3 cách phân loại nhân viên cực hiệu quả cho nhà quản lý

Phân loại nhân viên là một trong những công việc quan trọng của các nhà quản lý. Phân loại không chỉ giúp bạn đánh giá được năng lực và đóng góp của nhân viên mà còn giúp bạn quản lý con người một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc phân loại nhân viên không đơn giản và có thể gặp phải nhiều thách thức. Vậy nên, MISA AMIS HRM sẽ giới thiệu tới nhà quản trị 3 cách phân loại nhân viên hiệu quả nhất ngay sau đây. 

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Tầm quan trọng của việc phân loại nhân viên

Phân loại nhân viên là quá trình đánh giá và phân chia nhân viên theo năng lực, kinh nghiệm và đóng góp của họ trong công việc. Giúp nhà quản lý đánh giá được tài năng cũng như điểm hạn chế của từng nhân viên. Từ đó để phân bổ con người một cách thông minh và hiệu quả, đồng thời tạo ra sự cân bằng trong các phòng ban và bộ phận của doanh nghiệp.

Ngoài ra, cách phân loại nhân viên cũng giúp nhà quản lý xác định lộ trình phát triển cũng như các chính sách thưởng và khen thưởng phù hợp với từng nhân viên. Điều này thể hiện sự công bằng, bình đẳng, không thiên vị bất kỳ nhân viên nào. Giúp cho các nhân viên có động lực để phát triển bản thân, cải thiện kết quả làm việc và đóng góp tích cực cho doanh nghiệp.

2. Các tiêu chí phân loại nhân viên

Các tiêu chí phân loại nhân viên có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và ngành nghề, tuy nhiên, một số tiêu chí phổ biến:

2.1 Phân loại theo năng lực và kỹ năng

Phân loại nhân viên theo năng lực (ASK) giúp doanh nghiệp định hướng đào tạo, phát triển kỹ năng và xác định nhân sự đúng vị trí để có cơ hội thăng tiến cao. Tuy nhiên, đánh giá năng lực của nhân viên cần phải được thực hiện một cách công bằng và chính xác để tránh sự không hài lòng và tranh cãi trong công việc.

2.2 Phân loại theo thời gian làm việc

Việc phân loại nhân viên theo thời gian làm việc có thể giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình trạng nhân viên của công ty và đưa ra các quyết định phù hợp. Các nhân viên làm việc lâu năm thường có sự thấu hiểu sâu sắc về công việc và quy trình, giúp tăng năng suất và hiệu quả trong công việc.

Nhân viên thâm niên lâu năm thường có nhu cầu và mong muốn khác với những nhân viên mới. ​​Việc có kế hoạch phát triển riêng, chính sách, chế độ đãi ngộ riêng giúp tăng cường sự hài lòng của nhân viên với công ty và giúp giữ chân họ trong thời gian dài.

2.3 Phân loại theo mức độ quan trọng

Phân loại nhân viên theo mức độ quan trọng bao gồm 5 loại: bình thường, tài năng trẻ, quản lý/chuyên gia, cán bộ nguồn và chủ chốt để đãi ngộ. Đây là cách hiệu quả giúp lãnh đạo doanh nghiệp phân bổ tài nguyên và đưa ra các quyết định về đào tạo, phát triển và đãi ngộ nhân viên sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

3. Cách phân loại nhân viên để dùng người đúng việc

Dưới đây là 3 cách phân loại nhân viên hiệu quả nhất 2024 mà các nhà quản lý doanh nghiệp nên tham khảo áp dụng:

3.1 Phân loại nhân viên theo mô hình Skill and Will

Phân loại nhân viên theo mô hình Skill and Will là cách tiếp cận phổ biến để đánh giá và phát triển nhân viên.

Theo mô hình này, nhân viên được phân loại vào 4 nhóm dựa trên mức độ kỹ năng và động lực:

• High Skill, High Will: Nhân viên có kỹ năng cao và sự nhiệt huyết cao. Đây là những người đóng góp nhiều cho sự phát triển của công ty và cần được đánh giá và thưởng xứng đáng.
• High Skill, Low Will: Nhân viên có kỹ năng cao nhưng chưa nhiệt huyết hết mình. Đây là những người có thể đang trải qua khó khăn trong cuộc sống hoặc cảm thấy không hài lòng với công việc hiện tại. Cần tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách thúc đẩy động lực để giữ chân họ trong công ty.
• Low Skill, High Will: Nhân viên có niềm đam mê, nhiệt huyết nhưng kỹ năng thấp. Đây là những người có tâm huyết với công việc và cần được đào tạo và phát triển kỹ năng để đóng góp tốt hơn cho công ty.
• Low Skill, Low Will: Nhân viên có kỹ năng và sự nhiệt huyết đều thấp. Đây là những người không phù hợp với công việc hiện tại và cần tìm cách giải quyết như chuyển sang công việc khác hoặc đào tạo lại.

3.2 Phân loại nhân viên theo ma trận

Dựa vào kết quả thực hiện, hoàn thành công việc của nhân viên, cách phân loại nhân viên theo ma trận sẽ có những ô ma trận đánh dấu phù hợp. Trước hết, nhà quản lý nên đánh giá khả năng làm việc thông qua 6 câu hỏi cơ bản về thành tích.

Sau đó, tiếp tục đánh giá tiềm năng của nhân viên thông qua 10 câu hỏi về tiềm năng sau:

Cuối cùng là đặt nhân viên vào vị trí trong bảng ma trận các ô từ 1 đến 9. Trong đó:

• Ô 2, 3 và 6 = nhân viên hàng đầu.
• Ô 1, 4 và 5 = nhân viên tốt.
• Ô 7, 8 và 9 = nhân viên kém.

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ GIÚP HOẠT ĐỘNG PHÂN LOẠI NHÂN VIÊN CHUẨN XÁC VÀ HIỆU QUẢ HƠN 

Việc phân loại, đánh giá nhân viên theo năng lực là hoạt động mang tính chiến lược, tạo nền tảng xây dựng đội ngũ cán bộ nguồn trong tương lai cho công ty. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (>100 nhân viên), việc đánh giá toàn diện đội ngũ lao động luôn gặp khó khăn và hạn chế.

Cụ thể, những doanh nghiệp quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công trên Excel trong quá trình đánh giá và phân loại thường gặp phải một số vấn đề sau:

• Khó truy xuất toàn bộ dữ liệu về vòng đời nhân viên trong thời gian ngắn. Phòng nhân sự có thể tồn hàng giờ cho việc tìm kiếm thông tin của nhân viên.
• Thất thoát một số dữ liệu quan trọng của nhân viên do doanh nghiệp có thói quen lưu trữ giấy tờ bản cứng lâu ngày trong kho tài liệu.
• Đánh giá sai năng lực nhân viên do thiếu dữ liệu gây mâu thuẫn nội bộ, khiến nhiều nhân tài quyết định dứt áo ra đi.
• Không thể đánh giá nhân viên chính xác nhất do thiếu Báo cáo nhân sự theo dữ liệu thời gian thực.

Để hạn chế những trường hợp trên, nhiều doanh nghiệp quyết định sử dụng phần mềm quản trị nhân sự nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý nguồn nhân lực được chuyên nghiệp và hiệu quả. Trong đó MISA AMIS HRM là phần mềm hiếm hoi quản lý được toàn diện các nghiệp vụ chuyên môn của phòng nhân sự uy tín nhất hiện nay.

Phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM là ứng dụng công nghệ chuyên về nguồn nhân lực đến từ Công ty cổ phần MISA với nhiều phân hệ nổi bật như: Chấm công, tính lương, thông tin nhân sự,… Phần mềm được đánh giá cao bởi tính năng xây dựng hồ sơ năng lực và đánh giá nhân viên định kỳ, cho phép lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ nhân sự dễ dàng tra cứu hồ sơ nhân viên để đưa ra quyết định phù hợp. 

Dùng ngay miễn phí

Phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM cũng được tích hợp thêm chức năng nhắc việc như một trợ lý ảo nhắc nhở các công việc chưa hoàn thành, cập nhật báo cáo tiến độ và phản hồi công việc cho đội ngũ cán bộ nhân viên. Ngoài ra, MISA AMIS HRM còn cho phép thực hiện công việc từ bất kỳ đâu và trên nhiều thiết bị khác nhau.

KHÁCH HÀNG NÓI GÌ VỀ PHẦN MỀM NHÂN SỰ MISA AMIS HRM? 

Đến nay phần mềm MISA AMIS đã có mặt trong hoạt động quản trị của hơn 17.000 doanh nghiệp Việt Nam. Sản phẩm hỗ trợ ban lãnh đạo và nhà quản trị nhân sự xây dựng những chiến lược đúng đắn, kịp thời và hiệu quả. Đặc biệt, MISA AMIS được tích hợp nhiều chức năng nghiệp vụ chuyên sâu nên phù hợp với mọi ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh hiện nay.

Nhận xét về phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM, chị Trần Thị Thu – Công ty Trống Đồng Palace chia sẻ: “Sau khi sử dụng phần mềm MISA AMIS HRM, phòng Nhân sự của tôi không còn bị khiếu nại về chấm công – tính lương vào mỗi cuối tháng nữa. Thay vì nhiều HR cùng phải làm việc để báo cáo các số liệu về nhân sự – chấm công – tính lương, giờ đây chúng tôi chỉ cần duy nhất một nhân sự đảm nhận.”

4. Bí quyết phân loại nhân viên hiệu quả

Để phân loại nhân viên hiệu quả, có một số bí quyết sau:

• Xác định các tiêu chí phân loại: Trước khi phân loại, cần xác định rõ các tiêu chí để đánh giá nhân viên như kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ, hiệu suất làm việc, năng lực lãnh đạo,…
• Áp dụng mô hình phù hợp: Có nhiều mô hình phân loại nhân viên như ma trận Skill and Will, phân loại theo thời gian làm việc, phân loại theo mức độ quan trọng,… Cần chọn mô hình phù hợp với đặc thù và quy mô của doanh nghiệp.
• Sử dụng công nghệ phần mềm hỗ trợ: Các công nghệ phần mềm như MISA AMIS HRM có tính năng xây dựng hồ sơ nhân viên, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc, giúp quản lý doanh nghiệp dễ dàng phân loại và quản lý nhân viên.
• Tạo sự minh bạch và công bằng: Phân loại nhân viên cần được thực hiện một cách minh bạch, công bằng và đồng nhất. Các tiêu chí và kết quả phân loại cần được thông báo rõ ràng đến nhân viên.
• Đánh giá thường xuyên: Việc phân loại cần được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình phân loại.

5. Kết luận

Việc phân loại nhân viên là một hoạt động quan trọng giúp các doanh nghiệp nắm bắt và sử dụng tối đa tài năng nhân viên. Những cách phân loại nhân viên hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp tạo ra một đội ngũ nhân viên chất lượng cao, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc và đóng góp cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thời gian tới.

Bài viết được tổng hợp và biên soạn bởi Viện Đổi mới doanh nghiệp MISA (MIBI), để cập nhật các thông tin hữu ích mời bạn đọc truy cập kho tài nguyên miễn phí về Khóa học/Video/Ebook tại Viện đổi mới doanh nghiệp MISA