Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng tiêu biểu của doanh nghiệp

Có nhiều mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng được áp dụng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, đâu là mô hình hiệu quả nhất? Các mô hình này có những ưu, nhược điểm như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS giải đáp tất cả các thắc mắc về cơ cấu theo chức năng ngay dưới đây!

I. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng là gì?

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng là một loại cơ cấu tổ chức trong đó mỗi chức năng quản lý được tách riêng. Từng chứ năng lại tạo thành một bộ phận hoặc cơ quan độc lập.

Cơ cấu này do F.W. Taylor phát triển khi ông còn là quản đốc với nguyên tắc: phân chia công việc quản lý để mỗi người, trong đó mỗi người sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất có thể.

Hay theo như Terry, “Một cơ cấu tổ chức theo chức năng là một tổ chức được chia thành nhiều bộ phận chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, quản trị và R&D. Mỗi bộ phận chức năng được thực hiện bởi các chuyên gia”.

Như vậy, đặc điểm của cơ cấu này là các nhân viên chức năng phải có sự am hiểu sâu sắc và chuyên nghiệp trong lĩnh vực của họ.

II. Ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng có sự hướng dẫn rõ ràng và theo dõi sát sao cho mọi nhân viên trong bộ phận. Tất cả nhân viên, các bộ phận đều có những trách nhiệm cố định. Điều này tạo nên môi trường việc trách nhiệm cao với nhiệm vụ của mình cho mọi nhân viên.

Mỗi nhà quản lý sẽ là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Đồng thời, họ sẽ đảm nhận thực hiện một số chức năng hạn chế. Do đó, chuyên môn hóa đầy đủ sẽ là một phần của mô hình cơ cấu theo chức năng.

Chuyên môn hóa dẫn đến chất lượng sản phẩm được nâng cao. Các yêu cầu công việc cũng được đưa ra rõ ràng và cụ thể. Do đó, các tổ chức có thể sử dụng nguyên tắc tập trung chuyên môn hóa lao động trong quản lý.

Chuyên môn hóa cũng cho phép hoạt động sản xuất hàng loạt đạt tiêu chuẩn hóa cao hơn. Bởi lẽ, các chuyên gia có đủ thời gian để suy nghĩ, sáng tạo. Đồng thời, việc lập kế hoạch và giám sát cũng được thực hiện một cách hiệu quả.

III. Nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Tuy nhiên, cơ cấu chức năng cũng có những mặt hạn chế. Việc ứng dụng không hợp lý sẽ đem lại những ảnh hưởng xấu đến như sau:

• Mô hình này khiến nhà quản lý khó điều phối nếu không có chuyên môn chính hay quyền lãnh đạo hoặc kiểm soát trực tiếp.

• Do hệ thống phân cấp chặt chẽ, doanh nghiệp khó có khả năng đưa ra quyết định tức thì.

• Nếu một doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu, mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ tạo ra rào cản giữa các chức năng khác nhau. Ngoài ra, sự phân chia này cũng phần nào hạn chế sự giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Quá trình hợp tác trong nội bộ không đạt mức độ tối đa.

• Doanh nghiệp vận hành theo cơ cấu chức năng đồng nghĩa với việc có nhiều nhà quản lý cùng cấp. Trong các cuộc họp hoặc giải quyết công việc chung dễ nảy sinh xung đột trong ban quản lý.

• Mỗi nhân viên đều có thể trở thành chuyên gia trong ngành. Tuy nhiên, họ không được tiếp cận với chương trình đào tạo toàn diện. Việc này làm cho quá trình thăng tiến lên các vị trí lãnh đạo cấp cao khó khăn hơn.

>> Để tổ chức được hoạt động một cách thuần thục, linh hoạt doanh nghiệp hãy tham khảo ngay mô hình văn phòng số.

IV. Một số mô hình cơ cấu tổ chức khác trong doanh nghiệp

1. Mô hình tổ chức phân quyền

Đây là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất. Cơ cấu tổ chức phân quyền hoạt động theo trình tự: các chỉ thị được ban hành từ cấp trên, sau đó được chuyển xuống quản lý cấp trung. Nhân viên là đội ngũ triển khai cuối cùng.

Nếu một nhân viên muốn đưa ra một ý tưởng, họ sẽ gửi nó cho người quản lý trực tiếp. Sau khi được phê duyệt, đề xuất sẽ lại được chuyển đến quản lý cấp cao. Kết quả sẽ được trả lại cho nhân viên theo thứ tự ngược lại.

Mô hình này thường mang tính quan liêu và phân biệt đối xử cao. Do không được giao tiếp thường xuyên, mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên trở nên xa cách hơn. Nhân viên thiếu đi sự gắn kết và lòng trung thành với công ty.

Thế nhưng, các công ty ngày này đều đang cố gắng thay thế mô hình cứng nhắc này bằng các mô hình hiện đại hơn. Ví dụ như mô hình tổ chức phẳng hay mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng đều có sự gắn kết tốt hơn giữa quản lý và nhân viên.

2. Cấu trúc tổ chức phẳng

Các công ty có cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Mọi người trong một tổ chức đều bình đẳng. Chính vì vậy, mô hình này còn được gọi là tổ chức tự quản.

Tuy nhiên, với đặc điểm khác biệt này, tổ chức phẳng chỉ có thể được áp dụng cho những doanh nghiệp có rất ít nhân viên. Nó hoạt động tốt nhất khi các nhân viên có sự gắn bó chặt chẽ. Ở đây, giao tiếp nội bộ là chìa khóa thành công và đảm bảo rằng mọi người đều hướng về mục tiêu chung.

3. Tổ chức theo ma trận

Cơ cấu tổ chức của ma trận dựa trên hệ thống hỗ trợ và quyền hạn đa chiều. Thông tin sẽ được phổ biến theo cả chiều dọc (theo dòng chức năng hoạt động) và chiều ngang (theo dòng sản phẩm hoặc cơ sở hoạt động).

Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được sử dụng trong ngành hàng không vũ trụ. Nguyên nhân là do yêu cầu về thông tin nhanh nhạy. Nếu áp dụng mô hình quản lý truyền thống sẽ làm trì trệ, thậm chí làm gián đoạn dòng hoạt động chung.

Sau đó, cấu trúc này được áp dụng cho các công ty khác. Đặc biệt là khi họ cần làm nhiều dự án hoặc sản xuất nhiều sản phẩm trong thời gian ngắn.

Đây được coi là cơ cấu tổ chức khó triển khai nhất vì các nguồn lực được kéo theo nhiều hướng. Nó rất phức tạp và đa chiều nhưng nếu áp dụng thành công có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả mạnh mẽ hơn.

MISA TẶNG BẠN EBOOK: ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP HOẠCH NĂM 2023 CHO DOANH NGHIỆP

4. Mô hình quản lý phi tập trung 

Mô hình quản lý phi tập trung không yêu cầu chức danh và cấp bậc. Quyền lực được phân phối đồng đều giữa các cá nhân. Mặc dù vậy, nó không giống như cấu trúc tổ chức phẳng.

Trong chế độ quản lý phi tập trung, công việc sẽ được phân bổ theo các vai trò. Các nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong một vòng kết nối. Nói một cách đơn giản, cơ cấu này không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và là ông chủ của chính mình.

Vì thế, tính minh bạch luôn là yếu tố quan trọng để mọi người cùng tuân theo các hướng dẫn rõ ràng. Hiện nay, quản lý phi tập trung đang được áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các tổ chức phi lợi nhuận.

Một trong những nhược điểm cần lưu ý ở mô hình này là việc tuyển dụng nhân sự tương đối khó khăn. Không phải ai cũng thể đi theo và phát huy hết lợi thế của việc tự quản lý.

V. Kết luận 

Mỗi cơ cấu tổ chức trên đều sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với các đặc điểm của quy mô, chức năng, sứ mệnh và mục tiêu hoạt động theo từng tổ chức cụ thể. Trong thực tế, các nhà quản lý có thể vận dụng một cách linh hoạt và mềm dẻo các loại hình này. Mực tiêu cuối cùng là xây dựng cơ cấu mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Trên đây là thông tin về mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng, ưu nhược điểm của nó cùng một số mô hình phổ biến khác. Hy vọng bạn đã có được thêm những kiến thức hữu ích về quản lý và vận hành công ty, hãy ứng dụng một cách thông minh để gặt hái được những kết quả thực tế. Chúc bạn thành công!