trong kế toán của những đơn vị hành chính, sự nghiệp.
- Giấy đề nghị thanh toán mẫu 05-TT ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mẫu 05-TT được dùng trong tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế, bao gồm cả doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu thấy phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý.
- Giấy đề nghị thanh toán mẫu số C43-BB ban hành kèm Thông tư 79. Mẫu này áp dụng với các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, đặc biệt trong lĩnh vực quốc phòng và an ninh.
Tải miễn phí: 70+ mẫu quy trình đầy đủ cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp
2. Các trường hợp doanh nghiệp cần sử dụng phiếu đề xuất thanh toán
Đề xuất thanh toán chỉ hợp lệ khi chi phí dùng vào mục đích chung, phục vụ hoạt động của tổ chức hay đội ngũ nhân viên. Đồng thời, công tác chi tiền phải có sự đồng ý, chỉ đạo từ cấp trên.
Nếu chưa có sự đồng ý hay khoản tiền không dùng đúng mục đích, đề nghị thanh toán của cá nhân sẽ bị coi như vô hiệu.
Như vậy, giấy đề nghị thanh toán có hiệu lực trong các trường hợp sau:
- Người lao động đã ứng trước tiền mua sắm để đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy nhưng chưa có tạm ứng, chưa được thanh toán.
- Người phụ trách gửi yêu cầu thanh toán cho những khoản đã chi có đính kèm chứng từ xác minh.
- Đề nghị thanh toán được dùng làm căn cứ, ghi sổ kế toán.
Tải miễn phí: Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
3. Mẫu đề xuất thanh toán theo quy định mới nhất năm 2025
Mẫu giấy đề nghị thanh toán có nhiều phiên bản được quy định tại những văn bản pháp luật khác nhau. Tuy nhiên, đề xuất thanh toán đều có các nội dung quan trọng sau:
- Tên doanh nghiệp, tên bộ phận lập đơn đề nghị chi tiền.
- Họ, tên của cá nhân trực tiếp lập mẫu đề xuất.
- Tổng số tiền cần được thanh toán (ghi rõ bằng chữ và số).
- Mục đích sử dụng chi phí cần được thanh toán
- Danh sách chứng từ gốc, hóa đơn gốc hoặc bản sao chứng minh yêu cầu thanh toán hợp lệ.
- Phương thức nhận lại khoản chi: Tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu chọn chuyển khoản người làm đơn cần ghi rõ thông tin chủ sở hữu, số tài khoản.
3.1 Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 133
| TẢI NGAY |
3.2 Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 107
| TẢI NGAY |
3.3 Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 200
| TẢI NGAY |
3.4 Mẫu đề nghị thanh toán áp dụng theo Thông tư 79
| TẢI NGAY |
4. Quy trình thanh toán cơ bản trong doanh nghiệp
Theo Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy định về thanh toán theo nguyên tắc kế toán là:
- Kế toán phải ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, khoản chi, xuất, nhập tiền/ngoại tệ để tính ra số quỹ và từng tài khoản ở ngân hàng giúp kiểm tra, đối chiếu chính xác.
- Những khoản tiền mà doanh nghiệp và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp sẽ được quản lý cũng như hạch tiền như tiền của doanh nghiệp.
- Kế toán muốn thu, thu phải có phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ ký từ người có thẩm quyền theo quy định.
Vì vậy, khi cần thanh toán hoặc tạm ứng, người lao động cần phối hợp với kế toán thực hiện những bước dưới đây:
4.1 Lập phiếu đề xuất thanh toán
Người lao động phát sinh nhu cầu thanh toán một khoản chi phí đã chi vì công việc chung sẽ chuẩn bị tài liệu đề nghị thanh toán gồm có:
- Phiếu đề nghị theo đúng quy định của pháp luật và công ty xác nhận lưu hành nội bộ.
- Tổng hợp chứng từ bản gốc, bản sao của hóa đơn, biên bản giao nhận hàng,…
- Hợp đồng ký kết giữa các bên liên quan.
- Các chứng từ khác nếu có.
Người lao động trình toàn bộ hồ sơ đề nghị thanh toán lên cấp quản lý phê duyệt. Sau đó tiếp tục gửi sang bộ phận kế toán để chờ xác nhận.
Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp
4.2 Kế toán tiếp nhận và kiểm tra
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, thời gian cùng tính pháp lý của bộ hồ sơ đề nghị thanh toán. Trong trường hợp giấy tờ đáp ứng đầy đủ điều kiện kiểm duyệt sẽ được chuyển lên kế toán trưởng phê duyệt. Ngược lại, hồ sơ sẽ bị hoàn trả về cho người lập yêu cầu cùng lý do từ chối.
4.3 Duyệt đề xuất thanh toán
Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp mà kế toán trưởng có thể là người duyệt thanh toán hoặc giám đốc. Ở bước này, giám đốc cũng thực hiện phê duyệt hoặc từ chối đề nghị thanh toán, kèm theo lý do khi trả về các cấp bên dưới.
4.4 Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi
Kế toán lập phiếu cùng ủy nhiệm chi để gửi lên kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ nhận phiếu ủy nhiệm chi sẽ xuất tiền cho kế toán thanh toán.
4.5 Đối soát, lưu hồ sơ
Tiếp theo, dựa trên phiếu thu, chi được duyệt, bộ phận kế toán sẽ thực hiện ghi lưu trữ hồ sơ bao gồm:
- Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên là thủ quỹ, người thanh toán, kế toán.
- Ủy nhiệm chi có chữ ký, đóng dấu.
- Chứng từ xác minh kế toán đã khớp dữ liệu với thủ quỹ và với phía ngân hàng.
- Toàn bộ hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc thanh toán.
Theo McKinsey, 42% các hoạt động Tài chính – Kế toán có thể được tự động hóa nhờ công nghệ. Tuy nhiên, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang thực hiện các quy trình Kế toán thủ công. Điều này không chỉ kéo năng suất của nhân viên Kế toán đi xuống, ngay cả chủ doanh nghiệp cũng bị mắc kẹt giữa rất nhiều giấy tờ cần phê duyệt.
Một quy trình Đề nghị thanh toán sẽ trải qua rất nhiều bước, rất nhiều đầu mối. Khi thực hiện quy trình thủ công, nhân viên Kế toán sẽ phải mất rất nhiều thời gian vào việc:
- Nhập liệu, kiểm tra và đối chiếu số liệu thủ công.
- Chuyển tiếp đề nghị thủ công, chat trao đổi và cập nhật tình trạng liên tục với những người liên quan.
- Tạo đề nghị lập chứng từ kế toán thủ công sau khi quy trình hoàn thành.
Điều này ảnh hưởng đến tốc độ vận hành của doanh nghiệp. Chưa kể, các đề nghị, chứng từ được lưu trữ dưới dạng giấy tờ rời rạc gây khó khăn khi quản lý, tìm kiếm và cập nhật. Tương tự, CEO và quản lý cũng phải:
- Phê duyệt, ký duyệt thủ công, chỉ cần vắng mặt, các hoạt động vận hành bị chậm trễ.
- Không nắm được tình hình thực hiện quy trình, bao nhiêu quy trình đang chạy, đang nghẽn ở đâu.
- Việc quản lý tài chính trở nên phức tạp & khó kiểm soát do dữ liệu phân tán, thiếu minh bạch.
- Tốn kém chi phí in ấn, chuyển phát, thời gian trao đổi thủ công.
Bộ đôi phần mềm AMIS Quy trình và AMIS Kế toán của MISA với khả năng kết nối chặt chẽ với nhau chính là giải pháp đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ các quy trình Tài chính – Kế toán để nâng cao năng suất nhân sự, vận hành trơn tru và giải phóng lãnh đạo khỏi việc ký duyệt, phê duyệt thủ công.
- Đồng bộ dữ liệu từ AMIS Kế toán để tạo lượt chạy quy trình trên AMIS Quy trình, nhân viên Kế toán không cần nhập liệu thông tin thủ công.
- Tự động hóa các quy trình thanh toán, quyết toán, tạm ứng: Đề nghị trả tiền nhà cung cấp, Đề nghị thanh toán hóa đơn, Đề nghị tạm ứng, Đề nghị quyết toán tạm ứng.
- Tự động tạo đề nghị lập chứng từ kế toán khi hoàn thành quy trình giúp Kế toán tiết kiệm tối đa thời gian.
- Phối hợp đội ngũ liền mạch, tự động chuyển giao công việc đến bộ phận liên quan: Nhân viên nắm rõ việc mình làm, phối hợp với ai, báo cáo với ai, tránh bỏ bước, thiếu bước.
- Trao đổi tập trung và theo dõi kết quả, tình hình thực hiện ngay trên quy trình, loại bỏ thời gian trao đổi thủ công.
- Lãnh đạo phê duyệt, ký duyệt đề nghị/đề xuất mọi lúc mọi nơi ngay trên mobile và nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, phát hiện và ghi nhận những điểm vi phạm trong quá trình giám sát.
Quy trình chuẩn chỉnh và tự động hóa chính là vũ khí mạnh nhất để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, thích ứng với biến đổi thị trường và tăng cường khả năng cạnh tranh. Mời bạn dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Quy trình và khám phá sức mạnh của việc tự động hóa quy trình vận hành.
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
5. Tạm kết
Trên đây là những thông tin mà MISA AMIS muốn cung cấp cho các doanh nghiệp về mẫu đề xuất thanh toán. Hi vọng doanh nghiệp đã hiểu hơn về đề nghị thanh toán, từ đó quản lý các bước chi tiền nhanh chóng, dễ dàng hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
