Giải pháp phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hành khách WeSign

Vận chuyển hành khách là dịch vụ mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi nhu cầu di chuyển của người dân ngày càng tăng cao. Đối với những loại hình vận chuyển như taxi, xe ôm, tàu hỏa thì việc giao kết hợp đồng vận chuyển có thể diễn ra rất đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp du lịch thì việc giao kết hợp đồng lại phức tạp và tốn nhiều chi phí, công sức, thời gian.

Để giải quyết những khó khăn này, nhiều phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hành khách đã ra đời và trở thành giải pháp tốt cho các doanh nghiệp du lịch. Vậy cụ thể việc giao kết hợp đồng sẽ được hỗ trợ như thế nào với phần mềm? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu.

I. Tổng quan về hợp đồng vận chuyển hành khách

“Hợp đồng vận chuyển hành khách là sự thoả thuận về các hoạt động vận chuyển hành khách, được kí kết giữa chủ phương tiện vận tải hoặc đại diện hợp pháp quản lý phương tiện với hành khách hoặc người đại diện của hành khách.”

1. Một số đặc điểm của hợp đồng vận chuyển hành khách

• Là hợp đồng song vụ: Hành khách phải giao kết hợp đồng theo quy định (bằng nhiều hình thức như miệng, mua vé, …) và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định vận chuyển hành khách mà bên vận chuyển yêu cầu. Bên cạnh đó, bên hành khách cũng có nghĩa vụ tuân thủ chỗ ngồi đúng quy định và chấp hành đầy đủ các quy định của bên vận chuyển để đảm bảo an toàn giao thông. Việc xuất hành đúng giờ, trả khách đúng địa điểm… là nghĩa vụ của bên vận chuyển. Ngoài ra, bên vận chuyển cũng phải nghiêm chỉnh chấp hành luật giao thông để đảm bảo an toàn cho hành khách.
• Là hợp đồng có đền bù: Vận chuyển hành khách là loại dịch vụ kinh doanh có điều kiện, tiền do khách trả là lợi ích vật chất mà bên vận chuyển hướng tới. Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển hành khách buộc phải giải thế nếu tình trạng thua lỗ trong kinh doanh kéo dài.
• Là hợp đồng ưng thuận: Hợp đồng sẽ có hiệu lực và làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của bên vận chuyển và bên hành khách khi các bên đã ưng thuận, thể hiện qua việc thỏa thuận xong các điều khoản, nội dung chính của hợp đồng. Còn việc thực hiện hợp đồng phụ thuộc vào ngày giờ mà các bên đã thoả thuận.

2. Những điều khoản hợp đồng vận chuyển hành khách phải có

• Đối tượng của hợp đồng
• Địa điểm và thời gian giao, nhận hành khách
• Phương tiện vận chuyển là gì
• Ai là người điều khiển phương tiện
• Điều khoản thanh toán
• Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên
• Điều kiện đơn phương chấm dứt hợp đồng
• Điều khoản bồi thường thiệt hại

3. Quy trình ký kết truyền thống

Để hoàn thành ký kết một hợp đồng vận chuyển hành khách, các doanh nghiệp vận chuyển sẽ phải đi theo quy trình sau đây

Bước 1: Soạn thảo và in ấn

• Soạn hợp đồng theo thỏa thuận với hành khách, lưu ý phải có đầy đủ những nội dung nêu tại mục 2.
• In hợp đồng bản cứng

Bước 2: Bên vận chuyển hành khách ký kết

• Trưởng phòng kiểm tra và ký nháy
• Trình bộ hợp đồng lên trợ lý giám đốc kiểm tra
• Trợ lý trình cho giám đốc, giám đốc ký chính thức
• Văn thư đóng mộc đỏ, sau đó gửi chuyển phát cho đại diện hành khách

Bước 3: Bên hành khách ký kết

• Đại diện hành khách nhận hợp đồng và ký kết
• Văn thư đóng mộc và gửi chuyển phát lại cho bên vận chuyển

Bước 4: Lưu trữ hợp đồng

• Văn thư nhận lại 2 bản, bên hành khách giữ lại 2 bản và lưu trữ

II. Phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hành khách hỗ trợ như thế nào?

Phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hành khách là một nền tảng ký số, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết cho các doanh nghiệp vận chuyển hành khách ở các bước tạo lập, trình ký và lưu trữ. Khi ứng dụng phần mềm vào quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể ký kết tại bất cứ đâu, miễn là có laptop hoặc điện thoại di động kết nối internet.

Để hiểu phần mềm hỗ trợ giải quyết những khó khăn như thế nào cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển hành khách, chúng ta hãy cùng phân tích các trở ngại trong quy trình 4 bước trên

1. Khó khăn khi ký kết theo phương thức truyền thống

Để hoàn thành một bộ hợp đồng theo quy trình trên, doanh nghiệp vận chuyển hành khách phải tốn không ít chi phí, công sức và thời gian. Nếu không có những phát sinh đáng kể trong quá trình, sẽ cần 5 đến 8 ngày làm việc để hoàn thành việc ký kết. Tuy nhiên, việc trình ký sẽ bị kéo dài nếu những rủi ro như sếp đi công tác, ký sót, ký nhầm diễn ra.

Tệ hơn nữa, việc ký kết sẽ phải bắt đầu lại từ con số 0 nếu hợp đồng bị thất lạc trong quá trình chuyển phát. Điều này sẽ làm gián đoạn, thậm chí bỏ lỡ cơ hội trong tiến trình kinh doanh của bên vận chuyển hành khách và để lại những hậu quả khó đo đếm.

2. Phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hành khách hỗ trợ như thế nào?

Không khó để thấy rằng có rất nhiều chi phí, rủi ro mà những doanh nghiệp vận chuyển hành khách phải chịu khi thực hiện theo phương thức ký kết truyền thống. Tuy nhiên, nếu áp dụng những nền tảng ký hợp đồng vào quy trình làm việc của doanh nghiệp, tất cả những rủi ro nêu trên đều đã được giải quyết do việc trình ký, ký kết, chuyển phát … được thực hiện trực tuyến.

Ngoài ra, những chi phí như in ấn, cơ sở vật chất lưu trữ hay tiền lương cho văn thư cũng đều được giảm tải do việc lưu trữ đã được thực hiện trực tuyến.

3. Hợp đồng vận chuyển hành khách điện tử có đảm bảo được tính pháp lý không?

Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặt ra khi tìm hiểu về phần mềm. Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta hãy cùng xem Điều 34 và Điều 35 trong bộ Luật giao dịch điện tử 2005:

Điều 34:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Điều 35:

“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng. (đặc biệt là Luật dân sự 2015)

3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.”

Hai điều luật trên đã chứng minh rằng hợp đồng vận chuyển hành khách điện tử hoàn toàn có giá trị giống như hợp đồng truyền thống. Nếu vẫn muốn tìm hiểu thêm, các doanh nghiệp có thể truy cập vào văn bản luật giao dịch điện tử 2005 tại đây.

III. Nên chọn phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hành khách nào?

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng vận chuyển hành khách trên thị trường với các mức báo giá và chi phí khác nhau. Tuy nhiên, những thông tin cần thiết về nhà sản xuất, chính sách hỗ trợ khi dùng, bảo trì … lại chưa minh bạch nên còn gây phân vân cho các doanh nghiệp. Nếu muốn tham khảo giải pháp phần mềm của một công ty lớn với nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng, bạn có thể tìm hiểu AMIS WeSign của MISA.

Với gần 30 năm kinh nghiệm trong ngành, MISA đã cung cấp các loại phần mềm cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan chính phủ, hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á. Do sự phát triển không ngừng trong những năm qua, số lượng nhân sự của MISA đã lên tới 2400 và có hàng chục ngàn bộ hợp đồng phải ký kết mỗi năm. Điều này gây tiêu tốn rất nhiều thời gian của ban lãnh đạo.

Nền tảng ký hợp đồng số AMIS WeSign được phát triển và ra đời để giải quyết chính khó khăn của MISA. Vậy nên MISA thấu hiểu và đã chuyển tải giải pháp vào AMIS WeSign, từ đó hỗ trợ một cách toàn diện nhất cho các doanh nghiệp đang gặp phải bài toán tương tự.

Dưới đây là một số lợi ích mà AMIS WeSign đem lại cho doanh nghiệp:

• Giảm tới 90% thời gian so với phương thức ký kết truyền thống.
• Giảm tới 85% chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, khấu hao …
• Phần mềm đã có phiên bản ứng dụng mobile và tương thích với nhiều hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone. Bạn có thể tải ứng dụng từ Google Play, App Store để sử dụng trên điện thoại thông minh, Ipad.
• Có thể ký hợp đồng vận chuyển hành khách với chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, HSM… ngay trên máy tính hoặc tích hợp với 1 số ứng dụng ký số trên điện thoại.
• Bảo mật cao, đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế.

Bạn có thể tham khảo thêm chi phí và báo giá của AMIS WeSign tại báo giá phần mềm ký hợp đồng vay vốn AMIS WeSign hoặc đăng ký tư vấn theo biểu mẫu dưới đây. Đội ngũ tư vấn của MISA sẽ liên lạc lại trong thời gian sớm nhất.