Số hóa hồ sơ là gì? Quy trình 5 bước số hóa hồ sơ cho doanh nghiệp

Hồ sơ, tài liệu được quản lý sai có thể gây khó khăn trong truy cập thông tin, ảnh hưởng đến hiệu suất đội ngũ, hiệu quả công việc. Chưa kể chi phí để quản lý, lưu trữ không hề nhỏ. Lúc này, số hóa hồ sơ trở thành chiến lược quan trọng để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh trong thời đại số.

Vậy số hóa hồ sơ là gì? Doanh nghiệp cần số hóa hồ sơ như thế nào để đạt được hiệu quả? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Số hóa hồ sơ là gì? 

Số hóa hồ sơ là một trong các hình thức số hóa trong doanh nghiệp, bên cạnh số hóa quy trình, dữ liệu, giao dịch và hoạt động phê duyệt. Đây là quá trình chuyển đổi giấy tờ, tài liệu, hình ảnh và các loại hồ sơ khác từ dạng vật lý như giấy sang dạng số để lưu trữ, quản lý trên các thiết bị điện tử như máy tính, máy chủ, hoặc trên đám mây.

Số hóa hồ sơ giúp cải thiện khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin, tăng cường bảo mật, giảm chi phí lưu trữ vật lý và hỗ trợ việc chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. 

2. Tại sao doanh nghiệp nên số hóa hồ sơ ngay từ bây giờ?

Quản lý hồ sơ theo cách thủ công dễ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý, tốn chi phí lưu trữ và gặp khó khăn khi tra cứu. Khi quy mô hoạt động mở rộng, lượng tài liệu tăng lên, các hạn chế này càng ảnh hưởng rõ đến tiến độ và hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.

Số hóa hồ sơ đang trở thành xu hướng phổ biến trong quá trình ứng dụng công nghệ và chuyển đổi phương thức vận hành. Đây cũng là bước chuẩn bị cần thiết để hoạt động quản lý hồ sơ phù hợp với nhu cầu làm việc linh hoạt và khả năng mở rộng trong tương lai.

Chủ động số hóa hồ sơ từ sớm và đồng bộ giúp doanh nghiệp:

• Cải thiện hiệu suất và năng suất: Số hóa hồ sơ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian tìm kiếm và truy cập thông tin, từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của nhân viên.
• Tiết kiệm chi phí: Việc giảm sử dụng giấy tờ và không gian lưu trữ vật lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí. Ngoài ra, số hóa còn giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến việc sao chụp, gửi và lưu trữ tài liệu.
• Tăng cường bảo mật: Hồ sơ số có thể được bảo vệ bằng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa, quản lý quyền truy cập và sao lưu dữ liệu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép so với hồ sơ giấy.
• Linh hoạt tiếp cận thông tin: Số hóa hồ sơ cho phép nhân viên tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi, qua nhiều thiết bị khác nhau, hỗ trợ làm việc từ xa và tăng cường khả năng phản ứng linh hoạt của doanh nghiệp trước các thay đổi.
• Bảo vệ môi trường: Giảm sử dụng giấy tờ góp phần vào nỗ lực bảo vệ môi trường, giảm lượng rác thải và các tác động tiêu cực đến môi trường.
• Nâng cao khả năng phục hồi dữ liệu: Hệ thống hồ sơ số có thể được lưu trữ đám mây, trên các thiết bị khác nhau, giúp doanh nghiệp khôi phục nhanh chóng trong trường hợp gặp sự cố, thiên tai.

Tặng doanh nghiệp: 70+ quy trình làm việc cho các phòng ban

3. Quy trình 5 bước số hóa hồ sơ

Nếu doanh nghiệp đang bắt đầu số hóa hồ sơ, chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc đã có kế hoạch chuyển sang mô hình văn phòng điện tử, có thể tham khảo các bước dưới đây để triển khai phù hợp với nhu cầu thực tế.

Bước 1: Xác định phạm vi số hóa hồ sơ

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá toàn bộ kho hồ sơ vật lý hiện có, bao gồm vị trí lưu trữ, số lượng, tần suất sử dụng và yêu cầu tuân thủ. Một số nội dung cần rà soát gồm:

Vị trí lưu trữ

Hồ sơ đang được bảo quản tại tủ tài liệu, kho riêng, trụ sở chính hay các chi nhánh? Doanh nghiệp cần lập danh sách các địa điểm lưu trữ để tránh bỏ sót tài liệu trong quá trình số hóa.

Khối lượng hồ sơ

Doanh nghiệp nên ước tính số lượng hồ sơ cần xử lý theo thùng, mét tài liệu hoặc số trang. Theo nguyên tắc tham khảo, một thùng hồ sơ hoặc một mét tài liệu có thể chứa khoảng 1.800 trang.

Mức độ sử dụng

Xác định nhóm hồ sơ thường xuyên được tra cứu, hồ sơ quan trọng và tài liệu có thể loại bỏ theo quy định. Hồ sơ nên được phân loại theo phòng ban, chức danh, thời gian, mức độ quan trọng và tình trạng sử dụng. Các tài liệu bị mờ, rách hoặc hư hỏng cần được tách riêng để có phương án xử lý phù hợp.

Yêu cầu tuân thủ

Doanh nghiệp cần kiểm tra các quy định liên quan đến thời hạn lưu trữ, bảo mật, quyền truy cập và giá trị pháp lý của tài liệu. Với hồ sơ có thể được sử dụng làm bằng chứng hoặc phục vụ thanh tra, kiểm tra, yêu cầu về định dạng và phương thức bảo quản cần được xác định ngay từ đầu.

Bước 2: Sắp xếp và chuẩn bị hồ sơ để quét

Trước khi quét, doanh nghiệp cần tháo ghim, tách bìa, sắp xếp tài liệu theo từng nhóm và kiểm tra tình trạng bản gốc. Hồ sơ nên được đánh mã hoặc lập danh sách theo dõi để đối chiếu với dữ liệu sau khi số hóa.

Doanh nghiệp có thể sử dụng máy quét phẳng, máy quét cuốn hoặc thiết bị quét văn phòng phù hợp. Với khối lượng nhỏ, nhân sự nội bộ có thể tự thực hiện nếu có đủ thiết bị và kỹ năng. Với kho hồ sơ lớn, doanh nghiệp nên chia thành từng giai đoạn hoặc thuê đơn vị chuyên môn để bảo đảm tiến độ và chất lượng.

Bước 3: Lựa chọn định dạng tài liệu

Định dạng tài liệu cần phù hợp với mục đích sử dụng, yêu cầu bảo mật và hệ thống công nghệ hiện có. Hồ sơ văn bản thường được lưu dưới dạng PDF, hình ảnh có thể sử dụng JPEG hoặc PNG tùy nhu cầu.

Doanh nghiệp cũng cần xác định có cần nhận diện ký tự quang học OCR hay không. Với tài liệu cần tìm kiếm nội dung, trích xuất dữ liệu hoặc chỉnh sửa, nên lựa chọn định dạng có khả năng nhận diện văn bản. Định dạng được chọn cần dễ mở, thuận tiện chia sẻ và bảo đảm khả năng lưu trữ lâu dài.

Bước 4: Lựa chọn phương án lưu trữ và quản lý dữ liệu

Hồ sơ sau khi số hóa cần được lưu trữ trên hệ thống phù hợp, chẳng hạn máy chủ nội bộ, nền tảng đám mây hoặc phần mềm quản lý văn thư. Hệ thống này có thể dùng cho cả hồ sơ đã quét và tài liệu điện tử phát sinh mới.

Khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau:

Mức độ phức tạp của dữ liệu

Doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh và nhóm hồ sơ thường cần hệ thống có khả năng phân loại, phân quyền và tìm kiếm nâng cao. Với đơn vị quy mô nhỏ, một kho lưu trữ tập trung với cấu trúc đơn giản có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng.

Thông tin mô tả tài liệu

Metadata là các thông tin dùng để mô tả và phân loại hồ sơ, chẳng hạn tên tài liệu, người tạo, ngày ban hành, loại văn bản, từ khóa và thời hạn lưu trữ. Việc khai báo đầy đủ metadata giúp tìm kiếm nhanh, liên kết các hồ sơ liên quan và kiểm soát lịch sử tài liệu.

Quyền truy cập

Doanh nghiệp cần xác định ai được xem, chỉnh sửa, tải xuống hoặc chia sẻ từng nhóm hồ sơ. Tài liệu chứa thông tin nhân sự, tài chính, khách hàng hoặc bí mật kinh doanh cần được phân quyền riêng. Hệ thống cũng nên ghi nhận lịch sử truy cập và chỉnh sửa để dễ tra cứu khi cần.

Bước 5: Lập kế hoạch quản lý hồ sơ phát sinh

Số hóa kho hồ sơ hiện có cần đi kèm với kế hoạch quản lý tài liệu phát sinh trong tương lai. Doanh nghiệp nên quy định rõ tài liệu mới được tạo lập, phê duyệt, lưu trữ và chia sẻ trên hệ thống nào.

Với những hồ sơ không bắt buộc sử dụng bản giấy, nhân viên nên tạo và lưu tài liệu dưới dạng điện tử ngay từ đầu. Hồ sơ cần được đặt tên thống nhất, gắn đầy đủ thông tin mô tả và lưu đúng thư mục hoặc phân hệ quy định. Cách làm này giảm nhu cầu quét bổ sung, duy trì kho hồ sơ tập trung và tạo thói quen làm việc số trong toàn doanh nghiệp.

4. Giải pháp số hóa hồ sơ đồng bộ và hiệu quả

AMIS Văn thư hỗ trợ doanh nghiệp số hóa, phân loại và quản lý tập trung toàn bộ văn bản trên một hệ thống thống nhất. Giải pháp này từ MISA AMIS cho phép theo dõi trạng thái xử lý, tra cứu nhanh theo nhiều tiêu chí và tổng hợp báo cáo về tình hình văn bản đi, đến.

Dùng thử miễn phí

Tính năng nổi bật của AMIS Văn thư:

• Quản lý hồ sơ điện tử: AMIS Văn thư cho phép người dùng tạo, lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử, thay thế cho việc sử dụng hồ sơ giấy truyền thống.
• Quản lý quy trình lưu thông hồ sơ, tài liệu: Hỗ trợ quản lý quy trình lưu thông tài liệu, từ việc tạo, phê duyệt, đến phát hành và lưu trữ.
• Nắm bắt tình trạng công văn dễ dàng: Mỗi công văn luôn ghi nhận trạng thái và người đang xử lý giúp nắm rõ tình trạng đang được xử lý đến đâu và bởi ai.
• Dễ dàng tìm kiếm hồ sơ: Tìm theo tên công văn, nơi gửi, ngày đến, ngày đi của công văn,… Bộ lọc thông minh giúp rút ngắn quá trình tìm kiếm.
• Báo cáo trực quan: Cho thấy góc nhìn tổng quan về số lượng hồ sơ cần xử lý, đang xử lý, đã xử lý để kịp thời theo dõi, sắp xếp công việc thực hiện.
• Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Cung cấp các tính năng bảo mật và quản lý quyền truy cập, đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập vào tài liệu nhạy cảm.

Nhờ những chức năng này và khả năng liên kết với các phần mềm cùng nền tảng, AMIS Văn thư trở thành công cụ hữu ích để chuyển đổi từ hệ thống quản lý tài liệu truyền thống sang mô hình số hóa.

5. Tạm kết

Số hóa hồ sơ là hướng đi phù hợp với quá trình ứng dụng công nghệ và đổi mới phương thức vận hành của doanh nghiệp. Hy vọng quy trình trên sẽ giúp doanh nghiệp từng bước tổ chức lại kho tài liệu, lựa chọn định dạng lưu trữ phù hợp và xây dựng cách quản lý hồ sơ thống nhất. Việc triển khai có thể bắt đầu với những nhóm tài liệu thường xuyên sử dụng, sau đó mở rộng theo nhu cầu và nguồn lực thực tế.