BCP là gì? Tất cả thông tin về BCP trong doanh nghiệp

Một kế hoạch BCP được tạo ra để giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động đều đặn và vượt qua những rủi ro liên quan tới bối cảnh kinh tế. Vậy BCP là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây MISA AMIS để cập nhất mọi thông tin về BCP, cách thức hoạt động và hiệu quả của nó.

ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP

I. BCP là gì?

Khái niệm BCP là gì được viết tắt từ cụm Business Continuity Plan – kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây là bản phác thảo hoặc mô tả về cách doanh nghiệp sẽ phản ứng khi phải đối mặt với các mối đe dọa tiềm ẩn từ bên ngoài như đại dịch, thiên tai.

BCP được xem như “bí quyết sống còn” giúp các doanh nghiệp thích ứng tốt trong thời kỳ khủng hoảng, giảm thiểu rủi ro và hồi phục kinh tế trong giai đoạn sau. BCP cũng là một chiến lược giúp người quản lý giám sát và chỉ đạo nhân viên hiệu quả trong trường hợp làm việc từ xa. Doanh nghiệp vừa phân bố công việc phù hợp, với bộ máy nhân sự vừa không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

II. Mục đích của việc lập mô hình Business Continuity Plan

Mục đích của việc xây dựng BCP là đảm bảo nhân sự hay tài sản công ty được bảo vệ và phục hồi nhanh chóng trong trường hợp xảy ra rủi ro. Nó là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý rủi ro của tổ chức liên quan đến việc xác định, phòng ngừa và lên kế hoạch ứng phó khủng hoảng.

Mô hình Business Continuity Plan bao gồm:

• Xác định mức độ ảnh hưởng của những rủi ro tiềm ẩn.
• Thực hiện biện pháp phòng tránh và giảm thiểu rủi ro.
• Kiểm tra đánh giá đảm bảo các quy trình, hệ thống trong doanh nghiệp hoạt động bình thường.
• Cập nhật những tính năng, cách thức mới theo từng giai đoạn khác nhau.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

III. Lợi ích to lớn của BCP trong tổ chức

1. Lợi ích đối với nhân viên

Thấu hiểu BCP là gì và ứng dụng đúng cách sẽ giúp người đứng đầu duy trì cũng như củng cố lòng tin của nhân viên. Ví dụ, trong giai đoạn khi dịch bệnh Covid lây lan và diễn biến phức tạp, nhiều doanh nghiệp lâm vào tình huống hoạt động gián đoạn hoặc phá sản.

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý của người lao động bởi nguy cơ thất nghiệp cùng những gánh nặng cuộc sống. Lúc này, nếu có một kế hoạch kinh doanh liên tục được chuẩn bị tỉ mỉ, đội ngũ nhân viên sẽ tin tưởng hơn vào khả năng vận hành của doanh nghiệp. Từ đó, họ có thêm động lực gắn bó cùng công ty vượt qua khó khăn trước mắt.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

2. Lợi ích đối với khách hàng

Khi rủi ro xảy ra, những doanh nghiệp không thiết lập BCP sẽ đối diện với rủi ro đánh mất khách hàng tiềm năng, sụt giảm lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Do đó, xây dựng BCP  tỉ mỉ là chìa khóa thành công trong thời kỳ khủng hoảng.

Đồng thời, nó cũng là sự đảm bảo cho khách hàng về khả năng thích ứng và phục hồi của doanh nghiệp. Như vậy, công ty ngày càng được khách hàng tin tưởng, giá trị thương hiệu cũng được nâng cao trên thị trường.

3. Lợi ích đối với đối tác

Kế hoạch kinh doanh liên tục từ tổng quát đến chi tiết giúp tổ chức xác định các vấn đề đang tiềm tàng ảnh hưởng xấu đến  hoạt động chung. Dựa vào cơ sở đó, ban lãnh đạo lên kế hoạch bảo vệ và kiểm soát các mắt xích trọng yếu như chuỗi cung ứng, nhà cung cấp, đại lý.

BCP là gì cũng khiến các đối tác có ấn tượng tốt, đánh giá tích cực hơn về bộ máy quản lý rủi ro của công ty. Đây là một trong những điều kiện tiên quyết để có được sự hợp tác lâu dài trong tương lai.

Doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài cần chú trọng xây dựng kế hoạch một cách bài bản. Vì vậy, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay Ebook chuyên sâu về chủ đề này: MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP KẾ HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP

IV. Đối tượng cốt lõi trong một Business Continuity Plan là gì?

Để tổng hợp các yếu tố của mô hình BCP là gì, doanh nghiệp phải thành lập một nhóm chuyên gia đảm nhận việc nghiên cứu, lập kế hoạch. Trong đó, các thành viên được lựa chọn kỹ lưỡng đến từ nhiều phòng ban chuyên môn và nắm giữ những vai trò riêng biệt:

• Chủ tọa: Chủ tọa là người trực tiếp đánh giá tính khả thi của BCP. Nếu các yếu tố đều đáp ứng tốt yêu cầu, họ sẽ ký xác nhận và chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch.
• Đội ứng cứu khẩn cấp: Những thành viên của đội sẽ liên tục cập nhật tình hình hiện tại nhằm đưa ra kế hoạch ứng phó cụ thể. Đây cũng là nhóm thực hiện và thiết lập các chính sách, điều phối nội bộ tuân theo các quy trình tạm thời để giảm thiểu rủi ro.
• Đội liên lạc và ứng cứu khẩn cấp: Bộ phận này là đầu mối truyền thông chính khi doanh nghiệp gặp khủng hoảng. Họ lập kế hoạch liên lạc, xử lý tình huống theo chiến lược đã thiết lập.
• Đội Công nghệ thông tin và Kỹ thuật: Những nhân viên hỗ trợ kỹ thuật của công ty sẽ đảm bảo hoạt động kỹ thuật như ghi hình, truyền thông tin diễn ra ổn định.

>> Xem thêm: Lập kế hoạch công việc năm: Hướng dẫn từng bước đơn giản & các công cụ tối ưu 

V. Quy trình xây dựng mô hình Business Continuity Plan trong Doanh nghiệp

Thiết lập mô hình BCP hiệu quả cần tuân theo quy trình nghiêm ngặt như sau:

1. Xác định bối cảnh hoạt động doanh nghiệp

Nhà lãnh đạo cần hiểu toàn bộ quy trình cũng như các mắt xích trong bộ máy để xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, bạn cũng phải nắm được các yếu tố mấu chốt ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp như là:

• Sản phẩm và dịch vụ của công ty là gì?
• Sơ đồ tổ chức bộ máy doanh nghiệp là gì?
• Quy trình của bộ phận có liên quan chặt chẽ đến sơ đồ tổ chức không?
• Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp là gì?

Các yếu tố bên ngoài như thể chế chính trị, kinh tế, xã hội, kỹ thuật, luật pháp… có thể làm gián đoạn việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Khi doanh nghiệp dự đoán được những vấn đề này, việc tìm ra các mối đe dọa cũng trở nên dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, các công ty có thể xem xét ma trận và mức độ rủi ro nhờ vào nguy cơ lây nhiễm của tổ chức (N) và mức độ dễ bị tổn thương của công ty (X) như trong bảng sau:

2. Xác định mức độ và bối cảnh rủi ro

Sau khi được làm rõ bối cảnh và mức độ rủi ro, bộ phận BCP tiến hành thiết lập các chiến lược ứng phó theo từng mức độ như sau:

Thấp	Doanh nghiệp có nền tảng tốt đã chủ động đề ra phương án để ứng phó thực tế khi nguy cơ xảy ra. Vì vậy, hoạt động kinh doanh sẽ không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi những rủi ro.
Trung bình	Nguy cơ khủng hoảng vẫn còn tồn tại và dự đoán sẽ ảnh hưởng một phần đến các hoạt động chung. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục và giữ mọi yếu tố nằm trong vùng an toàn (mức thấp).
Cao	Nguy cơ khủng hoảng cao sẽ gây những ảnh hưởng tiêu cực trên diện rộng. Vì vậy, đội phản ứng phải lập kế hoạch BCP kịp thời để rà soát, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường.
Rất cao	Mực độ rất cao nghĩa là doanh nghiệp có thể phải dừng hoạt động, các khâu sản xuất, cung ứng, bán hàng đều bị đình trệ. Vì vậy, ban lãnh đạo cần triển khai kế hoạch ứng phó một cách nhanh chóng, quyết liệt. Từ đó, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những tác động từ khủng hoảng, đưa nhân viên trở lại làm việc.

3. Xây dựng kịch bản phân tích rủi ro

Các kịch bản phân tích rủi ro giúp doanh nghiệp phát triển kế hoạch ứng phó kịp thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. Đặc biệt, để tạo ra một kịch bản phân tích rủi ro hoàn chỉnh, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Xác định các rủi ro hiện có hoặc tiềm ẩn ảnh hưởng đến quá trình làm việc của bộ phận hoặc tổ chức .
• Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ phân tích, đánh giá khả năng rủi ro xuất hiện và mức độ ảnh hưởng của chúng tới hoạt động kinh doanh.
• Người đứng đầu tiếp tục phân chia mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ.

4. Quyết định các phương án hành động

Khi các bước chuẩn bị hoàn tất, doanh nghiệp sẽ thiết lập chiến lược ứng phó cụ thể theo từng mức độ rủi ro. Cơ sở của các chiến lược này có thể dựa trên những yếu tố sau:

• Số lượng rủi ro có thể xảy ra.
• Nguồn lực được phân bổ như thế nào? Nguồn lực này có đủ đáp ứng được nhu cầu giải quyết vấn đề sắp xảy ra không?
• Phân tích chi phí – lợi ích cụ thể khi thực hiện các phương án quản lý rủi ro.

5. Kiểm tra và đánh giá

Kiểm tra đánh giá là bước thiết yếu để xác định một chiến lược BCP có thực sự hiệu quả hay không. Cụ thể, bạn cần nêu rõ các thông tin trong kế hoạch đo lường và đánh giá của mình bao gồm:

• Doanh nghiệp cần kiểm tra và đánh giá những yếu tố nào trong kế hoạch BCP?
• Doanh nghiệp sử dụng phương pháp đo lường và đánh giá hiệu quả như thế nào?
• Thời điểm kiểm tra và đánh giá chính xác nhất?
• Người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, đánh giá là ai?

Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải lập hồ sơ và lưu trữ các kết quả, các thủ tục đánh giá để làm cơ sở thực hiện các chương trình liên quan khác. Nếu quá trình đánh giá bộc lộ nhiều sai sót, người chủ tọa cần có kế hoạch điều chỉnh và tránh ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty.

6. Cải tiến mô hình

Khi đề xuất một mô hình BCP là gì, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những bất cập hoặc hạn chế khiến cho kế hoạch không đạt được kết quả cao nhất. Lúc này, nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng các kế hoạch cải tiến liên tục được thực hiện cho đến đạt mục tiêu đề ra.

Với những kế hoạch BCP kém hiệu quả, công ty cần phải có những hành động khắc phục kịp thời:

• Xem xét và quản lý ngay lập tức các vi phạm BCP.
• Tìm giải pháp khắc phục hậu quả nhanh chóng.
• Thực hiện phân tích để xác định nguyên nhân của việc không tuân thủ BCP.
• Quản lý và dự đoán các mối đe dọa tiềm ẩn trong tương lai gần.
• Các tổ chức cần nhận thức được mức độ rủi ro hiện tại để cần thống nhất kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

QUẢN LÝ DOANH NGIỆP HIỆU QUẢ, CHÍNH XÁC HƠN với BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

VI. Lưu ý khi lập Business Continuity Plan

Việc lập kế hoạch BCP đòi hỏi sự đồng thuận của tất cả các cấp, phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp. Đặc biệt, các yếu tố sau đóng vai trò quan trọng giúp BCP phát huy ưu điểm tối đa.

1. Vai trò của đội ngũ lãnh đạo

Đội ngũ lãnh đạo đóng vai trò dẫn dắt, định hướng mọi hoạt động của công ty. Họ cũng là những người trực tiếp giám sát việc thực hiện và tiếp tục điều hành công việc kinh doanh trong cả những thời điểm căng thẳng nhất.

Vì vậy, ban lãnh đạo cần cam kết các yếu tố sau:

• Chính sách, mục tiêu BCP phải phù hợp với định hướng và mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
• Đồng bộ hóa các yêu cầu BCP với đội ngũ nhân sự để thực hiện nhất quán.
• Đảm bảo phân bổ nguồn lực hợp lý trong quá trình thực hiện kế hoạch, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ tận tình cho các nhân sự triển khai BCP.
• Quản lý chiến lược truyền thông giúp bộ máy nội bộ nhận ra tầm quan trọng của BCP.

2. Truyền thông nội bộ

Giao tiếp nội bộ giúp nhân viên nhận ra vai trò của mình trong BCP là gì. Một kế hoạch truyền thông nội bộ chỉ thực sự hiệu quả nếu nó được tất cả nhân viên ủng hộ và tuân thủ nghiêm ngặt.

Kế hoạch truyền thông nội bộ cần nêu rõ nội dung và sự tham gia của các bên liên quan. Đối với nội dung cần được truyền đạt, nhân viên cần biết chính sách BCP và lợi ích của việc thực hiện kế hoạch liên tục trong kinh doanh, hậu quả của việc không tuân thủ BCP.

3. Ứng dụng công nghệ số

Sự phát triển của công nghệ là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong giai đoạn khủng hoảng. Điển hình như thời kỳ dịch Covid bùng phát, công nghệ chính là giải pháp ưu việt hàng đầu giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động.

Các công ty đã ứng dụng một số phương pháp như làm việc từ xa, chấm công bằng Face ID hoặc vân tay để hạn chế tiếp xúc… Bằng cách này, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vẫn được duy trì.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH QUẢN LÝ AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

VII. Kết luận

Có thể nói, việc tìm hiểu BCP là gì cho phép các tổ chức, doanh nghiệp lường trước rủi ro và ngăn chặn những rủi ro không đáng có. Ngoài ra, môi trường kinh doanh bên ngoài sẽ không ngừng thay đổi tạo ra nhiều nguy cơ khác nhau tiềm tàng trên con đường phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà lãnh đạo cùng các cấp quản lý cần lên kế hoạch tổng thể để đưa công ty vượt qua mọi khó khăn, thách thức.

.