HRM là gì? Các bước xây dựng chiến lược quản trị nguồn nhân lực

HRM đóng vai trò cốt yếu trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh, đáp ứng nhu cầu phát triển của một tổ chức. Vậy HRM là gì, ý nghĩa, vai trò, chức năng cũng như xu hướng phát triển của HRM ra sao? Hãy cùng tìm hiểu về HRM và hệ thống HRM trong nội dung dưới đây.

1. HRM là gì?  

1.1 Định nghĩa HRM

HRM là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Human Resource Management”, nghĩa là quản trị nhân sự hoặc quản trị nguồn nhân lực. Quản trị nguồn nhân lực bao gồm tất cả hoạt động diễn ra quản lý, điều phối, phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

HRM bao gồm nhiều hoạt động: tuyển dụng, quản lý lương và phúc lợi, quản lý hợp đồng lao động, xây dựng chính sách nhân sự, đào tạo, đánh giá, giải quyết các vấn đề về quan hệ lao động…

1.2 Strategic HRM là gì?

Để HRM được diễn ra hiệu quả cần có Chiến lược nhân sự (Strategic HRM). Strategic HRM coi nguồn nhân lực là một nguồn lực cốt lõi, quan trọng nhất để đạt được các mục tiêu mà tổ chức đề ra, nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức trên thị trường. Khi có chiến lược nhân sự thì các mục tiêu về nhân sự sẽ trở thành một phần liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược của cả tổ chức.

Một chiến lược nhân sự tốt sẽ tạo điều kiện để người lao động được phát triển trong một môi trường làm việc linh hoạt, tiến bộ, từ đó tạo ra một nguồn nhân tài vững mạnh, tạo ra lợi thế riêng cho doanh nghiệp.

1.3 Mục tiêu của HRM là gì?

Tuyển dụng đủ nhu cầu và duy trì nguồn nhân lực

Doanh nghiệp nào cũng phải có nhân viên tham gia vào vận hành, sản xuất, kinh doanh. HRM hay cụ thể hơn là bộ phận tuyển dụng trong hệ thống HRM có trách nhiệm tìm kiếm, tuyển chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm mà doanh nghiệp đưa ra. Đội ngũ nhân sự sẽ được đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng để duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu suất làm việc

HRM cần quản lý được hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua hệ thống đánh giá – phản hồi thường xuyên. Dựa trên kết quả đánh giá định kỳ, nhà quản trị nhân sự sẽ nắm bắt được đâu là những nhân viên làm việc hiệu quả hoặc chưa hiệu quả. Qua đó đề ra các biện pháp cải thiện hiệu suất, đào tạo, bồi dưỡng hoặc động viên, khen thưởng kịp thời.

Đào tạo và phát triển 

Khi nguồn nhân lực đã có đủ, mục tiêu của HRM là phát triển họ thành những “tài sản” đáng giá nhất của doanh nghiệp. Cần có các chương trình đào tạo, phát triển, nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng sẽ mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động về lâu dài. Bên cạnh đó các chính sách phúc lợi hợp lý sẽ cho nhân viên thấy họ có cơ hội phát triển về thu nhập và sẵn sàng gắn bó hơn với tổ chức.

Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Một trong những mục tiêu quan trọng của HRM là xây dựng được văn hóa doanh nghiệp bền vững, có bản sắc riêng và có tác động tích cực đến các thành viên của tổ chức. Điều mấu chốt là cần làm cho nhân viên cảm thấy họ thực sự là một phần của tập thể và đóng góp của mình có ý nghĩa với mục tiêu chung.

Môi trường làm việc tích cực hay văn hóa tích cực ở đây là điều kiện làm việc tốt, nhân viên được phát huy hết năng lực của mình, được công nhận và đánh giá đúng. Bên cạnh đó các chính sách phúc lợi tốt, sự quan tâm đến chất lượng cuộc sống của người lao động cũng là điều cần thiết trong một môi trường làm việc lành mạnh.

2. Vì sao cần có hệ thống HRM trong doanh nghiệp?

Vai trò của HRM ngày càng quan trọng khi sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm nhân tài ngày càng tăng cao. Và đồng thời, tri thức, chuyên môn, kinh nghiệm của người lao động cũng quyết định sự cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường thương mại. 

Nhân lực ảnh hưởng tới lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ khác trên thị trường, trực tiếp đem đến khả năng phát triển mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Bởi vậy, duy trì tốt HRM sẽ biến nhân lực thành phương tiện, đồng thời là vũ khí để doanh nghiệp duy trì sự ổn định, phát triển thêm một tầm cao mới. 

Tri thức, chuyên môn, kinh nghiệm trong nghề của người lao động sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển trên thị trường. Song, đây cũng là thách thức để các nhà quản trị phải biết cách khai thác, tạo điều kiện để nhân lực cống hiến tốt nhất. 

3. Cấu trúc hệ thống HRM

3.1 Quản lý tổ chức (Organization)

3.2 Quản lý nguồn nhân lực (People resourcing)

Quản lý nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động nhằm thu hút và phát triển nhân tài, sử dụng nhân tài một cách phù hợp.

Lập kế hoạch nhân lực (Workforce Planning): Quá trình xác định số lượng, loại hình lao động cần thiết để đáp ứng mục tiêu kinh doanh hiện tại và tương lai, bao gồm dự báo nhu cầu và xây dựng kịch bản nhân lực.

Tuyển dụng và lựa chọn (Recruitment and Selection): Tuyển dụng tập trung vào thu hút ứng viên tiềm năng, trong khi lựa chọn đánh giá và quyết định ứng viên phù hợp cho các vị trí trong tổ chức.

Quản lý nhân tài (Talent Management): Tạo chiến lược phát triển, duy trì đội ngũ nhân tài nhằm hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh, giúp tổ chức luôn có những cá nhân xuất sắc.

An toàn và sức khỏe (Health and Safety): Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu rủi ro và bảo vệ sức khỏe nhân viên, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn luật định.

Phúc lợi nhân viên (Employee Well-being): Chú trọng sức khỏe, hạnh phúc và sự hài lòng của nhân viên thông qua các chính sách hỗ trợ trong công việc và cuộc sống.

Chính sách và thủ tục nhân sự (HR Policies and Procedures): Xây dựng, triển khai quy định, quy trình liên quan đến các hoạt động nhân sự nhằm đảm bảo hiệu quả và tuân thủ.

Tuân thủ luật lao động (Employment Law Compliance): Đảm bảo tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan đến lao động, tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi đôi bên.

Hệ thống quản lý nhân sự điện tử (e-HRM): Ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình nhân sự, từ quản lý thông tin, tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất và phát triển.

3.3 Đào tạo và phát triển (Learning & Development)

Trong HRM không thể thiếu công tác đào tạo và phát triển, hay còn gọi là L&D, với mục đích bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho đội ngũ nhân viên để họ thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.

Học tập tổ chức (Organizational Learning): Tăng cường năng lực tập thể bằng cách chia sẻ tri thức, xây dựng văn hóa học tập trong tổ chức để hỗ trợ đổi mới và phát triển bền vững.

Học tập cá nhân (Individual Learning): Đầu tư vào việc nâng cao kỹ năng, năng lực cá nhân thông qua đào tạo và phát triển, giúp nhân viên phát triển sự nghiệp.

Phát triển quản lý (Management Development): Tập trung vào việc trang bị kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định và tư duy chiến lược nhằm tạo nên đội ngũ quản lý hiệu quả.

Quản lý hiệu suất (Performance Management): Quá trình đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, gắn kết kết quả cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức.

Cam kết của nhân viên (Engagement): Xây dựng sự gắn bó và động lực làm việc của nhân viên thông qua môi trường tích cực, các chính sách hỗ trợ và lộ trình phát triển rõ ràng.

3.4 Quản lý lương thưởng (Reward Management)

Hoạt động này nhằm đảm bảo nhân viên được trả lương và thưởng xứng đáng với đóng góp của họ. Quá trình bao gồm thiết kế các chính sách về lương cơ bản, thưởng khuyến khích, và phúc lợi nhằm thúc đẩy hiệu suất và gắn kết nhân viên.

Đánh giá công việc/Khảo sát lương (Job Evaluation/Pay Surveys): Đánh giá giá trị công việc trong tổ chức và tiến hành khảo sát thị trường để xác định mức lương cạnh tranh, đảm bảo công bằng nội bộ và thu hút nhân tài.

Quản lý lương cơ bản (Base Pay Management): Xây dựng và quản lý chính sách lương cơ bản phù hợp với ngân sách và chiến lược kinh doanh, đảm bảo nhân viên được trả công hợp lý.

Lương khuyến khích (Merit Pay): Hệ thống lương thưởng dựa trên hiệu suất làm việc, nhằm khuyến khích nhân viên đạt hiệu quả cao và gắn bó với tổ chức.

Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits): Cung cấp các phúc lợi bổ sung như bảo hiểm, nghỉ phép, và hỗ trợ tài chính, tạo điều kiện để nhân viên an tâm làm việc và phát triển.

3.5 Quản lý quan hệ lao động (Employee relations) 

Quản lý quan hệ lao động tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và tổ chức. Hoạt động này bao gồm xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động, giải quyết xung đột và đảm bảo môi trường làm việc công bằng, minh bạch.

Quan hệ lao động (Employment Relationship): Quan hệ lao động xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên và tổ chức, dựa trên sự tôn trọng quyền lợi và trách nhiệm của đôi bên. Điều này giúp tạo môi trường làm việc gắn kết và ổn định.

Quan hệ lao động ngành (Industrial Relations): Quan hệ công nghiệp đề cập đến sự tương tác giữa tổ chức, nhân viên và các tổ chức lao động như công đoàn. Mục tiêu là duy trì sự hợp tác và giải quyết xung đột một cách hiệu quả.

Tiếng nói nhân viên (Employee Voice): Tiếng nói nhân viên khuyến khích người lao động tham gia ý kiến và đóng góp vào các quyết định của tổ chức. Điều này cải thiện tinh thần làm việc và gắn kết đội ngũ.

Truyền thông (Communication): Truyền thông trong tổ chức giúp đảm bảo thông tin lưu thông hiệu quả giữa các cấp. Một hệ thống truyền thông minh bạch tăng cường sự hiểu biết và lòng tin.

4. Quy trình xây dựng chiến lược quản trị nguồn nhân lực

4.1 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Mức độ thành công của HRM được đo lường dựa trên sự liên kết giữa các mục tiêu của đơn vị, bởi thế các nhà quản trị luôn cần thấu hiểu mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức. Để quá trình HRM thành công, người làm nhân sự phải có khả năng đưa ra kế hoạch ngắn hạn, dài hạn để phát triển nhân sự liên quan. 

Sử dụng sơ đồ SWOT để phân tích cơ hội, thách thức, điểm mạnh, điểm yếu. Từ đó cần đưa ra định hướng chiến lược nhân sự để phát huy thế mạnh, khắc phục khuyết điểm, nắm bắt được các cơ hội và sẵn sàng đối mặt với những khó khăn do biến động từ bên ngoài.

4.2 Đánh giá năng lực nhân sự 

Đánh giá năng lực nhân sự cho phép các nhà quản trị hiểu được tình hình nhân viên hiện có và cách họ đóng góp để hoàn thành mục tiêu và sứ mệnh chung. Kiểm tra kỹ năng, ưu nhược điểm giúp nhận định nhân viên giỏi trong lĩnh vực nào để có sự phân bổ hợp lý, đồng thời cũng giúp hiểu được nguyện vọng của nhân viên, xem họ có hứng thú với công việc cụ thể nào không.

4.3 Phân tích năng lực nhân sự dựa theo mục tiêu doanh nghiệp

Phân tích năng lực nhân sự giúp các nhà quản trị nhìn nhận ra những vấn đề trong đơn vị của mình: Đâu là vấn đề tồn đọng? Đâu là các thách thức cho sự phát triển của họ trong thời gian tới?

Việc nhìn nhận giúp cán bộ nhân sự đánh giá đúng tình hình đơn vị để đưa ra kế hoạch hành động tận dụng cơ hội, đối phó hiệu quả với khó khăn hơn. Người làm công tác nhân sự cần phân tích số lượng nhân viên, kỹ năng của họ để làm việc lại với ban lãnh đạo, cùng nhau xác định cách trang bị tốt hơn cho nhân viên để phục vụ đơn vị. 

4.4 Ước tính nhu cầu nhân sự trong tương lai

Sau khi đã xác định mục tiêu doanh nghiệp, phân tích năng lực thì các nhà quản trị nhân sự cần ước tính nhu cầu nhân sự. Việc dự báo sẽ bao gồm các yếu tố sau đây:

• Nhu cầu: Dự báo phải có sự liên quan giữa số lượng nhân viên với kỹ năng yêu cầu để đáp ứng nhu cầu trong tương lai của đơn vị.
• Cung cấp: Đánh giá tiềm năng của nhân viên và năng lực hiện tại có đủ để giúp đơn vị đạt mục tiêu trong tương lai hay không?

Việc dự báo yêu cầu nhân sự cũng giúp xác định các vấn đề sau đây: 

• Công việc và vị trí cần thiết của nhân sự để đảm bảo mục tiêu phát triển chiến lược của công ty.
• Các kỹ năng nhân viên hiện tại cần mài giũa để đảm nhận công việc, vai trò mới.
• Liệu nhân viên có chuyên môn đã được sử dụng đúng và đủ trong đơn vị?
• Liệu nhân viên và văn hoá doanh nghiệp hiện có đáp ứng được tương lai của đơn vị?

4.5 Triển khai chiến lược quản trị nguồn nhân lực

Thực hiện chiến lược quản lý nguồn nhân lực với các hoạt động cụ thể:

• Tuyển dụng nhân sự: Tại thời điểm này, các cán bộ nhân sự cần tìm kiếm ứng viên có năng lực ứng với chiến lược nhân sự đơn vị đặt ra. Bởi vậy, quy trình chọn lựa cần được khai thác phù hợp.
• Quá trình lựa chọn: Phỏng vấn và các hình thức lọc nhân sự khác cũng diễn ra trong thời điểm đầu tiên, được sử dụng để đánh giá ứng viên có phù hợp với vai trò họ ứng tuyển hay không.
• Tuyển dụng ứng viên: Nhân sự sau khi đã hoàn thiện các vòng tuyển dụng dẽ được công ty mời vào làm việc.
• Thử việc và đào tạo: Các nhà quản trị cần đưa ra quy trình thử việc, gói đào tạo toàn diện, các phúc lợi hấp dẫn để giữ chân nhân viên.

Với mỗi hoạt động cần có mục tiêu chia nhỏ, xác định các bước thực hiện, có thời hạn rõ ràng để đảm bảo hiệu quả.

4.6 Đánh giá và hoàn thiện 

Sau khi triển khai kế hoạch, việc đánh giá kết quả là bước không thể thiếu để xác định mức độ hiệu quả và phát hiện những điểm cần cải thiện. Nếu kế hoạch không đạt mục tiêu như mong đợi, doanh nghiệp nên linh hoạt điều chỉnh, chẳng hạn cải tiến chiến lược tuyển dụng hoặc tối ưu hóa chương trình đào tạo. Chiến lược nhân sự cần được cập nhật thường xuyên để đáp ứng sự thay đổi và phát triển của doanh nghiệp, đảm bảo luôn phù hợp và mang lại giá trị thiết thực.

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRM

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, phần mềm HRM ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm hơn. Xu thế sử dụng phần mềm HRM đang tập trung vào tự động hóa các quy trình nhân sự như tuyển dụng, quản lý lương thưởng, và đánh giá hiệu suất. Các hệ thống hiện đại còn tích hợp trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu để tối ưu hóa chiến lược nhân sự và nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm HRM có thể kể đến:

• Cải thiện năng suất của nhân sự
• Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí hiệu quả
• Bảo mật thông tin chặt chẽ hơn
• Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự

• Giao diện dễ dùng và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng: Một phần mềm HRM lý tưởng cần được thiết kế thân thiện, đơn giản, giúp nhân viên dễ dàng làm quen và thao tác nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian đào tạo.
• Khả năng tích hợp đồng bộ: Để tối ưu hóa quản lý, phần mềm cần hỗ trợ kết nối với các hệ thống khác như ERP, CRM hoặc phần mềm kế toán, tạo nên một hệ sinh thái quản lý thống nhất.
• Khả năng tùy chỉnh cao: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, do đó phần mềm cần linh hoạt trong việc điều chỉnh quy trình, báo cáo hoặc dữ liệu để đáp ứng tốt nhất các nhu cầu cụ thể.
• Phù hợp ngân sách: Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng và giá trị mang lại, thay vì chỉ tập trung vào các lựa chọn chi phí thấp.
• Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: Nhà cung cấp cần đảm bảo dịch vụ hậu mãi, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai và sử dụng.

Với những thông tin trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ HRM là gì và các hoạt động chủ chốt trong HRM. HRM xây dựng nguồn nhân lực cần thiết cũng như môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Khi áp dụng đúng quy trình và tận dụng sự hỗ trợ của công nghệ, HRM sẽ giúp tổ chức có được nguồn lực vững mạnh và tiến xa hơn trên thị trường.