7 Tiêu chí lựa chọn công cụ chấm công cho doanh nghiệp

Chấm công là một hoạt động quan trọng được các nhà quản lý nhân sự tại doanh nghiệp quan tâm và theo dõi sát sao. Cùng với sự phát triển của công nghệ, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phương thức chấm công khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho các nhà quản trị 7 tiêu chí chọn công cụ chấm công phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình! 

1. 7 Tiêu chí lựa chọn công cụ chấm công cho doanh nghiệp 

1.1 Giao diện thân thiện với người dùng

Không chỉ dành cho ban quản trị doanh nghiệp mà còn được sử dụng cho toàn bộ lực lượng lao động trong công ty. Vậy nên giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng là một trong những tiêu chí lựa chọn công cụ chấm công quan trọng nhất. 

Giao diện đẹp mắt và dễ dàng thực hiện thao tác nghiệp vụ sẽ dành được sự yêu thích từ phía nội bộ công ty và hạn chế tối đa phản ứng từ cán bộ nhân viên khi ứng dụng công nghệ mới vào môi trường làm việc. 

1.2 Khả năng tích hợp, đồng bộ dữ liệu

Ngoại trừ việc theo dõi kỷ luật nơi công sở thì mục đích chính là thu thập dữ liệu công làm hàng ngày của cán bộ nhân viên, từ đó tạo nền tảng cho kế toán và phòng nhân sự tính lương thưởng cuối tháng và cuối năm. 

Chính vì vậy, nhà quản trị khi lựa chọn phần mềm cần quan tâm đến khả năng tích hợp và đồng bộ dữ liệu từ công cụ chấm công qua các công cụ tính lương khác, nhằm giảm thiểu sai sót trong quy trình chuyển giao dữ liệu thủ công

1.3 Hỗ trợ chấm công trên thiết bị di động 

Dịch bệnh Covid diễn ra đã ảnh hưởng nhiều đến thói quen sinh hoạt của người lao động tại Việt Nam. Điện thoại từ đó cũng trở thành vật bất ly thân trong giai đoạn làm việc online. Vì lẽ đó nhà quản trị cần xem xét cả tính năng tích hợp trên điện thoại di động.

Tính năng này sẽ giúp nhân viên trong tổ chức dễ dàng chấm công từ xa, mọi lúc mọi nơi, cực kỳ thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều nhân viên phải đi công tác hoặc hoạt động nhiều nơi trong giờ làm việc. 

1.4 Có chức năng quản lý, xây dựng báo cáo trực quan

Để bộ phận lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp có thể kịp thời theo dõi tình hình đi làm, nghỉ phép, nhà quản trị cần xem xét cả chức năng tạo báo cáo. 

Chức năng báo cáo sẽ cho phép bộ phận quản lý dễ dàng truy xuất dữ liệu theo thời gian thực dưới dạng biểu đồ trực quan. Lãnh đạo doanh nghiệp cũng sẽ không còn phải tốn quá nhiều thời gian chờ đợi nhân viên dưới quyền truy xuất dữ liệu ra Excel và tổng hợp lại thành báo cáo. 

1.5 Có thể chấm công đa dạng dưới nhiều hình thức

Các phần mềm chấm công cần đáp ứng được nhiều hình thức chấm công khác nhau. Với nhiều doanh nghiệp mang tính chất đặc thù, nhà lãnh đạo cần quan tâm đến khả năng cho phép nhân viên điểm danh theo tính chất công việc. 

Ví dụ với bộ phận bán hàng có nhân viên cần di chuyển nhiều khu vực địa lý khác nhau, việc chấm công bằng thẻ từ hay vân tay tại lối ra vào công ty sẽ không còn hợp lý. Lúc đó, doanh nghiệp cần phải xem xét những phần mềm có thể thỏa mãn nhu cầu chấm công từ xa của nhân viên. 

1.6 Tính năng đối chiếu dữ liệu 2 chiều

Những phần mềm có tính năng báo cáo dữ liệu 2 chiều sẽ cần được doanh nghiệp ưu tiên hơn khi lựa chọn. Việc này sẽ đảm bảo dữ liệu chấm công minh bạch và giảm thiểu những trường hợp gian lận, giả mạo dữ liệu chấm công. 

Về phía nhà quản trị sẽ có quyền giám sát, xét duyệt đơn nghỉ phép của nhân viên. Ngược lại, nhân viên sẽ có quyền theo dõi chi tiết số ca chấm công cá nhân để có những phản hồi kịp thời tránh trường hợp sai công cuối tháng. 

1.7 Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và nhiệt tình

Việc khó khăn khi chuyển giao từ chấm công thủ công qua hoạt động chấm công phần mềm là điều mà các doanh nghiệp đều không thể tránh khỏi. Vậy nên nhà quản trị cần phải xem xét cả đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật đứng sau thương hiệu phần mềm. Những đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật có kinh nghiệm lâu năm, tận tâm và nhiệt tình với khách hàng là yếu tố quan trọng giúp hoạt động chuyển giao trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Với những doanh nghiệp ở khu vực địa lý xa xôi, nhà quản trị nhân sự sẽ cần xem xét cả hoạt động hỗ trợ kỹ thuật trực tuyến cho khách hàng để phòng trừ những trường hợp lỗi phần mềm cấp bách. 

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không

2. Kết luận 

Chấm công là phương pháp quản lý chuyên cần và vằng mặt của nhân viên một cách hữ hiệu. Bài viết trên giúp nhà quản trị biết các tiêu chí lựa chọn công cụ chấm công phù hợp với doanh nghiệp của mình. Từ đó, tránh lãng phí thời gian và tiền bạc của tổ chức.