Quy định và cách xử lý hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì các hóa đơn trên 20 triệu sẽ phải được thanh toán bằng hình thức không sử dụng tiền mặt. Đối với các hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt thì sẽ xử lý như nào. Hãy cùng theo dõi hướng dẫn trong bài viết sau đây nhé.

1. Quy định về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu

Căn cứ vào Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC thì: đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. 

Như vậy, đối với các hóa đơn trên 20 triệu đồng, bên mua phải thực hiện thanh toán chuyển khoản (thanh toán không dùng tiền mặt) để bên bán có cơ sở (chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Có thể bạn quan tâm: Thông tư 78 về hóa đơn điện tử và những quy định cần chú ý

2. Chia nhỏ hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt có được không?

Căn cứ vào Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC thì: Đối với trường hợp xuất nhiều hóa đơn GTGT cùng ngày cho một người mua (một mã số thuế) với tổng giá trị của các hóa đơn trên 20 triệu thì người mua phải thực hiện thanh toán bằng hình thức không sử dụng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.

Ngoài ra, căn cứ theo Điểm C Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì khoản chi trên 20 triệu đồng phải được thanh toán bằng hình thức không sử dụng tiền mặt thì mới được coi là chi phí được trừ của doanh nghiệp. 

Đối với trường hợp hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt và mỗi người mua trong cùng một ngày chỉ phát sinh 1 hóa đơn duy nhất thì có thể thanh toán bằng tiền mặt và xử lý hạch toán cũng như khấu trừ thuế gtgt ở bên mua và bên bán như bình thường.

⇒ Như vậy:

• Nếu thời điểm mua hàng hóa không cùng một ngày và các hóa đơn bán hàng của bên bán không được lập cùng ngày thì có thể lập nhiều hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải nắm rõ là ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao xong quyền sở hữu/sử dụng tài sản, do đó nếu doanh nghiệp cố tình lập hóa đơn sai ngày (ngày hóa đơn ko khớp với ngày trên biên bản bàn giao, nghiệm thu…) thì có thể bị phạt về hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm. (Căn cứ theo công văn 4131/CT-TTHT, xem chi tiết công văn tại đây)

Ví dụ: 

Ngày 26/3/2022, công ty A mua hàng của công ty B, các giao dịch mua trong ngày 26 như sau:

• 9h30 sáng: mua 1 lô hàng, trị giá lô hàng 10 triệu đồng, giá chưa bao gồm thuế, công ty B xuất hóa đơn số 00000XX1.
• 15h chiều: mua thêm 1 lô hàng của công ty B, trị giá lô hàng là 15 triệu đồng, chưa bao gồm thuế, công ty B xuất hoá đơn số 00000XX6.

Khi công ty A thanh toán cho công ty B xảy ra các trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Công ty A thanh toán chuyển khoản tổng giá trị 2 đơn hàng là 27,5 triệu cho 2 hóa đơn số 00000XX1 và 00000XX6. Căn cứ theo các điều luật nhắc đến ở phần 2, công ty A sẽ được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng của 2 hóa đơn trên được tính vào chi phí hợp lý.
• Trường hợp 2: Công ty A thanh toán bằng tiền mặt tổng giá trị 2 đơn hàng là 27,5 triệu cho 2 hóa đơn số 00000XX1 và 00000XX6. Tuy nhiên, căn cứ vào quy định nên ở phần 2 thì công ty A sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng của hai hóa đơn không được coi là chi phí hợp lý.
• Trường hợp 3: Công ty A thanh toán hóa đơn 00000XX1 bằng tiền mặt, hóa đơn 00000XX6 hình thức chuyển khoản qua ngân hàng. Căn cứ vào quy định nêu ở phần 2, do tổng giá trị các hóa đơn mà công ty A mua trong ngày của công ty B đã lớn hơn 20tr, nên công ty A chỉ được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng được coi là chi phí hợp lý với hóa đơn 00000XX6 đc thanh toán bằng chuyển khoản; còn hóa đơn 00000xx1 thì không được khấu trừ thuế và chi phí không được coi là chi phí hợp lý.

3. Các chứng từ cần có nếu thanh toán hóa đơn dưới 20 triệu bằng tiền mặt

• Hợp đồng;
• Hóa đơn GTGT;
• Phiếu xuất kho;
• Phiếu thu;
• Biên lai thu tiền;
• Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ;
• Chứng từ vận chuyển;
• Thanh lý hợp đồng;
• Biên bản nghiệm thu;
• Các chứng từ khác (nếu có).

Lưu ý: Rất nhiều kế toán doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc hóa đơn dưới 20 triệu có cần hợp đồng không, câu trả lời là có bởi đây là chứng từ quan trọng nên trên thực tế, để đảm bảo quy định pháp luật thì hóa đơn dưới 20 triệu cần có hợp đồng mua bán giữa hai bên.

4. Cách xử lý khi có hóa đơn trên 20tr thanh toán bằng tiền mặt

Trường hợp hóa đơn đã lập, đã gửi cho bên mua nhưng 2 bên chưa kê khai thuế, thực hiện xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn khi đã có sự xác nhận và đồng ý của cả 2 bên bán và bên mua.
• Bên bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định và ghi đúng hình thức thanh toán để gửi cho bên mua.

Trường hợp hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua và được cả 2 người bán và người mua đều đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả hai bên ghi rõ sai sót (cụ thể là sai sót về hình thức thanh toán)
• Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xử lý bằng hình thức khác như sau:

• Hai bên mua, bán cùng ra ngân hàng, bên mua viết uỷ nhiệm chi chuyển khoản cho bên bán.
• Bên bán sau khi nhận tiền sẽ rút tiền mặt trả lại cho bên mua hoặc trả lại bằng séc.

Xử lý hóa đơn là một trong những nghiệp vụ đòi hỏi kế toán cần sự cẩn trọng để tránh các sai sót không đáng có. Giả sử tại các doanh nghiệp có hàng loạt giao dịch mỗi ngày, số lượng hóa đơn mà kế toán phải xử lý có khi lên đến hàng trăm, lúc này kế toán sẽ gặp những khó khăn nhất định trong việc xử lý hóa đơn. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của hàng loạt công cụ, công nghệ hỗ trợ, nhất là những phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán có thể dễ dàng xử lý khối lượng lớn hóa đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo hạn chế sai sót. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Quản lý nhiều quyết định đăng kí sử dụng hóa đơn cùng lúc: Quản lý các quyết định sử dụng hóa đơn theo từng trạng thái hiệu lực (đang có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực), tự tải mẫu theo quy định của cơ quan thuế về để in ra;
• Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực;
• Quản lý hóa đơn do viết sai, mất, cháy hỏng: Giúp doanh nghiệp quản lý danh sách các hóa đơn bị xóa do viết sai thông tin để thông báo cho cơ quan thuế biết; quản lý mất, cháy, hỏng hóa đơn và tình trạng còn hiệu lực hay không;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp ích cho bộ phận kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc. 

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: