Biên bản xác nhận công nợ là mẫu văn bản có giá trị pháp lý nhằm giúp doanh nghiệp kiểm tra và kiểm soát các khoản nợ với khách hàng, nhà cung cấp. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn mẫu biên bản xác nhận công nợ mới nhất kèm link tải về.
1. Công nợ là gì?
Công nợ là khái niệm trong lĩnh vực tài chính và kế toán, chi các khoản tiền mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân phải thu hoặc trả từ các giao dịch kinh doanh và tài chính. Công nợ thường phát sinh từ việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc vay mượn tài chính
Công nợ được phân chia thành công nợ phải thu và công nợ phải trả:
- Công nợ phải thu: Là các khoản công nợ phải thu từ tiền bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được thu tiền hoặc các khoản đầu tư tài chính
- Công nợ phải trả: Là các khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ… mà doanh nghiệp chưa thực hiện thanh toán.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bù trừ công nợ hai bên, ba bên chi tiết
2. Khi nào cần xác nhận công nợ và sử dụng biên bản xác nhận công nợ
Xác nhận công nợ cần thiết vào cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, khi có sự thay đổi quyền sở hữu hoặc quản lý, trước khi tiến hành kiểm toán, khi có tranh chấp, và trước khi thanh toán hoặc thu hồi nợ. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu tài chính, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp, và duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan.
Trong trường hợp khi doanh nghiệp cần xác nhận lại chính xác các khoản nợ giữa doanh nghiệp và đối tác, giữa các cá nhân với nhau thì hai bên sẽ thực hiện lập biên bản xác nhận công nợ sau khi đã đối chiếu các khoản nợ với nhau. Ngoài việc kiểm tra và kiểm soát các khoản nợ của doanh nghiệp, biên bản xác nhận công nợ còn được sử dụng làm căn cứ để kiểm tra quá trình thanh toán có thực hiện đúng theo quy định hay không, nhất là thanh toán qua ngân hàng.
3. Các bước thực hiện xác nhận công nợ
Để xác nhận công nợ hiệu quả, cần thực hiện theo các bước sau:
+ Kiểm tra và tổng hợp số liệu công nợ từ hệ thống kế toán và liên hệ với các bên liên quan để đối chiếu tài liệu.
+ So sánh số liệu thu thập được với dữ liệu kế toán, xác định và giải quyết các khác biệt.
+ Lập biên bản xác nhận công nợ: Đây là biên bản này chính thức ghi nhận kết quả xác nhận công nợ giữa các bên liên quan. Nội dung của biên bản phải bao gồm đầy đủ các thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế của các bên, số tiền nợ phải thu, phải trả, ngày xác nhận, chữ ký và con dấu của các bên liên quan.
+ Ký kết biên bản: Gửi biên bản đến các bên liên quan để xem xét và ký kết, đảm bảo tất cả đều đồng ý với nội dung.
+ Lưu trữ và theo dõi: Lưu trữ biên bản vào hồ sơ kế toán và theo dõi các khoản nợ đã xác nhận để đảm bảo thanh toán đúng hạn.
+ Báo cáo và giải quyết tranh chấp (nếu có): Báo cáo tình hình công nợ lên ban lãnh đạo và sử dụng biên bản để giải quyết tranh chấp nếu có.
4. Các mẫu biên bản xác nhận công nợ mới nhất
Mẫu biên bản xác nhận công nợ thường có các thông tin cơ bản như sau:
- Phần mở đầu, bao gồm:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ
+ Tên văn bản: Biên bản xác nhận công nợ
+ Căn cứ lập biên bản xác nhận công nợ
- Phần nội dung, bao gồm:
+ Địa điểm lập biên bản
+ Ngày tháng năm
+ Thông tin các bên liên quan: Tên, MST, địa chỉ, số CMTND/Căn cước công dân/Hộ chiếu
+ Xác nhận số nợ, giấy tờ chứng từ đi kèm
+ Các nội dung khác trong trường hợp cụ thể
- Phần kết thúc, bao gồm:
+ Xác nhận số biên bản, giá trị biên bản được lập
+ Chữ ký, họ tên các bên liên quan
Dưới đây là mẫu biên bản công nợ dành cho doanh nghiệp, cá nhân chi tiết:
4.1. Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho doanh nghiệp
Mẫu số 1:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————
BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ
– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa;
– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên;
Hôm nay, ngày … tháng … năm 20.., tại địa chỉ ……………………..…., chúng tôi gồm có:
BÊN A: Công ty …………………..
Địa chỉ: ……………..
Điện thoại liên hệ: ………….
Đại diện: …………………………. Chức vụ: ……………….
Mã số thuế……………………..
BÊN B: Công ty ……………………
Địa chỉ: ……………..
Điện thoại liên hệ: ………….
Đại diện: ………………. Chức vụ: ……………….
Mã số thuế……………………..
Cùng nhau xác nhận về công nợ, cụ thể như sau:
Công nợ đầu kỳ: ………………. đồng (Theo Biên bản số …….. ngày ……. tháng …. năm ….)
Số phát sinh trong kỳ:………………
Số tiền bên A đã thanh toán: ……………………….. đồng
Tính đến ngày… tháng … năm … bên A còn nợ bên B số tiền là: ……………………..đồng (bằng chữ: …………….)
Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Bên A Bên B
>> Tải ngay mẫu số 1 Tại đây
Mẫu số 2:
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————
BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ
– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa;
– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên;
Hôm nay, ngày … tháng … năm 20.., tại địa chỉ ……………………..…., chúng tôi gồm có:
BÊN A: Công ty …………………..
Địa chỉ: ……………..
Điện thoại liên hệ: ………….
Đại diện: …………………………. Chức vụ: ……………….
Mã số thuế……………………..
BÊN B: Công ty ……………………
Địa chỉ: ……………..
Điện thoại liên hệ: ………….
Đại diện: ………………. Chức vụ: ………………
Mã số thuế……………………..
Cùng nhau xác nhận về công nợ từ ngày …… đến ngày …… cụ thể như sau:
1. Công nợ chi tiết.
– Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền …… (Chưa thanh toán)
– Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền …… (Chưa thanh toán).
2. Kết luận:
– Tính đến hết ngày …….. Bên A còn phải thanh toán cho Bên B số tiền là:……………….(Bằng chữ:…………………………..)
3. Thỏa thuận khác:
– Cam kết trả nợ trước ngày……………………….
– Lãi suất chậm trả áp dụng…………………………
– Phạt vi phạm hợp đồng nếu sai phạm………………………………
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.
| Bên A | Bên B |
>> Tải ngay mẫu số 2 Tại đây
4.2. Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho cá nhân
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————–
BIÊN BẢN XÁC NHẬN NỢ
Hôm nay, ngày … tháng … năm… tại……….., chúng tôi gồm:
1. BÊN A: Ông……………………………………………
Số CMND:………………………………………………………….
Điện thoại:………………………………………………………….
Email:………………………………………………………………..
Chỗ ở hiện nay:….
2. BÊN B: Ông……………………………………………………
Số CMND:……………………………………………………
Điện thoại:……………………………………………………
Email:…………………………………………………………
Chỗ ở hiện nay:…………………………………………….
Cùng thống nhất ký kết Bản thoản thuận với những điều, khoản sau:
Điều 1: Thỏa thuận xác nhận nợ:
Qua đối chiếu xác nhận, hai bên thống nhất xác nhận tính đến ngày … tháng… năm… Bên B nợ Bên A tổng số tiền là:………….VNĐ (bằng chữ:…………….), trong đó:
– Nợ gốc:……..…. VNĐ;
– Lãi: ……………… VNĐ.
Điều 2: Cam kết của Bên A:
– Bên A sẽ tạo điều kiện tốt nhất để Bên B có thể hoàn thành nghĩa vụ đã cam kết.
– Xóa bỏ nghĩa vụ trả nợ sau khi Bên A thực hiện xong nghĩa vụ thanh toán như đã cam kết.
Điều 3: Cam kết của Bên B:
– Bên B cam kết thanh toán cả nợ gốc và lãi trước ngày… tháng… năm…
– Nếu Bên B chậm trả theo thỏa thuận thì sẽ chịu trách nhiệm đối với số tiền chậm trả tương ứng với mức lãi suất là …%/ngày.
Điều 4: Điều khoản chung:
– Biên bản này có hiệu lực kể từ thời điểm kí kết.
– Biên bản được sao thành hai bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ một bản.
Bên A Bên B
>> Tải ngay Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho cá nhân Tại đây
5. Những lưu ý khi lập biên bản xác nhận nợ
Khi lập biên bản xác nhận nợ, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề như:
- Biên bản công nợ là căn cứ quan trọng để thống nhất về các khoản tiền nợ, lãi suất trả chậm… và không phải là một phần trong giấy vay nợ hay phụ lục của hợp đồng kinh tế
- Các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như mã số thuế, địa chỉ, thông tin cá nhân, số CMTND (Căn cước công dân) cần phải được điền đầy đủ, chi tiết vì đây là biên bản liên quan đến tiền và nghĩa vụ của các cá nhân, pháp nhân
- Trước khi lập biên bản xác nhận công nợ, các bên liên quan cần thỏa thuận về thời hạn thanh toán, lãi chậm, giải quyết khi chậm trả… thay vì chỉ xác nhận số tiền còn nợ
- Cá nhân cần ký tên hoặc điểm chỉ vào biên bản, trường hợp là doanh nghiệp thì người đại diện hợp pháp ký và đóng dấu đầy đủ nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của mẫu xác nhận nợ
- Khi được chuyển giao công nợ, bên chấp nhận chuyển giao sẽ có nghĩa vụ thanh toán công nợ. Điều này có nghĩa là bên thứ ba tiếp nhận công nợ phải đảm bảo thực hiện các trách nhiệm thanh toán theo thỏa thuận ban đầu.Quy trình chuyển giao công nợ cần bao gồm việc xác định rõ ràng các khoản nợ, lập thỏa thuận chuyển giao chi tiết về quyền và nghĩa vụ, và thông báo đầy đủ cho bên nợ. Sau khi hợp đồng được ký kết, bên chấp nhận chuyển giao chính thức tiếp nhận nghĩa vụ thanh toán công nợ, đảm bảo tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận và cập nhật hồ sơ kế toán tương ứng.
Trên đây là mẫu giấy xác nhận công nợ phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng để xác nhận công nợ doanh nghiệp. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã lựa chọn các công cụ quản lý tự động để quản lý công nợ hiệu quả hơn theo tuổi nợ, hạn nợ, đối tượng khách hàng…. Các phần mềm kế toán thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:
- Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
- Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
- Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ giúp doanh nghiệp có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.
- Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
- Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.
Nhanh tay đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để công tác kế toán chính xác hơn, nhanh hơn, tiện lợi hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
