Phân biệt chuyển đổi số và số hóa – 2 khái niệm hay bị nhầm lẫn

Chuyển đổi số và số hóa đang là hai khái niệm được nhắc đến nhiều trong thời đại công nghệ bùng nổ hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường xuyên sử dụng chúng thay thế cho nhau một cách không chính xác. Thực tế, mặc dù có liên quan mật thiết, hai khái niệm này lại mang những nội hàm khác biệt căn bản. Cùng tìm hiểu chi tiết sự khác biệt giữa số hoá và chuyển đổi số trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chuyển đổi số và số hóa là gì?

1.1 Số hóa

Số hóa (hay digitalization) là quá trình chuyển đổi thông tin, dữ liệu, quy trình và quy trình truyền thống sang dạng số, tức là dạng mã hoá điện tử. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp sẽ cần đến sự trợ giúp của các ứng dụng công nghệ. 

Số hóa sẽ bao gồm 2 quy trình chủ yếu là số hóa thông tin và số hóa quy trình. 

• Số hóa thông tin: Chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Ví dụ, trước đây doanh nghiệp lưu trữ thông tin trên giấy, khi áp dụng số hóa thông tin, dữ liệu được lưu dưới dạng file điện tử như word, excel, pdf trên máy tính.
• Số hóa quy trình: Áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Ví dụ, trước đây doanh nghiệp ký hợp đồng giấy. Nhưng sau khi áp dụng số hóa, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số, hợp đồng điện tử để mọi cá nhân tham gia vào quy trình này có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi. 

Như vậy, hiểu đơn giản, số hóa vẫn phương thức duy trì hoạt động truyền thống nhưng nó được thực hiện nhanh hơn, tốt hơn, thuận hơn. Nó sẽ là một phần của chuyển đổi số, thường là giai đoạn đầu và không thay đổi cách thức hay tạo ra hình thức kinh doanh mới cho doanh nghiệp. 

1.2 Chuyển đổi số

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi toàn diện từ cách thức hoạt động, tư duy con người, văn hóa doanh nghiệp để tạo ra sự phát triển đột phá. Chuyển đổi số sẽ có phạm vi tác động rộng hơn và số hóa là một quá trình bắt buộc phải có để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. 

Ví dụ, nếu muốn xây dựng văn phòng số, xóa bỏ giấy tờ thì doanh nghiệp sẽ cần số hóa thông tin và số hóa quy trình bằng việc sử dụng hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, tự động hóa quy trình ký kết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần liên kết dữ liệu giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, truyền thông/đào tạo nhân viên để đội ngũ chủ động thực hiện một cách hiệu quả. 

Từ ví dụ trên, chúng ta có thể thấy, trong chuyển đổi số có 3 khái niệm gồm: Số hoá (Digitization), Công nghệ số hoá (Digitalization) và Chuyển đổi số (Digital Transformation). Trong đó:

• Số hoá (Digitization): Là hoạt động đưa những thông tin dạng bản cứng thành dữ liệu số. Ví dụ: máy scan tài liệu trên giấy thành file PDF lưu trữ trên máy, chuyển từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử.
• Công nghệ số hoá (Digitalization): Là quy trình giúp doanh nghiệp sử dụng thông tin đã được số hoá một cách hiệu quả hơn. Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam đang ở giai đoạn này.
• Chuyển đổi số (Digital Transformation): Đây là bước nối tiếp cho 2 khái niệm kể trên. Digital Transformation thay đổi cách chúng ta phát triển doanh nghiệp của mình, tác động trực tiếp đến quy trình vận hành nội bộ, trải nghiệm khách hàng hay tiếp cận khách hàng mới.

Đọc thêm: Chuyển đổi số trong ngành bán hàng B2B

2. Chuyển đổi số và số hóa: mối quan hệ và sự khác biệt

2.1 Mối liên hệ giữa chuyển đổi số và số hóa

Cả chuyển đổi số và số hóa đều được thực hiện dựa trên nền tảng công nghệ thông minh nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, số hóa chính là giai đoạn đầu của chuyển đổi số. Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số thành công thì cần phải làm tốt giai đoạn số hóa. Số hóa sẽ tạo cơ sở để doanh nghiệp làm quen với hoạt động chuyển đổi số, cũng như hiểu rõ hơn về tiềm năng, lợi ích của công nghệ và tạo động lực để đội ngũ thực hiện các bước tiếp theo. 

Bước số hóa cung cấp cơ sở để thu thập và lưu trữ dữ liệu số từ các hoạt động kinh doanh. Từ việc phân tích, khai thác dữ liệu, doanh nghiệp có thể tối ưu các quy trình, trải nghiệm khách hàng, đưa ra các quyết định chính xác hơn. Do đó, chuyển đổi số thành công hay thất bại thì phụ thuộc lớn vào kết quả của giai đoạn số hóa.

Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam phần lớn đang ở giai đoạn đầu tiên của chuyển đổi số đó là số hóa. Tuy nhiên, do không phân biệt 2 quá trình này nên nhiều doanh nghiệp chỉ đang ở bước số hóa đã lầm tưởng mình chuyển đổi số thành công.

Chính vì vậy, nhận biết mình đang ở đâu sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các hành động phù hợp nhằm đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số.

2.2 Sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa

3. Quá trình số hóa và chuyển đổi số trong kinh doanh

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, chuyển đổi số và số hóa đóng vai trò then chốt trong việc định hình lại cách thức hoạt động của các doanh nghiệp. Đây không chỉ là việc áp dụng công nghệ mà còn là quá trình tái cấu trúc mô hình, văn hóa và chiến lược kinh doanh để bắt kịp sự phát triển của thời đại số.

3.1 Số hóa trong kinh doanh

Số hóa trong kinh doanh chính là việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số để tối ưu hóa và cải thiện các quy trình làm việc hiện tại. Quá trình này mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, bao gồm:

• Tăng hiệu quả hoạt động bán hàng: Việc ứng dụng công nghệ giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình bán hàng, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi và cải thiện khả năng phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

• Giảm chi phí sản phẩm/dịch vụ: Số hóa giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối, giảm thiểu chi phí nhờ tự động hóa và quản lý tài nguyên hiệu quả. Đồng thời, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi chi phí và tài chính một cách chính xác.

• Giảm sai sót do con người và cung cấp phân tích dữ liệu chính xác: Công nghệ giúp giảm thiểu các lỗi do con người trong việc xử lý thông tin và dữ liệu. Ngoài ra, với các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn, dựa trên thông tin đáng tin cậy.

Thông qua việc áp dụng số hóa, các doanh nghiệp có thể không chỉ nâng cao hiệu suất công việc mà còn tạo ra những cơ hội doanh thu mới, mở rộng thị trường và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thay đổi của khách hàng.

3.2 Chuyển đổi số trong kinh doanh

Chuyển đổi số đi xa hơn số hóa, không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ vào một số quy trình mà là tích hợp công nghệ vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu là không chỉ cải thiện quy trình mà còn tạo ra giá trị mới cho khách hàng, từ đó phát triển một mô hình kinh doanh linh hoạt và sáng tạo.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể hoàn toàn được phát triển và duy trì thông qua quá trình chuyển đổi số.

Một ví dụ điển hình là Spotify, nền tảng âm nhạc trực tuyến đã hoàn toàn thay đổi cách thức người dùng tiếp cận âm nhạc. Trước đây, để nghe được một bản nhạc yêu thích, người dùng phải mua đĩa CD, giờ đây, với Spotify, người dùng chỉ cần một cú click chuột để nghe nhạc mọi lúc, mọi nơi mà không cần sở hữu vật phẩm cụ thể. Đây là minh chứng rõ ràng cho cách chuyển đổi số có thể phá vỡ mô hình kinh doanh truyền thống, mang đến một giải pháp tiện lợi hơn cho khách hàng và mở ra những cơ hội mới trong thị trường âm nhạc trực tuyến.

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là một bước tiến công nghệ mà còn là sự thay đổi căn bản về cách thức doanh nghiệp tương tác với khách hàng, quản lý và phát triển sản phẩm/dịch vụ.

4. Giải pháp chuyển đổi số và số hóa hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong quá trình tư vấn, cung cấp giải pháp chuyển đổi số cho hơn 250.000+ doanh nghiệp, phần lớn khách hàng của chúng tôi đều gặp chung 1 vấn đề. Ở giai đoạn số hóa, các doanh nghiệp không có lộ trình mà sử dụng các phần mềm khác nhau cho từng phòng ban tùy theo thời điểm phát sinh nhu cầu.

Lúc này, thông tin có thể được số hóa. Tuy nhiên, dữ liệu sẽ bị phân mảnh ở rất nhiều kênh, phần mềm khác nhau. Khi cần tập trung dữ liệu để phục vụ cho việc tối ưu quy trình, cải thiện trải nghiệm khách hàng hay đưa ra các chiến lược kinh doanh chính xác hơn thì doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn bất tiện.

• Đội ngũ phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, tốn rất nhiều thời gian công sức nhưng dữ liệu vẫn có thể sai sót, công việc chồng chéo.
• Không kết nối được dữ liệu từ các chi nhánh, địa điểm kinh doanh,… để hội tụ đầy đủ dữ liệu phục vụ điều hành, người quản lý khó nhìn ra bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. 
• Không liên thông, kết nối được dữ liệu giữa các phòng ban dẫn đến công việc chồng chéo, khó tạo ra được các quy trình liền mạch giữa các phòng ban. 

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS được ra đời hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn thường gặp để chuyển đổi số thành công. 

MISA AMIS là giải pháp chuyển đổi số toàn diện, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp theo từng giai đoạn.

Với MISA AMIS, doanh nghiệp có thể chuyển đổi số toàn diện các nghiệp vụ cốt lõi như Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Quản lý – Điều hành trên 1 nền tảng duy nhất. Mỗi phân hệ được chia thành hàng chục ứng dụng nên doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm phù hợp với nhu cầu ở từng giai đoạn để tiết kiệm chi phí. 

Ở giai đoạn đầu của chuyển đổi số, doanh nghiệp số hóa hoạt động ở từng phòng ban như:

• Tài chính – kế toán: Kế toán, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số,…
• Marketing – Bán hàng: CRM, Marketing automation, Quản lý khuyến mại,…
• Quản trị nhân sự: Chấm công,  Tuyển dụng, Tiền lương, BHXH,…
• Quản lý – điều hành: Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…

Với những ưu điểm nổi bật không phải giải pháp nào cũng có, MISA AMIS giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi số thành công.

Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp hội tụ trên một nền tảng: MISA AMIS liên thông chặt chẽ các phòng ban bên trong doanh nghiệp và được tích hợp với 1000+ đối tác bên ngoài như Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,… nên toàn bộ dữ liệu được tập trung trên 1 nền tảng. Với hệ thống báo cáo chính xác, đa chiều về tình hình hoạt động, nhà quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định kịp thời. 

Tự động hóa quy trình làm việc liên thông giữa các bộ phận: Ngoài việc liên thông dữ liệu, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy trình phối hợp liên phòng ban. Các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng công việc và phối hợp với nhau một cách trơn tru. Cùng với đó, nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được những lỗ hổng trong quy trình để chỉ đạo kịp thời.

Nâng cao hiệu suất toàn doanh nghiệp: Không chỉ loại bỏ các thao tác thủ công, MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý điều hành và giám sát công việc của doanh nghiệp. Nhân sự có thể làm việc mọi lúc – mọi nơi, chủ động tự đánh giá và quản lý công việc của mình. Đồng thời, người quản lý nắm bắt được các phát sinh, cân đối nguồn lực và phân bổ công việc theo khối lượng. Nhờ đó, năng suất lao động toàn doanh nghiệp được nâng cao.

Tối ưu trải nghiệm khách hàng: MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp công cụ mạnh mẽ để tối ưu trải nghiệm khách hàng từ giai đoạn pre-sales, sales cho đến after-sales. Doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng đúng lúc, đúng thời điểm với các thông điệp cá nhân hóa. Nhờ đó, trải nghiệm khách hàng sẽ được tối ưu, tỷ lệ chuyển đổi và khách hàng trung thành được cải thiện hiệu quả. Cuối cùng, sức cạnh tranh của doanh nghiệp được nâng cao.

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Khi năng suất được nâng cao, trải nghiệm khách hàng được cải thiện, doanh nghiệp dễ dàng đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Việc ứng dụng MISA AMIS vào hoạt động cũng hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng linh hoạt với sự biến động của thị trường.

5. Kết luận

Quá trình số hóa và chuyển đổi số là hành trình không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Đây không đơn thuần là việc ứng dụng công nghệ mới mà là sự thay đổi toàn diện về cách doanh nghiệp vận hành, phục vụ khách hàng và tạo ra giá trị. Các doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng, đầu tư vào con người và công nghệ, đồng thời xây dựng văn hóa đổi mới để thành công trong quá trình chuyển đổi số.

Hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin quan trọng để doanh nghiệp xác định được vị trí và định hướng rõ ràng về hành trình chuyển đổi số của mình.