SAP là gì? Phần mềm SAP ERP ứng dụng thế nào trong doanh nghiệp? 

Trong thời đại số hóa, các doanh nghiệp đang ngày càng tìm kiếm những giải pháp quản trị tối ưu để nâng cao hiệu quả vận hành và tăng sức cạnh tranh.

Phần mềm SAP là gì nổi bật như một công cụ quản lý toàn diện, tích hợp các chức năng từ tài chính, nhân sự, sản xuất đến chuỗi cung ứng.

Với khả năng tùy biến linh hoạt và hiệu quả vượt trội, SAP không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mà còn cung cấp dữ liệu chính xác, giúp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Vậy điều gì đã khiến SAP trở thành sự lựa chọn hàng đầu của hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới? Hãy cùng khám phá những lợi ích và lưu ý quan trọng khi sử dụng phần mềm này! Vậy các doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm SAP ERP như thế nào?

[MISA TẶNG BẠN] ẤN PHẨM CON ĐƯỜNG QUẢN TRỊ QUA CHUYỂN ĐỔI SỐ: KHI DỮ LIỆU CHÍNH XÁC, LIÊN THÔNG, KỊP THỜI TẠO RA NHỮNG QUYẾT ĐỊNH TRÚNG

1. SAP là gì? Giới thiệu về phần mềm SAP ERP

1.1. SAP viết tắt của gì?

SAP là phần mềm gì? Để hiểu rõ khái niệm phần mềm SAP thì trước tiên bạn sẽ phải hiểu SAP là viết tắt của những từ gì.

SAP là viết tắt của “Systems, Applications, and Products in Data Processing”, được thành lập vào năm 1972 tại Đức. Đây là một trong những phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) hàng đầu thế giới, chuyên cung cấp các giải pháp quản lý và vận hành doanh nghiệp toàn diện.

 

SAP không chỉ là một phần mềm quản lý thông thường mà còn là một hệ thống tích hợp các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp như tài chính, sản xuất, nhân sự, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Hiện tại, SAP đã phục vụ hơn 400.000 khách hàng trên toàn cầu, bao gồm các tập đoàn lớn như Coca-Cola, Unilever và BMW, thể hiện vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực ERP.

1.2. Chức năng chính của phần mềm SAP

SAP mang đến nhiều mô-đun chức năng khác nhau, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động. Dưới đây là những chức năng chính:

Quản lý tài chính (SAP Financial Management – SAP FI)

• Cung cấp các công cụ quản lý dòng tiền, kế toán, và tài chính.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính chi tiết, tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán quốc tế.
• Theo dõi và tối ưu hóa nguồn vốn, từ đó đưa ra các quyết định tài chính chính xác.

Quản lý chuỗi cung ứng (SAP Supply Chain Management – SAP SCM)

• Theo dõi toàn bộ quy trình từ lập kế hoạch sản xuất, mua sắm nguyên liệu, đến giao hàng cho khách hàng.
• Tự động hóa quy trình nhập hàng, xuất hàng, và quản lý kho.
• Giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics.

Quản lý nhân sự (SAP Human Capital Management – SAP HCM)

• Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo đến quản lý lương thưởng và hiệu suất làm việc.
• Tích hợp dữ liệu nhân sự trong toàn bộ hệ thống để hỗ trợ phân tích và ra quyết định.

Các mô-đun khác: Ngoài các chức năng chính, SAP còn có các mô-đun mở rộng đáp ứng nhu cầu đa dạng của từng doanh nghiệp:

• CRM (Customer Relationship Management): Quản lý quan hệ khách hàng, giúp tối ưu hóa chiến lược bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• PP (Production Planning): Hỗ trợ lập kế hoạch và điều phối sản xuất.
• MM (Material Management): Quản lý nguyên vật liệu và quy trình mua hàng.
• BI (Business Intelligence): Cung cấp công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo trực quan.

Phần mềm ERP SAP không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mà còn đóng vai trò như một cầu nối thông tin, đảm bảo mọi bộ phận hoạt động đồng bộ, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu suất vận hành.

Tham khảo thêm: Phần mềm ERP là gì và ứng dụng của ERP trong hoạt động quản lý doanh nghiệp

2. Lợi ích của Phần mềm SAP ERP trong doanh nghiệp 

Hiện nay, phần mềm SAP ERP chiếm được sự tin tưởng của hàng nghìn doanh nghiệp khắp thế giới. Tại Việt Nam, một số công ty hàng đầu cũng lựa chọn ERP SAP bởi những giá trị sau:

2.1. Tích hợp toàn diện các phòng ban

Phần mềm SAP cho phép doanh nghiệp quản lý và kết nối dữ liệu từ tất cả các phòng ban như tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng, và chuỗi cung ứng trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp:

• Đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận.
• Tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán, không nhất quán.
• Tăng cường hiệu quả phối hợp và giảm thiểu xung đột nội bộ.

2.2. Tối ưu hóa quy trình vận hành

Với khả năng tự động hóa các quy trình, SAP giúp doanh nghiệp:

• Giảm thời gian xử lý các tác vụ thủ công.
• Đơn giản hóa các quy trình phức tạp như quản lý tài chính, chuỗi cung ứng hoặc sản xuất.
• Tăng năng suất lao động nhờ loại bỏ các bước không cần thiết.

2.3. Cải thiện khả năng ra quyết định

SAP cung cấp các báo cáo chi tiết, dữ liệu thời gian thực và công cụ phân tích mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp:

• Đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn dựa trên dữ liệu thực tế.
• Phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đề xuất các giải pháp kịp thời.
• Lên kế hoạch chiến lược dài hạn dựa trên dữ liệu dự đoán.

2.4. Tăng cường quản lý tài chính

SAP hỗ trợ quản lý dòng tiền, kế toán, và lập báo cáo tài chính với độ chính xác cao, bao gồm:

• Theo dõi chi phí, doanh thu, và lợi nhuận theo thời gian thực.
• Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán quốc tế.
• Quản lý ngân sách và tối ưu hóa nguồn vốn hiệu quả.

2.5. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

Mô-đun SAP HCM (Human Capital Management) giúp doanh nghiệp quản lý đội ngũ nhân sự tốt hơn thông qua:

• Theo dõi hiệu suất làm việc, lương thưởng và đào tạo nhân viên.
• Tự động hóa quy trình tuyển dụng và quản lý thông tin nhân sự.
• Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý để tối đa hóa hiệu quả công việc.

Đọc ngay: Tổng quan về ERP và các phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm SAP ERP? 

Phần mềm SAP mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp, đặc biệt là một số loại hình doanh nghiệp dưới đây:

• Doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất: Ứng dụng SAP ERP hỗ trợ toàn diện trong quản lý sản xuất. Doanh nghiệp quản lý từ kho bãi, nguyên vật liệu đến nhân sự, kiểm soát chặt chẽ các quy trình sản xuất.
• Doanh nghiệp lĩnh vực bán lẻ: Phần mềm tối ưu hóa hoạt động bán hàng, quản lý kho hàng và chăm sóc khách hàng. Nhờ đó cải thiện hiệu suất vận hành của các doanh nghiệp bán lẻ.
• Doanh nghiệp cần tối ưu quy trình vận hành: SAP là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức muốn cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và cắt giảm chi phí.
• Công ty hoạt động đa quốc gia: Với khả năng quản lý hoạt động kinh doanh trên quy mô toàn cầu, SAP là giải pháp được nhiều công ty đa quốc gia lựa chọn.

Ngoài ra, các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như bất động sản, vận tải, dược phẩm, xây dựng… cũng có thể đạt được nhiều lợi ích khi ứng dụng SAP vào quản trị.

4. Bốn module chức năng chính của phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP

4.1. Kế toán

Chức năng quản trị tài chính kế toán của SAP bao gồm:

• Kế toán kho: Lập phiếu nhập kho định kỳ, phân bổ chi phí theo hóa đơn, xuất các báo cáo liên quan.
• Kế toán mua hàng: Theo dõi công nợ nhà cung cấp, tạo phiếu mua hàng, quản lý công nợ phải trả.
• Kế toán bán hàng: Lập và in các phiếu bán hàng, quản lý chiết khấu, công nợ phải trả, quản lý chứng từ thanh toán bán hàng.
• Kế toán tổng hợp: Bút toán tổng hợp, trích xuất các số liệu kế toán.
• Kế toán tài sản cố định: Ghi nhận phát sinh tăng/giảm tài sản cố định, quản lý sổ sách và bảng khấu hao tài sản cố định.

4.2. Quản lý bán hàng

• Quản lý nhà cung cấp và nguyên vật liệu: Theo dõi hàng hóa đầu vào từ các nhà cung cấp.
• Quản lý danh sách đơn hàng: Quản lý các đơn hàng từ nhà cung cấp, quá trình giao nhận.
• Lập phiếu nhập kho: Theo dõi công nợ và các đơn hàng đến hạn thanh toán.
• Xử lý trả hàng hóa: Lập phiếu trả hàng khi có yêu cầu, báo cáo tình trạng cung cấp của nhà cung cấp.
• Quản lý danh mục sản phẩm: Lập và theo dõi đơn hàng của từng khách hàng, theo dõi công nợ và thanh toán.

4.3. Quản lý Kho

• Nhập kho: Nhập kho, tự động phân bổ chi phí mua hàng.
• Quản lý xuất kho/chuyển kho: Theo dõi quá trình xuất kho, chuyển kho, điều chỉnh, nhập kho.
• In thẻ kho: Tạo thẻ kho cụ thể cho từng sản phẩm và từng kho.
• Báo cáo kiểm kho và cảnh báo tồn kho: Xuất báo cáo kiểm kho, cảnh báo mặt hàng sắp hết trong tồn kho.
• Quản lý định mức hàng hóa: Theo dõi định mức hàng hóa và thực hiện các nghiệp vụ quản lý kho khác.

4.4. Bảo trì và Bảo hành Sản phẩm

• Quản lý danh mục thiết bị: Theo dõi danh mục thiết bị đã bán và các phụ tùng thay thế kèm bảo hành.
• Quản lý thông tin nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên tại các trung tâm bảo hành
• Quản lý bảo hành: Theo dõi danh sách các phiếu bảo hành sản phẩm.
• Quản lý lịch bảo trì, bảo hành: Theo dõi thiết bị hết hạn bảo hành hoặc đến hạn bảo trì.
• Cảnh báo bảo trì: Thống kê các sản phẩm hư hỏng, cảnh báo đến hẹn bảo hành, bảo trì cho các sản phẩm khác.

Các module trên giúp SAP trở thành một công cụ toàn diện, đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng của doanh nghiệp từ tài chính, kho bãi, bán hàng đến bảo trì sản phẩm.

5. Cách triển khai phần mềm ERP SAP cho doanh nghiệp Việt Nam 

Để phát triển ERP SAP, doanh nghiệp cần có đội ngũ chuyên viên liên kết với nhóm tư vấn của SAP. Nhóm tư vấn này phụ trách thực hiện đánh giá chung, hướng dẫn cài đặt cũng như đào tạo cho doanh nghiệp. 

Tất cả các tác vụ của SAP được triển khai trên GUI – một giao diện đồ họa với cấu trúc phân tầng, nhiều màn hình để người dùng đọc được nhiều thông tin trên cơ sở dữ liệu. Vì vậy, người dùng lần đầu tiên chắc chắn cần trải qua một số buổi đào tạo để sử dụng thành thạo. 

Quy trình triển khai ERP SAP bao gồm năm giai đoạn dưới đây:

5.1. Tìm hiểu yêu cầu thực tế 

Ở bước thứ nhất, người dùng xác định các nỗi đau và giải pháp mong muốn SAP khắc phục. Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm bản dùng thử miễn phí nhằm khám phá tính năng, thử nghiệm mức độ đáp ứng của phần mềm trước khi quyết định mua bản đầy đủ. 

5.2. Truyền thông đến đội ngũ nhân sự 

Người quản lý cần thiết lập lại kế hoạch làm việc tinh gọn và giao trách nhiệm chi tiết đến từng thành viên. Mỗi cá nhân tham gia đều phải học cách thao tác trên phần mềm cũng như nắm chắc những nội dung sau: 

• Mục tiêu, ý nghĩa của việc quản lý công việc trên SAP. 
• Xác định vai trò của bản thân cũng như đầu mối quản lý trực tiếp, quản lý cấp cao để gửi đề xuất, xin phê duyệt đúng quy trình. 
• Nắm được bức tranh tổng quan các bước thực hiện hoặc các giai đoạn trong một dự án. 

5.3. Thiết lập quy trình ứng dụng phần mềm 

Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành xây dựng quy trình làm việc mới với phần mềm SAP. Giai đoạn này người quản lý cũng nên xác nhận rằng kế hoạch phân công, quản lý hiện tại đáp ứng tốt yêu cầu kinh doanh.

5.4. Khảo sát ý kiến nhân sự

Sau khi thống nhất quy trình, doanh nghiệp có thể bắt đầu thử nghiệm đơn giản ở những bộ phận đang khó khăn. Lúc này, đội ngũ nhân viên phải tuân thủ kế hoạch chuyển đổi mới, nhập dữ liệu vào hệ thống và kiểm tra kết quả liên tục. Đồng thời, người quản lý sẽ quan sát toàn bộ vòng đời dự án hay tiến trình công việc để tìm ra “điểm nóng” cần cải tiến.

5.5. Triển khai đồng bộ trong doanh nghiệp 

Cuối cùng, doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống SAP toàn diện với tất cả phòng ban, bộ phận. Nếu doanh nghiệp chỉ triển khai đơn lẻ một số nghiệp vụ thì vẫn sẽ gây ra sự rời rạc, thiếu liên kết. Do đó, doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm SAP đúng cách để đạt được kết quả tốt nhất. 

6. Những lưu ý khi sử dụng phần mềm SAP

6.1. Lựa chọn đối tác triển khai uy tín

Phần mềm SAP yêu cầu sự hỗ trợ từ các đơn vị triển khai có chuyên môn cao. Một đối tác triển khai uy tín sẽ:

• Phân tích kỹ lưỡng nhu cầu và quy mô doanh nghiệp.
• Tư vấn các mô-đun SAP phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh.
• Đảm bảo quá trình triển khai suôn sẻ, hạn chế rủi ro kỹ thuật.
  Do đó, hãy ưu tiên những đối tác có kinh nghiệm, chứng chỉ SAP, và phản hồi tích cực từ các dự án đã thực hiện.

MISA AMIS – Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất do Công ty Cổ phần MISA phát triển cho doanh nghiệp Việt Nam. Hơn 250.000 khách hàng doanh nghiệp đang tin chọn nhờ khả năng kết nối nghiệp vụ Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, Điều hành xuyên suốt:

Đăng ký dùng thử

Đặc biệt, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp lựa chọn nghiệp vụ phù hợp ở thời điểm hiện tại. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn triển khai các nghiệp vụ cần thiết. Tất cả đều được kết nối, đồng bộ dữ liệu chặt chẽ với nhau để giảm các thao tác thủ công và tự động hóa quy trình.

• Hợp nhất dữ liệu Tài chính – Bán hàng – Nhân sự – Điều hành
• Báo cáo theo thời gian thực (realtime) trên một nền tảng
• Giảm 90% tác vụ thủ công cho doanh nghiệp
• Liên kết phòng ban – chấm dứt chồng chéo công việc, quy trình
• Dữ liệu bảo mật chuẩn ISO, giao diện thân thiện dễ dùng

6.2. Xác định nhu cầu và mục tiêu rõ ràng

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần làm rõ:

• Mục tiêu cụ thể cần đạt được khi sử dụng SAP (quản lý tài chính, tối ưu sản xuất, cải thiện chuỗi cung ứng, v.v.).
• Các quy trình kinh doanh nào cần được tự động hóa hoặc tối ưu.
• Dự toán chi phí và thời gian triển khai, để cân đối nguồn lực và ngân sách.

Việc xác định rõ nhu cầu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí tài nguyên.

6.3. Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm

SAP là một hệ thống phức tạp với nhiều chức năng nâng cao, đòi hỏi đội ngũ nhân sự có kỹ năng sử dụng. Các lưu ý quan trọng bao gồm:

• Đào tạo đội ngũ nhân viên trực tiếp sử dụng SAP để họ làm quen với giao diện và chức năng phần mềm.
• Cử các nhân sự chủ chốt tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu, thậm chí đạt chứng chỉ SAP nếu cần thiết.
• Thiết lập đội hỗ trợ nội bộ để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.

7. Kết luận

Như vậy, việc sử dụng và khai thác tối ưu những tính năng của phần mềm SAP ERP sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động vượt trội. 

Hy vọng những chia sẻ về khái niệm, vai trò cùng cách thức triển khai phần mềm ERP SAP trên đây đã giúp doanh nghiệp có thêm thông tin hữu ích về phần mềm này. Ngoài ra, đừng quên truy cập nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS để cập nhật hệ thống kiến thức chuyên sâu về quản lý, điều hành doanh nghiệp nhé.

[TẢI NGAY] Ấn phẩm Con đường quản trị qua chuyển đổi số: Khi dữ liệu chính xác, liên thông, kịp thời tạo ra những quyết định trúng

.