Kỹ năng xử lý thông tin: 5 kỹ năng cơ bản khi làm việc

Trong hoạt động doanh nghiệp, kỹ năng xử lý thông tin là hết sức quan trọng. Đặc biệt với các nhà lãnh đạo phải tiếp nhận một lượng thông tin lớn từ công việc. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ chia sẻ những kỹ năng giúp các nhà lãnh đạo nâng cao khả năng xử lý thông tin hiệu quả. 

I. Kỹ năng xử lý thông tin là gì

1. Xử lý thông tin là gì

Xử lý thông tin là quá trình con người tìm kiếm, tiếp nhận thông tin và tiến hành sàng lọc, sắp xếp lại chúng theo các phương thức, tiêu chí mà mình đặt ra. Lựa chọn xem thông tin nào phù hợp, bổ ích với bản thân để ứng dụng trong cuộc sống và trau dồi bản thân.

2. Kỹ năng xử lý thông tin là gì

Kỹ năng xử lý thông tin là khả năng đọc và nhận ra thông tin tiềm ẩn có ý nghĩa. Trong lượng thông tin khổng lồ mà chúng ta đọc được, có rất nhiều nội dung ý nghĩa không rõ ràng và tối nghĩa. Đối với những nội dung có ý nghĩa này, chỉ bằng cách xử lý thông tin đúng cách, từ đó mới có thể đọc được những nội dung quan trọng hơn và sâu sắc hơn. 

Kỹ năng xử lý thông tin đặc biệt quan trọng với các nhà lãnh đạo, nó góp phần định hướng phát triển của doanh nghiệp, nâng cao các kỹ năng lãnh đạo để đưa ra các chính sách, thông điệp lãnh đạo hiệu quả.

II. Hiện tượng quá tải thông tin

Dù là doanh nghiệp hay cá nhân thì hiện nay đều đang phải đối mặt với vấn đề quá tải thông tin, tức là thông tin cần xử lý vượt quá khả năng xử lý thông tin của chúng ta. Làm thế nào để xử lý một cách hiệu quả và nhanh chóng một lượng lớn thông tin và tìm ra thông tin hiệu quả cho bản thân là một thách thức. 

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp sử dụng phân tích dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo để xây dựng trung tâm dữ liệu. Điểm khởi đầu là lưu trữ, thu thập và phân tích dữ liệu, đồng thời trích xuất thông tin hiệu quả để ra quyết định kinh doanh. 

Nghiên cứu hiện tại cho thấy rằng khối lượng thông tin có sẵn ngày càng tăng và sự gián đoạn của nó đối với công việc của mọi người có thể ảnh hưởng xấu đến việc ra quyết định, đổi mới và năng suất công việc.                                                  

Hầu hết các tổ chức vô tình phải trả một cái giá đắt khi các cá nhân phải vật lộn để quản lý lượng thông tin dư thừa. Thời gian làm việc bị mất đi khi nhân viên xử lý thông tin có giá trị hạn chế. Trong trường hợp email, các bộ lọc thư rác hiệu quả đã làm thiểu giảm vấn đề này. 

Tuy nhiên, một cuộc khảo sát với 2.300 nhân viên Intel cho thấy mọi người đánh giá gần một phần ba số tin nhắn họ nhận được là không cần thiết. Cho rằng những nhân viên đó dành khoảng hai giờ mỗi ngày để xử lý email (nhân viên được khảo sát nhận được trung bình 350 tin nhắn mỗi tuần, giám đốc điều hành lên đến 300 tin nhắn mỗi ngày), rõ ràng là đã lãng phí rất nhiều thời gian.

III. Nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng xử lý thông tin

Hiện nay lượng thông tin rất lớn, làm thế nào chúng ta có thể xử lý và sử dụng hiệu quả các loại thông tin? Trước tiên, chúng ta cần hiểu những yếu tố nào ảnh hưởng đến cách chúng ta xử lý thông tin trong tình huống quá tải thông tin.

Sự quan tâm, trong một lượng lớn thông tin, thông tin duy nhất có thể tạo ra cảm xúc tích cực và hứng thú cho người bản thân có lẽ là thông tin phù hợp với sở thích của cá nhân. Cho dù có bao nhiêu thông tin như vậy, nó không phải là vấn đề đối với người xử lý thông tin.

Kiến thức trước đề cập đến kinh nghiệm hoặc kiến ​​thức của một cá nhân về một chủ đề hoặc lĩnh vực. Thông tin liên quan đến kiến ​​thức trước của cá nhân sẽ tương đối đơn giản và dễ dàng đối với người xử lý, và người đó có thể áp dụng hoặc cải tiến các phương pháp xử lý trước đó mà không cần suy nghĩ nhiều.

• Đặc điểm của thông tin: Kênh nào và thông tin được trình bày sẽ có tác động như thế nào. Đơn kênh hay đa kênh, cho dù nó được hiển thị dưới dạng văn bản, hình ảnh, video hay âm thanh, đối với bộ xử lý thông tin, điều đó có nghĩa là độ khó xử lý khác nhau và khởi đầu vào khác nhau.
• Tâm trạng: Khi mọi người ở trong tâm trạng tích cực, họ giải thích thông tin một cách tự tin và nhanh hơn; trong khi tâm trạng tiêu cực, hiệu quả xử lý thông tin thấp.

IV. Quy trình xử lý thông tin

Việc xử lý thông tin cần tuân thủ những quy trình, quy định thống nhất tùy từng trường hợp cụ thể để có quy trình 3 bước 4 bước hay nhiều hơn. Dưới đây giới thiệu một quy trình cơ bản gồm 3 bước sau:

Bước 1: Tổng hợp, phân loại thông tin

Sau khi thu thập một số lượng lớn thông tin, bước đầu chúng ta cần tổng hợp, phân loại thông tin theo các lĩnh vực, mục tiêu quản lý. 

Bước 2: Phân tích, sàng lọc thông tin

Trên cơ sở thông tin đã được tổng hợp, phân loại, chúng ta cần tiến hành phân tích sàng lọc thông tin để loại bỏ đi những thông tin không cần thiết, không phù hợp. Quá trình này được thực hiện trên cơ sở so sánh, đối chiếu với những thông tin hiện có để phát hiện thông tin mới có mâu thuẫn với những thông tin đã được chứng hay không hoặc những thông tin mới có điều gì chưa phù hợp đường lối chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước hay không.

Qua đó, loại bỏ đi những thông tin không cần thiết, không phù hợp, không đảm bảo tính trung thực, khách quan, không đáp ứng được mục đích thu thập.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

Bước 3: Chuyển thông tin đã được xử lý sang khâu tiếp theo (lưu trữ, đưa ra quyết định…)

Thông tin sau quá trình được phân tích tổng hợp sàng lọc phải là thông tin có giá trị, có khả năng sử dụng. Và tùy theo mục đích, tính chất của thông tin mà người thu thập đưa ra quyết định phân nhóm lưu trữ thông tin phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, xây dựng văn bản…

Như vậy, về cơ bản thông tin sau khi thu thập được cần xử lý theo đúng quy trình. Tuy nhiên, đối với một số loại thông tin hoặc trong một số trường hợp nhất định thông tin có thể được xử lý ngay để đáp ứng yêu cầu về thời gian. Những thông tin có thể được xử lý ở dạng này thường là những thông tin đơn giản, thông tin có tính lặp đi lặp lại nhiều lần. 

Theo đó, quy trình xử lý sẽ được rút gọn dưới dạng xử lý thông tin tức thời. Căn cứ vào tính chất thông tin, kinh nghiệm xử lý, người xử lý cần chủ động lựa chọn việc rút gọn quy trình để đảm bảo được có thông tin xử lý chính xác phục vụ yêu cầu công việc.

Bước 4: Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý thông tin là hoạt động cần thiết để đảm bảo việc xử lý thông tin được nhanh chóng, mang tính thời sự. Những ưu điểm của công nghệ thông tin là điều có thể dễ dàng nhận thấy. 

Tuy nhiên, việc quản lý sử dụng công nghệ thông tin như thế nào để phù hợp với mục đích mong muốn sử dụng thông tin là điều cần được quan tâm. Bởi thông tin không thể thay thế được con người do đó trước những sự thay đổi phát sinh trong thực tế mà chưa được cập nhật vào hệ thống xử lý thông tin dễ dẫn đến sai sót trong việc xử lý. 

Không chỉ vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin còn phải đảm bảo tính khả thi phù hợp với trình độ của cán bộ công chức trực tiếp sử dụng.

XỬ LÝ CÔNG VIỆC NHANH CHÓNG, TỨC THỜI với AMIS Công việc

V. Kỹ năng xử lý thông tin nhanh chóng

Trong số rất nhiều loại thông tin, chúng ta không thể chỉ xử lý những thông tin mà chúng ta quan tâm, dễ hiểu hoặc dễ xử lý. Thay vào đó, hãy lọc thông tin không hợp lệ và sử dụng thông tin hợp lệ. Vậy chúng ta phải làm như thế nào?

1. Kỹ năng thiết lập “hệ thống xử lý thông tin”. 

Cách thức này chủ yếu nhằm vào các vấn đề phức tạp. Trước khi đưa ra quyết định, chúng ta phải làm rõ nhu cầu của bản thân, sau đó thu thập và phân tích thông tin bên ngoài để xem liệu nhu cầu của chúng ta có phù hợp hay không. Tại thời điểm này, có thể có nhiều lựa chọn thay thế, và sau đó chúng ta cần xây dựng các tiêu chuẩn cho điểm, đánh giá các ứng viên khác nhau và cuối cùng chọn lựa chọn mang lại lợi ích toàn diện lớn nhất cho bản thân.

Điều này liên quan đến các yêu cầu rõ ràng → phân tích thông tin bên ngoài → kết hợp nhu cầu → xây dựng kế hoạch → phân tích kế hoạch → lựa chọn kế hoạch, và cuối cùng là thực hiện các bước này.

Trong quá trình áp dụng thông tin để giải quyết vấn đề, chúng ta nên có ý thức thiết lập một hệ thống hoàn hảo như vậy. Bất kỳ vấn đề phức tạp nào trong tương lai có thể tự động tạo cảm hứng cho hệ thống chạy và thực hiện theo bước này.

Để thiết lập một hệ thống xử lý thông tin, nhà lãnh đạo cần làm những việc sau:

• Hiểu rõ và biết rõ bản thân, bạn có thể bắt đầu xử lý thông tin nhanh hơn, thay vì tự tìm kiếm và khai sáng bằng cách tìm kiếm nhiều thông tin.
• Tích lũy các kênh xử lý thông tin đáng tin cậy, chẳng hạn như đâu là kênh danh sách nhà ở đáng tin cậy và đâu là kênh tuyển dụng đáng tin cậy, giúp bạn tìm kiếm thông tin chất lượng cao và lọc ra thông tin sai lệch và chất lượng thấp.
• Trau dồi khả năng ra quyết định và cải thiện khả năng thực thi.

2. Kỹ năng dự trữ kinh nghiệm cơ sở kiến ​​thức

Mỗi người đều có những trải nghiệm và nhận thức khác nhau, và những kinh nghiệm trong quá khứ sẽ định hình chúng ta trong tương lai. Một số thứ được lặp lại nhiều lần và một số thứ được xử lý theo cách tương tự ở những nơi khác. 

Vì vậy, trong cuộc sống và công việc, hãy học cách đúc kết kinh nghiệm và suy ngẫm về những bài học, đồng thời tích lũy kinh nghiệm và kiến ​​thức cho bản thân. Khi gặp những thông tin tương tự trong tương lai, chúng ta có thể tự động xử lý một số thông tin mà không cần đầu tư quá nhiều thời gian và công sức.

3. Kỹ năng tiếp xúc với các sản phẩm công nghệ

Việc phụ thuộc quá nhiều vào các thiết bị công nghệ như điện thoại di động, iPad và máy tính khiến chúng ta bị phân tâm bởi thông tin kỹ thuật số lộn xộn, phân tán. Giảm kết nối của chúng ta với các sản phẩm công nghệ cho phép lọc ra rất nhiều thông tin vô nghĩa.

5. Cho bản thân thời gian để nghỉ ngơi

Nâng cao tốc độ và hiệu quả xử lý thông tin không phải là vùi đầu vào công việc sắp xếp mà còn cần dành cho mình thời gian để nghỉ ngơi. Chúng ta cần nghỉ ngơi khỏi biển thông tin. Điều này có lợi cho việc hiểu thông tin từ tình hình tổng thể và phân biệt chính và phụ.

VI. Kết luận

Hiểu được các yếu tố ảnh hưởng đến cách chúng ta xử lý thông tin và sau đó tìm ra các giải pháp thích hợp là cách giải quyết đúng đắn. Hy vọng qua những kỹ năng xử lý thông tin chúng tôi chia sẻ ở trên đã giúp bạn đọc đối phó với các vấn đề phức tạp, xây dựng nền tảng kiến ​​thức kinh nghiệm của bản thân và nâng cao khả năng “tự động xử lý” thông tin hiệu quả.

[eBook] Phong cách lãnh đạo 2022: Lựa chọn nào cho bạn?

Bài viết liên quan: Kỹ năng lãnh đạo: 6 kỹ năng lãnh đạo hàng đầu dành cho nhà lãnh đạo 10 Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo quản lý – Bí quyết trở thành nhà lãnh đạo EQ cao Nghệ thuật đàm phán là gì? 6 kỹ năng đàm phán hiệu quả

 

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc