SAP là gì? Phần mềm SAP ERP ứng dụng thế nào trong doanh nghiệp? 

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn đều đang áp dụng công nghệ mới vào quản lý điều hành. Trong đó, các giải pháp hoạch định nguồn lực toàn diện như phần mềm SAP ERP được rất nhiều doanh nghiệp đánh giá cao. Vậy phần mềm SAP là gì? Các doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm SAP ERP như thế nào?

1. SAP là gì? Giới thiệu về phần mềm SAP ERP

Phần mềm SAP ERP là phần mềm hoạch định doanh nghiệp nổi tiếng của công ty SAP giúp doanh nghiệp tối ưu các nghiệp vụ quan trọng như quản lý khách hàng, quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng

Trong đó, SAP là gì? SAP ERP là gì? được viết tắt từ System Application Programing – một công ty nổi tiếng với những sản phẩm phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tại Đức.

ERP là viết tắt của các từ Enterprise – Resource – Planning, có nghĩa là doanh nghiệp – nguồn lực – hoạch định. Đây là một hệ thống mà qua đó doanh nghiệp có thể hoạch định nguồn lực và quản lý tất cả hoạt động của mình.

Ra đời từ năm 2006, phần mềm SAP ERP đã không ngừng phát triển và cải tiến thêm nhiều phiên bản mới. Cho đến nay phần mềm quản trị doanh nghiệp, hay SAP cung cấp đầy đủ tính năng đa dạng giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện mọi quy trình vận hành bao gồm: 

• Kiểm soát kế toán tài chính và lập kế hoạch sản xuất.
• Quản lý nguyên vật liệu, quản lý chất lượng sản phẩm đầu ra. 
• Quản lý nguồn vốn đầu tư vào nguồn nhân lực.
• Khả năng quản lý hoạt động phân phối, bán hàng đa chiều.  
• Theo dõi, nhắc hẹn bảo trì thiết bị, tài sản. 

>> Tham khảo thêm: Phần mềm ERP là gì và ứng dụng của ERP trong hoạt động quản lý doanh nghiệp

2. Lợi ích của Phần mềm SAP ERP trong doanh nghiệp 

Hiện nay, phần mềm SAP ERP chiếm được sự tin tưởng của hàng nghìn doanh nghiệp khắp thế giới. Tại Việt Nam, một số công ty hàng đầu cũng lựa chọn ERP SAP bởi những giá trị sau:

• Phần mềm ERP SAP cho phép doanh nghiệp rút ngắn thời gian tính toán, xử lý và tổng hợp đơn hàng. Chi phí đầu tư vào các hoạt động kinh doanh được tiết kiệm tối đa, tránh lãng phí nguồn lực tốt hơn so với cách quản lý truyền thống. 
• SAP cho phép doanh nghiệp tính toán giá bán nhanh chóng dựa trên số liệu đầu vào. Đây là vai trò quan trọng hàng đầu giúp việc kinh doanh diễn ra thuận lợi, thu về lợi nhuận cao. 
• Phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP tạo nên nền tảng tập trung cho toàn bộ nhân sự, phòng ban trong công ty cùng cập nhật, chuyển giao dữ liệu đồng bộ. 
• Theo thời gian, phần mềm SAP ERP góp phần xây dựng tác phong làm việc vừa chuyên nghiệp, chính xác, vừa linh hoạt, hiệu quả. 
• Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí phân phối, vận chuyển hàng hóa và quản lý nhân sự nhờ nắm bắt thông tin theo thời gian thực, phân chia trách nhiệm minh bạch. 
• SAP ERP xây dựng hệ thống quy trình làm việc tự động hóa, liên thông giữa các phòng ban. Từ đó, các doanh nghiệp có quy mô, đặc thù kinh doanh khác nhau đều giảm thiểu phần lớn công việc giấy tờ dễ sai sót hoặc lặp đi lặp lại.

MISA AMIS – Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất do Công ty Cổ phần MISA phát triển cho doanh nghiệp Việt Nam. Hơn 250.000 khách hàng doanh nghiệp đang tin chọn nhờ khả năng kết nối nghiệp vụ Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, Điều hành xuyên suốt:

Đăng ký dùng thử

Đặc biệt, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp lựa chọn nghiệp vụ phù hợp ở thời điểm hiện tại. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn triển khai các nghiệp vụ cần thiết. Tất cả đều được kết nối, đồng bộ dữ liệu chặt chẽ với nhau để giảm các thao tác thủ công và tự động hóa quy trình.

• Hợp nhất dữ liệu Tài chính – Bán hàng – Nhân sự – Điều hành
• Báo cáo theo thời gian thực (realtime) trên một nền tảng
• Giảm 90% tác vụ thủ công cho doanh nghiệp
• Liên kết phòng ban – chấm dứt chồng chéo công việc, quy trình
• Dữ liệu bảo mật chuẩn ISO, giao diện thân thiện dễ dùng

3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm SAP ERP? 

Phần mềm SAP mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp, đặc biệt là một số loại hình doanh nghiệp dưới đây:

• Doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất: Ứng dụng SAP ERP hỗ trợ toàn diện trong quản lý sản xuất. Doanh nghiệp quản lý từ kho bãi, nguyên vật liệu đến nhân sự, kiểm soát chặt chẽ các quy trình sản xuất.
• Doanh nghiệp lĩnh vực bán lẻ: Phần mềm tối ưu hóa hoạt động bán hàng, quản lý kho hàng và chăm sóc khách hàng. Nhờ đó cải thiện hiệu suất vận hành của các doanh nghiệp bán lẻ.
• Doanh nghiệp cần tối ưu quy trình vận hành: SAP là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức muốn cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và cắt giảm chi phí.
• Công ty hoạt động đa quốc gia: Với khả năng quản lý hoạt động kinh doanh trên quy mô toàn cầu, SAP là giải pháp được nhiều công ty đa quốc gia lựa chọn.

Ngoài ra, các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như bất động sản, vận tải, dược phẩm, xây dựng… cũng có thể đạt được nhiều lợi ích khi ứng dụng SAP vào quản trị.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý kho bãi được đánh giá tốt nhất hiện nay

4. Bốn module chức năng chính của phần mềm SAP

4.1. Kế toán

Chức năng quản trị tài chính kế toán của SAP bao gồm:

• Kế toán kho: Lập phiếu nhập kho định kỳ, phân bổ chi phí theo hóa đơn, xuất các báo cáo liên quan.
• Kế toán mua hàng: Theo dõi công nợ nhà cung cấp, tạo phiếu mua hàng, quản lý công nợ phải trả.
• Kế toán bán hàng: Lập và in các phiếu bán hàng, quản lý chiết khấu, công nợ phải trả, quản lý chứng từ thanh toán bán hàng.
• Kế toán tổng hợp: Bút toán tổng hợp, trích xuất các số liệu kế toán.
• Kế toán tài sản cố định: Ghi nhận phát sinh tăng/giảm tài sản cố định, quản lý sổ sách và bảng khấu hao tài sản cố định.

4.2. Quản lý bán hàng

• Quản lý nhà cung cấp và nguyên vật liệu: Theo dõi hàng hóa đầu vào từ các nhà cung cấp.
• Quản lý danh sách đơn hàng: Quản lý các đơn hàng từ nhà cung cấp, quá trình giao nhận.
• Lập phiếu nhập kho: Theo dõi công nợ và các đơn hàng đến hạn thanh toán.
• Xử lý trả hàng hóa: Lập phiếu trả hàng khi có yêu cầu, báo cáo tình trạng cung cấp của nhà cung cấp.
• Quản lý danh mục sản phẩm: Lập và theo dõi đơn hàng của từng khách hàng, theo dõi công nợ và thanh toán.

4.3. Quản lý Kho

• Nhập kho: Nhập kho, tự động phân bổ chi phí mua hàng.
• Quản lý xuất kho/chuyển kho: Theo dõi quá trình xuất kho, chuyển kho, điều chỉnh, nhập kho.
• In thẻ kho: Tạo thẻ kho cụ thể cho từng sản phẩm và từng kho.
• Báo cáo kiểm kho và cảnh báo tồn kho: Xuất báo cáo kiểm kho, cảnh báo mặt hàng sắp hết trong tồn kho.
• Quản lý định mức hàng hóa: Theo dõi định mức hàng hóa và thực hiện các nghiệp vụ quản lý kho khác.

4.4. Bảo trì và Bảo hành Sản phẩm

• Quản lý danh mục thiết bị: Theo dõi danh mục thiết bị đã bán và các phụ tùng thay thế kèm bảo hành.
• Quản lý thông tin nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên tại các trung tâm bảo hành
• QUản lý bảo hành: Theo dõi danh sách các phiếu bảo hành sản phẩm.
• Quản lý lịch bảo trì, bảo hành: Theo dõi thiết bị hết hạn bảo hành hoặc đến hạn bảo trì.
• Cảnh báo bảo trì: Thống kê các sản phẩm hư hỏng, cảnh báo đến hẹn bảo hành, bảo trì cho các sản phẩm khác.

Các module trên giúp SAP trở thành một công cụ toàn diện, đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng của doanh nghiệp từ tài chính, kho bãi, bán hàng đến bảo trì sản phẩm.

5. Cách triển khai phần mềm ERP SAP cho doanh nghiệp Việt Nam 

Để phát triển ERP SAP, doanh nghiệp cần có đội ngũ chuyên viên liên kết với nhóm tư vấn của SAP. Nhóm tư vấn này phụ trách thực hiện đánh giá chung, hướng dẫn cài đặt cũng như đào tạo cho doanh nghiệp. 

Tất cả các tác vụ của SAP được triển khai trên GUI – một giao diện đồ họa với cấu trúc phân tầng, nhiều màn hình để người dùng đọc được nhiều thông tin trên cơ sở dữ liệu. Vì vậy, người dùng lần đầu tiên chắc chắn cần trải qua một số buổi đào tạo để sử dụng thành thạo. 

Quy trình triển khai ERP SAP bao gồm năm giai đoạn dưới đây:

5.1. Tìm hiểu yêu cầu thực tế 

Ở bước thứ nhất, người dùng xác định các nỗi đau và giải pháp mong muốn SAP khắc phục. Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm bản dùng thử miễn phí nhằm khám phá tính năng, thử nghiệm mức độ đáp ứng của phần mềm trước khi quyết định mua bản đầy đủ. 

5.2. Truyền thông đến đội ngũ nhân sự 

Người quản lý cần thiết lập lại kế hoạch làm việc tinh gọn và giao trách nhiệm chi tiết đến từng thành viên. Mỗi cá nhân tham gia đều phải học cách thao tác trên phần mềm cũng như nắm chắc những nội dung sau: 

• Mục tiêu, ý nghĩa của việc quản lý công việc trên SAP. 
• Xác định vai trò của bản thân cũng như đầu mối quản lý trực tiếp, quản lý cấp cao để gửi đề xuất, xin phê duyệt đúng quy trình. 
• Nắm được bức tranh tổng quan các bước thực hiện hoặc các giai đoạn trong một dự án. 

>> Xem thêm: Asana là gì? Cách ứng dụng phần mềm Asana trong công việc và quản lý nhân sự

5.3. Thiết lập quy trình ứng dụng phần mềm 

Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành xây dựng quy trình làm việc mới với phần mềm SAP. Giai đoạn này người quản lý cũng nên xác nhận rằng kế hoạch phân công, quản lý hiện tại đáp ứng tốt yêu cầu kinh doanh.

5.4. Khảo sát ý kiến nhân sự

Sau khi thống nhất quy trình, doanh nghiệp có thể bắt đầu thử nghiệm đơn giản ở những bộ phận đang khó khăn. Lúc này, đội ngũ nhân viên phải tuân thủ kế hoạch chuyển đổi mới, nhập dữ liệu vào hệ thống và kiểm tra kết quả liên tục. Đồng thời, người quản lý sẽ quan sát toàn bộ vòng đời dự án hay tiến trình công việc để tìm ra “điểm nóng” cần cải tiến.

5.5. Triển khai đồng bộ trong doanh nghiệp 

Cuối cùng, doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống SAP toàn diện với tất cả phòng ban, bộ phận. Nếu doanh nghiệp chỉ triển khai đơn lẻ một số nghiệp vụ thì vẫn sẽ gây ra sự rời rạc, thiếu liên kết. Do đó, doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm SAP đúng cách để đạt được kết quả tốt nhất. 

6. Ví dụ về doanh nghiệp ứng dụng SAP ERP thành công

SAP là công ty công nghệ lớn thứ 12 trên thế giới và là nhà cung cấp ERP nổi tiếng được sử dụng bởi hơn 404.000 doanh nghiệp trên 180 quốc gia. Khách hàng của công ty trải rộng từ các tập đoàn lớn đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề đa dạng. 

Ví dụ, công ty dầu khí quốc gia của ANH (London) sử dụng phần mềm SAP ERP cho hầu hết hoạt động quản lý hậu cần, theo dõi hành trình cung cấp dầu khí. Đơn vị này thu về doanh thu hàng năm khoảng 222,8 tỷ USD nhờ hệ thống điều hành SAP bao quát được mạng lưới phân phối rộng lớn. 

Đối với Coca-Cola, SAP đã giúp công ty giám sát sản xuất, bán hàng và phân phối sản phẩm trên khắp thế giới. Ngoài ra, Coca-Cola còn theo dõi nhân viên cùng các công việc liên kết với đối tác theo thời gian thực ngay trên nền tảng SAP. 

Hay 3M, nhà sản xuất đa quốc gia đến từ Minneapolis với doanh thu 31,66 tỷ USD hàng năm cũng sử dụng SAP để quản lý sản xuất và phân phối hơn 55.000 sản phẩm đến 65 quốc gia.

7. Kết luận

Như vậy, việc sử dụng và khai thác tối ưu những tính năng của phần mềm SAP ERP sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động vượt trội. 

Hy vọng những chia sẻ về khái niệm, vai trò cùng cách thức triển khai phần mềm ERP SAP trên đây đã giúp doanh nghiệp có thêm thông tin hữu ích về phần mềm này. Ngoài ra, đừng quên truy cập nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS để cập nhật hệ thống kiến thức chuyên sâu về quản lý, điều hành doanh nghiệp nhé.

[TẢI NGAY] Ấn phẩm Con đường quản trị qua chuyển đổi số: Khi dữ liệu chính xác, liên thông, kịp thời tạo ra những quyết định trúng