Agenda là gì? Cách thiết kế Agenda hiệu quả

Agenda được sử dụng rất phổ biến đặc biệt là trong việc tổ chức các sự kiện, hội nghị, cuộc họp hay hội thảo. Vậy Agenda là gì? Nó được sử dụng như thế nào trong doanh nghiệp. Hãy cùng Misa Amis tìm hiểu trong bài viết sau.

I. Agenda là gì?

Agenda là gì? Agenda dịch sang tiếng việt là chương trình nghị sự hay chương trình làm việc. Đây là một thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến trong công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế.

Định nghĩa của một chương trình nghị sự là một danh sách những việc cần làm hoặc được cân nhắc. Tuy nhiên, Agenda không chỉ đơn giản là một danh sách những việc cần làm. Agenda còn là một chương trình họp được thiết kế để cho phép tất cả các chủ đề có liên quan được giải quyết theo một trình tự và thời gian ngắn.

Agenda cung cấp cho những người tham gia một kế hoạch phác thảo rõ ràng về những gì sẽ xảy ra trong cuộc họp hoặc hội nghị. Nhiệm vụ của mỗi người là gì và thời gian được dành cho mỗi hoạt động trong hội nghị. Những thông tin này được chuẩn bị trước sẽ đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra hiệu quả và năng suất.

Mời bạn đăng ký nhận ngay Bộ tài liệu hướng dẫn sắp xếp công việc hiệu quả dành cho quản lý

II. Cách thiết kế Agenda cho một cuộc họp hiệu quả

Tất cả chúng ta chắc hẳn đều đã từng tham gia các cuộc họp mà người tham gia không được chuẩn bị trước. Nó khiến mọi người đi chệch hướng vì các chủ đề thảo luận không được chuẩn bị chi đáo. Nó gây ra sự lãng phí thời gian của cả nhóm.

Những vấn đề này bắt nguồn từ việc không hiểu Agenda là gì? và thiết kế Agenda kém. Một chương trình làm việc hiệu quả cần đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những nội dung cần diễn ra trước và trong cuộc họp.

Nó giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị, phân bổ thời gian một cách khôn ngoan. Người chủ trì cũng có thể nhanh chóng dẫn dắt mọi người vào cùng chủ đề chung. Mặt khác, nó cũng cho phép mọi thành viên xác định khi nào cuộc thảo luận hoàn tất.

Nếu các vấn đề vẫn xảy ra trong cuộc họp, một chương trình nghị sự được thiết kế hoàn hảo sẽ tăng khả năng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và nhanh chóng. Dưới đây là một số mẹo để thiết kế một Agenda hiệu quả cho cuộc họp.

Bạn có thể sử dụng các mẹo này cho nhiều cuộc họp. Dù đó là cuộc họp kéo dài một giờ hay ba ngày. Và bạn đang họp với một nhóm năm người hay bốn mươi người.

1. Tìm kiếm ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm

Nếu bạn muốn nhóm của mình tham gia vào các cuộc họp, bạn cần nắm rõ Agenda là gì? Trước tiên, hãy đảm bảo chương trình có các mục phản ánh ý kiến và mong muốn của người tham dự.

Bạn cần yêu cầu các thành viên trong nhóm đề xuất ý tưởng, quan điểm trong chương trình. Cùng với đó, bạn phải nắm được lý do tại sao mỗi mục đó cần được giải quyết trong cuộc họp nhóm.

Nếu đề xuất nào đó không phù hợp để bàn ngay lập tức, hãy giải thích nguyên do cho thành viên đề xuất nó. Sau đó, bạn sẽ chịu trách nhiệm tìm hướng giải quyết sau khi kết thúc thời gian bàn luận.

QUẢN LÝ HIỆU QUẢ, NHÂN VIÊN CHỦ ĐỘNG VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

2. Chọn chủ đề họp có ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm

Việc họp nhóm chiếm rất nhiều thời gian và khó lên lịch. Do vậy, các cuộc họp nhóm được mở ra chủ yếu để thảo luận và đưa ra quyết định chung ảnh hưởng đến cả nhóm. Hoặc đó là các vấn đề lớn cần cả nhóm hợp sức giải quyết.

Đây thường là những hoạt động mà các cá nhân phải phối hợp hành động, hay bộ phận của họ trong tổ chức phụ thuộc lẫn nhau. Chúng cũng có thể là những vấn đề mà mọi người có thông tin và nhu cầu khác nhau.

Do đó, các cuộc họp cần làm nổi bật nỗi lo chung này để mọi thành viên tập trung suy nghĩ, đưa ra giải pháp. Ngược lại, nên tránh việc tổ chức họp nhưng không sự gắn kết giữa các thành viên, nhiều người sẽ trở nên chán nản. Nó ảnh hưởng xấu đến bầu không khí và chất lượng buổi họp.

3. Liệt kê các chủ đề của Agenda như các câu hỏi mà nhóm cần trả lời

Hầu hết các chủ đề trong chương trình nghị sự chỉ đơn giản là một số từ được xâu chuỗi lại với nhau để tạo thành một cụm từ. Ví dụ chủ đề ghi rằng “Tái phân bổ không gian văn phòng”. Điều này khiến những người tham gia cuộc họp tự hỏi dễ rơi vào băn khoăn về những gì cần đạt được.

Hãy chuyển sang liệt kê chủ đề dưới dạng câu nghi vấn. Khi đó, chủ đề bên trên có thể trở thành “Tại sao cần tái phân bổ không gian văn phòng”

Một câu hỏi cụ thể như vậy cho phép các thành viên trong nhóm chuẩn bị tốt hơn cho cuộc thảo luận. Đồng thời, người quản lý dễ dàng theo dõi các ý kiến có đi đúng hướng hay không.

Trong cuộc họp, bất kỳ ai cho rằng một nhận xét không đúng hướng có thể ngay lập tức đưa ra ý kiến. “Tôi không biết nhận xét của bạn có liên quan như thế nào đến câu hỏi mà chúng tôi đang cố gắng trả lời. Bạn có thể giúp tôi hiểu về sự liên quan đó được không? ” Cuối cùng, nhóm biết rằng khi câu hỏi đã được trả lời, cuộc thảo luận đã hoàn tất.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

4. Lưu ý mục đích của chủ đề

Các thành viên trong nhóm sẽ khó tham gia một cách hiệu quả nếu họ không biết mục đích của Agenda là gì? Họ chỉ cần lắng nghe, cần đưa ra ý kiến ​​đóng góp hay cần đưa ra quyết định cuối cùng?

Nếu mọi người nghĩ rằng họ tham gia vào việc đưa ra quyết định, nhưng bạn chỉ đơn giản là muốn ý kiến ​​đóng góp của họ.  Mọi người có khả năng cảm thấy thất vọng khi kết thúc cuộc trò chuyện.

Vì vậy, hãy chuẩn bị một văn bản, một vài thông tin hướng dẫn trước cuộc họp. Nếu mục đích là đưa ra quyết định, hãy nêu quy tắc để lựa chọn quyết định.

Ví dụ, bạn có thể trình bày trước tập thể cuộc bàn luận. “Tôi muốn chúng ta đưa ra quyết định này bằng sự đồng thuận. Điều đó có nghĩa là mọi người đều có thể hỗ trợ và thực hiện quyết định. Nếu chúng ta không thể đạt được đồng thuận sau một giờ thảo luận, tôi sẽ bảo lưu quyền đưa ra quyết định. Dựa trên cuộc trò chuyện hôm nay, tôi sẽ nghiên cứu và cân nhắc thêm. Vào ngày mai, tôi sẽ cho bạn biết quyết định của tôi và lý do đưa ra quyết định đó”.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN, TĂNG NĂNG SUẤT VỚI AMIS CÔNG VIỆC

 

5. Đề xuất quy trình giải quyết từng mục trong chương trình

Đồng ý về một quy trình làm tăng đáng kể hiệu quả cuộc họp, nhưng các nhà lãnh đạo hiếm khi làm điều đó. Quá trình xác định các bước mà thông qua đó nhóm sẽ cùng tiến hành để hoàn thành cuộc thảo luận.

Trừ khi nhóm đã thống nhất về một quy trình, nếu không các thành viên sẽ tham gia dựa trên mạch logic riêng của họ. Một số thành viên trong nhóm đang cố gắng xác định vấn đề. Một số người khác lại đánh giá giải pháp liên tục. Số khác có thể hoàn toàn không nắm được ở đây Agenda là gì?

Do vậy, quy trình giải quyết một mục nên xuất hiện trong chương trình làm việc bằng văn bản. Khi bạn đạt được mục đó trong cuộc họp, hãy giải thích quy trình và tìm kiếm sự đồng ý.

Đầu tiên, mọi người có thể dành khoảng 10 phút để tìm hiểu tất cả thông tin liên quan. Tiếp theo, dành thêm 10 phút để xác định và thống nhất về tất cả giả định cần đưa ra. Thứ ba là xác định đâu là phương án tốt nhất. Cuối cùng, hãy thống nhất một giải pháp lý tưởng, tính đến tất cả lợi ích và phù hợp thực tế nhất.

6. Ước tính thời gian thực tế cho mỗi chủ đề

Điều này phục vụ hai mục đích. Đầu tiên, nó yêu cầu bạn tính toán thời gian mà nhóm sẽ cần để làm mọi khâu. Bạn sẽ giới thiệu chủ đề, trả lời câu hỏi, giải quyết các quan điểm khác nhau. Sau đó bạn đưa ra các giải pháp tiềm năng và thống nhất các mục hành động tiếp theo.

Các nhà lãnh đạo thường đánh giá thấp lượng thời gian cần thiết. Điều này khiến các cuộc họp diễn ra gấp gáp hoặc không đủ thời gian để đi đến kết luận cuối cùng.

Bằng cách làm một số phép toán đơn giản, bạn sẽ tính toán được thời gian chia cho số người tham gia, cho từng mục cụ thể. Cách này cho phép các thành viên điều chỉnh nội dung phát biểu để phù hợp với khung thời gian đã định.

Mục đích của việc liệt kê thời gian không phải là để mọi người ngừng thảo luận ngay khi quá thời gian. Nó chỉ đơn giản là góp phần phân bổ đủ thời gian cho nhóm. Đảm bảo mỗi phần trong cuộc họp đều ngắn gọn, chính xác và hiệu quả.

Để làm tốt việc này, bạn cần chỉ định cách các thành viên phải phát biểu cho cuộc họp. Phân phối chương trình nghị sự đủ thời gian trước khi bắt đầu để nhóm có thể đọc các tài liệu cơ bản. Thậm chí, họ phải chuẩn bị từng nội dung đóng góp cho các  mục chương trình trước thời hạn.

>> Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản lý thời gian: 7 phương pháp hiệu quả nhất

7. Xác định người chịu trách nhiệm dẫn dắt mỗi chủ đề

Người lãnh đạo cuộc họp không nhất thiết phải là người quản lý công việc chuyên môn. Họ chỉ đảm nhiệm việc dẫn dắt cuộc thảo luận.

Do đó, người phụ trách cần hiểu về bối cảnh, mục đích, các thành phần tham gia và các nội dung chính của chương trình. Họ cũng cần nghiên cứu kỹ lưỡng cuộc họp từ trước để có thể giải thích dữ liệu, tuyên bố lại quyết định…

8. Xem xét và sửa đổi chương trình làm việc (nếu cần)

Trước khi mọi người chính thức bước vào cuộc họp, người phụ trách dẫn dắt cần nắm được các thay đổi mới nhất. Có nhiều công việc hoặc sự kiện thường xảy đến ngay trước cuộc họp.

Bởi vậy, bạn nên nắm được thông tin này. Khi đó, bạn dễ dàng thay đổi phần phát biểu, dẫn dắt sao cho phù hợp và khéo léo. Nếu bỏ qua khâu kiểm tra, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều tình huống bất ngờ trong cuộc thảo luận. Nếu nghiêm trọng, nó có thể khiến buổi bàn bạc bị gián đoạn.

Như vậy, bằng cách kiểm tra vào đầu cuộc họp, bạn sẽ tăng cơ hội thành công cho chương trình. Đặc biệt, nó cũng cho phép nhóm sử dụng thời gian hiệu quả, tối ưu nhất.

Trên đây là những thông tin cơ bản về Agenda là gì? Cách thức giúp bạn xây dựng Agenda hiệu quả trong công việc. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin bổ ích. Hãy chọn lọc và ứng dụng thật thông minh cho doanh nghiệp của bạn để mỗi cuộc họp đều đạt được mục tiêu đề ra.