Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là nhiệm vụ kế toán viên cần thực hiện khi phát hiện thiếu hụt trong quá trình lập và xuất hóa đơn. Ngoài ra, còn nhiều trường hợp khác cũng yêu cầu doanh nghiệp phải lập và xuất hóa đơn điều chỉnh như điều chỉnh giảm giá bán, giảm doanh thu… Trong phần dưới đây, MISA sẽ hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm và các bước để xuất hóa đơn này trên phần mềm kế toán MISA AMIS.

1. Quy định về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

2. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trong trường hợp nào?

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là việc mà kế toán thực hiện để ghi nhận giảm giá trị của một hóa đơn khác (đã được lập trước đó). Một số trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Viết sai hóa đơn

Căn cứ theo điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC thì trường hợp hóa đơn có sai sót về các thông tin làm giá trị hóa đơn (sai về thành tiền, thuế suất, tiền thuế,…) cao hơn so với thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế. Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như trường hợp này là một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mà kế toán doanh nghiệp áp dụng thực hiện.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp giảm giá hàng bán

Trường hợp sau khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá hàng bán cho khách thì sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu.

Trường hợp 3: Doanh nghiệp thực hiện chương trình chiết khấu thương mại

Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho KH thì kế toán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

Trường hợp 4: Doanh nghiệp điều chỉnh giảm doanh thu

Doanh nghiệp thực hiện quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng lắp đặt, phát hiện giá trị quyết toán thấp hơn giá trị tạm tính ban đầu.

3. Cách viết và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78

Tại Thông tư 78/2021/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

Chọn hóa đơn gốc sau đó chọn lập hóa đơn điều chỉnh giảm và ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin nội dung trên hóa đơn điều chỉnh.

Thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).

Bước 2: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Xuất hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (Theo khoản 6, điều 12 thông tư 78/2021/NĐ-CP)

Doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi số cho bộ phận Tài chính - Kế toán?Tham khảo ngay giải pháp MISA AMIS Kế Toán!

4. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trên MISA AMIS Kế toán theo thông tư 78

Các bước thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78 như sau:

Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

Chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh theo các bước 1,2,3,4 được đánh dấu trong ảnh:

• Vào phân hệ bán hàng ở mục 1 trong phần mềm kế toán MISA,
• Chọn tab bán hàng ở ô được đánh số 2
• Chọn hóa đơn ở mục 3, rồi nhận chọn hóa đơn điều chỉnh ở mục 4

Chọn hóa đơn sai sót gốc => trên màn hình xuất hiện hóa đơn điều chỉnh đã kế thừa các dữ liệu từ hóa đơn gốc.

Bước 2: Viết nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm

Nguyên tắc điều chỉnh nội dung: Sai ở đâu sửa ở đó. Lưu ý: Không ghi các nội dung đúng lên hóa đơn điều chỉnh mà chỉ ghi nhận các thông tin cần điều chỉnh.

Dùng ngay miễn phí

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

• Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn => Ký số hóa đơn => Gửi cho người mua
• Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn => Ký số hóa đơn => Gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã => Gửi cho người mua.

5. Hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78 ghi số âm không?

Căn cứ theo quy định trong điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Như vậy, nếu kế toán phát hiện hóa đơn có sai sót và cần để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, thì nội dung điều chỉnh giảm phải ghi dấu âm đúng với sự điều chỉnh thực tế.

6. Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm

Mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm phải được ghi rõ tiêu đề là “hóa đơn điều chỉnh” và có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Như đã nhắc đến ở phần 5 thì giá trị trên hóa đơn có sai sót thì sẽ ghi dấu âm (-). Đây là điểm khác biệt mà kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý. Một số phần mềm như MISA AMIS Kế toán có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn, cho phép lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. Giúp doanh nghiệp tránh sai sót và rủi ro về pháp lý liên quan đến hóa đơn.

7. Kết luận

Tóm lại, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm làm một việc quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh và xử lý các sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Kế toán viên cần nắm rõ các quy định pháp luật có liên quan để việc xuất hóa đơn điều chỉnh được chính xác và có giá trịnh pháp lý.