Lưu đồ quy trình nghỉ việc trực quan & hướng dẫn thực hiện chi tiết

Quy trình nghỉ việc là một trong những thủ tục không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp, cả nhân viên và quản lý cần hiểu rõ các quy định và thủ tục liên quan.

Vậy quy trình nghỉ việc của nhân viên bao gồm những bước cụ thể nào? Doanh nghiệp và người lao động cần chú ý gì để đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng đắn? Bài viết sau của MISA AMIS sẽ cung cấp lưu đồ quy trình chi tiết cùng những thông tin cần thiết.

Tặng bạn: Quy trình nghỉ việc với lưu đồ chi tiết cùng 70+ quy trình làm việc cho mọi phòng ban

1. Quy trình nghỉ việc là gì? Tại sao doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến quy trình này?

Quy trình nghỉ việc là quy trình phổ biến tại doanh nghiệp. Có thể hiểu, đây là một chuỗi các bước cần thực hiện khi một nhân viên quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với công ty.

Quy trình này thường được xây dựng nhằm đảm bảo quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp, giúp cho quá trình nghỉ việc của nhân viên diễn ra suôn sẻ, hạn chế sự gián đoạn và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa 2 bên.

Dù áp dụng với một nhân viên sẽ dừng hợp tác nhưng doanh nghiệp sẽ cần xây dựng quy trình nghỉ việc chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp. Nhìn vào sâu xa vấn đề, có thể thấy một quy trình nghỉ việc được thực hiện tốt có thể đem lại những lợi ích như:

• Bảo vệ quyền lợi của người lao động và doanh nghiệp: Nhân viên xin nghỉ việc sẽ đảm bảo nhận các quyền lợi như lương, thưởng, bảo hiểm và các chế độ đãi ngộ khác. Trong khi đó, doanh nghiệp có thể quản lý việc bàn giao công việc của nhân viên và tài sản một cách rõ ràng.
• Giảm rủi ro pháp lý: Một quy trình nghỉ việc được chuẩn hóa có khả năng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật liên quan đến lao động. Điều này giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vụ kiện tụng liên quan đến hợp đồng lao động hoặc quyền lợi nhân viên.
• Quản lý bàn giao công việc hiệu quả: Khi một nhân viên rời đi, việc bàn giao công việc cần được thực hiện đúng tiến độ để tránh gián đoạn trong hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình nghỉ việc giúp đảm bảo tất cả các thông tin, công việc và dự án nhân viên đang thực hiện được chuyển giao một cách kịp thời, đầy đủ.
• Duy trì hình ảnh và văn hóa công ty: Một quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp giúp tạo ra ấn tượng tốt cho nhân viên ngay cả khi họ rời khỏi công ty. Điều này góp phần duy trì hình ảnh tốt đẹp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.
• Cải thiện môi trường làm việc: Quy trình nghỉ việc thường bao gồm bước phỏng vấn thôi việc và nhân viên có thể cung cấp các phản hồi giá trị về môi trường làm việc, văn hóa công ty. Đây là những thông tin quý giá giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc và tỷ lệ giữ chân nhân sự.
• Quản lý tài sản và tài nguyên: Một nhân viên thường sử dụng nhiều tài nguyên của công ty như máy tính, các tài khoản truy cập phần mềm, các hệ thống báo cáo,… Quy trình nghỉ việc giúp đảm bảo rằng tất cả các tài sản này được thu hồi đầy đủ, tránh mất mát hoặc rủi ro bảo mật.
• Tạo sự minh bạch và công bằng: Quy trình nghỉ việc rõ ràng giúp tránh những hiểu lầm và mâu thuẫn giữa nhân viên và công ty. Nó tạo ra sự minh bạch trong việc xử lý các trường hợp nghỉ việc và đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được đối xử công bằng.

Như vậy, quy trình nghỉ việc có vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh khi có thay đổi về nhân sự.

Xem thêm: Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO đơn giản trong 7 bước

2. Quy trình nghỉ việc của nhân viên với lưu đồ chi tiết

Một quy trình nghỉ việc sẽ trải qua nhiều bước, có sự tham gia của nhiều bộ phận từ nhân viên nghỉ việc, quản lý trực tiếp cho đến phòng nhân sự, phòng kế toán, Giám đốc,…

Dưới đây là lưu đồ quy trình nghỉ việc với các bước, đầu mối thực hiện, thời gian thực hiện cùng đầu ra chi tiết:

Như vậy, quy trình nghỉ việc sẽ trải qua 10 bước như sau:

Bước 1: Nhân viên làm đề xuất xin thôi việc

Người lao động có mong muốn nghỉ việc tại công ty cũ cần viết đơn theo mẫu NS – 09 – BM01. Mẫu này được lấy trực tiếp tại phòng Nhân sự hoặc có thể tra cứu trên Internet. 

Đi kèm với đơn xin nghỉ việc, người lao động phải đảm bảo thời hạn báo trước. Nếu thời gian báo cáo quá ngắn, người lao động sẽ không được hưởng lương, thưởng hoặc phải bồi thường cho doanh nghiệp.  

Cụ thể, theo khoản 1, điều 35 trong Bộ Luật lao động 2019 và điều 7 nghị định 145/2020/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Bộ Luật lao động, thời hạn người xin nghỉ cần thông báo là: 

• Đối với hợp đồng lao đồng lao động kéo dài từ 12 đến 36 tháng: Người lao động báo trước 30 ngày. 
• Đối với hợp đồng lao động kéo dài dưới 12 tháng: Người lao động báo trước 3 ngày. 
• Đối với hợp đồng không quy định rõ thời hạn: Người lao động báo trước 45 ngày. 

Ngoài ra, một số ngành nghề đặc thù sẽ có thêm quy định khác nhằm duy trì hoạt động ổn định cho tổ chức. 

Bước 2: Quản lý nhận đơn và xem xét lý do

Sau khi hoàn tất đơn xin nghỉ, nhân viên nộp đơn đến người có thẩm quyền, trách nhiệm xem xét như trưởng nhóm, trưởng phòng hoặc quản lý trực tiếp. Nếu người xin nghỉ đang giữ vị trí quản lý thì Giám đốc sẽ là người tiếp nhận hoặc chuyển trực tiếp đến phòng Nhân sự. 

Trường hợp không duyệt đề xuất, người phụ trách cần phản hồi lại cho nhân viên được biết lý do. Trường hợp quản lý phê duyệt yêu cầu nghỉ việc của nhân viên thì cần ký xác nhận lên đề xuất và chuyển phòng Nhân sự giải quyết.

Bước 3: Phỏng vấn nghỉ việc

Tiếp theo, phòng Nhân sự sắp xếp một buổi phỏng vấn nghỉ việc nhằm thu thập thông tin và phản hồi từ nhân viên về lý do nghỉ việc, môi trường làm việc và các đề xuất cải thiện.

Buổi phỏng vấn giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn các vấn đề có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên và có biện pháp khắc phục. Mọi thông tin từ buổi phỏng vấn sẽ được giữ kín, chỉ giám đốc và người thực hiện phỏng vấn mới được biết.

Bước 4: Phòng nhân sự làm quyết định nghỉ việc

Dựa trên kết quả của buổi phỏng vấn, bộ phận nhân sự soạn thảo quyết định nghỉ việc. Quyết định này được in ra 2 bản và gửi lên Giám đốc để xem xét và ký duyệt. Nếu được phê duyệt, quyết định sẽ được ban hành và chuyển cho các bên liên quan. Nếu không được duyệt, phòng Nhân sự sẽ phản hồi lại nhân viên và tiếp tục xử lý theo yêu cầu của Giám đốc.

Bước 5: Giám đốc ký duyệt

Giám đốc ký và xác nhận quyết định nghỉ việc. Nếu được phê duyệt, quyết định sẽ được ban hành và chuyển cho các bên liên quan. Nếu không được duyệt, phòng Nhân sự sẽ phản hồi lại nhân viên và tiếp tục xử lý theo yêu cầu của Giám đốc.

Bước 6: Thông báo đến toàn hệ thống

Sau khi quyết định nghỉ việc được Giám đốc ký duyệt, bộ phận Nhân sự sẽ ban hành quyết định và thông báo đến toàn bộ hệ thống công ty.

Thông tin về việc nghỉ việc của nhân viên sẽ được gửi đến các phòng ban liên quan để chuẩn bị cho quá trình bàn giao công việc và tài sản. Nhân viên sẽ nhận được một bản quyết định nghỉ việc chính thức, một bản khác được lưu vào hồ sơ của công ty.

Bước 7: Nhân sự bàn giao công việc và tài sản

Khi đã được tất cả các cấp phê duyệt, người lao động có trách nhiệm bàn giao công việc, tài liệu đang phụ trách cho người thay thế. 

Thông thường, nhiều doanh nghiệp chỉ yêu cầu nhân sự hướng dẫn, đào tạo người mới. Tuy nhiên, một số đơn vị sẽ cần có thêm mẫu, chứng từ xác nhận bàn giao lại tài sản, đồng phục, giấy tờ liên quan do công ty cung cấp. 

Bước 8: Phòng nhân sự làm thủ tục nghỉ việc

Bộ phận Nhân sự tiến hành xóa tất cả tài khoản của nhân viên nghỉ việc, bao gồm email, tài khoản hệ thống,… Các thủ tục này nhằm bảo mật thông tin và quyền truy cập vào hệ thống của công ty. Sau khi hoàn tất, phòng Nhân sự xác nhận việc xóa tài khoản và lưu trữ thông tin này vào hồ sơ quản lý nhân sự.

Bước 9: Thanh toán lương, trả giấy tờ

Sau khi nhân viên hoàn tất bàn giao công việc và tài sản, bộ phận Nhân sự và Kế toán sẽ tiến hành thanh toán các khoản lương còn lại, trợ cấp và các quyền lợi khác (nếu có) cho nhân viên. Đồng thời, phòng Nhân sự sẽ hoàn tất các giấy tờ liên quan như sổ bảo hiểm xã hội, giấy xác nhận thời gian làm việc để trả lại cho nhân viên.

Toàn bộ quá trình này thường được hoàn tất trong khoảng 7 đến 30 ngày kể từ khi nhân viên chính thức nghỉ việc.

Bước 10: HR cập nhật thông tin và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất mọi thủ tục nghỉ việc, bộ phận Nhân sự sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ liên quan như biên bản bàn giao công việc, tài sản, quyết định nghỉ việc, và các giấy tờ liên quan khác.

Tất cả các tài liệu này sẽ được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của công ty để đảm bảo việc quản lý thông tin nhân viên nghỉ việc một cách đầy đủ và hợp pháp. Việc lưu hồ sơ giúp doanh nghiệp có thông tin đối chiếu khi cần trong tương lai.

Xem ngay: 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp

3. Những điều cần lưu ý khi khi thực hiện quy trình nghỉ việc

Quy trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ giúp người lao động sớm tiếp cận cơ hội mới. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp nhanh chóng vận hành ổn định. Chính vì vậy, dù ở cương vị nào, bạn cũng cần lưu ý một số nguyên tắc sau: 

Như vậy, quy trình nghỉ việc không chỉ là việc xử lý tình huống khi nhân viên rời đi, mà còn là cơ hội để HR và quản lý cải thiện môi trường làm việc, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt với người lao động.

4. Tự động hóa quy trình nghỉ việc & toàn bộ quy trình quản lý nhân sự với phần mềm AMIS Quy trình

Vòng đời của nhân sự trong một tổ chức sẽ đi qua nhiều giai đoạn. Mỗi giai đoạn sẽ bao gồm rất nhiều quy trình khác nhau. Theo khảo sát của CareerBuilder, các nhà quản lý nhân sự mất trung bình 14 giờ một tuần để hoàn thành các nhiệm vụ có thể được tự động hóa theo cách thủ công.

Với nhiều bước phức tạp, đi qua nhiều phòng ban/đầu mối, nhiều bước ký duyệt,… quản lý quy trình nhân sự là một trong những nghiệp vụ tốn nhiều thời gian, nguồn lực và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của HR, đặc biệt là trải nghiệm của nhân viên. Bởi nó có thể gây ra sự chậm trễ, tăng sai sót, ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên, làm giảm động lực và cam kết của họ đối với công ty.

Theo nghiên cứu của KPMG, phần lớn các quy trình nhân sự có thể được tự động hóa một phần hoặc hoàn toàn. Phần mềm AMIS Quy trình của MISA chính là giải pháp mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự theo suốt vòng đời từ Tuyển dụng, Tiếp nhận thử việc, Đào tạo, Cấp phát tài sản cho đến Đánh giá, Khen thưởng, Bổ nhiệm, Miễn nhiệm, Thuyên chuyển, Nghỉ việc,…

Dùng thử miễn phí

• Số hóa tập trung và tự động hóa tất cả các quy trình quản lý nhân sự cũng như quy trình của các phòng ban khác trên một nền tảng thống nhất, liền mạch.
• Trao đổi tập trung ngay trên quy trình, loại bỏ thời gian trao đổi, đồng bộ thủ công.
• Tự động chuyển giao công việc đến bộ phận liên quan và đồng bộ trạng thái tức thời, nhân viên nắm rõ việc mình làm, phối hợp với ai, báo cáo với ai, tránh bỏ bước, thiếu bước.
• Lãnh đạo ký duyệt, phê duyệt nhanh chóng ngay trên mobile, loại bỏ áp lực phải có mặt tại văn phòng, tiết kiệm chi phí in ấn/chuyển phát.
• Lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, phát hiện để nghẽn để xử lý kịp thời.

Riêng đối với quy trình nghỉ việc, bộ phận nhân sự dễ dàng thiết lập các bước trong quy trình để đảm bảo nhân sự bàn giao đầy đủ nội dung công việc, tài nguyên được cấp. Ngược lại, quy trình cũng là căn cứ giải quyết tiền lương, phúc lợi của nhân viên theo đúng quy định. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro khi biến động nhân sự như thất thoát thông tin, công việc gián đoạn, chậm trễ,…

Dùng thử miễn phí

Đặc biệt, phần mềm AMIS Quy trình của MISA có khả năng liên kết với các phần mềm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS (AMIS Kế toán, AMIS Công việc, Ký tài liệu số,…) giúp đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm, tự động hóa các tác vụ thủ công để tối ưu toàn bộ quy trình vận hành trong doanh nghiệp.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

5. Kết luận

Có thể nói, việc xây dựng một quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì môi trường làm việc minh bạch và công bằng mà còn tạo ấn tượng tích cực cho nhân viên dù họ rời công ty. Một lưu đồ rõ ràng cùng sự hỗ trợ của phần mềm sẽ giúp quản lý và nhân sự dễ dàng theo dõi các bước, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng đắn và tuân thủ pháp luật.