Nghiệp vụ Công nợ Vay ngắn hạn là tài khoản nào? Hướng dẫn hạch toán theo...

Vay ngắn hạn là tài khoản nào? Hướng dẫn hạch toán theo Thông tư 200

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài việc sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu, hầu hết các doanh nghiệp đều có sử dụng các nguồn vốn huy động khác từ bên ngoài do đi vay mà có như: vốn tín dụng ngân hàng, vay của các pháp nhân không phải là là tổ chức tín dụng, vay mượn của cá nhân…. Các vấn đề liên quan đến nguồn vốn từ đi vay cũng cần theo dõi với khá nhiều nội dung như về chủ thể cho vay, về lãi suất vay, thời hạn cho vay hay phương thức trả nợ gốc/lãi…. Trong phạm vi bài viết này, MISA AMIS cùng bạn tìm hiểu về một trong những nguồn vốn huy động khác tại doanh nghiệp, đó là vay ngắn hạn. Cụ thể các nội dung vay ngắn hạn là tài khoản nào, hạch toán vay ngắn hạn theo thông tư 200 như thế nào.

 

1. Vay ngắn hạn là gì: 

1.1 Định nghĩa khoản vay:

Khoản vay được hiểu là nghĩa vụ nợ phải trả được xác nhận thông qua việc ký kết và thực hiện hiệp định, hợp đồng, thỏa thuận vay.

Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, điểm 1a điều 58 quy định: Doanh nghiệp không được phản ánh vào tài khoản theo dõi khoản vay (tài khoản 341 – trình bày chi tiết tại mục 3.1) các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu hoặc phát hành cổ phiếu ưu đãi có điều khoản bắt buộc bên phát hành phải mua lại tại một thời điểm nhất định trong tương lai.

Như vậy, các khoản vay dưới hình thức trái phiếu hoặc cổ phiếu ưu đãi bắt buộc bên phát hành phải mua lại tại một thời điểm xác định trong tương lai là một công cụ nợ. Trong phạm vi kế toán tài chính quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản vay dưới hai hình thức này không được ghi nhận là khoản vay. 

1.2 Vay ngắn hạn:

Mục 1b điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về phân loại khoản vay và nợ thuê tài chính ngắn hay dài hạn như sau:

Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay, nợ thuê tài chính. Các khoản có thời gian trả nợ hơn 12 tháng kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Các khoản đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn để có kế hoạch chi trả.

Thông tư 39/2016/TT-NHNN ngày 30/12/2016 của Ngân hàng Nhà nước về hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đối với khách hàng có quy định về thời hạn vay tín dụng như sau:

“Điều 10. Loại cho vay

Tổ chức tín dụng xem xét quyết định cho khách hàng vay theo các loại cho vay như sau:

Cho vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay tối đa 01 (một) năm.

Cho vay trung hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay trên 01 (một) năm và tối đa 05 (năm) năm.

Cho vay dài hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay trên 05 (năm) năm”

Đối với các chủ thể cho vay khác như các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng, các cá nhân thì không có quy định cụ thể của pháp luật về thời hạn vay. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý, quy định tại Thông tư 39/2016/TT-NHNN quy định cho khoản vay ngắn hạn “có thời hạn cho vay tối đa 01 (một) năm” nêu trên được sử dụng cho lĩnh vực ngân hàng. 

Trong phạm vi kế toán tài chính đối với doanh nghiệp, vay ngắn hạn là các khoản vay đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính

2. Đặc điểm và phân loại vay ngắn hạn

2.1. Đặc điểm:

Tại doanh nghiệp hay bên đi vay, các khoản vay ngắn hạn là các khoản vay đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, chủ yếu nhằm mục đích tài trợ cho tài sản lưu động hoặc nhu cầu sử dụng vốn ngắn hạn của doanh nghiệp, hộ sản xuất, cá nhân.

2.2. Phân loại vay ngắn hạn:

2.2.1 Phân loại theo chủ thể cho vay (bên cho vay):

vay ngắn hạn là tài khoản nào
Hình 1: Phân loại khoản vay theo chủ thể cho vay

– Vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng: Đây là bên cho vay đóng vai trò chính trong nền kinh tế. Các doanh nghiệp có thể có quan hệ tín dụng với một hoặc nhiều ngân hàng. Ngân hàng và các tổ chức tín dụng có thể đáp ứng được nguồn vốn lớn, lãi suất phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu như về minh bạch tài chính, chứng minh khả năng trả nợ, tài sản đảm bảo….

– Vay của các doanh nghiệp khác không phải tổ chức tín dụng: Thường chỉ có quan hệ cho vay giữa các công ty có quan hệ đối tác hoặc quan hệ liên kết dựa trên lòng tin hoặc các mối quan hệ trong kinh doanh. Tổng số vốn vay từ chủ thể này không nhiều. 

– Vay cá nhân: Thường chỉ xảy ra khi có các mối quan hệ liên quan như công ty vay của các cổ đông, người góp vốn, lãnh đạo công ty hoặc người thân của những đối tượng này. Về cơ bản loại vay này thường diễn ra trong thời gian ngắn, nhằm giải quyết một nhu cầu sử dụng vốn nhanh chóng của doanh nghiệp. Tổng số vốn vay từ chủ thể này cũng không nhiều. 

2.2.2 Phân loại theo hình thức bảo đảm: (căn cứ vào tính chất có bảo đảm của khoản vay)

Hình 2: Phân loại khoản vay theo hình thức đảm bảo

– Bảo đảm bằng tài sản thuộc quyền sở hữu của người vay hoặc một bên thứ ba:

+ Hình thức bảo đảm này thường áp dụng khi thực hiện vay tại ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác.

+ Đối với hình thức bảo đảm này, bên đi vay phải sử dụng tài sản thuộc quyền sở hữu của mình hoặc của một bên thứ ba để thế chấp cho bên cho vay để làm tài sản bảo đảm cho khoản vay.

+ Bên cho vay thực hiện đánh giá (định giá) giá trị tài sản thế chấp để làm căn cứ tính toán giá trị cho vay. Bên cho vay có thể tự thực hiện việc định giá hoặc thuê một đơn vị có chức năng định giá để thực hiện công việc này. Việc định giá tài sản phải bảo đảm khách quan, trung thực và phù hợp với giá giao dịch của thị trường đối với tài sản đó. Nếu định giá quá cao có thể gây thiệt hại cho bên cho vay, còn nếu định giá quá thấp gây ảnh hưởng đến số tiền được vay của bên đi vay.

+ Căn cứ vào giá trị định giá tài sản, bên cho vay sẽ tính số tiền được vay của bên đi vay. Các ngân hàng thường cho vay khoản vay bằng 40% – 70% giá trị tài sản thế chấp.

>> Có thể bạn quan tâm: Vấn đề cần lưu ý về thanh toán khoản vay – Xử lý kế toán, thuế đối với khoản đi vay và chi phí lãi vay

– Bảo đảm bằng tài sản hình thành trong tương lai từ vốn vay.

+ Hình thức bảo đảm này thường áp dụng khi thực hiện vay tại ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác.

+ Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn nhưng không có tài sản đảm bảo, hoặc tài sản đó không đáp ứng được các yêu cầu của bên cho vay thì bên cho vay có thể yêu cầu doanh nghiệp sử dụng chính tài sản được hình thành từ nguồn tài trợ của bên cho vay để làm tài sản bảo đảm. 

+ Hình thức này thường áp dụng đối với vay trung hạn và dài hạn. Đôi khi, vay ngắn hạn cũng có thể có hình thức bảo đảm này (như tài sản đảm bảo là hàng hóa được nhập kho sau khi vay).

+ Với hình thức bảo đảm này, bên cho vay thường yêu cầu khách hàng phải mua bảo hiểm với tài sản hình thành trong tương lai và người thụ hưởng là bên cho vay; đồng thời bên cho vay được chuyển toàn bộ giấy tờ sở hữu tài sản và ký cam kết bảo quản tài sản.

– Vay tín chấp:

Vay tín chấp là khoản vay không được đảm bảo bằng tài sản, có nghĩa là nghĩa vụ hoàn trả tiền vay không được bảo đảm bằng tài sản của bên đi vay hoặc của một bên thứ ba. Thường  hình thức này xảy ra khi doanh nghiệp vay của các doanh nghiệp khác không phải tổ chức tín dụng hoặc vay cá nhân. Giữa bên cho vay và bên đi vay thường có các mối quan hệ xã hội (như đối tác, quan hệ liên kết hoặc bên liên quan).

2.2.3 Phân loại theo phương thức cho vay:

Hình 3: Phân loại khoản vay theo phương thức cho vay

Có hai phương thức cho vay cơ bản nhất hiện nay là:

– Cho vay theo hạn mức: Bên cho vay và bên đi vay xác định một hạn mức cho vay cố định trong một thời gian nhất định. Bên đi vay có thể vay, trả nợ nhiều lần nhưng tại bất kỳ thời điểm nào, tổng số dư nợ vay không vượt quá số hạn mức đã định.

– Cho vay trực tiếp từng lần: Cho vay từng lần là hình thức cho vay mà mỗi lần vay bên đi vay phải làm thủ tục và trình bên cho vay phương án sử dụng vốn vay cho từng món.

Ngoài hai hình thức chủ yếu trên, còn có một số hình thức vay khác như vay thấu chi, vay trả góp…

>>> Tìm hiểu ngay: 6 phương thức huy động vốn cho doanh nghiệp, ưu và nhược điểm

3. Phương pháp kế toán các khoản vay ngắn hạn tại doanh nghiệp

3.1. Vay ngắn hạn là tài khoản nào?

Trước đây, khi các doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, việc theo dõi và hạch toán các khoản vay ngắn hạn được trình bày trên tài khoản 311.

Tuy nhiên, khi chuyển sang thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính (Thay thế chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC), kế toán không theo dõi các khoản vay ngắn hạn trên tài khoản riêng biệt. Tất cả các khoản vay của doanh nghiệp được hạch toán tại tài khoản 341 – “Vay và nợ thuê tài chính”. Như đã lưu ý tại mục 1a, tài khoản 341 không theo dõi các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu và phát hành cổ phiếu ưu đãi bắt buộc mua lại tại một thời điểm nhất định. 

Kết cấu tài khoản 341 được quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

vay ngắn hạn là tài khoản nào
Hình 4: Kết cấu tài khoản 341

Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính có 2 tài khoản cấp 2:

Hình 5: Tài khoản cấp 2 của tài khoản 341

Như vậy, việc theo dõi và hạch toán các khoản đi vay của doanh nghiệp được theo dõi trên chi tiết tài khoản 3411. 

Trước đó, khi chuyển sang thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, kế toán phải thực hiện kết chuyển số dư:

“Điều 126. Chuyển đổi số dư trên sổ kế toán

– Số dư tài khoản 311 – Nợ ngắn hạn, tài khoản 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả, tài khoản 342 – Nợ dài hạn chuyển sang tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính;”

3.2. Hạch toán khoản vay ngắn hạn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Như đã nêu tại phần 3.1, các khoản vay của doanh nghiệp (trong đó có khoản vay ngắn hạn) được hạch toán tại tài khoản 3411. Một số nghiệp vụ cơ bản trích theo điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính như sau:

“(a) Vay bằng tiền

– Trường hợp vay bằng Đồng Việt Nam (nhập về quỹ hoặc gửi vào Ngân hàng), ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111)

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

– Trường hợp vay bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112) (vay nhập quỹ)

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1122) (vay gửi vào ngân hàng)

Nợ các TK 221, 222 (vay đầu tư vào công ty con, liên kết, liên doanh)

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (vay thanh toán thẳng cho người bán)

Nợ TK 211 – Tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình (vay mua TSCĐ)

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ (nếu có)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

– Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả) như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định… ghi:

Nợ các TK 241, 635

Có các TK 111, 112, 331.

b) Vay chuyển thẳng cho người bán để mua sắm hàng tồn kho, tài sản cố định, để thanh toán về đầu tư xây dựng cơ bản, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213, 241 (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)

– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị TSCĐ mua sắm, xây dựng được ghi nhận bao gồm cả thuế GTGT. Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả) như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định kế toán tương tự bút toán ở mục a.

c) Vay thanh toán hoặc ứng vốn (trả trước) cho người bán, người nhận thầu về xây dựng cơ bản, để thanh toán các khoản chi phí, ghi:

Nợ các TK 331, 641, 642, 811

Có TK 341 – Vay và thuê tài chính (3411)

d) Vay để đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, đầu tư cổ phiếu, trái phiếu, ghi:

Nợ các TK 221, 222, 228

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)

……………………………………………………..”

>>> Có thể bạn quan tâm: Kế toán khoản đầu tư vào đơn vị khác: công ty mẹ đầu tư vào công ty con

 3.3.  Trình bày thông tin về khoản vay ngắn hạn trên báo cáo tài chính

Trên góc độ xử lý thông tin của kế toán, kế toán chỉ nhận diện và phân loại một khoản vay được cho là ngắn hạn tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Khi đó, các khoản vay đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính sẽ được trình bày là Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. 

>>Xem chi tiết cách lập BCĐKT tại bài viết: Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính có quy định về trình bày chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn theo Điều 112. Hướng dẫn lập và trình bày Bảng cân đối kế toán năm:

+ Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn (Mã số 320) (thuộc phần Nợ ngắn hạn) 

Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá trị các khoản doanh nghiệp đi vay, còn nợ các ngân hàng, tổ chức, công ty tài chính và các đối tượng khác có kỳ hạn thanh toán còn lại không quá 12 tháng tại thời điểm báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có chi tiết của tài khoản 341 và 34311 (chi tiết phần đến hạn thanh toán trong 12 tháng tiếp theo).”

Như vậy, doanh nghiệp cần theo dõi và lưu ý khi xác định các khoản vay được phân loại là ngắn hạn, từ đó xác định giá trị của chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn (Mã số 320) gồm:

– Toàn bộ các khoản vay có thời hạn vay dưới 12 tháng

– Các khoản vay có thời hạn phải trả không quá 12 tháng tại thời điểm báo cáo

Ngoài ra, trên thuyết minh báo cáo tài chính, các doanh nghiệp cũng được yêu cầu phải trình bày nguyên tắc ghi nhận khoản vay và nợ thuê tài chính về ghi nhận giá trị, theo dõi chi tiết từng khoản vay…

Ví dụ: 

Tại ngày 31/12/2021, Kế toán công ty A tính toán, phân loại chỉ tiêu vay và nợ thuê tài chính như sau (sổ kế toán của công ty A có phản ánh số dư 8.100 triệu đồng của hai khoản vay):

Đơn vị: triệu đồng

STT

Nội dung khoản vay Số dư ngày 31/12/2021 Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn

Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính dài hạn

1 Vay Ngân hàng ngày 10/9/2021; thời hạn vay 9 tháng; số tiền vay 4.000 triệu đồng; chưa trả gốc 4.000  4.000 
2 Vay Ngân hàng ngày 01/6/2021; thời hạn vay 48 tháng; số tiền vay 4.800 triệu; đã trả 700 triệu đồng; lịch trả nợ 100 triệu đồng/tháng 4.100  1.200  2.900 
CỘNG 8.100 5.200 2.900 

Giải thích: 

Khoản vay

Giải thích 

Vay ngân hàng ngày 10/9/2021; thời hạn vay 9 tháng; số tiền vay 4.000 triệu đồng; chưa trả gốc

– dư nợ tại ngày 31/12/2021 là 4.000 triệu đồng – toàn bộ là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn vì thời hạn vay 9 tháng, tính đến thời điểm phải trả còn khoảng gần 5 tháng
Vay ngân hàng ngày 01/6/2021; thời hạn vay 48 tháng; số tiền vay 4.800 triệu; đã trả 700 triệu đồng

– dư nợ tại ngày 31/12/2021 là 4.100 triệu đồng

– lịch trả nợ 100 triệu đồng/tháng, nên số tiền phải trả trong năm 2022 (thời hạn dưới 12 tháng) là 1.200 triệu đồng

– giá trị phải trả từ năm 2023 (thời hạn trên 12 tháng) là 2.900 triệu đồng

 🖛 Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn tính là 1.200 triệu đồng (thuộc chỉ tiêu tổng hợp Nợ ngắn hạn); chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính dài hạn tính là 2.900 triệu đồng (thuộc chỉ tiêu tổng hợp Nợ dài hạn trên Bảng cân đối kế toán)

Bài viết đã giới thiệu tới bạn đọc định nghĩa về khoản nợ vay, phân loại nợ ngắn hạn/dài hạn, phương pháp kế toán các nghiệp vụ liên quan tới vay ngắn hạn và hướng dẫn về trình bày chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. Hy vọng bạn đọc đã nắm được chi tiết các nguyên tắc kế toán về vay ngắn hạn để hoàn thiện tốt mọi nghiệp vụ kế toán liên quan. 

Hiện nay, nhiều phần mềm kế toán thông minh với các tính năng tiên tiến như phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình thực hiện hạch toán các bút toán. Phần mềm AMIS Kế toán có tính năng tự động hạch toán từ hoá đơn, bảng excel giúp kế toán không cần nhập liệu thủ công, vừa giảm thiểu sai sót vừa nâng cao năng suất kế toán.

Phần mềm online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán doanh nghiệp:

  • Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
  • Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
  • Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
  • Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
  • ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

Lê Kim Tiến

 258 

Kiều Phương Thanh là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính& kế toán, tác giả của rất nhiều bài viết được đón nhận và chia sẻ trên các diễn đàn kế toán và tài chính Việt Nam.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này