Dù ở bất kỳ quốc gia, doanh nghiệp nào thì tri thức cũng chính là nguồn lực quan trọng chiến lược nhất. Vậy quản trị tri thức là gì? Nó đóng vai trò gì trong các doanh nghiệp thời đại mới?
| MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP |
1. Định nghĩa quản trị tri thức
Quản trị tri thức là gì? Là tập hợp các phương pháp, công cụ quản trị, quản lý tài liệu. Nó liên quan đến việc tạo, chia sẻ, sử dụng, thúc đẩy và kiểm soát con người, hệ thống thông tin trong tổ chức. Mục đích của nó là đảm bảo những tài sản liên quan đến tri thức được sử dụng thích hợp và hiệu quả.
Quá trình này được xem như một phương pháp tiếp cận đa ngành nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Hiện nay có nhiều cách khai thác hay nghiên cứu mô hình khác nhau. Nhưng nhìn chung, những định nghĩa về quản trị tri thức đều bao gồm các đặc điểm sau:
- Nhân tố con người là trọng tâm trong quá trình quản trị tri thức.
- Quản trị tri thức và công nghệ thông tin là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau. Công nghệ thông tin chỉ đóng vai trò hỗ trợ. Tuy nhiên nó cũng rất quan trọng trong quá trình này.
- Hoạt động quản trị liên quan chặt chẽ với lý luận và thực tiễn, có tính chất đa ngành, đa lĩnh vực.
Khái niệm quản trị tri thức bắt đầu phát triển mạnh mẽ từ cuối thế kỷ 20 khi các doanh nghiệp nhận ra rằng tri thức là tài sản vô hình có giá trị không thua kém tài sản vật chất.
Với sự phát triển của công nghệ và toàn cầu hóa, quản trị tri thức ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường khả năng cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng lâu dài.
Các công ty như Toyota, IBM và Google đã thành công trong việc áp dụng quản trị tri thức để xây dựng lợi thế cạnh tranh, tạo nên một văn hóa học hỏi liên tục và chia sẻ thông tin.
>>> Đọc thêm: Ấn phẩm Con đường quản trị qua chuyển đổi số – Khi dữ liệu chính xác, liên thông, kịp thời tạo ra những quyết định trúng
2. Tại sao cần phải quản lý tri thức?
Tri thức từ lâu đã luôn được xem xét như một yếu tố điển hình quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Thế nhưng khi phân tích sâu hơn, lí do thực sự khiến các doanh nghiệp, tổ chức phải chú trọng quản lý tri thức vì:
- Đây là giải pháp tối ưu ngăn chặn nạn “chảy máu chất xám” trong doanh nghiệp. Nó giúp thúc đẩy quá trình cải tiến doanh nghiệp.
- Việc quản lý tri thức tốt có thể tạo ra một cấu trúc tổ chức học hỏi không ngừng. Cùng với đó là những cá nhân năng động và có khả năng thích ứng cao.
- Đây là phương thức hiệu quả biến khách hàng thành người bạn trung thành của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Quản trị chiến lược là gì? Hình thức và vai trò đối với doanh nghiệp
3. Các thành phần chính của quản trị tri thức
Quản trị tri thức là một hệ thống phức tạp gồm nhiều thành phần khác nhau giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, chia sẻ và sử dụng tri thức một cách hiệu quả. Các thành phần chính này bao gồm kiến thức ẩn và kiến thức hiện, các công cụ và phương pháp quản lý tri thức, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng quản trị tri thức trong tổ chức.
3.1. Kiến thức ẩn
Đây là loại kiến thức khó diễn đạt hoặc ghi chép lại một cách cụ thể, thường dựa trên kinh nghiệm cá nhân, trực giác, và kỹ năng của từng người.
Kiến thức ẩn có thể là những kinh nghiệm thực tiễn của nhân viên, các mẹo làm việc hiệu quả hoặc các quan điểm sáng tạo.
Để khai thác kiến thức ẩn, doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa chia sẻ thông tin, khuyến khích nhân viên trao đổi kinh nghiệm qua các buổi họp nhóm, hội thảo nội bộ hoặc chương trình cố vấn.
3.2. Kiến thức hiện
Kiến thức hiện là các thông tin, dữ liệu đã được hệ thống hóa, có thể lưu trữ và truy cập một cách dễ dàng.
Ví dụ, các quy trình công việc, báo cáo, tài liệu hướng dẫn và dữ liệu thị trường đều là kiến thức hiện.
Quản lý kiến thức hiện đòi hỏi các công cụ lưu trữ và truy xuất thông tin hiệu quả như hệ thống quản lý tài liệu, phần mềm quản lý tri thức, và cơ sở dữ liệu tổ chức.
3.3. Các công cụ và phương pháp quản lý tri thức hiệu quả
Hệ thống quản lý tri thức: Đây là phần mềm hỗ trợ lưu trữ, tổ chức, và chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp. Hệ thống công cụ quản lý tri thức giúp nhân viên truy cập nhanh chóng vào thông tin cần thiết, tìm kiếm dễ dàng và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện.
Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS là một hệ thống quản lý tri thức toàn diện, giúp doanh nghiệp lưu trữ, tổ chức và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
Được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản trị tri thức của các tổ chức hiện đại, MISA AMIS mang đến một giải pháp tối ưu cho việc lưu trữ và truy cập tri thức, từ đó thúc đẩy sự cộng tác và sáng tạo trong công việc.
Với MISA AMIS, các doanh nghiệp có thể xây dựng kho tri thức riêng của mình, dễ dàng quản lý tài liệu, quy trình, thông tin khách hàng, và dữ liệu vận hành trong một nền tảng tập trung.
Từ đó, nhân viên có thể truy cập vào các nguồn thông tin cần thiết mọi lúc, mọi nơi, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, đồng thời giảm thiểu rủi ro thất thoát kiến thức khi nhân sự thay đổi.
4. Quy trình quản trị tri thức trong doanh nghiệp
Quy trình quản trị tri thức trong doanh nghiệp bao gồm các bước cơ bản từ thu thập đến ứng dụng tri thức nhằm tối ưu hóa việc lưu giữ, chia sẻ và phát triển kiến thức tổ chức.
Dưới đây là các bước chính trong quy trình này và các cách tối ưu hóa từng bước để đạt hiệu quả tối đa trong quản lý tri thức.
4.1. Thu thập và lưu trữ tri thức
Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình quản trị tri thức, nơi doanh nghiệp xác định và thu thập các kiến thức có giá trị từ nhiều nguồn khác nhau.
Tri thức có thể đến từ nhân viên, khách hàng, đối tác hoặc các tài liệu sẵn có như báo cáo, tài liệu nội bộ, và các quy trình làm việc.
Sau khi thu thập, tri thức cần được lưu trữ một cách có hệ thống để dễ dàng truy xuất và sử dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng quản lý tri thức như MISA AMIS để lưu trữ tài liệu và thông tin một cách an toàn và có tổ chức.
4.2. Chia sẻ và phổ biến tri thức
Chia sẻ tri thức là bước quan trọng để đảm bảo thông tin, kiến thức được lan tỏa trong doanh nghiệp.
Để chia sẻ tri thức đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa khuyến khích nhân viên chủ động chia sẻ thông tin, kỹ năng và kinh nghiệm.
Các doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi hội thảo, các buổi chia sẻ kinh nghiệm, hoặc tạo các nhóm cố vấn để thúc đẩy văn hóa học hỏi, chia sẻ.
4.3. Sử dụng và áp dụng tri thức vào thực tiễn
Tri thức thu thập được cần phải được áp dụng vào các quy trình làm việc để cải thiện hiệu suất và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Ví dụ, kinh nghiệm của những nhân viên kỳ cựu có thể giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất hoặc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Bằng cách tích hợp tri thức vào các quy trình hàng ngày, doanh nghiệp sẽ tận dụng được tối đa giá trị của tri thức và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.
Ngoài việc áp dụng tri thức vào quy trình hiện có, doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên sử dụng tri thức để sáng tạo và phát triển ý tưởng mới.
4.4. Đo lường và cải tiến quy trình quản trị tri thức
Để đảm bảo rằng quy trình quản trị tri thức hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có các công cụ và chỉ số đo lường. Các công cụ đo lường này giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chiến lược quản lý tri thức.
Dựa trên các kết quả đo lường, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và cải tiến quy trình quản trị tri thức.
Việc này có thể bao gồm cải thiện giao diện và tính năng của hệ thống lưu trữ, tổ chức các buổi đào tạo về kỹ năng quản lý tri thức cho nhân viên, hoặc điều chỉnh chính sách chia sẻ tri thức để phù hợp hơn với văn hóa tổ chức.
5. Thách thức trong quản trị tri thức và cách khắc phục
Trong quá trình triển khai quản trị tri thức, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều thách thức liên quan đến việc thu thập, lưu trữ, và chia sẻ tri thức. Dưới đây là một số thách thức phổ biến và các giải pháp giúp doanh nghiệp khắc phục:
5.1. Khó khăn trong việc thu thập và lưu trữ kiến thức
- Thách thức: Một trong những khó khăn lớn là làm sao thu thập và lưu trữ tri thức một cách có hệ thống. Tri thức thường tồn tại trong đầu các cá nhân, đặc biệt là kiến thức ẩn, không dễ dàng được chia sẻ hoặc chuyển giao qua tài liệu.
- Giải pháp: Để khắc phục, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ tri thức một cách tập trung và khuyến khích nhân viên ghi chép lại các kinh nghiệm, quy trình công việc quan trọng. Các buổi hội thảo, chia sẻ kiến thức nội bộ, và chương trình mentoring là cách hiệu quả giúp chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện, dễ lưu trữ và truy xuất.
5.2. Rào cản văn hóa và thiếu sự hợp tác
- Thách thức: Văn hóa làm việc cá nhân và sự cạnh tranh giữa các bộ phận có thể ngăn cản sự chia sẻ tri thức. Khi nhân viên hoặc bộ phận không muốn chia sẻ thông tin vì lo ngại mất đi lợi thế cá nhân, tri thức không được lan tỏa rộng rãi trong doanh nghiệp.
- Giải pháp: Doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa khuyến khích chia sẻ tri thức bằng cách tạo các động lực, chẳng hạn như phần thưởng cho nhân viên tích cực chia sẻ kiến thức hoặc xây dựng các mục tiêu chia sẻ tri thức trong KPIs cá nhân. Ban lãnh đạo cần đóng vai trò tiên phong, tạo ra môi trường hợp tác và khuyến khích tinh thần học hỏi, chia sẻ thông tin.
5.3. Khả năng tiếp cận và truy cập tri thức hạn chế
- Thách thức: Khi tri thức không được lưu trữ một cách tập trung hoặc không có hệ thống truy xuất rõ ràng, nhân viên sẽ gặp khó khăn khi cần tìm kiếm thông tin. Điều này không chỉ làm giảm năng suất làm việc mà còn khiến tri thức dễ bị thất thoát.
- Giải pháp: Xây dựng một nền tảng quản lý tri thức tập trung, như MISA AMIS, sẽ giúp lưu trữ và tổ chức tri thức một cách hệ thống. Nền tảng này cần tích hợp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và giao diện thân thiện để người dùng dễ dàng truy cập vào các tài liệu, dữ liệu cần thiết, dù ở bất kỳ đâu.
5.4. Thiếu sự cam kết từ ban lãnh đạo
- Thách thức: Nếu ban lãnh đạo không thấy rõ giá trị của quản trị tri thức, họ sẽ không hỗ trợ đủ nguồn lực và không khuyến khích nhân viên tham gia. Điều này khiến quá trình quản lý tri thức bị hạn chế về mặt quy mô và không đạt hiệu quả tối ưu.
- Giải pháp: Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần cung cấp đào tạo và hội thảo để lãnh đạo hiểu rõ giá trị của quản trị tri thức trong việc nâng cao năng suất, giảm chi phí đào tạo, và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Khi lãnh đạo cam kết hỗ trợ, quy trình quản trị tri thức sẽ dễ dàng được triển khai và nhân viên cũng sẽ tích cực tham gia hơn.
5.5. Rủi ro thất thoát kiến thức khi nhân sự thay đổi
- Thách thức: Khi nhân viên có kinh nghiệm rời khỏi công ty, tri thức quan trọng cũng có thể mất theo họ, đặc biệt là kiến thức ẩn. Điều này gây ra gián đoạn trong quy trình làm việc và có thể làm giảm chất lượng hoạt động của doanh nghiệp.
- Giải pháp: Doanh nghiệp nên áp dụng các chương trình đào tạo chéo để các nhân viên chủ chốt có thể truyền đạt kiến thức cho nhân viên mới hoặc cho các đồng nghiệp. Ngoài ra, xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu và quy trình công việc cụ thể giúp đảm bảo tri thức vẫn được giữ lại ngay cả khi nhân sự thay đổi.
5.6. Thách thức trong việc duy trì và cập nhật tri thức
- Thách thức: Tri thức trong doanh nghiệp cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với những thay đổi của thị trường và công nghệ. Tuy nhiên, nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc duy trì sự liên tục của quá trình này, dẫn đến tri thức lỗi thời và giảm hiệu quả.
- Giải pháp: Để duy trì và cập nhật tri thức, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và cải tiến các tài liệu, quy trình trong hệ thống quản trị tri thức. Bên cạnh đó, áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu lớn (Big Data) giúp cập nhật nhanh chóng những thay đổi của thị trường vào hệ thống quản lý tri thức, đảm bảo tính hiện đại và kịp thời.
6. Ví dụ tiêu biểu về thành công trong quản trị tri thức
Toyota (Nhật Bản) – Quản trị tri thức trong sản xuất
Toyota nổi tiếng với hệ thống sản xuất Toyota Production System (TPS), được xây dựng và cải tiến từ việc quản trị tri thức hiệu quả.
Mỗi quy trình làm việc tại Toyota đều được ghi lại và liên tục cải tiến thông qua hệ thống quản trị tri thức nhằm tối ưu hóa sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
Toyota khuyến khích nhân viên ở mọi cấp độ chia sẻ kinh nghiệm và cải tiến, giúp TPS trở thành một hệ thống linh hoạt và có khả năng tự cải thiện.
Sự kết hợp tri thức từ mọi nguồn đã giúp Toyota duy trì vị trí hàng đầu trong ngành công nghiệp ô tô về chất lượng và hiệu quả sản xuất.
Ứng dụng quản trị tri thức với nền tảng MISA AMIS
MISA là một ví dụ điển hình tại Việt Nam trong việc triển khai quản trị tri thức thông qua nền tảng MISA AMIS.
Với hệ thống này, MISA đã thành công trong việc xây dựng kho tri thức tập trung, cho phép lưu trữ tài liệu, quy trình, và thông tin khách hàng một cách có tổ chức.
Nhờ vào nền tảng quản trị tri thức, MISA giúp nhân viên dễ dàng truy cập, chia sẻ và áp dụng tri thức vào công việc thực tiễn.
Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tạo ra văn hóa chia sẻ và học hỏi liên tục.
MISA AMIS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp Việt Nam muốn tối ưu hóa quản trị tri thức, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong mọi hoạt động.
ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
7. Tầm quan trọng của quản trị tri thức
Quản trị tri thức đã chứng minh giá trị to lớn trong việc xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Với các công cụ và phương pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể quản lý tri thức hiệu quả, giảm thiểu rủi ro mất mát tri thức, và thúc đẩy đổi mới sáng tạo.
Những doanh nghiệp như Toyota và MISA đã thành công trong việc tối ưu hóa quản trị tri thức, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện hiệu suất làm việc, và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Đây là bài học quý báu cho các doanh nghiệp trên toàn cầu và tại Việt Nam muốn xây dựng hệ thống quản trị tri thức nhằm phát triển mạnh mẽ trong thời đại số hóa.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
