Hướng dẫn cách xây dựng thang bảng lương mới nhất

Chi phí nhân sự là một trong những khoản chi phí quan trọng nhất của doanh nghiệp, chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí hoạt động. Để tối ưu hóa chi phí nhân sự và đảm bảo tính công bằng, minh bạch, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tiền lương, trong đó có thang bảng lương cho nhân sự. Hãy cùng MISA AMIS Kế toán tìm hiểu về cách xây dựng thang bảng lương mới nhất trong bài viết sau đây.

Căn cứ pháp lý:

• Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14 hiệu lực từ ngày 01/01/2021 (Bộ Luật lao động 2019);
• Nghị định số 38/2022/NĐ-CP quy định về mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, hiệu lực từ ngày 01/07/2022 (Nghị định 38);
• Nghị định số 90/2019/NĐ-CP quy định về mức lương tối thiểu vùng áp dụng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, hiệu lực từ ngày 01/01/2020, hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022 (Nghị định 90);
• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, hiệu lực từ ngày 17/01/2022 (Nghị định 12).

1. Thang bảng lương là gì?

Thang bảng lương là hệ thống khung lương bao gồm các nhóm lương và bậc lương của một doanh nghiệp đã xây dựng sẵn dành cho tất cả các vị trí công việc/chức danh mà người lao động sẽ được hưởng khi làm việc tại doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 93 của Bộ Luật lao động 2019 quy định cụ thể như sau:

“Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động”.

⇒ Như vậy: Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương

• Mục đích xây dựng thang bảng lương với doanh nghiệp
  • Đảm bảo tuân thủ Bộ Luật lao động hiện hành;
  • Là căn cứ để doanh nghiệp trả lương và đánh giá tăng lương định kỳ cho người lao động;
  • Thể hiện tính công bằng, rõ ràng và minh bạch trong hệ thống lương của doanh nghiệp;
  • Khích lệ người lao động cống hiến để đạt được những mức lương cao hơn trong thang bảng lương;
  • Cùng với Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng, thang bảng lương cũng là tài liệu quan trọng để giải trình với các cơ quan nhà nước về chi phí lương của doanh nghiệp.

• Phân biệt Thang bảng lương với Bảng lương

Nếu thang bảng lương là khung định hình sẵn về cơ chế lương của doanh nghiệp thì bảng lương là bảng tính toán số tiền lương mà doanh nghiệp thực tế phải trả cho người lao động gồm các khoản như: lương cơ bản, thưởng, phụ cấp, tiền trợ cấp và các khoản khác,… trong một khoảng thời gian nhất định, thường là theo tháng.

⇒ Như vậy: Việc xây dựng thang bảng lương là công việc doanh nghiệp bắt buộc phải làm để đảm bảo tuân thủ Bộ Luật lao động. Nhiều bạn đọc băn khoăn, việc xây dựng thang bảng lương cần chú ý đến những quy định nào của pháp luật? Các nội dung tiếp theo ở mục 2 sẽ giúp bạn đọc trả lời câu hỏi này.

2. Các lưu ý về quy định của pháp luật trong quá trình xây dựng thang bảng lương

Trong quá trình xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần đảm bảo các quy định của pháp luật liên quan như sau:

• Thang bảng lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc

Theo Điều 93 của Bộ Luật lao động 2019:

• • Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
  • Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
  • Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
  • Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Như vậy, theo Bộ Luật lao động, tất cả các doanh nghiệp đều phải xây dựng thang bảng lương với mức lao động hợp lý, phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động và phải công bố thang bảng lương công khai tại nơi làm việc.

Xem thêm: Công việc của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp chi tiết nhất

• Mức lương trên thang bảng lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu:

Theo điều 90 của Bộ Luật lao động 2019, đưa ra các quy định như sau:

• Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
• Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.
• Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

• Tuân thủ quy định mức lương tối thiểu

Mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường nhằm bảo đảm mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế – xã hội (Điều 91, Bộ Luật lao động 2019).

Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 Nghị định 74/2024/NĐ-CP, mức lương tối thiểu giờ năm 2024 của người lao động được chia thành hai giai đoạn:

Giai đoạn 01: Đến hết 30/62024 áp dụng theo mức lương tối thiểu giờ của Nghị định 38/2022/NĐ-CP như sau:

Bảng 1: Bảng quy định mức lương tối thiểu tháng và mức lương tối thiểu giờ theo quy định mới nhất

Giai đoạn 02: Từ ngày 01/7/2024 trở đi.

Trong giai đoạn này, người lao động sẽ được hưởng mức lương tối thiểu giờ theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP như sau:

• BỎ quy định lao động đã qua đào tạo phải trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu: 

Trước ngày 01/7/2022, theo quy định tại khoản 1, Điều 5 của Nghị định 90, thì doanh nghiệp phải đảm bảo mức lương với lao động đã qua đào tạo cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng. Nghị định này đã hết hiệu lực từ 1/7/2022.

Kể từ 01/07/2022, Nghị định 38 có hiệu lực, những nội dung của nghị định này không quy định về việc mức lương tối thiểu trả người lao động làm công việc đòi hỏi đã qua học nghề, đào tạo nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố, được hiểu là không còn quy định lao động đã qua đào tạo phải trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu.

Có thể bạn quan tâm: Tiền công thực tế là gì? Khác biệt với tiền công danh nghĩa ra sao

• Các vi phạm phổ biến về xây dựng thang bảng lương:

Theo khoản 1, điều 17 của Nghị định 12 về phạt vi phạm hành chính liên quan đến quy định xây dựng thang bảng lương như sau:

Lưu ý: Cũng theo khoản 1, điều 6 của Nghị định 12 nêu trên thì mức phạt tiền quy định đối với hành vi vi phạm nêu trên là mức phạt đối với cá nhân, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, tức là doanh nghiệp vi phạm quy định pháp luật về xây dựng thang bảng lương là phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.0000 đồng.

Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật liên quan đến xây dựng thang bảng lương, tránh trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính như quy định nêu trên.

3. Không còn phải đăng ký thang bảng lương với Cơ quan quản lý Nhà nước

Sau khi xây dựng thang bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc, nhiều doanh nghiệp băn khoăn về việc có cần đăng ký thang bảng lương và thông báo với cơ quan Nhà nước không? Bảng so sánh dưới đây sẽ trả lời cho bạn đọc câu hỏi này:

Bảng 2: Doanh nghiệp KHÔNG cần đăng ký thang bảng lương với cơ quan Nhà nước

Như vậy, theo quy định của Bộ Luật lao động 2019 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021 thì hiện hành thì doanh nghiệp KHÔNG cần đăng ký thang bảng lương, tức là không cần phải nộp Thang bảng lương cho Phòng Lao động Thương binh xã hội.

Tìm hiểu thêm: Cách hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn

4. Cách xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp

• Hiện nay các doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng thang bảng lương phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Thang bảng lương nên được xây dựng dựa trên một số cơ sở:

• Như đã trình bày ở mục 2 thì quá trình xây dựng thang bảng lương doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo 2 yêu cầu sau:

• • Công khai thang bảng lương tại nơi làm việc;
  • Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

4.1. Mẫu thang bảng lương

Bạn đọc có thể tham khảo mẫu thang bảng lương sau

Bảng 3: Mẫu xây dựng thang bảng lương để doanh nghiệp tham khảo

4.2. Biên bản tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động

Doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu Biên bản sau:

Bảng 4: Mẫu Biên bản họp tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động

Hiện nay, doanh nghiệp không cần đăng ký thang bảng lương với cơ quan Nhà nước, tuy nhiên tất cả các doanh nghiệp phải đảm bảo xây dựng phù hợp và công khai tại nơi làm việc để người lao động nắm rõ. Trong quá trình xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các quy định của pháp luật như các nội dung mà bài viết đã đề cập.

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán tiền lương mà còn với tất cả các phần hành, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội:

• Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
• Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
• Kết nối: Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi

Tham khảo sử dụng thử 15 ngày miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán – tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới!

Dùng ngay miễn phí