[Cập nhật 2023] Phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất

Hiện nay, hình thức ký kết hợp đồng điện tử đang thay thế hình thức ký kết hợp đồng truyền thống. Điều này thúc đẩy sự ra đời và phát triển nhanh chóng của nhiều phần mềm hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp trình ký, thỏa thuận, quản lý hợp đồng online. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp an toàn, bảo mật và đầy đủ tính năng, hãy cùng MISA AMIS điểm qua 7 phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất ngay dưới đây. 

I. Lợi ích của phần mềm ký hợp đồng số

Bằng cách cải tiến quá trình ký kết truyền thống, phần mềm hợp đồng điện tử đã mang lại cho các doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực. 

1. Rút ngắn thời gian chờ đợi

Trước đây, thời gian hoàn thành ký kết hợp đồng theo hình thức cũ thường kéo dài từ 5 đến 7 ngày làm việc. Hai bên liên quan vừa phải soạn thảo, in ấn giấy tờ, vừa phải sắp xếp gặp trực tiếp hoặc gửi chuyển phát giấy tờ. 

Đặc biệt, trong giai đoạn dịch bệnh căng thẳng, việc vận chuyển cũng đã tạm dừng hoạt động. Điều này khiến cho doanh nghiệp không thể hoàn tất việc ký kết đúng thời hạn mong muốn, gây ra nhiều khó khăn khi vận hành. 

Với phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng từ xa, quá trình trên sẽ diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian chờ đợi. Doanh nghiệp có thể đảm bảo công việc trơn tru mọi lúc, mọi nơi, linh hoạt trước mọi hoàn cảnh. 

2. Giảm thiểu chi phí ký kết 

Thông thường, chi phí hoàn tất một bộ hợp đồng tiêu tốn của doanh nghiệp từ 50.000đ đến 80.000đ cho những hoạt động bắt buộc: in ấn, chuyển phát nhanh, lưu trữ và bảo quản giấy tờ. Với đơn vị thường xuyên phát sinh hợp đồng, còn số này thường lên tới hàng chục triệu mỗi năm.  

Thay vào đó, doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử sẽ tiết kiệm đến 85% chi phí. Không cần di chuyển xa, không cần chuyển phát, không cần chuẩn bị kho lưu trữ thủ công… đều là những ưu điểm nổi bật mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. 

3. Quản lý khoa học, tìm kiếm dễ dàng

Tất cả các bản hợp đồng điện tử được lưu trữ một cách logic trên hệ thống phần mềm. Vì vậy, người dùng luôn dễ dàng tra cứu, tìm kiếm hoặc tổng hợp lại thông tin. Doanh nghiệp cũng không phải lo lắng về vấn đề tài liệu bị hư hỏng, thất lạc theo thời gian. 

4. Nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Phần mềm hợp đồng điện tử không còn xa lạ trên thị trường. Các doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu hợp tác từ xa nghĩa là có thêm cơ hội mở rộng hợp tác với cả đối tác trong và ngoài nước. Qua đó, doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp cũng như gia tăng mức độ cạnh tranh trước những đối thủ khác. 

II. Top 7 phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất năm 2023

1. Phần mềm C-Contract

Mặc dù mới ra mắt từ năm 2021, giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract của Tập đoàn Công nghệ CMC đã ghi nhận nhiều phản hồi tích cực. Phần mềm phục vụ tốt nhu cầu số hóa, tự động hóa quy trình ký kết mọi lúc mọi nơi nhờ tương thích với đa dạng thiết bị: máy tính, laptop, điện thoại… 

Ưu điểm của phần mềm C-Contract: 

• Công cụ ký số đa dạng từ giao dịch cá nhân đến giao dịch cùng chính quyền số, ngân hàng số, giao dịch chứng khoán, bảo hiểm cho doanh nghiệp. 
• Đơn giản hóa quy trình ký kết thông qua thiết kế thao tác thông minh. 
• Thông báo tự động đến từng người tham gia về tiến độ hoàn thành. 
• Lưu trữ hợp đồng, cho phép người dùng tìm kiếm về sau. 
• Đảm bảo tính pháp lý, bảo mật, giới hạn quyền truy cập với người không liên quan. 

Tuy nhiên, CMS không phải đơn vị cung cấp chữ ký số trực tiếp nên khi xuất hiện sự cố, nhà cung cấp phải làm việc với một bên thứ 3. Doanh nghiệp sẽ mất thời gian chờ đợi tại bước này. 

2. Phần mềm VNPT eContract

Ứng dụng hợp đồng điện tử VNPT eContract được phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT.  VNPT eContract giúp doanh nghiệp giảm chi phí và thời gian giao dịch, đàm phán, ký kết, quản lý hợp đồng thuận tiện hơn. Đồng thời, những doanh nghiệp mong muốn hướng đến thị trường quốc tế cũng có thể sử dụng phần mềm. 

Ưu điểm của phần mềm C-Contract: 

• Lưu trữ hợp đồng an toàn, minh bạch, khoa học, giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí khi ký kết nhiều hợp đồng. 
• Tra cứu thông tin hợp đồng ngay khi cần, quản lý vai trò của người tiếp cận. 
• Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát nguồn lực, giảm áp lực từ thủ tục hành chính và tăng năng suất cho nhân viên. 

3. Phần mềm FPT.econtract

FPT.eContract là giải pháp số hóa quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, đối tác, cá nhân của FPT.  Nhờ thay đổi phương thức giao kết hợp đồng truyền thống, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm 70% chi phí, 80% thời gian chờ đợi để xây dựng doanh nghiệp số không giấy tờ.

Ưu điểm của phần mềm FPT.econtract:

• Cung cấp khả năng quản lý hợp đồng, xét duyệt nội dung và người ký cuối cùng. 
• Người dùng tạo file, thống kê số lượng, xác định thứ tự người ký, vị trí ký một cách đồng bộ. 
• Thông báo đến những người tham gia qua email. 
• Tích hợp cả chữ ký số CA Cloud và thiết bị USB Token. 
• Người dùng được ký không giới hạn, ký theo từng lô hàng,… 
• Cho phép chia sẻ tài liệu liên thông, phân luồng xem để duy trì mức độ bảo mật cao. 

FPT.eContract sở hữu nhiều tính năng hiện đại song giao diện tương đối phức tạp, doanh nghiệp sẽ phải tập trung đào tạo nhân sự trong thời gian đầu. 

4. Phần mềm Onsign

Hợp đồng điện tử Onsign có nhiều tính năng hiện đại, hữu ích, được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao. Đây được xem là một trong những phần mềm tiên phong xuất hiện từ sớm. 

Ưu điểm của ứng dụng Onsign: 

• Hỗ trợ đa dạng hợp đồng như hợp đồng điện tử hay hợp đồng thương mại.
• Tốc độ truy cập ổn định, độ bảo mật thông tin cao thông qua tính năng phân quyền truy cập.
• Tạo nội dung hợp đồng theo ý muốn hoặc chọn nhanh mẫu hợp đồng từ thư viện. Tất cả đều cam kết tính pháp lý, quy định của pháp luật. 
• Kết nối và kế thừa dữ liệu từ các phần mềm chuyên môn khác: phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng,… 

Thế nhưng, phần mềm Onsign là chưa cung cấp nền tảng hướng dẫn sử dụng phong phú. Doanh nghiệp phải gọi trực tiếp đến nhà cung cấp để yêu cầu hỗ trợ. 

5. Phần mềm EFY-eCONTRACT

EFY-eCONTRACT do EFY Việt Nam thiết kế dựa trên nhiều giải pháp công nghệ như nền tảng Web-base, Email Application… Phần mềm sử dụng 2 giao thức chính là API và XML nên có thể kết nối cùng đa dạng phần mềm khác. 

Ưu điểm của ứng dụng EFY-eCONTRACT: 

• EFY-eContract tương thích với nhiều thiết bị, dùng được cả giao diện Desktop và Mobile.
• Thiết lập hợp đồng trực tuyến thông qua các mẫu hợp đồng có sẵn, tiết kiệm thời gian tạo tìm hiểu từng bước.
• Quản lý hợp đồng trực tuyến, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và lập báo cáo tổng quan.
• Không giới hạn số lượng hợp đồng trong 1 lần gửi và người dùng được ký hàng loạt theo nhu cầu. 
• Hỗ trợ các loại chữ ký số: Token, HSM, OTP mail, OTP SMS…

6. Phần mềm MegaDoc 

MegaDoc là cái tên không thể bỏ qua khi tìm hiểu phần mềm hợp đồng điện tử. Với MegaDoc, việc trao đổi, ký kết sẽ trở nên đơn giản và an toàn, bảo mật hơn.

Ưu điểm của phần mềm MegaDoc:

• Tính năng ký đồng loạt nhiều hợp đồng cùng lúc, tiết kiệm thời gian, đảm bảo hiệu quả công việc.
• Người dùng lựa chọn lưu trữ online hoặc xuất hợp đồng thành bản cứng để lưu trữ.
• Phần mềm kết hợp server chính cùng các Server phụ tránh rủi ro thất lạc dữ liệu khi gặp sự cố.
• Tích hợp cả các mẫu báo cáo, thống kê hợp đồng lao động, hỗ trợ việc tạo lập báo cáo, kết nối với các cơ quan quản lý theo yêu cầu.

Nhược điểm của phần mềm  MegaDoc:

• Chỉ hỗ trợ ký kết bằng phiên bản Website. 
• Mẫu hợp đồng có sẵn còn hạn chế.

7. Phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign

Bên cạnh những gợi ý trên, phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign của Công ty Cổ phần MISA được xem là một trong những giải pháp toàn diện nhất. Phần mềm phát triển từ chính khó khăn của MISA trong việc trình ký, giao kết hàng chục nghìn tài liệu, chứng từ, hợp đồng hàng năm. Bởi vậy, MISA AMIS WeSign thực sự thấu hiểu và tập trung giải quyết những khó khăn cơ bản, cốt lõi nhất trong doanh nghiệp. 

Ưu điểm của phần mềm hợp đồng điện tử WeSign:

• Đơn giản hóa công việc: MISA AMIS WeSign tự động hóa toàn bộ quy trình như tạo luồng ký, phê duyệt, chuyển phát, nhắc nhở và lưu trữ tài liệu sau khi hoàn tất đàm phán. 
• Ký kết từ xa, mọi lúc mọi nơi: Phần mềm hỗ trợ hầu hết các loại chữ ký trên thị trường, sử dụng được trên nhiều thiết bị để người dùng không phải di chuyển tận nơi hay luôn phải mặt tại văn phòng. 
• Ký hàng loạt: MISA AMIS WeSign thúc đẩy công tác ký hàng loạt tài liệu được ký cùng lúc, tránh tình trạng ách tắc hoặc chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung. 
• Quản lý tài liệu tập trung: Phần mềm tích hợp hệ thống lưu trữ online, dễ dàng phân loại, tra cứu và hạn chế thất thoát tài liệu. 
• Phân quyền linh hoạt: Phần mềm có tính năng phân quyền xem, ký, điều phối, tải tài liệu,… chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ rò rỉ dữ liệu. 
• An toàn bảo mật: MISA AMIS WeSign cho phép cài đặt cơ chế xác thực người ký bằng mật khẩu, mã OTP,…

Đặc biệt, các khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp không nhất thiết phải có MISA AMIS WeSign để tiến hành ký kết. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật địa chỉ email của đối tác vào quy trình, phần mềm sẽ tự động gửi file hợp đồng tới khách hàng, đối tác.

III. Kết luận 

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về những phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất, được nhiều người tin tưởng nhất hiện nay. Hợp đồng điện tử chắc chắn sẽ trở thành xu hướng làm việc mới trong tương lai. Bởi vậy, các doanh nghiệp đều nên tìm hiểu nhà cung cấp, tính năng phù hợp và áp dụng phương thức này từ bây giờ.