Định khoản là một trong những kiến thức cơ bản cần nắm của người làm kế toán. Hoạt động định khoản các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, có thể là hàng ngày tại bộ phận kế toán. Bởi vậy, kiến thức về định khoản và tổng hợp các bút toán định khoản kế toán cơ bản là điều mà kế toán doanh nghiệp cần nắm chắc.
1. Định khoản kế toán là gì?
Khi các nghiệp vụ kế toán như nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, lương,… diễn ra tại doanh nghiệp, kế toán cần ghi nhận và phản ánh thông tin về các nghiệp vụ lên sổ sách kế toán thông qua các tài khoản kế toán. Cụ thể là kế toán sẽ phân tích nghiệp vụ và xác định các tài khoản kế toán có liên quan đến nghiệp vụ đồng thời vận dụng nguyên tắc ghi Nợ và ghi Có để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ. Hoạt động này được gọi là định khoản kế toán.
Như vậy, có thể thấy định khoản kế toán là ghi nhận các thông tin kế toán vào tài khoản phù hợp sao cho đúng với giá trị của giao dịch thông qua phân tích nghiệp vụ.
Phân loại định khoản kế toán
Có hai loại định khoản kế toán là định khoản đơn giản và định khoản phức tạp:
- Định khoản đơn giản: nghiệp vụ kế toán phát sinh chỉ liên quan đến 02 tài khoản
- Định khoản phức tạp: nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến 03 hoặc nhiều hơn 03 tài khoản.
Cả hai loại định khoản kế toán đều phổ biến và được sử dụng thường xuyên tại các doanh nghiệp.
Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển, kế toán doanh nghiệp phải ghi chép thông tin kế toán thủ công vào sổ sách kế toán bằng giấy. Ngày nay, với sự ra đời của các phần mềm kế toán hỗ trợ, hoạt động ghi chép định khoản kế toán diễn ra ngay trên phần mềm. Thậm chí có những phần mềm thông minh thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS – phần mềm có tính năng tự động hạch toán, định khoản các nghiệp vụ kinh tế sau khi nhập khẩu thông tin từ hoá đơn.
Đọc thêm: Cách kiểm tra sổ sách kế toán và hướng dẫn xử lý một số sai lệch cơ bản
2. Các nguyên tắc định khoản kế toán
Nguyên tắc định khoản kế toán là các quy tắc cơ bản nhằm đảm bảo tính chính xác, toàn diện và trung thực của thông tin tài chính trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Những nguyên tắc chính bao gồm:
- Nguyên tắc cân đối: Mỗi giao dịch kinh tế phải tác động đến ít nhất hai tài khoản kế toán, trong đó tổng giá trị ghi vào bên nợ và bên có phải tương đương nhau.
- Nguyên tắc chính xác: Dữ liệu ghi nhận trong các bút toán phải đảm bảo tính chính xác, không có sai lệch, và được xác minh kỹ trước khi ghi vào sổ sách kế toán.
- Nguyên tắc toàn diện: Mọi thông tin liên quan đến giao dịch tài chính phải được ghi nhận một cách đầy đủ, bao gồm ngày tháng, số liệu, giá trị và các chi tiết khác liên quan.
- Nguyên tắc thực tế: Dữ liệu ghi nhận phải phản ánh đúng thực trạng của giao dịch kinh tế, không được phóng đại hay giảm thiểu giá trị các yếu tố liên quan.
- Nguyên tắc kịp thời: Việc ghi nhận thông tin phải được thực hiện đúng thời điểm, không để xảy ra tình trạng chậm trễ hay kéo dài không cần thiết.
- Nguyên tắc nhất quán: Dữ liệu trong định khoản phải được kết nối chặt chẽ với các tài khoản và báo cáo tài chính khác trong hệ thống, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch.
3. Quy trình định khoản kế toán
Quy trình định khoản kế toán là một chuỗi các bước nhằm đảm bảo việc ghi nhận các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp một cách chính xác và nhất quán. Dưới đây là các bước cụ thể trong quy trình này:
(1) Xác định các đối tượng kế toán liên quan đến mỗi giao dịch
Trước khi thực hiện định khoản, cần xác định rõ các đối tượng kế toán tham gia vào giao dịch. Điều này đòi hỏi bạn phải kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ liên quan để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. Các đối tượng kế toán có thể bao gồm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.
(2) Lựa chọn tài khoản kế toán phù hợp
Mỗi đối tượng kế toán đã được xác định ở bước trước sẽ tương ứng với một tài khoản kế toán cụ thể. Để chọn đúng tài khoản, bạn cần nắm vững hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp.
Bảng hệ thống tài khoản là công cụ quan trọng giúp bạn phân loại và ghi nhận chính xác các giao dịch tài chính. Sự am hiểu về hệ thống tài khoản sẽ hỗ trợ bạn trong việc chọn lựa tài khoản đúng đắn.
(3) Đánh giá xu hướng biến động của các đối tượng
Sau khi đã xác định được các tài khoản liên quan, bước tiếp theo là đánh giá xu hướng biến động của các đối tượng kế toán. Điều này có nghĩa là bạn cần xác định xem giá trị của các đối tượng này sẽ tăng hay giảm trong quá trình giao dịch. Bước này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về sự biến đổi giá trị của các đối tượng, từ đó thực hiện định khoản một cách chính xác và hợp lý.
(4) Xác định tài khoản Nợ và Có trong sơ đồ chữ T
Việc xác định tài khoản nào sẽ ghi Nợ và tài khoản nào sẽ ghi Có là một phần quan trọng trong định khoản. Sơ đồ chữ T là công cụ trực quan giúp bạn xác định và cân đối các bút toán. Điều này đảm bảo rằng các giao dịch được ghi nhận đầy đủ và đúng đắn trong sổ sách kế toán.
(5) Xác định số tiền cần ghi cho mỗi tài khoản
Cuối cùng, sau khi đã xác định các tài khoản Nợ và Có, bạn cần ghi chính xác số tiền vào các tài khoản tương ứng. Tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có, đảm bảo tính cân đối và chính xác.
Bất kỳ sự chênh lệch nào giữa hai bên sẽ chỉ ra rằng có sự sai sót trong quá trình định khoản và cần phải được kiểm tra lại.
4. Tổng hợp các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp
Thông tin kế toán là nội dung quan trọng tại các doanh nghiệp. Vì vậy, điều quan trọng đối với bộ phận kế toán là đảm bảo ghi nhận đúng và đủ thông tin kế toán và định khoản đúng là một yếu tố góp phần đảm bảo điều này. Các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp rất đa dạng và mỗi nghiệp vụ đều được ghi nhận bằng cách định khoản tài khoản. Hãy cùng tìm hiểu kỹ các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp:
4.1 Định khoản kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán mua hàng
- Mua hàng hóa:
– Mua hàng về nhập kho:
+ Phiếu nhập mua hàng trong nước
Nợ TK 156, 152, 153,… Giá trị mua chưa bao gồm thuế GTGT
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán theo hóa đơn
+ Phiếu nhập khẩu (Tờ khai hải quan, biên bản giám định)
Ghi nhận giá trị hàng hoá:
Nợ TK 152,156,… Giá trị hàng hóa nhập khẩu chưa bao gồm các khoản thuế
Có TK 331,112: Tổng giá trị tiền hàng
Ghi nhận các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,…:
Nợ TK 156 : Tổng tiền các loại thuế ( không bao gồm thuế GTGT)
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu.
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 333.. : Thuế khác ( nếu có)
Ghi nhận khi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và các loại thuế khác:
Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu (nếu có)
Nợ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Nợ TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường
Có TK 111,112: Tổng Tiền thuế phải nộp
Ghi nhận khấu trừ thuế GTGT:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
>>> Đọc thêm: Tổng hợp từ A – Z quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng
- Mua hàng về không nhập kho:
Nợ TK 642, 642, 242, 211,..: Giá trị chưa bao gồm thuế GTGT
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu mua vào…
Có TK 111,112,331: Tổng giá trị thanh toán
- Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ: Căn cứ vào chuẩn mực Kế toán VAS số 02 thì các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng, sẽ được cộng vào giá trị của hàng hóa:
Nợ TK 156, 156, 211,…
Nợ TK 133
Có TK 331,111,112
- Mua hàng được hưởng chiết khấu: chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:
Nợ TK 111,112,..
Có TK 515
– Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:
Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 156, 152, … Giảm giá trị hàng tồn kho (nếu hàng còn trong kho)
Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào
hoặc:
Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 632, 154,642,…: Giảm giá vốn, giảm giá trị chi phí,… (nếu hàng đã bán)
Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào
>>> Đọc thêm: Hạch toán mua hàng chi tiết theo từng trường hợp
4.2 Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán bán hàng
- Bán hàng hóa, dịch vụ:
– Ghi nhận doanh thu:
+ Với hàng hoá dịch vụ bán trong nước:
Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
+ Với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:
Nợ TK 131:Tổng phải thu về từ khách hàng.
Có TK 511 : Doanh thu xuất khẩu hàng hóa
– Ghi nhận giá vốn của hàng hóa dịch vụ bán ra:
+ Với hàng hoá dịch vụ bán trong nước:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156, 155, 154,..
+ Với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155,156,…
– Ghi nhận các loại chiết khấu khi bán hàng hóa, dịch vụ
+ Chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 635
Có TK 111, 112,…
– Chiết khấu thương mại:
+ Trừ thẳng vào giá hàng trị hàng hóa trên hóa đơn.
Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị phải thu về
Có TK 511 ( Doanh thu đã giảm)
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
- Chiết khấu được được lập riêng trên một hóa đơn
Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331: Số tiền thuế GTGT đầu ra được điều chỉnh giảm
Có TK 131,111,112
4.3 Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán Tài sản cố định
- Ghi nhận mua tài sản cố định
Nợ TK 211: Giá trị Tài sản cố định (Bao gồm các khoản như: thuế trước bạ, đăng kiểm, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử…)
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112, 331: Tổng giá trị thanh toán
- Phân bổ khấu hao tài sản cố định vào chi phí của bộ phận sử dụng định kỳ:
Nợ TK 642, 641, 154, 627,…
Có TK 214
- Các bút toán định khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
– Xóa sổ TSCĐ
Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ
Nợ TK 214: Giá trị đã khấu hao của TSCĐ
Có TK 211: NGuyên giá của TSCĐ
- Ghi nhận thu nhập
Nợ TK 131,112,… Tổng thanh toán
Có TK 711: Giá bán TSCĐ
Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra TSCĐ
>>> Đọc thêm: Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp
4.4 Định khoản kế toán nghiệp vụ lương và các khoản trích theo lương
- Ghi nhận chi phí lương:
Nợ TK 641,642,154,…. Chi phí lương ở từng bộ phận
Có TK 334: Tổng lương phải trả cho người lao động
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ:
– Tính vào chi phí của doanh nghiệp:
Nợ TK 642,641,154,627,…
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn
Có TK 3383: BHXH
Có TK 3384 : BHYT
Có TK 3385: BHTN
– Trừ vào lương của người lao động:
Nợ TK 334
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn
Có TK 3383: BHXH
Có TK 3384 : BHYT
Có TK 3385: BHTN
- Thanh toán lương:
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
Đọc thêm: Hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
4.5 Định khoản kế toán các nghiệp vụ khác: tiền, công cụ dụng cụ
- Nghiệp vụ kế toán tiền:
– Thu tiền khách hàng
Nợ TK 111,112
Có TK 131
– Thu tiền khác: Nhận tiền góp vốn, hoàn ký quỹ,…
Nợ TK 111,112
Có TK 411, 1386
– Chi tiền trả nhà Cung cấp
Nợ TK 331
Có TK 111,112
– Chi khác: Mua dịch vụ thanh toán ngay : tiền chi phí tiếp khách, xăng dầu, mua TSCĐ, CCDC thanh toán ngay,..
Nợ TK 642,641, 242,211
Nợ TK 1331
Có TK 111,112
- Nghiệp vụ kế toán công cụ dụng cụ:
– Mua công cụ dụng cụ về nhập kho sau đó xuất ra sử dụng:
Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ
Nợ TK 1331: Thuế GTGT mua vào
Có TK 111,112,331: Tổng thanh toán
– Khi xuất dùng công cụ dụng cụ
Nợ TK 242, 241
Có TK 153
– Mua công cụ dụng cụ về sử dụng luôn:
Nợ TK 242,241
Nợ TK 1331
Có TK 331, 111,112.
Định kỳ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ:
Nợ TK 642,641,154, …
Có TK 242,241
4.6 Định khoản kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ
- Kết chuyển thuế GTGT
Nợ TK 3331: Số thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 1331
- Kết chuyển giá vốn
Nợ TK 911
Có TK 632
- Kết chuyển chi phí quản lý, kinh doanh
Nợ TK 911
Có TK 642,641
- Kết chuyển các khoản chi phí tài chính
Nợ TK 911
Có TK 635
- Kết chuyển chi phí khác
Nợ TK 911
Có TK 811
- Kết chuyển doanh thu
Nợ TK 511
Có TK 911
- Kết chuyển các khoản doanh thu tài chính
Nợ TK 515
Có TK 911
- Kết chuyển thu nhập khác
Nợ TK 711
Có TK 911
- Kết chuyển lợi nhuận sau thuế
Bước 1: Tính thuế TNDN và hạch toán
Nợ TK 821
Có TK 3334: số thuế TNDN phải nộp
Bước 2: Kết chuyển chi phí thuế TNDN
Nợ TK 911
Có TK 821
Bước 3: Kết chuyển lợi nhuận sau thuế
Nợ TK 911
Có TK 4212
Hoặc Kết chuyển lỗ
Nợ TK 4212
Có TK 911
Định khoản kế toán là cơ sở ban đầu để doanh nghiệp có được các thông tin kế toán phục vụ cho mục đích xây dựng chiến lược và ra quyết định kinh doanh. Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị thêm cho bộ phận kế toán hệ thống phần mềm hỗ trợ để giúp hoạt động định khoản kế toán diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn. Một trong các phần mềm nổi bật trên thị trường đó là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ hoạt động định khoản và các nghiệp vụ kế toán khác:
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
- Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
- Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
- Kết nối với hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo
0904 885 833
https://www.misa.vn/
