[Download free] 9+ mẫu KPI cho các phòng ban: Cách quản lý KPI tối ưu nhất 

Chỉ số đo lường hiệu suất KPI luôn được biết đến là cách đánh giá kết quả, tiến độ làm việc của nhân viên hiệu quả nhất. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng được bảng KPI khoa học, chính xác. Thấu hiểu khó khăn đó, MISA AMIS xin gửi tới những mẫu KPI mới nhất cho các phòng ban, đội nhóm giúp doanh nghiệp quản lý tối ưu. 

I. Tổng hợp những mẫu KPI phổ biến nhất dành cho mọi phòng ban

1. Mẫu KPI cho phòng kinh doanh

Bộ phận kinh doanh đảm nhiệm nghiệp vụ quan trọng hàng đầu doanh nghiệp khi mang lại đơn hàng, doanh số bằng cách tiếp cận trực tiếp tới khách hàng. Đây là một trong những bộ phận người quản lý bắt buộc phải giám sát chặt chẽ nhằm đưa ra quyết định điều chỉnh chiến lược bán hàng hay sản phẩm ưu tiên kịp thời. 

2. Mẫu KPI cho phòng nhân sự

KPI nhân sự cung cấp những chỉ số hiệu suất của nhân sự gắn liền với chiến lược kinh doanh, mục tiêu và sứ mệnh của công ty. Nó tạo ra công thức tối ưu chi phí cho việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. 

Vì vậy, thông thường mẫu KPI của phòng nhân sự sẽ bao gồm các yếu tố: tổng số nhân viên, mức lương, bảo hiểm, vị trí cần tuyển,… 

3. Mẫu KPI cho phòng đầu tư 

Phòng đầu tư đóng vai trò như cơ quan tham mưu giúp ban lãnh đạo xây dựng chiến lược phát triển lâu dài, lập kế hoạch công việc theo từng giai đoạn. Họ cũng phụ trách quản lý thương hiệu, xúc tiến thương mại và nghiên cứu thị trường để nắm bắt ngay những cơ hội kinh doanh tiềm năng. Do yêu cầu công việc khác biệt, nhà lãnh đạo, quản lý cần lưu ý tham khảo mẫu KPI dưới đây trước khi quy định và đánh giá KPI cho bộ phận này. 

4. Mẫu KPI cho phòng kế toán

Tương tự như phòng kinh doanh, áp dụng KPI quản lý bộ phận kế toán có ý nghĩa quan trọng với tất cả các doanh nghiệp. Bởi lẽ, kế toán bao gồm nhiều nghiệp vụ đặc thù khiến cho kế toán tổng hợp và kế toán công nợ, ngân hàng… có thang đo hiệu suất khác nhau. 

Tùy thuộc vào từng vị trí, lĩnh vực hoạt động của công ty mà hệ thống KPI cho kế toán phải được thay đổi phù hợp. 

>> Nhận ngay: [eBook] Thiết lập mục tiêu dành cho phòng ban Start-Up và doanh nghiệp nhỏ

5. Mẫu KPI cho bộ phận công nghệ thông tin

Chức năng của bộ phận công nghệ thông là duy trì tính ổn định, bảo mật của hệ thống mạng, phần mềm phần cứng cùng cơ sở dữ liệu. Từ đó, bộ phận này hỗ trợ mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị diễn ra ổn định và hiệu quả. 

6. Mẫu KPI cho phòng chăm sóc khách hàng

Các chỉ số KPI mà nhân viên chăm sóc khách hàng phải hoàn thiện đem đến cái nhìn tổng quan về hiệu quả chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Nó cho thấy khả năng nâng cao mức độ hài lòng đồng thời giữ chân khách hàng thông qua những cách thức quan tâm kịp thời. 

7. Mẫu KPI của phòng kỹ thuật 

Mẫu KPI dưới đây cung cấp các tiêu chí đánh giá chi tiết và định kỳ giúp giám sát tiến độ công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, việc đo lường tỉ lệ hoàn thành công việc theo thời gian thực cho phép quản lý xác định rõ ràng các mục tiêu cá nhân gắn liền với KPI của cả bộ phận, từ đó tạo ra sự nhất quán trong việc đánh giá hiệu suất làm việc.

8. KPI của bộ phận kho 

Mẫu KPI của bộ phận kho giúp tối ưu hóa quản lý kho hàng bằng cách xác định và đánh giá hiệu suất qua các chỉ số cụ thể. Các chỉ số này bao gồm tỷ lệ chính xác trong kiểm kê hàng hóa, thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn, và mức độ hài lòng của khách hàng.

>> Xem thêm: Mẫu báo cáo công việc bằng Word chuẩn nhất [+ 11 mẫu miễn phí]

9. Mẫu KPI dành cho bộ phận sản xuất

Mẫu KPI dành cho bộ phận sản xuất này được thiết kế nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng sản xuất. Các mục tiêu cụ thể sẽ được phân chia chi tiết về biện pháp, kết quả mong đợi, hành động cụ thể, người chịu trách nhiệm, thời hạn, ngân sách và các điều kiện cần thiết để đạt được mục tiêu.

10. Mẫu đánh giá KPI cho cá nhân  

Bên cạnh những mẫu KPI từng phòng ban như trên, người quản lý có thể đánh giá năng lực nhân viên chi tiết hơn khi xem xét bảng tổng kết KPI cá nhân. Các tiêu chí này không chỉ kiểm tra hiệu suất công việc mà còn bao gồm cả thái độ làm việc, khả năng giải quyết tình huống của nhân sự. 

II. Lợi ích của việc xây dựng KPI rõ ràng trong doanh nghiệp

KPI là chỉ số đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của từng cá nhân, bộ phận hoặc doanh nghiệp. Nó được xây dựng dựa trên đặc thù nghiệp vụ và thể hiện qua số liệu, tỷ lệ phần trăm trực quan. 

Các mẫu KPI dễ dàng ứng dụng ở nhiều cấp độ khác nhau. KPI cấp độ cao sẽ tập trung vào những thông số mang tính chiến lược như tăng 120% tổng doanh thu, hoàn thiện 20 dự án lớn… Trong khi đó, KPI cấp độ thấp chỉ đo lường hiệu suất đơn lẻ như tìm kiếm 50 data mỗi tháng, đăng 30 bài quảng cáo lên các kênh truyền thông… 

Các chỉ số KPI có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp bằng cách đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới các mục tiêu chiến lược dài hạn. Doanh nghiệp không chỉ giảm quá tải thông tin mà còn chuyển đổi các ý tưởng trừu tượng thành mục tiêu cụ thể, dễ dàng quản lý và đạt được. Bằng cách tập trung vào các chỉ số quan trọng, doanh nghiệp cũng tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực để đạt được hiệu quả cao nhất.

• Với cấp quản lý: KPI giúp người đứng đầu theo dõi hiệu suất của nhân viên một cách minh bạch, chính xác. Dựa trên cơ sở đó bạn có thể đề ra chế độ thưởng, phạt phù hợp và thúc đẩy nhân viên bám đuổi mục tiêu. 
• Với nhân viên: Tổng kết KPI mỗi tháng giúp họ nắm được mức độ hoàn thành công việc. Nếu kết quả tốt họ sẽ có thêm sự tự tin, quyết tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Ngược lại, họ cũng nhanh chóng tìm ra điểm hạn chế để cải thiện nhanh chóng.

MISA xin giới thiệu đến bạn một lựa chọn quản lý mục tiêu, tiến độ công việc thông minh là phần mềm MISA AMIS Công việc. Phần mềm phù hợp với mọi quy mô người dùng từ những đội nhóm, phòng ban đến số lượng nhân sự lớn hơn 1000 người.

Với những tính năng vượt trội, MISA AMIS Công việc tự hào là một trong những giải pháp hàng đầu hiện nay cho việc lập kế hoạch, cập nhật tiến độ và hoàn thành mục tiêu:

• Lập kế hoạch thông minh: Liệt kê các hạng mục công việc, phân bổ nguồn lực và thiết lập tiến độ trên một nền tảng hợp nhất, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Quản lý tiến độ dự án công việc tức thời: Hỗ trợ giao và nhận việc hai chiều, cung cấp báo cáo độc lập và theo dõi đa chiều từng công việc, cùng với tính năng cảnh báo tự động khi quá hạn.
• Thiết lập quy trình phối hợp dễ dàng: Phần mềm cho phép tạo các mẫu công việc theo từng bước, chuyển giao theo vị trí nhân sự, đồng thời hỗ trợ trao đổi và tương tác nhanh chóng, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
• Đánh giá hiệu suất công việc, đồng bộ với các chỉ số KPI, OKR: Đánh giá hiệu suất công việc của nhân sự, đồng bộ với KPI, OKR,… để hoàn thiện kế hoạch mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Hiện nay 250.000+ doanh nghiệp đã tin tưởng lựa chọn MISA AMIS Công việc như Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… Mời bạn dùng thử và khám phá sức mạnh của quản lý mục tiêu công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

III. Các sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi xây dựng KPI

Dựa vào cơ sở thiết lập các mẫu KPI tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần lưu ý tránh mắc phải một trong những sai lầm sau: 

• KPI không bám sát mục tiêu chiến lược dài hạn: KPI phải là những chỉ số quan trọng được xây dựng dựa trên những mục tiêu chiến lược hàng đầu. Nếu KPI không tương thích với định hướng dài hạn thì doanh nghiệp sẽ lãng phí nhiều thời gian, nguồn lực mà không đạt kết quả mong muốn. 
• KPI không được cập nhật theo thời gian thực tế: KPI nên được điều chỉnh theo từng giai đoạn ngắn hạn đến dài hạn tùy theo tình hình thực tế. Ví dụ, trong những giai đoạn khó khăn, việc giữ nguyên KPI quá cao từ đầu kỳ không còn khả thi. Nó chỉ tạo áp lực nặng nề cho đội ngũ khiến mọi người nản lòng và từ bỏ. 
• Đặt các chỉ số KPI không thực tế, quá nhiều hoặc quá ít chỉ số: Quá nhiều KPI khiến năng lượng của đội ngũ bị phân tán. Thay vì tập trung hoàn thành mục tiêu chiến lược thì họ lại mất nhiều thời gian vào các công việc kém quan trọng hơn. Ngược lại, các chỉ số không quan trọng, không sát thực tế công việc khiến nhân sự mất đi động lực cố gắng phát triển. 

Cụ thể hơn, Databox đã thực hiện một nghiên cứu cho thấy 10 sai lầm thường gặp nhất dưới đây. Trong đó, việc đo lường mọi số liệu cần đo lường là sai lầm tồi tệ nhất mà một công ty có thể mắc phải (trên 40%). Những người khác (khoảng 38%) cho biết họ đo lường mọi thứ nhưng chưa bao giờ cập nhật, chuẩn hóa KPI của mình. Khoảng 25% người tham gia cũng không liên kết được KPI của họ với chiến lược của công ty.

Bên cạnh đó, bạn cần lưu ý rằng KPI không nên áp dụng vào đo lường kết quả công việc thuộc lĩnh vực sáng tạo. Các vị trí như họa sỹ, thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư… thường thay đổi dự án liên tục. Thậm chí, sản phẩm của họ chỉ cần hoàn thiện một lần duy nhất trong thời gian quy định. Với trường hợp này, doanh nghiệp nên lựa chọn các mẫu OKR để đánh giá kết quả then chốt so với mục tiêu ban đầu. 

IV. Quy trình xây dựng KPI 

1. Lựa chọn người phụ trách lập mẫu KPI

Chủ thể xây dựng mẫu KPI là người chịu trách nhiệm quản lý phòng ban hoặc có chuyên môn cao như trưởng bộ phận, trưởng phòng, trưởng nhóm… Họ vừa nắm được hệ thống công việc, vị trí của phòng ban, vừa hiểu rõ các KPI bắt buộc. 

Ngoài ra, việc ban hành KPI cũng phải trải qua giai đoạn thu thập ý kiến góp ý từ các thành viên. Cách làm này đảm bảo tính thống nhất, khách quan và làm rõ vai trò của từng người trong bức tranh tổng quan. 

2. Xác định các chỉ số KPI cần có

Sau khi thống nhất KPI, bạn cần ứng dụng tiêu chí SMART vào đánh giá chỉ số hiện có. Điều này nghĩa là mục tiêu phải cụ thể, thực tế, đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn cụ thể. 

Đồng thời, chỉ số KPI sẽ có sự khác nhau giữa các loại hình kinh doanh và chuyên môn nghiệp vụ cụ thể. Doanh nghiệp nên mô tả rõ ràng, chi tiết công việc gắn với trách nhiệm của từng chức danh để quyết định chỉ số KPI sát thực tế nhất.

>> Tham khảo thêm: Mục tiêu Smart là gì? Quy tắc Smart trong kinh doanh

3. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo KPI 

Về tổng quan, mọi công việc theo KPI đều có thể phân chia thành 3 nhóm chính là: 

• Nhóm tốn nhiều thời gian để hoàn thành nhưng ảnh hưởng lớn đến tiến độ, mục tiêu chung. 
• Nhóm tốn ít thời gian để hoàn thiện và ảnh hưởng lớn đến tiến độ, mục tiêu chung. 
• Nhóm tốn ít thời gian hoàn thiện và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.  

Mỗi nhóm trên sẽ có trọng số khác nhau dựa trên mức độ quan trọng như 50%, 30% và 20%. 

4. Xét lương thưởng theo KPI đánh giá hiệu quả công việc 

Tính lương theo KPI tức là doanh nghiệp dựa vào kết quả đánh giá mục tiêu để đưa ra từng mức lương, thưởng, phạt nhất định. Chính sách này mang lại một số lợi ích nhất định cho doanh nghiệp và người lao động: 

• Tạo sự công bằng trong tập thể, những người có thành tích nổi bật sẽ được đánh giá đúng và khích lệ kịp thời. 
• Thúc đẩy tinh thần chủ động bám đuổi mục tiêu của đội ngũ. 
• Tạo nên môi trường cạnh tranh lành mạnh, dễ dàng nâng cao năng suất làm việc. 
• Người quản lý theo dõi, đánh giá khách quan nhân viên cấp dưới và tìm ra những nhân sự tài năng. 

5. Tối ưu mẫu KPI theo từng giai đoạn  

Hệ thống KPI phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Ban đầu, doanh nghiệp nên xem xét thiết lập mục tiêu công việc ngắn hạn để điều chỉnh thích hợp. Quá trình thay đổi có thể mất vài tháng, tuy nhiên, khi có được hệ thống KPI tối ưu doanh nghiệp có thể duy trì lâu dài hơn. 

V. Kết luận 

Nhìn chung, các chỉ số KPI có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Nó cho phép người lãnh đạo, quản lý đánh giá tổng quan hoạt động của tất cả các bộ phận, đội nhóm. Chính vì vậy, MISA AMIS hy vọng những mẫu KPI bên trên có thể giúp ích cho các doanh nghiệp đo lường hiệu quả chính xác, đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.