Ngày nay, nhu cầu mua bán, trao đổi hàng hóa ngày càng cao. Doanh nghiệp không chỉ xuất, nhập hàng với nhà cung cấp hay đối tác mà còn phải giao hàng liên tục tới khách hàng. Vì vậy, việc hiểu được quy trình vận chuyển hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, giảm thiểu chi phí và và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa cùng những hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp xây dựng được quy trình phù hợp và áp dụng dễ dàng vào trong hoạt động.
| MISA tặng bạn: Bộ mẫu quy trình phối hợp liên phòng ban cho mọi doanh nghiệp |
1. Quy trình vận chuyển hàng hóa là gì?
Quy trình vận chuyển hàng hóa là một chuỗi các bước để di chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát như từ nhà cung cấp, nhà sản xuất đến điểm đến cuối cùng, đó có thể kho hàng, cửa hàng hoặc khách hàng.
Quy trình vận chuyển đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách an toàn, đúng thời gian và tối ưu chi phí. Việc tuân thủ quy trình vận chuyển cũng giúp giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát, đồng thời nâng cao hiệu quả và uy tín, góp phần tạo sự hài lòng cho khách hàng.
Đây chính là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong việc cung ứng hàng hóa và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp 2024
2. Sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa chi tiết
Tùy vào lĩnh vực hoạt động, tính chất hàng hóa, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình vận chuyển hàng hóa khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung một quy trình vận chuyển chuyển sẽ bao gồm nhiều bước, cần sự phối hợp của nhiều phòng ban từ bộ phận kho, giao hàng cho đến dịch vụ khách hàng.
Tải đầy đủ 80+ quy trình làm việc
Quy trình vận chuyển hàng hóa cơ bản sẽ có những bước sau:
Bước 1: Lên kế hoạch vận chuyển/giao hàng
Quản lý Bộ phận Giao hàng sẽ nhận lịch giao hàng từ nhân viên Dịch vụ khách hàng với yêu cầu cụ thể về thời gian, địa điểm và số lượng hàng hóa cần giao. Sau khi nhận thông tin, Quản lý Bộ phận Giao hàng sẽ tiến hành lập kế hoạch chi tiết, bao gồm việc sắp xếp phương tiện vận chuyển và phân công nhân viên giao hàng phù hợp.
Bước 2: Nhân viên vận chuyển/giao hàng nhận kế hoạch
Sau khi kế hoạch giao hàng được lập, nhân viên Vận chuyển/Giao hàng sẽ nhận kế hoạch điều động từ Quản lý Bộ phận Giao hàng. Họ sẽ chuẩn bị các phương tiện cần thiết và sắp xếp thời gian để thực hiện nhiệm vụ theo đúng kế hoạch đã được phân công, đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong quá trình giao nhận.
Bước 3: Nhận hàng & chứng từ
- Trường hợp phát sinh sự cố: Trường hợp trong lúc giao hàng có phát sinh sự cố gì hoặc không đồng ý với kế hoạch giao hàng phải báo cáo lại ngay Quản lý bộ phận Giao hàng để điều chỉnh và xử lý kịp thời.
- Trường hợp không có sự cố:
- Nhân viên Vận chuyển/Giao hàng theo điều động đến kho để nhận hàng và chứng từ kèm hàng đi giao.
- Nhân viên Vận chuyển/Giao hàng kiểm tra đảm bảo có đầy đủ chứng từ, hàng hóa đúng, đủ số lượng, chất lượng. Đối với hàng hóa đóng gói niêm phong, lưu ý đảm bảo bên ngoài không móp, méo, ướt, rách làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa bên trong. Đối với hàng không đóng gói niêm phong, lưu ý không bị trầy xước hoặc kiểm tra theo “Hướng dẫn nguyên tắc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa”.
- Trong khi bàn giao, nhân viên Vận chuyển/ Giao hàng và bộ phận Kho ký xác nhận đầy đủ vào biên bản giao nhận hàng hóa xuất kho.
Bước 4: Giao hàng
- Trường hợp có phát sinh sự cố, hàng hóa thiếu số lượng, không đảm bảo chất lượng, nhân viên Vận chuyển/Giao hàng báo lại bộ phận Kho và Quản lý bộ phận Giao hàng để phối hợp xử lý.
- Trường hợp hàng hóa không có sự cố gì, nhân viên Vận chuyển/Giao nhận chuyển hàng lên xe, đi giao cho khách. Trong lúc bàn giao hàng hóa phải thực hiện kiểm đếm đầy đủ, tiến hành ký xác nhận với khách hàng (vào PO) và mang về đầy đủ chứng từ giao hàng.
Bước 5: Giao hàng xong
Giao hàng xong, nhân viên Vận chuyển/Giao nhận mang chứng từ giao hàng về bàn giao tận tay cho nhân viên Dịch vụ khách hàng và ký xác nhận đã bàn giao.
Tham khảo: Chi tiết các bước xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm cho doanh nghiệp
3. Quy trình vận chuyển hàng hóa theo từng phương thức
Quy trình vận chuyển hàng hóa có thể khác nhau tùy thuộc vào phương thức vận chuyển được sử dụng. Dưới đây là mô tả quy trình cơ bản theo từng phương thức vận chuyển phổ biến:
3.1 Quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ
Vận tải đường bộ là hình thức chủ yếu ở nước ta trong tất cả giai đoạn. Nó cho phép doanh nghiệp lưu thông hàng hóa giữa các tỉnh thành, khu vực địa lý gần một cách nhanh chóng. Theo đó, quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Đơn vị vận chuyển nhận yêu cầu từ khách hàng
Khách hàng doanh nghiệp điền thông tin theo mẫu đơn đăng ký gửi hàng của công ty vận tải. Thông thường, người gửi chỉ cần thực hiện thông qua email hoặc gọi điện thoại trực tiếp.
Nếu nhu cầu vận chuyển thường xuyên, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng lâu dài. Công ty vận chuyển sẽ cử đại diện đến tận nơi kiểm tra, xác minh loại hàng hóa và tư vấn đóng gói phù hợp.
Bước 2: Tính toán và báo giá vận chuyển
Công ty vận tải xác định trọng lượng, kích thước, khoảng cách tới địa chỉ nhận và thời gian yêu cầu. Từ các dữ liệu đó giá cước vận chuyển sẽ được thống nhất giữa hai bên. Cuối cùng, doanh nghiệp cần lập cam kết ngày nhận, giao hàng cụ thể.
Bước 3: Tiến hành vận chuyển hàng đến địa chỉ nhận
Khi doanh nghiệp đồng ý mức chi phí ở bước 2, công ty vận chuyển sẽ điều xe hàng đến tiếp nhận hàng hóa. Trong quá trình giao hàng, doanh nghiệp vẫn có thể theo dõi tiến trình, điểm dừng chân của lô hàng trên các phần mềm liên kết với đơn vị vận tải.
Bước 4: Thu phí vận chuyển
Hàng hóa sau khi chuyển đến đúng địa chỉ, người nhận xác nhận và kết thúc quy trình vận chuyển. Căn cứ vào hợp đồng ban đầu, doanh nghiệp sẽ chi trả mức cước phí thỏa thuận cho công ty vận tải.
Tham khảo: Top 10 ứng dụng quản lý sản xuất ERP chất lượng năm 2024
3.2 Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy
Nếu vận chuyển đường bộ không cho phép doanh nghiệp chuyển đi nhiều hàng hóa cồng kềnh, trọng lượng lớn thì vận chuyển đường thủy là phương án thay thế tối ưu. Đặc biệt, sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy cũng có nhiều điểm chung với đường bộ, không có nhiều bước phức tạp.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển của khách hàng
Ở bước này doanh nghiệp cũng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của bên vận chuyển. Nhân viên sẽ tư vấn qua email, gọi điện hoặc đến tận nơi thị sát.
Bước 2: Thông báo giá chi phí dịch vụ
Sau bước xác nhận thông tin, đơn vị vận chuyển sẽ lấy thông tin kích thước, trọng lượng, thời gian, khoảng cách địa điểm giao nhận và thông báo giá dịch vụ cho doanh nghiệp. Để thời gian tính toán nhanh hơn, doanh nghiệp nên chủ động sắp xếp sẵn lượng hàng cần chuyển hoặc có dự toán chính xác.
Bước 3: Vận chuyển và nhập kho hàng hóa
Tiếp theo, hàng hóa được chuyển đến bến cảng và lên tàu vận chuyển, Dựa trên thỏa thuận của hai bên, đơn vị vận chuyển thường phân phối hàng đến các kho khác nhau.
Với những doanh nghiệp cần đi qua đường thủy quốc tế thì sẽ phải tuân thủ nhiều thủ tục hơn. Doanh nghiệp phải khai hải quan, thông quan hàng hóa, lập bộ chứng từ, xin giấy phép lưu hành, đặt lịch tàu, xuất vận đơn,… Người nhận hàng cũng cần làm những thủ tục tương tự như vậy để nhận hàng về từ cảng.
Bước 4: Thanh toán
Sau khi nhận hàng và kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán hết chi phí cho bên dịch vụ và ký nhận hàng. Quy trình vận chuyển hàng hóa qua đường biển sẽ kết thúc ở bước này.
Tặng bạn bộ tài liệu: HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHO DOANH NGHIỆP & 50+ MẪU QUY TRÌNH CHI TIẾT TỪNG PHÒNG BAN
3.3 Tổng quan quy trình vận chuyển bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng qua đường hàng không là cách thức vận chuyển nhanh nhất hiện nay. Các loại hàng hóa được phép chuyển cũng vô cùng đa dạng về kích thước, nội dung và bao bì. Tuy nhiên, trước khi được thông quan doanh nghiệp sẽ phải trải qua quy trình kiểm tra nghiêm ngặt.
Bước 1: Đặt chỗ
Đầu tiên, đặt chỗ hay còn gọi là việc doanh nghiệp thuê máy bay. Nếu bên doanh nghiệp là bên bán thì sẽ chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này.
Cách đặt chỗ phổ biến nhất là doanh nghiệp liên hệ với các công ty Forwarder – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nội địa và quốc tế. Trên thị trường hiện có rất nhiều chọn công ty Forwarder nên doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng, ưu tiên mức độ uy tín và giá cả cạnh tranh.
Khi nhận được xác nhận yêu cầu đặt chỗ thành công từ Forwarder, doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra kỹ thông tin như địa chỉ sân bay hai chiều, thời gian, số lượng, thể tích hàng hóa… để giao hàng đúng hạn.
Bước 2: Đóng gói hàng hóa
Hàng hóa được đóng gói tại kho và doanh nghiệp ghi ký hiệu cho từng kiện hàng theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Công ty Forwarder sẽ đưa hàng ra kho tại sân bay, đồng thời cung cấp cho doanh nghiệp Giấy chứng nhận đã nhận hàng.
Bước 3: Hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu
Về thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ chứng từ để giao lại cho hãng hàng không. Công đoạn này có thể do tổ chức tự mình thực hiện hoặc thuê công ty Forwarder hỗ trợ.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải bổ sung một số nghiệp vụ khác như xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng, kiểm dịch lô hàng nếu có yêu cầu.
Bước 4: Phát hành vận đơn hàng không
Đơn hàng sẽ được hãng hàng không phát hành vận đơn hàng không (AWB) sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu. 1 bản AWB được gửi kèm theo lô hàng tới điểm đến. Các chứng từ còn lại sẽ do công ty Forwarder nắm giữ để phục vụ những trường hợp cần thiết.
Bước 5: Gửi và nhận các chứng từ liên quan
Hiện không có quy định bắt buộc doanh nghiệp xuất khẩu gửi riêng bộ chứng từ. Vậy nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng bộ chứng từ đi cùng bản AWB gốc để gửi cho bên nhập khẩu.
Khi lô hàng đính kèm bộ chứng từ đã được chuyển đi, Forwarder sẽ gửi bản scan của AWB gốc số 3 cùng bản scan của toàn bộ các chứng từ khác qua email cho công ty nhập khẩu.
Bước 6: Doanh nghiệp nhập khẩu nhận thông báo hàng đến
Hãng vận tải sẽ gửi Thông báo hàng đến cho bên nhập khẩu trước ngày máy bay hạ cánh. Công ty nhập khẩu cần kiểm tra thông tin ngày hàng đến, kho hàng hoặc nơi lưu giữ hàng chờ thông quan cùng các loại phí phải nộp,… Điều này giúp các bên liên quan chủ động hoàn tất thủ tục hải quan nhanh chóng hơn.
Bước 7: Nộp lệ phí và lấy lệnh giao hàng
Vào thời điểm đến lấy hàng, Forwarder thu lại House Airway Bill bản gốc số 2. Đồng thời, công ty nhập khẩu nộp các khoản phí còn thiếu như: phí lệnh giao hàng, phí làm hàng , phí lao vụ và nhận Lệnh giao hàng cùng bộ chứng gửi kèm hàng hóa.
Bước 8: Hoàn thành thủ tục hải quan nhập khẩu
Bên nhập khẩu có thể bắt đầu mở tờ khai hải quan ngay cả khi hàng chưa đến sân bay trên phần mềm điện tử để thực hiện thông quan ngay khi máy bay hạ cánh.
Đơn vị Forwarder sẽ phụ trách thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không, thanh lý tờ khai. Họ cũng sắp xếp phương tiện lấy hàng khỏi sân bay để giao đến kho của người nhập khẩu.
4. Cách hạn chế rủi ro vận chuyển cho doanh nghiệp
Quy trình vận chuyển hàng hóa hiện nay đã được tối ưu, khách hàng sử dụng dịch vụ không bị đòi hỏi nhiều thủ tục phức tạp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với một số khó khăn khi vận chuyển như chậm thời hạn, hư hỏng hàng hóa,… Một đơn hàng cần trải qua nhiều bước luân chuyển nên không tránh khỏi sự cố nhầm lẫn, mấy hàng hoặc rơi vỡ hỏng hàng hóa bên trong. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải dự phòng một số rủi ro thường xảy ra trong quá trình vận chuyển.
4.1 Đảm bảo khai báo thông tin chính xác
Ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp là đảm bảo khai báo chính xác thông tin người nhận cho đơn vị vận chuyển. Đây là thao tác cơ bản nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp bên vận giao hàng sai địa chỉ, sai thông tin người nhận.
Lỗi sai này không chỉ khiến đơn hàng bị hoàn lại mà còn khiến người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển đều bị ảnh hưởng. Do đó, để hạn chế sai sót không đáng có, khi gửi hàng doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng thông tin bên nhận hàng trước khi giao cho công ty vận chuyển.
4.2 Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Một trong những cách thức quan trọng nhất giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro là luôn tìm đến những đơn vị vận chuyển uy tín. Việc chọn được bên giao nhận uy tín cho phép doanh nghiệp cam kết hàng hóa được giao đúng hạn, chất lượng nguyên vẹn đến tay người nhận.
Tham khảo: Quy trình ISO là gì? Hướng dẫn viết và triển khai hệ thống ISO cho doanh nghiệp
4.3 Ứng dụng công nghệ vào quản lý quy trình vận chuyển
Hiện nay, hầu hết các công ty vận chuyển đều có phần mềm quản lý giao hàng của riêng mình để theo dõi tình trạng vận chuyển. Tuy nhiên, với nhiều bước, có sự tham gia của nhiều bộ phận, thực hiện quy trình vận chuyển hàng hóa thủ công, doanh nghiệp sẽ gặp hàng loạt những khó khăn như:
- Quản lý ký duyệt, phê duyệt thủ công: Quá trình vận chuyển diễn ra liên tục, quản lý sẽ cần ký duyệt nhiều biên bản, chứng từ. Chỉ cần vắng mặt tại văn phòng, công việc sẽ bị gián đoạn.
- Sai sót trong quản lý chứng từ: Quản lý một lượng lớn chứng từ như hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản bàn giao, gây dễ nhầm lẫn, thất lạc hoặc thiếu sót. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề về thanh toán, tranh chấp và khó khăn trong việc theo dõi lịch sử giao hàng.
- Chậm trễ trong xử lý sự cố: Khi có sự cố phát sinh như mất mát, hư hỏng hàng hóa, việc xử lý và phối hợp giữa các bộ phận liên quan thường chậm trễ. Điều này không chỉ làm tăng thời gian giải quyết mà còn gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp với khách hàng.
- Tăng khối lượng công việc và chi phí quản lý: Quy trình thủ công yêu cầu nhiều nhân sự tham gia vào từng khâu vận hành, từ lập kế hoạch đến giám sát và giao nhận.
Với các phần mềm quản lý quy trình chuyên biệt như AMIS Quy trình, các bộ phận sẽ dễ dàng phối hợp với nhau trong quy trình vận chuyển để nâng cao năng suất, gia tăng tốc độ phục vụ khách hàng.
- Quản lý phê duyệt mọi lúc mọi nơi: Thực hiện quy trình phê duyệt các yêu cầu, đề nghị trong quy trình vận chuyển tại doanh nghiệp một cách thuận tiện, quản lý có thể duyệt ngay trên mobile, giảm áp lực phải có mặt tại văn phòng.
- Tự động chuyển giao công việc đến bộ phận liên quan: AMIS Quy trình tự động chuyển giao công việc đến các bộ phận liên quan trong quy trình một cách tự động. Điều này giúp các nhân viên nắm rõ công việc của mình, dễ dàng phối hợp với những người khác và báo cáo tiến trình công việc với những người liên quan.
- Tự động xử lý sự cố và khiếu nại: Trong trường hợp phát sinh sự cố hoặc khiếu nại, AMIS Quy trình hỗ trợ tự động ghi nhận và chuyển giao công việc đến bộ phận phụ trách, giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề kịp thời.
- Theo dõi tiến trình thực hiện quy trình & phát hiện ra điểm tắc nghẽn: MISA AMIS cung cấp khả năng theo dõi tiến trình thực hiện quy trình một cách chi tiết. Người dùng có thể dễ dàng xem xét các bước thực hiện, xác định điểm tắc nghẽn và thực hiện các biện pháp cần thiết để giải quyết vấn đề hiệu quả.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Công ty cổ phần Hữu nghị Xuân Cương, Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…
Dùng thử và khám phá sức mạnh phần mềm AMIS Quy trình tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
5. Tạm kết
Có thể thấy, dù doanh nghiệp đang sử dụng quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy hay đường hàng không thì đều phải quản lý chính xác từng bước, hạn chế rủi ro và tổn thất. Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã có thêm nhiều thông tin để tiến hàng vận chuyển hàng hóa thuận lợi cũng như có thêm công cụ quản lý quy trình vận chuyển hiệu quả. Chúc doanh nghiệp thành công!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
