7 nguyên tắc và 9 bước thiết lập quy trình quản lý chất lượng hiệu quả

Thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ để tăng cường sự hài lòng của khách hàng chính là chìa khóa để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Để đạt được điều này, doanh nghiệp của bạn cần một quy trình quản lý chất lượng hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn tất cả thông tin bạn cần biết về quy trình chất lượng bao gồm cách thiết lập, phương pháp và nguyên tắc quản trị. 

Tặng bạn eBook: Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

1. Quy trình quản lý chất lượng là gì? 

Quy trình quản lý chất lượng là các hoạt động có tổ chức, được thiết kế để đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đều đáp ứng hoặc vượt trội các yêu cầu và kỳ vọng về chất lượng.

Quy trình này bao gồm việc xác định tiêu chuẩn chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, và cải tiến liên tục để tăng cường hiệu quả và hiệu suất. Mục đích chính là tối đa hóa giá trị cho khách hàng, cải thiện sự hài lòng của họ và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thông qua một quy trình đảm bảo chất lượng hiệu quả.

Thuật ngữ “chất lượng” mang tính chủ quan vì mỗi khách hàng sẽ có tiêu chí đánh giá điểm hữu ích khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể căn cứ vào những yếu tố tổng thể sau: 

• Hiệu suất: Sản phẩm, dịch vụ của bạn có giải quyết được vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng, tiện lợi không? 
• Tính năng: Sản phẩm, dịch vụ của bạn có tính năng gì hấp dẫn người mua? 
• Thông số kỹ thuật: Đặc tính vận hành và thiết kế của sản phẩm có đáp ứng tiêu chuẩn an toàn? 
• Độ tin cậy hoặc độ bền: Vòng đời chức năng của sản phẩm hoặc thời gian sử dụng sản phẩm kéo dài bao lâu? 

Ví dụ tiêu biểu về công tác quản lý chất lượng hàng đầu là hệ thống Kanban của Tập đoàn Toyota. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được Toyota phát triển giúp cải thiện quy trình đảm bảo chất lượng và hạn chế sự sản xuất dư thừa tại bất kỳ thời điểm nào. Dây chuyền lắp ráp của Toyota cải thiện hiệu quả lớn nhờ sắp xếp nguyên liệu thô vừa đủ, không để hàng tồn kho vượt quá nhu cầu thực tế.

Tham khảo: Hướng dẫn xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm cho doanh nghiệp

2. Các thành phần chính của quy trình quản lý chất lượng

Quy trình quản lý chất lượng có 4 thành phần chính: Lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng: 

2.1. Lập kế hoạch cho quy trình đảm bảo chất lượng

Lập kế hoạch chất lượng giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, yêu cầu chất lượng cùng các phương tiện, nguồn lực và biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Nhiệm vụ của người lập kế hoạch chất lượng là:

• Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, xác định yêu cầu chất lượng.
• Thống nhất mục tiêu, chính sách quản lý với ban lãnh đạo.
• Truyền thống kết quả hoạch định cho các bộ phận thực thi.

Ngoài ra, để có được một kế hoạch hiệu quả bạn cần có một quy trình đảm bảo chất lượng chi tiết. Bạn có thể tham khảo trong bài viết: Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm hiệu quả trong sản xuất

2.2. Đảm bảo chất lượng (QA)

Đảm bảo chất lượng tập trung vào việc phát triển và duy trì hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để cải thiện liên tục các hoạt động. QA giúp đảm bảo rằng quy trình được thiết kế và thực hiện đúng để ngăn ngừa sai sót trong được sản xuất, tránh các vấn đề bất lợi khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.

Theo chứng chỉ ISO 9000, đảm bảo chất lượng tập trung vào việc tạo niềm tin cho người dùng rằng các yêu cầu chất lượng sẽ được đáp ứng.

Công việc chính của bộ phận QA trong doanh nghiệp:

• Xây dựng hệ thống quy trình quản lý chất lượng đạt chuẩn quốc tế (tiêu chuẩn ISO, CMMI, HACCP,…). 
• Đánh giá quy trình quản trị chất lượng của doanh nghiệp theo quý, năm. 
• Nghiên cứu và ứng dụng tiêu chuẩn chất lượng mới cho hệ thống hiện của doanh nghiệp. 
• Tham gia triển khai, giám sát tình trạng áp dụng quy trình, đề xuất cải tiến nâng cao hiệu suất tổng thể. 
• Quản lý hồ sơ, chứng từ chứng nhận theo quy định.
• Đánh giá các đơn vị cung cấp, nhà thầu phụ của doanh nghiệp. 

Tham khảo: Hướng dẫn chi tiết quy trình vận chuyển hàng hóa năm 2024

2.3. Kiểm soát chất lượng (QC) 

Kiểm soát chất lượng diễn ra khi doanh nghiệp xem xét chất lượng của mọi yếu tố liên quan đến sản xuất. Kiểm soát chất lượng sẽ kiểm tra, thử nghiệm mức độ đáp ứng yêu cầu chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.

Quy trình đảm bảo chất lượng gồm có 3 bước: 

• Kiểm soát chất lượng đầu vào. 
• Kiểm soát chất lượng sản xuất. 
• Kiểm soát chất lượng đầu ra.

2.4. Quá trình cải tiến liên tục (CIP hoặc CI) 

Cải tiến liên tục là những nỗ lực không ngừng nhằm cải tiến sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình thông qua việc phân tích dữ liệu và phản hồi. Cuối cùng, doanh nghiệp đạt được tăng trưởng doanh số bán hàng cùng lợi nhuận trong dài hạn. 

Trong đó, nhà lãnh đạo có thể lựa chọn hai cách đạt được bước tiến lớn về chất lượng: cải tiến từ từ và đổi mới nhảy vọt.

3. 9 bước thiết lập quy trình quản lý chất lượng tối ưu

Một hệ thống quy trình quản lý chất lượng khoa học, liên kết chặt chẽ cho phép bạn chinh phục mọi khách hàng, kể cả những khách hàng khó tính nhất. Và để làm được điều đó, doanh nghiệp cần có một kế hoạch chi tiết, bài bản. Dưới đây là 9 bước để thiết lập một quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả trong tổ chức của bạn:

Bước 1: Lập kế hoạch 

Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ cần xác định mục tiêu chất lượng tổng thể và phát triển kế hoạch hành động để đạt được các mục tiêu này, bao gồm nguồn lực, thời gian và phân công trách nhiệm. Kế hoạch càng chi tiết, khi đi vào triển khai, nhân viên mới hiểu rõ mình cần làm gì, làm như thế nào mới đảm bảo chất lượng, phối hợp với ai trong quy trình.

Bước 2: Hoạch định những tiêu chuẩn cần đảm bảo chất lượng

Dựa trên yêu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn ngành, đội ngũ quản lý thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng tốt các kỳ vọng này.

Danh sách tiêu chuẩn cần có sẽ cung cấp hướng dẫn thống nhất cho các phòng ban, bộ phận về nhiệm vụ đảm bảo chất lượng. Người quản lý phải xác định đầy đủ những tiêu chí quan trọng dựa trên để tạo ra được một quy trình đảm bảo chất lượng hoàn thiện: 

• Mục đích, tiêu chí của dự án. 
• Cơ sở tiêu chuẩn chất lượng được áp dụng. 
• Mối quan hệ tương tác giữa quy trình quản trị với quản lý cấu hình, kiểm soát thay đổi và cách thức thiết lập kênh liên kết. 

Bước 3: Kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào

Kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào yêu cầu doanh nghiệp đánh giá toàn bộ quy trình tuyển chọn nguyên liệu thô. Mục tiêu của giai đoạn này là loại bỏ sớm các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Từ đó, ngăn chúng chuyển sang quy trình sản xuất tiếp theo. 

Khi kiểm soát đầu vào, người quản lý cần:

• Chọn lọc nhà cung cấp, nguồn cung cấp uy tín.
• Tổng hợp, lưu trữ đầy đủ thông tin, dữ liệu nhập hàng.
• Các sản phẩm, hàng hóa được phải được rà soát kỹ càng trước khi nhập kho.

Bước 4: Kiểm soát thiết bị, máy móc

Thiết bị, máy móc hỗ trợ quá trình sản xuất diễn ra trơn tru, hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ. Do đó, doanh nghiệp cần trang bị những thiết bị hiện đại, thông minh và chú trọng bảo dưỡng thường xuyên.

Do đó, doanh nghiệp cần duy trì và kiểm tra định kỳ thiết bị và máy móc để đảm bảo rằng chúng hoạt động ở trạng thái tối ưu, góp phần vào việc duy trì chất lượng sản phẩm. 

Bạn không nên tiếp tục duy trì những loại máy móc lỗi thời khiến đội ngũ nhân sự giảm năng suất, tốn nhiều thời gian xử lý mà chất lượng công việc không tiến bộ.

Tham khảo: Review 10 phần mềm quản lý sản xuất hiện quả năm 2024

Bước 5: Kiểm soát chất lượng nhân sự

Quy trình quản lý chất lượng không thể thiếu bước đánh giá, kiểm soát chất lượng nhân sự nội bộ. Con người chính là chủ thể trực tiếp xử lý công việc, giải quyết khó khăn hay đề xuất cải tiến cho doanh nghiệp. 

Tiêu chí quản trị chất lượng nhân sự:  

• Nhân sự phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, được đào tạo bài bản. 
• Nhân sự có khả năng học hỏi, sử dụng thiết bị, máy móc giúp gia tăng hiệu suất. 
• Nhân sự có sự thấu hiểu về mục tiêu, chính sách, văn hóa doanh nghiệp, điều kiện và phương tiện làm việc. 

Bước 6: Lựa chọn phương pháp quản lý

Mỗi doanh nghiệp sở hữu đặc thù hoạt động, nguồn lực và mục tiêu khác nhau. Điều này nghĩa là không có khuôn mẫu phương pháp chung cho tất cả quy trình quản lý chất lượng. 

Doanh nghiệp có thể chọn lựa và áp dụng các phương pháp quản lý chất lượng phù hợp, bao gồm ISO, Six Sigma, hay Lean để cải thiện hiệu quả quản lý chất lượng.

Người quản lý nên phân tích những đặc điểm sau để quyết định ứng dụng phương pháp phù hợp: 

• Chi phí và ngân sách tổ chức công việc. 
• Quy mô nhân sự. 
• Khả năng chấp nhận rủi ro. 
• Yêu cầu về thời hạn hoàn thành. 

Cần một phần mềm tự động hóa quy trình quản lý chất lượng và kiểm soát chặt chẽ tình hình thực hiện? Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm ngay!

Bước 7: Kiểm soát môi trường xung quanh

Môi trường xung quanh có thể ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng sản phẩm. Môi trường ở đây có thể bao gồm cả cách giao tiếp, phối hợp cùng yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm và độ sạch sẽ trong khu vực sản xuất.

Môi trường lý tưởng trong quy trình quản lý chất lượng bao quát đầy đủ hai yếu tố trên. Cơ sở vật chất hạ tầng, máy móc và trang thiết bị phải phục vụ công việc thuận lợi. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tối ưu cả cách nhân viên phối hợp, làm việc với nhau. Kiểm soát tốt các yếu tố này, không những chất lượng sản phẩm, dịch vụ được đảm bảo, năng suất của nhân sự cũng được cải thiện đáng kể.

Bước 8: Theo dõi, đánh giá chất lượng đều đặn

Quy trình quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp chủ động phòng chống, ngăn ngừa những sai phạm, khiếm khuyết. Vì vậy, nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi, xác minh mức độ tuân thủ quy trình của từng cá nhân, phòng ban. 

MISA AMIS Quy trình là một trong những phần mềm quản lý quy trình hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập, theo dõi, đánh giá quy trình chất lượng trên một cách nhanh chóng. MISA AMIS Quy trình đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý chất lượng dựa trên mô hình BPM giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh quy trình kiểm soát theo nhu cầu.

Dùng thử miễn phí

Đồng thời, phần mềm còn có thể kết nối với các ứng dụng khác trong nền tảng MISA AMIS như MISA AMIS Công việc, MISA AMIS WeSign để tiết kiệm thời gian xử lý tác vụ, nâng cao hiệu suất công việc.

Bước 9: Cải tiến chất lượng liên tục

Một điểm khác biệt của quá trình cải tiến liên tục là các cải tiến không chỉ được lập kế hoạch hay thực hiện bởi nhà quản lý, nó còn cần sự phối hợp chặt chẽ từ đội ngũ nhân viên. 

Từ đó, quy trình quản lý chất lượng mới có thể được tổ chức hợp lý và đơn giản hóa. Doanh nghiệp cũng tiết kiệm chi phí, cải thiện dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng chính xác hơn. 

4. Ví dụ về quy trình quản lý chất lượng sản phẩm

Quá trình kiểm soát chất lượng được chia thành 3 quy trình sau: 

• IQC – Kiểm soát chất lượng đầu vào: Kiểm tra nguyên liệu thô và nguyên liệu thành phần từ các nhà cung cấp. Khi phát hiện nguyên liệu bị lỗi, bạn cần thương lượng với nhà cung cấp để đổi trả, thay thế. Mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng. 
• IPQC – Kiểm soát chất lượng trong quá trình: Kiểm soát chất lượng trong quá trình lắp ráp. Bước này bắt buộc phải tiến hành để kịp thời phát hiện và xử lý vấn đề xảy ra trước thời hạn giao hàng.
• OQC – Kiểm soát chất lượng đầu ra: Kiểm tra sản phẩm trước khi vận chuyển đến cho nhà bán lẻ hay khách hàng.

Mời bạn tải mẫu quy trình chất lượng để hình dung rõ ràng hơn các bước trong quy trình này.

5. 7 nguyên tắc khi quản trị chất lượng

5.1. Tập trung vào khách hàng

Như đã đề cập ở trên, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn quy trình đảm bảo chất lượng vượt quá mong đợi khách hàng. Bởi lẽ, một tổ chức thấu hiểu nhu cầu khách hàng sâu sắc sẽ luôn thu hút khách hàng quay trở lại. Để làm được điều đó, bạn chắc chắn phải có quy trình kinh doanh hiệu quả, đạt chuẩn chất lượng cao.

5.2. Lãnh đạo

Lãnh đạo cần phải thiết lập một tầm nhìn rõ ràng và hướng dẫn tổ chức theo đúng mục tiêu chất lượng. Họ nên tạo ra một môi trường trong đó mọi người có thể tham gia và đóng góp cho mục tiêu chung.

5.3. Sự tham gia của mọi người

Chất lượng không chỉ là trách nhiệm của một mình bộ phận quản lý chất lượng, mà là của mỗi cá nhân trong tổ chức. Đội ngũ quản lý cần Khuyến khích sự tham gia và đóng góp của mọi nhân viên để đảm bảo được chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Nguyên tắc này còn liên quan đến khả năng trao quyền cho nhân viên, để họ tham gia đóng góp ý kiến, tự ra quyết định và công nhận thành tích của họ. Khi được tổ chức đánh giá công bằng, họ sẽ có thêm quyết tâm làm việc tập trung, nâng cao năng suất tốt hơn.

5.4. Tiếp cận dựa trên quy trình

Nguyên tắc tiếp cận dựa trên quy trình trong quản lý chất lượng nhấn mạnh việc xem các hoạt động và tài nguyên của tổ chức như là một chuỗi các quy trình có liên kết chặt chẽ. Việc áp dụng nguyên tắc này giúp tăng cường sự nhất quán và dự đoán được kết quả, làm cho quá trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ trở nên hiệu quả hơn.

Quy trình được định nghĩa rõ ràng, kiểm soát và đo lường chặt chẽ sẽ giúp phát hiện và giải quyết các vấn đề nhanh chóng, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện liên tục. Điều này đảm bảo rằng tổ chức có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao một cách nhất quán cho khách hàng.

5.5. Cải tiến liên tục

Tổ chức nên cam kết với việc cải tiến liên tục như một mục tiêu không bao giờ thay đổi để tăng cường khả năng cạnh tranh tổng thể. Việc cải tiến liên tục giúp giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng, đảm bảo rằng tổ chức không chỉ đáp ứng mà còn vượt trội so với kỳ vọng của khách hàng và yêu cầu thị trường.

5.6. Ra quyết định dựa trên số liệu

Các doanh nghiệp nên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đã được chứng minh. Việc căn cứ vào số liệu cụ thể là cơ sở khách quan để nhà quản lý hiểu được mối quan hệ của chuỗi hoạt động. Bạn có thể giải thích được lý do khiến kết quả tăng cao/giảm sút cũng như đề xuất phương án cải tiến hợp lý.

5.7. Quản lý mối quan hệ

Quản lý mối quan hệ là cách doanh nghiệp duy trì sự hợp tác với nhà cung cấp, nhà bán lẻ. Quản lý tốt quy trình chuỗi cung ứng góp phần hạn chế những tác động tiêu cực của đối tác tới quá trình sản xuất, kinh doanh. 

Tặng bạn: BỘ MẪU 70+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP (cập nhật mới nhất)

6. Thời điểm nào doanh nghiệp cần quản lý chất lượng

Doanh nghiệp cần quản lý chất lượng liên tục, nhưng có những thời điểm cụ thể khi việc này trở nên cực kỳ quan trọng:

• Khi phát triển sản phẩm mới: Quản lý chất lượng là cần thiết ngay từ giai đoạn thiết kế và phát triển sản phẩm để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các yêu cầu về tính năng, an toàn, và hiệu quả.
• Trong quá trình sản xuất: Để kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào, quá trình sản xuất, và sản phẩm cuối cùng, đảm bảo rằng mọi thành phần và sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
• Khi có sự thay đổi trong quy trình sản xuất: Bất kỳ sự thay đổi nào trong quy trình sản xuất cũng cần được đánh giá kỹ lưỡng về ảnh hưởng của nó đến chất lượng sản phẩm, để đảm bảo rằng không có sự suy giảm chất lượng.
• Trước khi ra mắt sản phẩm mới trên thị trường: Quản lý chất lượng giúp xác nhận rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn và kỳ vọng của khách hàng trước khi chính thức phân phối rộng rãi.
• Khi nhận được phản hồi từ khách hàng: Phản hồi từ khách hàng về các vấn đề chất lượng cần được xử lý ngay lập tức để cải thiện sản phẩm và dịch vụ, củng cố niềm tin và sự hài lòng của khách hàng.
• Trong quá trình đánh giá và cải tiến liên tục: Để duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình, các doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá và cải tiến chất lượng.

Quản lý chất lượng không chỉ là một nhiệm vụ hạn chế trong khuôn khổ nhất định mà là một quá trình liên tục, bắt buộc phải thực hiện thường xuyên để đảm bảo thành công và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

7. Phương pháp xây dựng quy trình quản lý chất lượng 

Quản lý chất lượng là một phần quan trọng trong quá trình sản xuất và dịch vụ nhằm đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số phương pháp quản lý chất lượng phổ biến:

7.1. Lean 

Phương pháp Lean, còn được gọi là Lean Manufacturing hoặc Lean Production, là một triết lý quản lý chất lượng tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí trong các quy trình sản xuất và dịch vụ mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng. Phương pháp này có nguồn gốc từ Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS) và đã phát triển thành một phương pháp được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Những nhân tố lãng phí được phát hiện khi quản lý tinh gọn:

• Khiếm khuyết: Sự không hoàn hảo, các lỗi sai trong các sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Sản xuất dư thừa: Số lượng sản xuất nhiều hơn nhu cầu cần thiết.
• Chờ đợi: Những công đoạn gây ra sự chậm trễ, tốn nhiều thời gian trong công việc.
• Tiềm năng không được tận dụng: Những nhân viên chưa phát huy tối đa tiềm năng, họ vẫn có thể gia tăng giá trị cho công ty nếu được giao nhiệm vụ phù hợp.
• Hàng tồn kho: Dư thừa sản phẩm hoặc vật liệu trong kho làm tăng chi phí bảo quản.

Các bước quản lý chất lượng tinh gọn: 

• Giá trị: Xác định vấn đề mà khách hàng gặp phải. Những nhiệm vụ không thể kích hoạt hay nâng cao giá trị cho khách hàng được xem là sự lãng phí cần loại bỏ.
• Lập bản đồ quy trình: Phác thảo thứ tự các hoạt động, đính kèm thông tin phụ trách làm đầu mối liên hệ.
• Tạo luồng làm việc liên tục: Phân tích bản đồ để đảm bảo rằng mỗi luồng công việc diễn ra trơn tru, không bị gián đoạn. Đồng thời loại bỏ quy trình không hiệu quả.
• Tạo lực kéo: Chỉ thực hiện sản xuất khi phát sinh nhu cầu thực tế, tránh sản xuất chủ quan dẫn đến dư thừa. 
• Cải tiến liên tục: Nghiên cứu cải tiến quy trình tối ưu hơn.

7.2. Cải thiện chất lượng liên tục

Quy trình quản lý chất lượng khuyến khích các thành viên trong nhóm liên tục suy nghĩ về vấn đề cải tiến. Nó cung cấp một khuôn khổ cho các tổ chức hướng tới sự hoàn thiện xuất sắc. 

Chu trình PDCA là phương pháp đặc trưng trong cách tiếp cận này. Chu trình PDCA sẽ lặp lại không hồi kết 4 bước lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động: 

• Lập kế hoạch: Thu thập thông tin về các quy trình hiện tại cùng nhu cầu khách hàng, sau đó đặt mục tiêu, xác định các hành động cần thay đổi. 
• Thực hiện: Kiểm tra giải pháp tiềm năng của bạn bằng cách thực hiện nghiên cứu quy mô nhỏ. 
• Kiểm tra: Rút kinh nghiệm sau khi thực hiện, xem xét ý tưởng có thực sự khả thi không.
• Hành động: Tiếp theo, hãy xác định những hành động có thể triển khai sớm để cải thiện quy trình hiện có của bạn.

7.3. ISO 

ISO là bộ quy tắc, chính sách, quy trình, thủ tục được quốc tế công nhận. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức gia nhập nền thương mại thế giới bằng cách cung cấp một bộ tiêu chuẩn chung. 

ISO đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ đều đạt chất lượng, an toàn và đáng tin cậy. Một số tiêu chuẩn ISO phổ biến: 

• Tiêu chuẩn ISO 9000: Tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý chất lượng trong môi trường sản xuất mà các tổ chức doanh nghiệp mong muốn đạt được.
• Tiêu chuẩn ISO 9001: Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với doanh nghiệp không.
• Tiêu chuẩn ISO 13485: Tiêu chuẩn áp dụng trong lĩnh vực y tế nhằm xây dựng, kiểm soát chất lượng của các thiết bị y tế.
• Tiêu chuẩn ISO 14001: Tiêu chuẩn quản lý môi trường giúp các doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, giảm tối đa ảnh hưởng xấu từ khâu sản xuất đến môi trường.

8. Tự động hóa quy trình quản lý chất lượng và kiểm soát chặt chẽ tình hình thực hiện với phần mềm AMIS Quy trình

MISA AMIS Quy trình là một phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ. Khi áp dụng phần mềm này vào quản lý quy trình chất lượng, doanh nghiệp có thể tận dụng nhiều tính năng để cải thiện hiệu quả và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. Dưới đây là một số cách thức mà MISA AMIS Quy trình có thể hỗ trợ quản lý chất lượng trong tổ chức của bạn:

Dùng thử miễn phí

• Thiết lập quy trình quản lý chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Cho phép thiết kế và tùy chỉnh quy trình quản lý chất lượng để phù hợp với yêu cầu và thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
• Tự động hóa các quy trình: MISA AMIS Quy trình cho phép bạn thiết lập các quy trình làm việc tự động, tự động chuyển giao công việc đến người liên quan, phê duyệt (nguyên liệu đầu vào, quá trình sản xuất, chất lượng sản phẩm cuối cùng) ngay trên quy trình.
• Định nghĩa và theo dõi tiêu chuẩn: Doanh nghiệp có thể định nghĩa các tiêu chuẩn chất lượng trong phần mềm và sử dụng các công cụ của nó để theo dõi liệu các sản phẩm hay dịch vụ có đáp ứng các tiêu chuẩn đó không. MISA AMIS Quy trình cung cấp công cụ để ghi chép và lưu trữ các kết quả kiểm tra, giúp dễ dàng truy xuất và phân tích dữ liệu khi cần thiết.
• Quản lý tài liệu: Phần mềm hỗ trợ quản lý tất cả các tài liệu liên quan đến quy trình chất lượng, bao gồm các hướng dẫn, tiêu chuẩn quy trình, và báo cáo kiểm định. Việc truy cập và kiểm soát phiên bản tài liệu được tự động hóa, đảm bảo rằng mọi người đều làm việc với thông tin mới nhất và chính xác nhất.
• Lập kế hoạch và phân công công việc: Bạn có thể lập kế hoạch cho các hoạt động kiểm soát chất lượng và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm. Phần mềm cung cấp các công cụ để giám sát tiến độ công việc, nhận thông báo về các nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc chưa hoàn thành, giúp đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
• Phân tích và báo cáo: MISA AMIS Quy trình cho phép bạn tạo ra các báo cáo phân tích chi tiết về quy trình và hiệu quả chất lượng. Các báo cáo này có thể giúp bạn nhận biết mẫu số lỗi, nguyên nhân, và xác định các cơ hội cải tiến quy trình.

Việc sử dụng MISA AMIS Quy trình trong quản lý chất lượng mang lại lợi ích là sự minh bạch, hiệu quả và khả năng tuân thủ tốt hơn các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh. 

Dùng thử và khám phá sức mạnh của phần mềm AMIS Quy trình tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

9. Tạm kết

Quy trình quản lý chất lượng giữ vai trò vô cùng quan trọng khi đem lại sự hài lòng, uy tín cao nhất cho doanh nghiệp. Khách hàng hiện đại ngày càng coi trọng chất lượng sản phẩm, dịch vụ hơn giá bán. Do đó, các doanh nghiệp cũng nên có sự điều chỉnh, nâng cấp chất lượng sản phẩm, dịch vụ kịp thời để tiếp tục tồn tại và phát triển.