Pomodoro là gì? Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp “quả cà chua”

Làm sao để tối ưu thời gian luôn là nỗi trăn trở của các nhà quản lý vì phải tập trung vào quá nhiều trong công việc cần phải làm. phương pháp Pomodoro được phát triển giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả. Vậy Pomodoro là gì? Theo dõi nội dung bài viết để tìm hiểu về phương pháp này nhé!

1. Pomodoro là gì? 

Pomodoro có tên tiếng Anh đầy đủ là Pomodoro Technique. Đây là một phương pháp giúp quản lý thời gian, tối đa hóa sự tập trung khi làm việc hay học tập. Nó được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO và vào những năm 1980 phương pháp này được cho là của 1 công ty phần mềm ngưới Ý.

Năm 1980, khi còn là sinh viên Cirillo rất vất vả để tập trung cho việc học và hoàn thành bài tập. Và nhận thấy sự tập trung thường sẽ bị giảm dần sau 1 khoảng thời gian. Chính vì thế Francesco Cirillo đã nghiên cứu và cho ra đời phương pháp Pomodora đã ra đời.

Ông đưa ra phương pháp học tập, làm việc tập trung cao trong 25 phút, sau đó dành 5 phút để nghỉ và lại bắt đầu phiên làm việc mới. Cứ 25 phút làm việc thì sẽ gọi là 1 Pomodoro.Trong tiếng Ý thì Pomodoro có nghĩa là quả cà chua, và lý do có tên gọi này là Francesco Cirillo đã sử dụng chiếc đồng hồ quả cà chua để theo dõi thời gian của mình khi sáng tạo ra phương pháp này.

2. Những ai nên áp dụng phương pháp “quả cà chua” Pomodoro? 

Phương pháp Pomodoro phù hợp cho những ai đang làm việc trong các lĩnh vực sáng tạo, chẳng hạn như:

• Nhà văn, biên tập viên
• Kỹ sư phần mềm, lập trình game và ứng dụng
• Copywriter, chuyên viên nội dung, viết kịch bản
• Phóng viên, nhà báo,…

Những ngành nghề này yêu cầu khả năng tập trung cao và sáng tạo liên tục. Pomodoro giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc bằng cách phân chia thời gian hợp lý và nghỉ ngơi hiệu quả.

Tiếp theo, bạn nên áp dụng phương pháp quản lý thời gian Pomodoro khi nào? Phương pháp này yêu cầu chúng ta cần thực hiện luân phiên giữa các Pomodoro – các buổi làm việc tập trung với các khoảng thời gian nghỉ ngắn thường xuyên để thúc đẩy sự tập trung và tránh mệt mỏi về tinh thần.

• Khi bạn cảm thấy điều phiền nhiễu thường xuyên khiến cả ngày làm việc không được tập trung
• Luôn phải làm việc quá giờ nhưng không đạt được hiệu suất tối ưu
• Có nhiều công việc không có điểm dừng khiến mất nhiều thời gian (ví dụ: học cho một kỳ thi, nghiên cứu cho một bài đăng trên blog,…)
• Lạc quan quá mức khi nói đến những việc bạn có thể hoàn thành trong ngày (thực tế thì không)
• Khi muốn thiết lập mục tiêu và đạt được chúng

Đọc ngay: Top 11 phần mềm quản lý lịch làm việc tốt nhất năm 2024

3. Nguyên tắc áp dụng kỹ thuật Pomodoro là gì? 

25 phút chạy nước rút là cốt lõi của phương pháp, nhưng thực hành Pomodoro cũng bao gồm các quy tắc để tận dụng tối đa thời gian:

• Trong một phiên Pomodoro thì thời gian cứng sẽ là 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút. Nếu bị gián đoạn thì pomodoro sẽ được tình là từ đầu chứ không có kiểu tính tiếp là 1/2 hay 2/3 của phiên
• Trong các phiên hãy tập trung 100% vào công việc duy nhất đã định ra ban đầu
• Nếu bạn hoàn thành sớm hơn so với dự định, hãy dành thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu công việc của mình một cách kỹ lưỡng cho đến khi hết thời gian của phiên
• Trong thời gian nghỉ, hãy thực sự nghỉ ngơi nghiêm túc. Hãy đừng nhìn vào màn hình máy tình, bạn có thể nhắm mắt, nghe nhạc, uống trà, đi lại…

4. Cách xử lý sự gián đoạn khi thực hiện phương pháp Pomodoro

Việc duy trì sự tập trung liên tục trong khi áp dụng phương pháp Pomodoro có thể gặp khó khăn do những phiền nhiễu không mong muốn. Những gián đoạn này không chỉ gây mất tập trung mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc. Để quản lý tốt hơn các tình huống gián đoạn này, cần có những chiến lược cụ thể:

• Chủ động thông báo (Inform): Thông báo cho những người xung quanh về thời gian bạn đang áp dụng phương pháp Pomodoro để họ tránh làm phiền, tạo ra môi trường làm việc tôn trọng, thấu hiểu lẫn nhau.
• Lên lịch trình (Schedule): Sắp xếp việc xử lý các công việc sau khi hoàn thành phiên Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả hơn, tránh bỏ sót công việc.
• Liên hệ lại sau (Call back): Sau khi hoàn thành, bạn có thể quay lại và xử lý các vấn đề mà đồng nghiệp hoặc người khác yêu cầu, đảm bảo không làm gián đoạn quy trình làm việc của mình.
• Đàm phán về thời gian (Negotiate): Bạn có thể đề nghị: “Anh có thể vui lòng chờ tôi khoảng 15 phút nữa được không?” Điều này giúp bạn giữ vững sự tập trung trong công việc chính và đồng thời không bỏ lỡ các yêu cầu quan trọng khác.

Tham khảo: MBO là gì? Cách áp dụng phương pháp MBO hiệu quả

5. Công cụ hỗ trợ quản lý thời gian Pomodoro

Các ứng dụng này không chỉ giúp bạn duy trì sự tập trung mà còn nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc quản lý thời gian một cách khoa học.

Một số ứng dụng hữu ích bao gồm:

• Tomato Timer: Trang web đồng hồ điện tử, nơi bạn có thể bắt đầu phiên làm việc 25 phút chỉ bằng cách nhấn nút “Start”. Khi phiên làm việc kết thúc, bạn có thể nhấn tổ hợp phím “Alt + S” để bắt đầu 5 phút nghỉ ngơi.
• Marinara Timer: Tương tự như Tomato Timer, ứng dụng web này cho phép bạn dễ dàng phân chia thời gian làm việc và nghỉ ngơi, giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn.
• Tomighty: Phần mềm đa nền tảng, bạn có thể cài đặt Tomighty trên máy tính của mình để sử dụng một cách thuận tiện. Phần mềm này hỗ trợ việc thiết lập và quản lý các phiên Pomodoro dễ dàng.
• Pomodorable: Kết hợp giữa phần mềm quản lý công việc Todolist và phương pháp Pomodoro, Pomodorable giúp bạn theo dõi và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
• Simple Pomodoro: Ứng dụng này cho phép bạn cài đặt các khoảng thời gian làm việc và nghỉ ngơi, đồng thời hiển thị số phiên Pomodoro đã hoàn thành, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình làm việc.
• Focus Timer: Ứng dụng hỗ trợ tùy biến thời gian làm việc và nghỉ ngơi theo nhu cầu cá nhân, cung cấp các đánh giá hữu ích về hiệu suất làm việc của bạn.

Ngoài ra, MISA xin giới thiệu tới bạn phần mềm quản lý công việc, dự án toàn diện MISA AMIS. Phần mềm MISA AMIS Công việc được thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý thời gian trực tuyến với nhiều tính năng ưu việt:

• Lập kế hoạch công việc: Cho phép người dùng tạo danh sách công việc chi tiết, phân công nhiệm vụ cho từng người phụ trách và người liên quan.
• Thiết lập thời gian hoàn thành: Tự động nhắc việc trước khi tới hạn thông qua giao diện màn hình và email đăng ký.
• Quản lý công việc thông minh: Áp dụng ma trận Eisenhower để phân loại và sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, tối ưu hóa thời gian làm việc.
• Mẫu quản lý thời gian đa dạng: Cung cấp các mẫu quản lý thời gian và công việc thiết kế riêng cho từng lĩnh vực, giúp người mới dễ dàng làm quen.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ SỨC MẠNH QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA MISA AMIS CÔNG VIỆC NGAY

6. Các bước thực hiện phương pháp Pomodoro là gì?

Mặc dù Cirillo đã viết một cuốn sách dày 130 trang về phương pháp này, nhưng điểm mạnh lớn nhất của nó là sự đơn giản của nó, với 5 bước đơn giản dưới đây bạn có thể áp dụng phương pháp này.

• Lập danh sách việc cần làm
• Thiết lập bộ đếm thời gian giữa các phiên làm việc. Đặt bộ hẹn giờ trong 25 phút và tập trung cho một việc duy nhất cho đến khi chuông rung lên.
• Tập trung làm 1 việc duy nhất cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
• Sau đó, hãy tận hưởng năm phút giải lao 5 phút
• Sau bốn lần tập Pomodoro, hãy nghỉ ngơi 15-30 phút, để thư giãn và phục hồi.

Để đơn giản hóa việc thực hiện phương pháp này các bạn có thể áp dụng ngay việc kiểm soát thời gian làm việc tập trung trong vòng hai tiếng trong Clip phía dưới nhé.

7. Lợi ích khi áp dụng phương pháp Pomodoro để quản lý thời gian

Khi nhận thấy bản thân mình đang không làm việc hiệu quả và thiếu tập trung vào công việc, thì hãy áp dụng phương pháp Pomodoro, phương pháp này sẽ giúp bạn đạt được những cải thiện mới trong công việc. Bởi phương pháp này sẽ mang lại những lợi ích sau:

• Tăng khả năng tập trung: Bằng cách đặt ra những khoảng thời gian cần tập trung, điều này giúp bạn không bị sao nhãng giúp tăng hiệu suất công việc.
• Duy trì năng lượng và sự cân bằng: Với khoảng thời gian nghỉ giữa các phiên làm việc sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng, cân bằng lại năng lượng.
• Sắp xếp công việc khoa học: Với giới hạn thời gian bạn sẽ cần phải sắp xếp công việc theo tính cấp thiết để nhanh chóng được hoàn thành.
• Hoàn thành công việc và theo dõi tiến độ chính xác nhất: Bằng cách tính toán thời gian cho các công việc khi thực hiện từ đó bạn có thể tính toán và sắp xếp công việc phù hợp với khoảng thời gian để đưa ra được kế hoạch làm việc phù hợp.

Một số lợi ích khác của Pomodoro

• Bạn sẽ tránh được sao nhãng
• Nâng cao tinh thần, độ tập trung cho công việc, học tập
• Giảm căng thẳng, mệt mỏi khi thực hiện công việc.
• Nâng cao nhận thức của bản thân và đút túi thêm nhiều kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Cân bằng và ổn định cuộc sống.
• Hoàn thành công việc tốt hơn.

Đọc thêm: Quản lý thời gian với Google Calendar: 15 tính năng hữu ích nhất

8. Điều gì làm cho Pomodoro trở nên hiệu quả?

Rất nhiều người vẫn thắc mắc Pomodoro là gì? Tại sao việc sử dụng một quả cà chua để tính đơn vị thời gian chứng tỏ hiệu quả tuyệt vời của Pomodoro lại giúp mọi người hoàn thành trong công việc. Dưới đây là những điều khiến phương pháp này trở nên hiệu quả.

8.1. Dễ dàng bắt đầu các công việc mới

Thật không thoải mái khi nhìn nhiệm vụ hoặc dự án lớn – một nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn có thể không chắc chắn về cách thực hiện hoặc một nhiệm vụ hoặc dự án không chắc chắn.

May mắn thay, các nghiên cứu cũng đã chỉ ra một cách hiệu quả để thoát ra khỏi vòng lẩn tránh: chia nhỏ nhiệm vụ, và thực hiện chúng. Chiến lược trì hoãn đó chính xác là những gì Pomodoro yêu cầu bạn làm: chia nhỏ các nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu lớn thành những việc bạn chỉ phải làm trong 25 phút tới. 

Nó giúp bạn tập trung cao độ cho việc tiếp theo bạn cần làm thay vì bị choáng ngợp bởi sự khổng lồ của những gì bạn đang làm. Đừng lo lắng về kết quả – chỉ thực hiện một Pomodoro mỗi lần.

8.2. Chống xao nhãng

Các nghiên cứu gần đây cho thấy hơn một nửa số trường hợp sao nhãng trong ngày làm việc là do chúng ta tự gây ra – nghĩa là chúng ta khiến bản thân mất tập trung. Hiện tại, có thể dễ dàng biện minh cho những hoạt động này – “Email này quá quan trọng để đọc sau” hoặc “Chỉ mất chưa đầy một phút để kiểm tra Twitter của tôi”.

Nhưng những gián đoạn nhỏ đó cộng lại! Đó không chỉ là trong thời gian bạn mất tập trung mà còn cần thời gian và năng lượng để lấy lại sự tập trung. Sau khi chuyển bánh răng, tâm trí của chúng ta có thể trì hoãn nhiệm vụ trước đó trong tối đa 20 phút cho đến khi lấy lại được sự tập trung hoàn toàn.

Phương pháp này giúp bạn chống lại tất cả những sự gián đoạn và huấn luyện lại bộ não của bạn tập trung. Mỗi Pomodoro được dành riêng cho một nhiệm vụ và mỗi lần giải lao là cơ hội để thiết lập lại và thu hút sự chú ý trở lại những gì bạn nên làm.

8.3. Quản lý thời gian hiệu quả

Khi lên kế hoạch cho các dự án tương lai của mình, hầu hết chúng ta đều lập kế hoạch không cẩn thận – xu hướng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai, ngay cả khi chúng ta biết rằng các nhiệm vụ tương tự đã tốn thời gian hơn trong quá khứ.

Pomodoro là gì? Nó có thể là một vũ khí có giá trị chống lại sự ngụy biện trong kế hoạch. Khi bạn bắt đầu làm việc trong các khoảng ngắn hạn, thời gian không còn là một khái niệm trừu tượng mà là một sự kiện cụ thể. Nó trở thành một Pomodoro – một đơn vị của cả thời gian và công sức. Khác với ý tưởng về “công việc” chung chung trong 25 phút, Pomodoro là một công cụ đo lường sự tập trung đối với nhiệm vụ duy nhất (hoặc một số nhiệm vụ đơn giản).

Khi bạn sử dụng phương pháp này bạn có thể đo lường rõ ràng thời gian hữu hạn và nỗ lực của mình, cho phép bạn phản ánh và lập kế hoạch trong ngày của mình một cách chính xác và hiệu quả hơn. Với thực hành, bạn sẽ có thể đánh giá chính xác số lượng Pomodoros mà một nhiệm vụ sẽ thực hiện và xây dựng thói quen làm việc nhất quán hơn.

Tham khảo: Mục tiêu Smart là gì? Ví dụ và nguyên tắc để thiết lập mục tiêu thông minh

8.4. Nâng cao năng suất

Mỗi Pomodoro đều cung cấp cơ hội để cải thiện lần cuối cùng. Cirillo lập luận rằng “sự tập trung và ý thức dẫn đến tốc độ, mỗi lần một Pomodoro.”

Phương pháp quản lý thời gian có thể tiếp cận được vì nó thiên về tính nhất quán hơn là sự hoàn hảo. Mỗi phiên là một khởi đầu mới để đánh giá lại mục tiêu của bạn, thử thách bản thân để tập trung và hạn chế sự phân tâm. Bạn có thể khiến hệ thống hoạt động cho bạn.

Tạo động lực cho bản thân để xây dựng thành công của bạn bằng cách đặt mục tiêu thêm một Pomodoro mỗi ngày. Thách thức bản thân để hoàn thành một nhiệm vụ lớn trong một số lượng Pomodoro nhất định. Hãy thử đặt mục tiêu số lượng Pomodoros cho mỗi ngày mà không phá vỡ chuỗi. 

Kết luận

Sau bài viết này chắc hẳn bạn đã hiểu pomodoro là gì, và cách để thực hiện phương pháp này hiệu quả. Từ đó bạn có thể xây dựng được thói quan làm việc hiệu quả. Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là phương pháp Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng. Hy vọng MISA AMIS đã giúp bạn hiểu hơn về phương pháp Pomodoro và phương pháp thực hiện nó hiệu quả.