Những lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp nhà quản trị cần biết

Số hóa doanh nghiệp là chủ đề được nhiều nhà quản lý cũng như chủ doanh nghiệp quan tâm thời gian gần đây. Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, thị trường đã dần xuất hiện sự cạnh tranh khốc liệt về lĩnh vực công nghệ giữa các công ty. Do đó, số hóa là giải pháp cần thiết để giúp doanh nghiệp có những bước tiến mạnh mẽ và lợi thế cạnh tranh với các đối thủ. Vậy cụ thể số hóa là gì? Số hóa mang lại những lợi ích gì? Hãy cũng khám phá ngay dưới đây.

I. Số hóa doanh nghiệp là gì?

Trước đây, các doanh nghiệp thường lưu trữ thông tin dữ liệu theo cách truyền thống như quản lý hồ sơ trên giấy tờ hay các bản in hình ảnh. Thế nhưng hiện nay, số hóa doanh nghiệp sẽ đưa các dữ liệu này lên máy tính và các thiết bị lưu trữ thông minh khác.

Có thể hiểu đơn giản, số hóa doanh nghiệp là hình thức thay thế cách lưu trữ truyền thống vốn gây nhiều lãng phí và khó khăn trong quá trình tìm kiếm sang một hình thức mới, hiện đại và tiện lợi hơn. Cùng với việc lưu trữ dữ thông minh, người lãnh đạo và nhân viên đều có thể điều hành quản lý theo các phương thức hiện đại.

Ví dụ, thay vì tổ chức những buổi họp trực tiếp thì việc chuyển sang họp online sẽ dễ dàng, phù hợp với đông đảo mọi người hơn. Đồng thời, người đứng đầu cũng nhắc nhở công việc, kết nối với nhân viên tức thời thông qua hệ điều hành Internet. Quan trọng nhất, doanh nghiệp có khả năng làm việc cùng các đối tác nước ngoài, trao đổi thông tin nhanh chóng mà không tốn kém thời gian và tiền bạc.

II. 9 lợi ích mà số hóa doanh nghiệp đem lại

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần triển khai chuyển đối số để bắt kịp xu hướng, tránh tụt hậu so với thời đại. Điều này nghĩa là việc số hóa sẽ giúp doanh nghiệp có những bước phát triển mạnh mẽ, khẳng định vị thế trên thị trường. Dưới đây là 9 lợi ích mà công nghệ số hóa mang lại cho doanh nghiệp:

1. Tăng khả năng nắm bắt cơ hội

Số hóa doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tăng khả năng nắm bắt cơ hội. Các nhà đầu tư hiện đại thường ưu tiên tìm kiếm đơn vị hợp tác dựa trên tiêu chí mang lại lợi nhuận cao nhất trong quá trình làm việc.

Chính vì thế, những doanh nghiệp có nhiều tiềm năng phát triển, bộ máy hoạt động hiệu quả sẽ có nhiều lợi thế hơn. Một doanh nghiệp đã được số hóa hoàn toàn có khả năng đáp ứng yêu cầu này. Với những chuyển đổi linh hoạt, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội, doanh nghiệp số hóa luôn sẵn sàng đón nhận những thức thách và bứt phá để mang lại thành công lớn.

Áp dụng số hóa, đưa công nghệ thông tin vào quá trình làm việc cho phép giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm được các thời cơ đắt giá trước các doanh nghiệp truyền thống khác. Không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh, số hóa cũng là nền tảng để doanh nghiệp hoàn thành dự án theo đúng yêu cầu và đạt được lợi nhuận mong muốn.

>> Xem thêm: Số hóa là gì? Các hình thức số hóa phổ biến hiện nay

2. Tăng năng suất

Với phương thức lưu trữ thông tin cũ kỹ, doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Tình trạng này sẽ được khắc phục hoàn toàn nếu bạn thực hiện chuyển đổi số.

Các nhà quản lý cùng như đội ngũ cấp dưới dễ dàng tìm kiếm dữ liệu qua vài thao tác đơn giản. Dữ liệu tìm được đảm bảo nội dung đầy đủ, chính xác nên nhân viên tiết kiệm được thời gian, công sức. Nhờ đó, họ có thêm nhiều năng lượng thực hiện những công việc quan trọng khác, nâng cao hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, những nhân sự được làm việc trong môi trường văn minh hiện đại sẽ hình thành phong cách làm việc linh hoạt và hiệu quả. Từ đó, họ có ý thức chủ động quản lý, hoàn thành công việc của mình hay sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác.

Vì thế, dự án của công ty vừa đảm bảo tiến độ, vừa đạt được kết quả mong muốn. Nhân viên cũng có thời gian trau dồi, học hỏi kiến thức và kỹ năng mới để đáp ứng yêu cầu công việc.

3. Tiết kiệm chi phí

Lưu trữ dữ liệu theo cách truyền thống khiến doanh nghiệp tiêu tốn khối lượng giấy tờ cho quá trình in ấn. Việc này không chỉ gây lãng phí tài nguyên mà doanh nghiệp còn phải bỏ một khoản  ngân sách không nhỏ để bảo quản giấy tờ.

Ngày nay, nhờ số hóa doanh nghiệp mà chi phí của hạng mục này sẽ được cắt giảm. Trên thực tế, các báo cáo nghiên cứu khẳng định nhiều tổ chức đã tiết kiệm thành công hàng tỷ đồng khi dừng hẳn việc in ấn, quản lý giấy tờ.

Mặt khác, doanh nghiệp có thể đầu tư chi phí mua những phần mềm quản lý dữ liệu và sử dụng xuyên suốt thời gian hoạt động. Các phần mềm có tính năng tăng không gian lưu trữ nếu bạn mua thêm gói mở rộng. Nhìn chung, cách làm này tiết kiệm vượt trội hơn so với công tác in ấn, khấu hao thiết bị in và thuê nhân công quản lý.

4. Xử lý thông tin và dữ liệu dễ dàng

Số hóa giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm kiếm dữ liệu, không bị giới hạn về thời gian, không gian. Mọi dữ liệu, thông tin đều được chuyển sang định dạng kỹ thuật số đồng bộ.

Người dùng có thể truy cập qua các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại hoặc hệ thống đám mây bất cứ khi nào có nhu cầu. Không chỉ sử dụng các tài liệu của công ty, bạn cũng có quyền tìm kiếm và tham khảo những thông tin hữu ích  phục vụ cho quá trình làm việc. Nhờ vậy, mọi nhiệm vụ sẽ được xử lý hiệu quả, nhanh chóng dù nhân viên làm việc tại nhà hay tại văn phòng.

>> Đọc ngay: Các bước chuyển đổi số thành công doanh nghiệp cần biết

5. Bảo mật cao

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những chiến lược kinh doanh riêng cần được giữ bí mật. Trong trường hợp thông tin quan trọng này bị lộ ra ngoài hoặc bị đối thủ cạnh tranh nắm được sẽ đe dọa rất lớn đến hoạt động của đơn vị.

Để hạn chế nguy cơ trên, doanh nghiệp cần nâng cao tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu của mình. Nếu cần thiết, doanh nghiệp nên giới hạn quyền truy cập các tài liệu quan trọng. Đồng thời, người quản lý sẽ phân công công việc, trách nhiệm cụ thể đến từng phòng, từng cá nhân. Dựa vào đó, người quản lý theo dõi những ai đang truy cập vào nguồn tài liệu một cách dễ dàng.

Về tổng quan, đa số các phần mềm lưu trữ đều đang ngày càng năng cao chức năng bảo mật. Những trường hợp xâm nhập khả nghi hoặc bất hợp pháp sẽ được phát hiện sớm và thông báo về máy chủ. Bạn có thể phát hiện ngay khi có người lạ xâm nhập hệ thống dữ liệu của công ty và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.

6. Tăng khả năng lưu trữ thông tin

Một lợi ích khác của số hóa doanh nghiệp là loại bỏ những rủi ro như tài liệu bị hủy hoại, mục nát theo thời gian. Hơn nữa, việc lưu trữ trên hệ thống cũng giúp doanh nghiệp quản lý nguồn dữ liệu khổng lồ, không bị hạn chế về mặt số lượng. Các tài liệu này sẽ được lưu trữ, bảo mật và sử dụng trong nhiều năm.

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

7. Khôi phục dữ liệu sau thảm họa

Trong thời gian hoạt động, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những rủi ro, tai nạn mang tính chủ quan hoặc khách quan. Những thảm họa không may xảy ra như bão lũ, động đất, cháy nổ, virus… khiến nhiều tổ chức đánh mất thông tin quan trọn và không thể lấy lại.

Lúc này, một phần mềm lưu trữ thông minh là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể khôi phục một phần hoặc toàn bộ dữ liệu ban đầu. Đây là một trong những ưu điểm nổi bật nhất của quá trình số hóa. Tuy nhiên, việc khôi phục cũng sẽ yêu cầu thời gian, chi phí tùy theo mức độ thiệt hại và số lượng dữ liệu doanh nghiệp mong muốn tìm lại.

8. Thân thiện với môi trường

Bạn có biết rằng số lượng chất thải như vụn giấy từ các doanh nghiệp mỗi năm thải ra môi trường lên đến hàng triệu tấn. Điều này không chỉ làm lãng phí tài nguyên kinh doanh mà còn gây ảnh hưởng xấu đến môi trường.

Trong thời điểm vấn đề bảo vệ môi trường đang được quan tâm hàng đầu như hiện nay, hạn chế lưu trữ thông tin dạng văn bản giấy để giảm chất thải là nhiệm vụ vô cùng cần thiết. Do đó, ý tưởng lưu trữ dữ liệu bằng các phần mềm thông minh được xem là giải pháp lý tưởng với môi trường. Áp dụng công nghệ số hóa, doanh nghiệp hạn chế lượng lớn giấy tờ in ấn, nâng cao ý thức của nhân viên và xây dựng hình ảnh tích cực trước công chúng.

9. Chuẩn bị vững chắc cho công cuộc chuyển đổi số

Đứng trước bối cảnh chuyển đổi số được xem như xu hướng hoạt động tất yếu, số hóa chính là bước đệm cần thiết trước khi doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số.

Lưu trữ mọi thông tin, số liệu trực tuyết tạo nên nền tảng giúp doanh nghiệp thay đổi nhận thức và phương thức vận hành doanh nghiệp. Số hóa tài nguyên cần thiết trước khi chuyển đổi số cũng cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tối ưu hơn so với những doanh nghiệp vẫn đang hoạt động theo phương thức cũ.

Phần mềm MISA AMIS Công việc – giải pháp quản lý điều hành doanh nghiệp trong thời đại số

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc, tạo đà cho việc đẩy mạnh doanh số. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

III. Kết luận 

Các doanh nghiệp truyền thống thường gặp khó khăn bởi cơ chế hoạt động lạc hậu, bảo thủ. Điều này vô hình chung dẫn đến tình trạng đội ngũ nhân sự mất đi sự linh hoạt và khả năng thích ứng với các tình huống bất ngờ. Hòa mình vào thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, số hóa doanh nghiệp vừa là điều kiện cần vừa là điều kiện đủ để doanh nghiệp sẵn sàng vươn lên giành lấy các cơ hội mới.