Quản lý cấp trung là gì? Những kỹ năng quản lý cấp trung cần có

Nhân tài rời đi không phải vì rời bỏ công việc, mà vì quản lý cấp trung. Đây là một thực tế mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt khi những nhân viên tiềm năng không cảm thấy được hỗ trợ và phát triển đúng mức dưới sự quản lý của cấp trung. Vậy quản lý cấp trung là gì và họ có vai trò như thế nào trong tổ chức? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về vai trò quan trọng của quản lý cấp trung, những kỹ năng cần có, và tại sao họ lại quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp.

1. Quản lý cấp trung là gì?

Quản lý cấp trung là những người đảm nhận vai trò kết nối giữa ban lãnh đạo cấp cao và nhân viên cấp dưới trong một tổ chức. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các chiến lược, kế hoạch từ cấp cao xuống cấp cơ sở, đồng thời truyền đạt thông tin phản hồi từ nhân viên lên cấp lãnh đạo.

Một số tên vị trí quản lý cấp trung phổ biến trong doanh nghiệp mà bạn thường hay nghe đến như:

• Trưởng phòng/ban
• Giám đốc chi nhánh/khu vực
• Giám đốc bộ phận
• Quản lý dự án
• Trưởng ca/tổ trưởng
• Giám đốc sản xuất
• Quản lý nhân sự

Thông thường, trong một công ty các nhà quản lý cấp cao đảm nhận việc xác nhận mục tiêu dài hạn, sứ mệnh và kế hoạch chiến lược. Sau đó, những thông tin đó sẽ được nhà quản lý bậc trung nghiên cứu để đưa ra kế hoạch thực hiện cụ thể.

Các kế hoạch này thường sẽ được lập ra theo những định hướng của chiến lược và phổ biến triển khai xuống đội ngũ nhân viên.

Một doanh nghiệp có thể có nhiều tầng quản lý cấp trung. Điều này nghĩa là không phải tất cả các nhà quản lý cấp trung đều ngang hàng nhau. Nó còn phụ thuộc vào yếu tố quy mô, định hướng phát triển của riêng từng doanh nghiệp.

Với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường sẽ không phân chia cấp cao và cấp trung. Người chủ doanh nghiệp thường sẽ quản lí hết tất cả các khâu và toàn bộ nhân sự từ nhân viên, kế toán,…

Do các công ty nhỏ chưa có nhiều tiềm lực nên việc giảm tại cấp bậc giúp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nhìn chung vai trò này luôn đòi hỏi bạn phải có năng lực và bản lĩnh để giám sát, đánh giá hết tất cả những nhiệm vụ trong quá trình làm việc.

Xem thêm: Quản lý là gì? Chức năng và vai trò của quản lý trong doanh nghiệp

2. Vai trò của quản lý cấp trung trong tổ chức

Quản lý cấp trung đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự vận hành trơn tru và thành công của một tổ chức. Họ là cầu nối thiết yếu, là người triển khai chiến lược và là người trực tiếp quản lý, phát triển nhân viên. Dưới đây là phân tích chi tiết về từng vai trò chính của quản lý cấp trung:

2.1. Cầu nối liên kết 

Họ là cầu nối liên kết giữa công việc của nhà quản trị với toàn bộ đội ngũ nhân viên của công ty. Nhà quản lý cấp trung sẽ phổ biến lại rõ ràng và chuẩn xác kế hoạch của công ty xuống cho nhân viên cấp dưới.

Vì thế, họ tiếp xúc với nhân viên nhiều hơn tạo nên sự thấu hiểu, quan tâm tới nhu cầu và mong muốn của những người lao động. Họ có những quan sát rất sát sao về hoạt động giữa bộ phận kinh doanh, chăm sóc dịch vụ với khách hàng.

Họ cũng chính là người phụ trách chuyển những thông tin đó thành báo cáo chi tiết cho lãnh đạo cấp cao. Nhìn chung, quản lý cấp trung được xem như cánh tay phải đắc lực cho ban điều hành, chủ doanh nghiệp.

2.2. Đóng vai trò quản lý chặt chẽ các nhân viên cấp dưới

• Giám sát hoạt động thường ngày của cấp dưới cũng như là nhân viên.
• Lên mục tiêu cho team.
• Báo cáo năng suất làm việc của nhân viên cho cấp trên.
• Tuyển dụng/đào tạo nhân viên.
• Thiết lập ngân sách cho team.
• Trở thành người mẫu mực cho cấp dưới noi theo.

2.3. Triển khai chiến lược

Quản lý cấp trung có vai trò then chốt trong việc biến các chiến lược của công ty thành hành động cụ thể tại từng bộ phận. Sau khi nhận được chỉ đạo từ cấp cao, họ không chỉ truyền đạt mà còn biến các kế hoạch lớn thành các bước đi rõ ràng cho đội ngũ của mình. Họ xây dựng các kế hoạch chi tiết, phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm, đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Bên cạnh đó, họ cũng là những người theo dõi tiến độ công việc, giám sát việc thực hiện chiến lược và đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.

Trong suốt quá trình triển khai, quản lý cấp trung phải có khả năng linh hoạt và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết, đảm bảo các thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc các yếu tố ngoại cảnh không làm gián đoạn quá trình hoạt động của bộ phận.

Sự linh hoạt này giúp họ duy trì hiệu quả công việc và đảm bảo sự thành công trong việc thực hiện các mục tiêu dài hạn của công ty.

2.4. Phát triển nhân viên

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của quản lý cấp trung là phát triển nhân viên trong đội ngũ của mình. Quản lý cấp trung không chỉ đơn thuần là người giám sát công việc, mà họ còn là người hướng dẫn, huấn luyện và tạo điều kiện để nhân viên phát triển kỹ năng cá nhân và chuyên môn. Phát triển nhân viên giúp tăng cường năng lực làm việc, cải thiện hiệu quả công việc, đồng thời giữ chân những nhân tài trong tổ chức.

Việc phát triển nhân viên có thể bao gồm các hoạt động như:

• Đào tạo và huấn luyện: Cung cấp các cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng mới cho nhân viên.
• Đánh giá và phản hồi: Cung cấp phản hồi thường xuyên về hiệu suất làm việc và hướng dẫn cách cải thiện.
• Cơ hội thăng tiến: Giới thiệu những cơ hội thăng tiến trong công ty để nhân viên cảm thấy có động lực và hướng đi rõ ràng.
• Khuyến khích sáng tạo: Tạo không gian để nhân viên tự do thể hiện sáng tạo và đóng góp ý tưởng mới cho tổ chức.

2.5. Giải quyết vấn đề

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý cấp trung là giải quyết vấn đề trong tổ chức. Họ không chỉ đối mặt với các tình huống khó khăn mà còn phải đưa ra giải pháp kịp thời và hiệu quả để duy trì hoạt động trơn tru của bộ phận. Quản lý cấp trung phải xử lý các vấn đề phát sinh hàng ngày, từ những sự cố nhỏ cho đến các vấn đề lớn có thể ảnh hưởng đến kết quả công việc và hiệu suất của cả đội ngũ.

Quá trình giải quyết vấn đề bao gồm các bước cơ bản sau:

• Nhận diện vấn đề: Quản lý cấp trung cần phải nhận diện được vấn đề ngay khi nó phát sinh, thông qua quan sát, phản hồi từ nhân viên hoặc báo cáo từ các bộ phận khác.
• Phân tích nguyên nhân: Trước khi đưa ra giải pháp, quản lý cần phân tích kỹ lưỡng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, xác định liệu nó có phải là sự cố tạm thời hay là dấu hiệu của một vấn đề hệ thống cần được điều chỉnh.
• Đưa ra giải pháp: Sau khi hiểu rõ vấn đề, quản lý cấp trung cần phải đưa ra giải pháp thích hợp, có thể là điều chỉnh quy trình, cải thiện kỹ năng cho nhân viên hoặc thay đổi chiến lược.
• Thực hiện và theo dõi: Sau khi quyết định giải pháp, họ sẽ triển khai nó và theo dõi quá trình thực hiện để đảm bảo vấn đề được giải quyết hoàn toàn.
• Đánh giá và rút kinh nghiệm: Cuối cùng, quản lý cấp trung cần đánh giá kết quả của giải pháp để rút ra bài học kinh nghiệm, cải thiện quy trình và chuẩn bị cho những vấn đề tương tự trong tương lai.

3. Những kỹ năng cần có của một nhà quản lý cấp trung

Một nhà quản lý cấp trung cần có một bộ kỹ năng đa dạng để thực hiện tốt các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Những kỹ năng này có thể được chia thành 4 nhóm chính: kỹ năng chuyên môn, kỹ năng quản lý, kỹ năng mềm và kỹ năng tư duy.

3.1. Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng chuyên môn là những kiến thức và khả năng cụ thể liên quan đến công việc và ngành nghề của nhà quản lý cấp trung. Đây là nền tảng giúp họ hoàn thành công việc hiệu quả và đạt được mục tiêu trong lĩnh vực mà họ quản lý.

• Hiểu biết sâu về ngành nghề: Quản lý cấp trung cần có kiến thức chuyên môn vững vàng về lĩnh vực mà họ phụ trách, từ các quy trình, công nghệ cho đến các xu hướng mới.
• Kỹ năng kỹ thuật: Đối với những lĩnh vực như công nghệ thông tin, sản xuất hay tài chính, nhà quản lý cần có kỹ năng sử dụng các công cụ, phần mềm chuyên môn để tối ưu hóa hiệu suất công việc.
• Quản lý dự án: Kỹ năng lập kế hoạch, triển khai và theo dõi tiến độ các dự án là rất quan trọng để đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời gian và chất lượng.

3.2. Kỹ năng quản lý

Kỹ năng quản lý giúp nhà quản lý cấp trung duy trì hoạt động của bộ phận, nhóm và đảm bảo việc triển khai chiến lược từ cấp trên xuống dưới.

• Lập kế hoạch và tổ chức: Khả năng lập kế hoạch công việc chi tiết, phân công nhiệm vụ và tổ chức nguồn lực để hoàn thành mục tiêu.
• Giám sát và đánh giá hiệu suất: Quản lý cấp trung cần giám sát tiến độ công việc, đánh giá kết quả và đưa ra các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết.
• Quản lý thời gian: Quản lý hiệu quả thời gian của cả bản thân và đội ngũ để đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn và đạt chất lượng.

Để thực hiện tốt những nhiệm vụ này, một công cụ hỗ trợ hiệu quả là vô cùng cần thiết. Một trong những phần mềm đáng chú ý chính là MISA AMIS Công việc, giúp quản lý cấp trung dễ dàng giám sát và điều phối công việc trong bộ phận của mình.

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

HƯỚNG DẪN DÙNG THỬ PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC – HỖ TRỢ TỐI ƯU CHO NHÀ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ TẠI ĐÂY

3.3. Kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm là những kỹ năng liên quan đến khả năng giao tiếp và xử lý các tình huống trong môi trường làm việc. Đây là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý tạo dựng mối quan hệ hiệu quả với đồng nghiệp và nhân viên.

• Giao tiếp: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, thuyết phục và lắng nghe ý kiến từ nhân viên là rất cần thiết để duy trì sự phối hợp trong tổ chức.
• Giải quyết xung đột: Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn giữa các cá nhân hoặc bộ phận trong công ty để duy trì môi trường làm việc hòa thuận và hiệu quả.
• Lãnh đạo: Khả năng tạo động lực cho nhân viên, dẫn dắt đội ngũ, giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

3.4. Kỹ năng tư duy

Kỹ năng tư duy giúp nhà quản lý cấp trung đưa ra các quyết định sáng suốt và tìm ra các giải pháp tối ưu trong các tình huống phức tạp.

• Tư duy phản biện: Kỹ năng phân tích vấn đề một cách logic, tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đánh giá các giải pháp trước khi đưa ra quyết định.
• Tư duy chiến lược: Khả năng nhìn xa trông rộng, hiểu rõ mục tiêu dài hạn của tổ chức và điều chỉnh các hoạt động ngắn hạn để phù hợp với chiến lược chung.
• Giải quyết vấn đề sáng tạo: Khả năng đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả để giải quyết các vấn đề khó khăn trong công việc, giúp tổ chức duy trì sự phát triển bền vững.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

4. Lộ trình phát triển sự nghiệp cho quản lý cấp trung

Lộ trình phát triển sự nghiệp cho quản lý cấp trung cần tập trung vào việc nâng cao cả kỹ năng chuyên môn và kỹ năng lãnh đạo. Dưới đây là phác thảo ngắn gọn, súc tích để ban có thể nắm được rõ nhất lộ trình phát triển vị trí quản lý cấp trung trong doanh nghiệp:

5. Kết luận

Quản lý cấp trung đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa cấp cao và nhân viên, giúp thực hiện chiến lược và duy trì hoạt động hiệu quả của tổ chức. Để thành công trong vai trò này, họ cần phát triển một loạt kỹ năng, từ chuyên môn, quản lý cho đến lãnh đạo và tư duy sáng tạo.

Việc không ngừng học hỏi, cải thiện và mở rộng các kỹ năng sẽ giúp nhà quản lý cấp trung không chỉ đạt được hiệu quả công việc mà còn thăng tiến trong sự nghiệp. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và các yếu tố cần thiết để phát triển sự nghiệp trong vai trò quản lý cấp trung.