Để thích ứng với sự thay đổi của thị trường, một trong những biện pháp doanh nghiệp cần cân nhắc thực hiện là thiết kế tổ chức. Nhưng làm thế nào để tổ chức hiệu quả mà không ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh hiện tại? Hãy đọc bài viết sau của MISA AMIS để tìm ra câu trả lời ngay!
1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức là gì?
Tổ chức được định nghĩa là một nhóm gồm hai hoặc nhiều người cùng làm việc trong một cấu trúc cụ thể để đạt được mục tiêu chung.
Từ đó, cơ cấu tổ chức được định nghĩa như một bức tranh trực quan về công ty. Trong đó, mỗi người đều có vai trò, quyền hạn – trách nhiệm, sắp xếp theo thứ bậc và phải phối hợp hiệu quả cùng nhau cho doanh nghiệp phát triển.
Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp
2. Thiết kế tổ chức là gì?
Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và thực hiện một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược, điều kiện và môi trường của tổ chức.
Do đó, thiết kế tổ chức bắt đầu với những chủ đề cơ bản nhất. Nó bao gồm mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ đối với từng vị trí việc làm, chủ trương công tác, phương thức hoạt động của chức danh và phương thức hoạt động,…
Thiết kế tổ chức từ lâu đã được coi là một công việc phức tạp và tẻ nhạt. Theo khảo sát của McKinsey & Company, chưa đến 25% nỗ lực thiết kế lại công ty thành công, 44% sau đó bị quá tải, một phần tư không đạt được mục tiêu hoặc hiệu quả hoạt động của công ty không cải thiện.
Chính vì vậy, người lãnh đạo cần hiểu rõ cơ cấu của doanh nghiệp cũng như các nguyên tắc tái thiết kế tổ chức quan trọng để thực hiện thành công.
3. Vai trò của thiết kế tổ chức là gì?
Theo nghiên cứu của Deloitte, thiết kế tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà hơn 90% lãnh đạo cấp cao quan tâm, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sự thay đổi và tiến bộ của tổ chức không chỉ nằm trong việc cải thiện các yếu tố nội bộ mà còn phải linh hoạt với những thay đổi từ bên ngoài. Điều này có thể lý giải qua hai yếu tố chính:
- Yếu tố bên trong: Khi doanh nghiệp phát triển, các quy trình, cấu trúc và hệ thống cũ không còn đủ khả năng đáp ứng quy mô và nhu cầu ngày càng cao. Để tiếp tục hoạt động hiệu quả, việc tái cơ cấu tổ chức là cần thiết. Việc này không chỉ giúp cải tiến bộ máy vận hành mà còn tạo ra cơ hội để doanh nghiệp nâng cấp, tăng cường năng lực và tạo đà bứt phá, giúp nâng cao hiệu quả công việc và khả năng cạnh tranh.
- Yếu tố bên ngoài: Thị trường ngày càng thay đổi nhanh chóng, với sự phát triển đột phá của công nghệ và các xu hướng mới. Những mô hình kinh doanh truyền thống dần trở nên lỗi thời và không còn phù hợp với yêu cầu hiện tại. Nếu doanh nghiệp không chủ động đổi mới, không có chiến lược thiết kế tổ chức phù hợp để thích ứng kịp thời với những biến động này, họ sẽ dễ dàng bị đào thải. Việc thiết kế cơ cấu tổ chức mang ý nghĩa chiến lược, quyết định sự sống còn của doanh nghiệp trên thị trường đầy biến động.
Như vậy, thiết kế tổ chức không chỉ là một công việc nội bộ mà còn là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng.
4. Yếu tố của một cơ cấu tổ chức
4.1. Chiến lược
Chiến lược là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Một tổ chức phải thiết kế cấu trúc của mình sao cho phù hợp với chiến lược dài hạn. Chiến lược giúp xác định mục tiêu và ưu tiên, đồng thời quyết định cách thức tổ chức thực hiện và cạnh tranh trong thị trường. Mỗi chiến lược, từ việc tối ưu chi phí cho đến khác biệt hóa sản phẩm, đều yêu cầu những thay đổi và điều chỉnh trong thiết kế tổ chức.
4.2. Môi trường
Môi trường hoạt động của tổ chức, bao gồm các yếu tố như ngành công nghiệp, thị trường lao động, chính sách chính phủ và các ảnh hưởng xã hội, sẽ quyết định thiết kế tổ chức. Môi trường ổn định có thể yêu cầu cơ cấu tổ chức chuẩn hóa và tập trung vào hiệu quả, trong khi môi trường thay đổi nhanh chóng đòi hỏi tổ chức linh hoạt, có khả năng thích nghi và đổi mới liên tục.
4.3. Công nghệ
Công nghệ đóng vai trò then chốt trong việc thay đổi cách thức vận hành và thiết kế tổ chức. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các tổ chức ngày nay có thể vận hành một cách phi tập trung, đồng thời cải thiện sự phối hợp qua các nền tảng trực tuyến và công cụ cộng tác.
Công nghệ không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn giúp kết nối các bộ phận trong tổ chức một cách hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và chia sẻ thông tin.
MISA giới thiệu Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện MISA AMIS. Mời anh chị tham khảo giải pháp quản trị cốt lõi các hoạt động tài chính – kế toán, marketing – bán hàng, nhân sự và điều hành. Nền tảng kết nối và liên thông dữ liệu, đặc biệt sở hữu ba tiêu chí quan trọng là chi phí thấp – dễ triển khai – nhanh có hiệu quả.
4.4. Quy mô và vòng đời
Quy mô tổ chức ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức. Các tổ chức nhỏ có thể linh hoạt và ít phức tạp, trong khi các tổ chức lớn thường có cấu trúc phức tạp hơn với nhiều cấp bậc và quy trình.
Thêm vào đó, các tổ chức trải qua các giai đoạn phát triển khác nhau trong vòng đời của mình. Mỗi giai đoạn này đòi hỏi một cơ cấu tổ chức phù hợp để duy trì sự phát triển bền vững và ứng phó với các thách thức mới.
4.5. Văn hóa
Văn hóa tổ chức là yếu tố tác động mạnh mẽ đến cách thức tổ chức được xây dựng và vận hành. Văn hóa tổ chức bao gồm các giá trị, niềm tin và thái độ chung của nhân viên, và nó quyết định cách thức mọi người tương tác, phối hợp và làm việc cùng nhau.
Tổ chức có nền văn hóa tập trung vào tính ổn định sẽ có cấu trúc rõ ràng và phân chia nhiệm vụ chính xác, trong khi tổ chức chú trọng tính linh hoạt sẽ có cơ cấu tổ chức chồng chéo, khuyến khích sự cộng tác giữa các bộ phận để tạo ra giá trị cho khách hàng.
Xem thêm: 5 bước xây dựng, chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp 2024
5. 5 nguyên tắc thiết kế tổ chức
5.1. Nguyên tắc chuyên môn hóa
Nguyên tắc đầu tiên nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tạo ra các ranh giới rõ ràng nhằm khuyến khích phát triển các kỹ năng chuyên môn. Mục tiêu là bảo vệ các nền văn hóa chuyên môn khỏi ảnh hưởng của các yếu tố thống trị trong tổ chức. Điều này giúp duy trì sự độc lập và sự phát triển chuyên sâu trong các lĩnh vực cụ thể.
5.2. Nguyên tắc phối hợp
Nguyên tắc tiếp theo cho rằng các hoạt động trong tổ chức cần được phối hợp chặt chẽ để tối ưu hóa hiệu quả. Các đơn vị có thể là đơn vị kinh doanh, chức năng, hoặc các đơn vị chồng chéo.
Bài kiểm tra ở đây là khả năng tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban và đơn vị, đặc biệt khi có các “liên kết khó” mà mạng lưới thông thường không thể thực hiện được. Trong trường hợp đó, cần thiết phải thiết kế các cơ chế phối hợp dễ dàng hơn hoặc hợp nhất các chức năng.
5.3. Nguyên tắc phù hợp
Nguyên tắc này chỉ ra rằng trách nhiệm nên được phân công cho những người hoặc nhóm có năng lực phù hợp nhất để thực hiện nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là những quyết định quan trọng không nên bị can thiệp bởi các cấp lãnh đạo nếu họ không có đủ kiến thức chuyên môn, mà nên giao lại cho những chuyên gia có kinh nghiệm sâu rộng hơn.
5.4. Nguyên tắc kiểm soát và cam kết
Một yếu tố quan trọng trong tổ chức là việc cân bằng giữa kiểm soát các hoạt động và duy trì sự tham gia, cam kết của các thành viên. Để đạt được điều này, cần có các quy trình kiểm soát hợp lý mà không làm giảm động lực của nhân viên, chẳng hạn như giảm bớt sự can thiệp vào các quyết định nhỏ có thể giao cho các cấp dưới thực hiện.
5.5. Nguyên tắc đổi mới và thích nghi
Cuối cùng, điều này yêu cầu tổ chức có sự linh hoạt trong cấu trúc để thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng trong môi trường bên ngoài. Cần phát triển các chiến lược mới và cải tiến nội bộ để không bị tụt lại phía sau trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Sự thay đổi này có thể đòi hỏi sự điều chỉnh về cấu trúc, quy trình và chiến lược tổ chức để tiếp tục phát triển bền vững.
Mỗi yếu tố trong thiết kế tổ chức cần được áp dụng linh hoạt và kết hợp với nhau để tạo ra một tổ chức hiệu quả và có thể phát triển trong môi trường kinh doanh đầy biến động.
Đọc ngay: Chuẩn hóa quy trình – 7 bước thống nhất quy trình nhanh chóng, tiết kiệm
6. Quy trình thiết kế tổ chức chi tiết cho doanh nghiệp
6.1. Xác định bối cảnh và chẩn đoán
- Đánh giá môi trường bên ngoài của doanh nghiệp: Đánh giá những thay đổi trong nhu cầu khách hàng, các yếu tố pháp lý, phân tích đối thủ cạnh tranh và các yếu tố tác động khác từ bên ngoài.
- Đánh giá và chẩn đoán môi trường nội bộ của doanh nghiệp: Nhà quản trị cần nhận diện các vấn đề từ con người, hệ thống hay quy trình không còn phù hợp với chiến lược hiện tại và xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề này.
- Xây dựng sự đồng thuận và định hướng từ lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc chẩn đoán, thiết kế và dẫn dắt quá trình thay đổi. Nếu không có sự đồng thuận và cam kết rõ ràng từ lãnh đạo, các sáng kiến thay đổi sẽ khó thành công.
6.2. Đặt ra các ưu tiên chiến lược
- Xác định các ưu tiên chiến lược: Đây là những quyết định quan trọng về cách thức doanh nghiệp tiếp tục thực hiện sứ mệnh của mình, chủ yếu tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tối ưu.
- Xác định các ưu tiên hoạt động: Các ưu tiên này tập trung vào việc cải thiện và tối ưu hóa các quy trình nội bộ của doanh nghiệp để hỗ trợ chiến lược tổng thể.
Sau khi hoàn thành bước này, doanh nghiệp có thể thành lập nhóm thiết kế và xác định các tiêu chí, giới hạn của chương trình.
6.3. Thiết kế cơ cấu tổ chức chiến lược
- Định hướng thay đổi hiện trạng: Doanh nghiệp cần xác định rõ cơ cấu tổ chức hiện tại cần thay đổi như thế nào để phù hợp với các ưu tiên chiến lược và hoạt động mới.
- Khám phá và phát triển các mô hình thay thế: Làm việc với các nguồn lực nội bộ để phát hiện cơ hội cải tiến và thử nghiệm các phương thức làm việc khác nhau.
- Xác định công việc và phân loại các yêu cầu nguồn lực: Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh và quy định. Đồng thời, xác định các vai trò và nguồn lực cần thiết để hoàn thành mỗi công việc.
- Đánh giá và chọn mô hình phù hợp nhất: Nghiên cứu kỹ lưỡng các mô hình tiềm năng và lựa chọn mô hình phù hợp nhất với mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.
6.4. Thiết kế tổ chức theo chức năng và hoạt động
Sau khi các quyết định chiến lược đã được đưa ra, bước tiếp theo là xây dựng sơ đồ tổ chức. Đây là phương pháp tiếp cận khác biệt so với cách làm của hầu hết các doanh nghiệp, góp phần vào tỉ lệ thành công cao hơn trong các dự án thay đổi.
- Phát triển các nhóm và kết nối: Các vai trò trong tổ chức sẽ được nhóm lại thành các đội nhóm và phòng ban, đồng thời xác định các mối liên kết cần thiết để đảm bảo thông tin và quy trình làm việc diễn ra hiệu quả.
- Chuyển đổi nhóm thành sơ đồ tổ chức cấp cao: Khi cơ cấu tổ chức và cách thức làm việc đã được xác định, các nhóm sẽ được chuyển thành sơ đồ tổ chức cấp cao, phản ánh cấu trúc chính của doanh nghiệp.
- Thiết kế một khung quản trị chi tiết: Phân chia rõ ràng các vai trò quản lý và lãnh đạo trong toàn bộ tổ chức, bao gồm trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ giải trình ở từng cấp.
6.5. Kế hoạch triển khai và quản lý thay đổi
Khi các nền tảng đã được xây dựng, bước tiếp theo là lập kế hoạch và triển khai cơ cấu tổ chức mới.
- Đánh giá mức độ sẵn sàng và rủi ro: Việc thay đổi cơ cấu tổ chức có thể gặp nhiều thách thức và cảm xúc không ổn định. Thành công phụ thuộc vào việc chuẩn bị kỹ càng và nhận diện các rào cản có thể gặp phải.
- Xây dựng kế hoạch triển khai chuyển đổi: Sau khi xác định được các rủi ro, nhóm thiết kế sẽ xây dựng một kế hoạch tổng thể để chuyển doanh nghiệp từ mô hình hiện tại sang mô hình cơ cấu tổ chức mới.
- Phát triển chiến lược truyền thông: Thay đổi có thể khiến nhân viên cảm thấy lo ngại và không chắc chắn. Vì vậy, một chiến lược truyền thông toàn diện là điều cần thiết để thu hút sự tham gia của mọi người và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về thiết kế tổ chức và các nguyên tắc thực hiện thiết kế tổ chức mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần lưu tâm. Việc chuẩn bị nền tảng kiến thức vững chắc sẽ giúp bạn ứng dụng một cách phù hợp và hiệu quả hơn vào công việc của mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
