Hoá đơn vận chuyển là gì? Hướng dẫn cách lập hoá đơn vận chuyển

Hoá đơn vận chuyển là gì có lẽ là vấn đề mà một số kế toán doanh nghiệp sẽ thắc mắc. Trong bài viết này, MISA AMIS chia sẻ tới độc giả các thông tin về hoá đơn vận chuyển, bao gồm cả các chú ý khi lập và cả mức xử phạt khi không có hoá đơn vận chuyển nếu bị kiểm tra.

1. Hoá đơn vận chuyển là gì?

Vận chuyển hàng hóa là việc các bên sẽ thực hiện hoạt động vận chuyển từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng. 

Căn cứ vào Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC  sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC và Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC thì tuỳ vào mức độ vận chuyển (thường xuyên hoặc không thường xuyên), dịch vụ vận chuyển hàng hóa sẽ có sự thỏa thuận, ký kết hợp đồng vận chuyển giữa bên nhận và bên gửi hàng thông qua hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng kinh tế. Đồng thời dịch vụ vận chuyển phải cung cấp thêm:

• Bảng kê cước: nơi đi nơi đến, xe biển số, số chuyến, đơn giá cước…
• Chứng từ thanh toán
• Hóa đơn (Hóa đơn >= 20 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)

Khi thực hiện vận chuyển hàng hoá, người thực hiện phải xuất trình được các chứng từ hợp pháp, hoá đơn chứng minh về nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá. Điều này là nhằm phòng ngừa, ngăn chặn hành vi vận chuyển các loại hàng hoá trái phép hoặc buôn lậu. 

Như vậy hoá đơn vận chuyển là chứng từ quan trọng, nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá đồng thời làm căn cứ thanh toán giữa hai bên.

>>> Tìm hiểu thêm: Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng

Phần mềm kế toán online MISA AMIS kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.

2. Những chú ý khi lập hoá đơn vận chuyển

Căn cứ theo công văn 9935/CT-TTHT của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh thì:

• Nếu ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển trong cùng 1 ngày thì được lập chung 1 hoá đơn.
• Nếu ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là 2 ngày khác nhau thì phải lập 2 hoá đơn.

Ngoài ra, căn cứ văn bản số 15606/BTC-TCT ngày 28/10/2014 thì:

• Nếu công ty có đăng ký dịch vụ vận chuyển: Nếu ngày giao hàng và ngày vận chuyển là một thì công ty xuất 1 hoá đơn, nội dung ghi rõ 2 dòng: dòng 1 về hàng hoá và dòng 2 về chi phí vận chuyển.
• Nếu công ty thuê công ty khác vận chuyển: Dù ngày giao hàng và ngày vận chuyển là một hay là hai ngày khác nhau thì công ty chỉ được viết hoá đơn tiền hàng và thuế giá trị gia tăng còn về chi phí vận chuyển thì công ty sẽ yêu cầu đơn vị vận chuyển xuất hoá đơn và gửi lại cho mình.

>>> Có thể bạn quan tâm: hiểu chi tiết về Phương pháp bình quân gia quyền

 3. Cách ghi hóa đơn cước vận chuyển

Như đã nhắc đến ở trên thì sẽ có hai hình thức là công ty tự cung cấp dịch vụ vận chuyển và công ty sẽ thuê đơn vị vận chuyển khác. Dù là hình thức nào thì cũng cần xuất hóa đơn cước vận chuyển. Mỗi đơn vị sẽ có mẫu và cách ghi hóa đơn theo một quy chuẩn riêng nhất định. Về cơ bản, mẫu và cách ghi sẽ có một số điểm chung như các thông tin: số thứ tự, tên loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền… Ngoài ra, trên hóa đơn cũng phải ghi rõ nội dung cước vận chuyển. Cụ thể cách ghi hóa đơn cước vận chuyển như sau:

• Các thông tin cơ bản về người mua hàng: Điền đầy đủ Họ tên, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán và số tài khoản
• Các thông tin về hàng hóa: Điền đầy đủ số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Riêng đối với cước vận chuyển sẽ ghi ở dòng riêng. Như đã nhắc đến ở trên thì nếu ngày xuất hóa đơn và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là 1 thì trên hóa đơn sẽ ghi luôn cước vận chuyển, ngay bên dưới thông tin hàng hóa; còn nếu ngày xuất hóa đơn và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là 2 ngày khác nhau thì hóa đơn ghi cước dịch vụ vận chuyển sẽ xuất sau.
• Các thông tin khác: Chữ ký và dấu của hai bên người bán, người mua;…

4. Xử phạt không có hoá đơn vận chuyển

Căn cứ theo Công văn Số: 3512/TCT-CS và Khoản 1 Điều 3 Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP thì bên bán là bên nhận chở hàng, được xác định là bên có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa ngay tại thời điểm kiểm tra.

Trường hợp không xuất trình được hoá đơn, chứng từ tại thời điểm kiểm tra thì sẽ phải chịu xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn. 

>>> Đọc thêm: Bản thể hiện của hoá đơn điện tử và những điều cần biết

Lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
• Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: