Giải pháp phần mềm ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm WeSign

Dịch COVID-19 đã và đang tác động rất lớn đến nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có lĩnh vực bảo hiểm. Những cuộc gặp trực tiếp để trao đổi với khách hàng nhằm ký kết hợp đồng chứng nhận bảo hiểm bị hạn chế, dẫn đến sự sụt giảm doanh thu nghiêm trọng cho những doanh nghiệp bảo hiểm. 

Để thích nghi với dịch bệnh covid 19, những phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm đã ra đời và trở thành giải pháp gỡ rối hữu hiệu cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành. Vậy phần mềm ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm hỗ trợ việc ký kết như thế nào? Hãy cùng MISA tìm hiểu

I. Tổng quan về hợp đồng chứng nhận bảo hiểm

“Hợp đồng bảo hiểm (hay còn gọi là hợp đồng chứng nhận bảo hiểm) là sự thỏa thuận giữa bên mua bảo hiểm và doanh nghiệp bán bảo hiểm. Theo đó, bên mua bảo hiểm có nghĩa vụ đóng phí bảo hiểm định kỳ, còn doanh nghiệp bảo hiểm có nghĩa vụ trả tiền bảo hiểm cho người thụ hưởng hoặc bồi thường cho người được bảo hiểm nếu có rủi ro xảy ra thuộc phạm vi bảo hiểm.”

1. Những tính chất của hợp đồng chứng nhận bảo hiểm

Ngoài những tính chất tuân thủ với khuôn khổ quy định của pháp luật về hợp đồng dân sự, hợp đồng chứng nhận bảo hiểm còn có một số điểm riêng gắn với đặc trưng kinh tế và kỹ thuật của ngành bảo hiểm:

• Có tính tương thuận: Hợp đồng chứng nhận bảo hiểm được giao kết dựa trên sự đồng thuận của cả hai bên theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, tuân thủ theo luật pháp và đạo đức xã hội
• Là hợp đồng song vụ: Bên mua và bên bán bảo hiểm đều có quyền và nghĩa vụ. Bên bán bảo hiểm phải đảm bảo được các rủi ro, còn bên được bảo hiểm phải trả phí bảo hiểm.
• Có tính chất may rủi: Hợp đồng bảo hiểm được giao kết và tồn tại dựa trên những rủi ro có trong thực tế, mang tính khách quan. Nếu không có rủi ro (Sự kiện bảo hiểm) thì không có hợp đồng bảo hiểm.
• Có tính chất phải trả tiền: Mối quan hệ quyền và nghĩa vụ giữa hai bên thể hiện ở mối quan hệ tiền tệ. Bên mua bảo hiểm có nghĩa vụ trả tiền phí bảo hiểm, bên bán bảo hiểm có nghĩa vụ trả tiền bảo hiểm hay bồi thường khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra.
• Theo mẫu cố định: Các điều khoản trong hợp đồng chứng nhận bảo hiểm được soạn và quy định theo mẫu cố định và không được sửa đổi. Nếu bên mua bảo hiểm thấy hợp lý thì có thể ký kết.
• Có tính dân sự kết hợp với thương mại: Bên mua bảo hiểm có thể là một thể nhân hoặc pháp nhân dân sự hay thương mại, người bảo hiểm cũng có thể là một pháp nhân dân sự (hội tương hỗ) hay thương mại (công ty bảo hiểm). Do đó, mối quan hệ giữa họ, cụ thể là hợp đồng bảo hiểm sẽ có thể có tính dân sự hay thương mại thuần túy hoặc dân sự – thương mại hỗn hợp.

2. Nghĩa vụ phòng ngừa thiệt hại

• Bên mua bảo hiểm có nghĩa vụ tuân thủ những điều khoản trong hợp đồng đã giao kết, các quy định pháp luật có liên quan và có trách nhiệm phòng ngừa rủi ro đã đề cập trong hợp đồng.
• Nếu bên mua bảo hiểm không thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro thì bên bán bảo hiểm có quyền ấn định thời gian để bên mua bảo hiểm thực hiện các biện pháp này. Sau thời gian ấn định trên, nếu bên mua bảo hiểm vẫn không thực hiện các biện pháp phòng ngừa này thì bên bán bảo hiểm có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc không trả tiền bảo hiểm khi có thiệt hại xảy ra.
• Trường hợp sự kiện bảo hiểm xảy ra, bên mua bảo hiểm có trách nhiệm báo ngay cho bên bảo hiểm và thực hiện những biện pháp mà khả năng cho phép để hạn chế thiệt hại.
• Nếu có bên thứ ba bỏ chi phí ra để ngăn chặn, hạn chế thiệt hại thì bên bảo hiểm phải thanh toán chi phí cho bên thứ ba.

3. Quy trình ký kết hợp đồng chứng nhận bảo hiểm

Sau khi thương lượng thành công với khách hàng, các công ty bảo hiểm sẽ đi theo quy trình sau để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng chứng nhận bảo hiểm

Bước 1: In ấn

• Chuẩn bị mẫu hợp đồng chứng nhận bảo hiểm đã có sẵn chữ ký và dấu mộc công ty
• In hợp đồng

Bước 2: Khách hàng mua bảo hiểm ký kết

• Nhân viên kinh doanh mang hợp đồng đến gặp trực tiếp khách hàng
• Khách hàng ký kết hợp đồng

Bước 3: Lưu trữ hợp đồng

• Khách hàng tự lưu trữ 1 bản hợp đồng
• Nhân viên kinh doanh đem 1 bản về công ty cho văn thư lưu trữ

Bước 4: Khách hàng ký các phụ lục phát sinh (nếu có)

• Nhân viên kinh doanh in các phụ lục
• Gửi chuyển phát nhanh đến cho khách hàng ký
• Khách hàng gửi chuyển phát lại phụ lục cho công ty bảo hiểm
• Văn thư lưu trữ phụ lục

II. Phần mềm ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm hỗ trợ như thế nào?

Trước tiên, chúng ta cần biết phần mềm ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm là gì. Đây là một nền tảng ký số, giúp các doanh nghiệp bán bảo hiểm tự động hóa toàn bộ quy trình ở các khâu tạo lập, ký kết và lưu trữ hợp đồng. Với phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm, các bên hoàn toàn có thể ký kết tại bất cứ nơi nào, miễn là có laptop hoặc điện thoại thông minh kết nối internet.

1. Khó khăn của việc ký kết hợp đồng chứng nhận bảo hiểm truyền thống

Để hiểu rõ công dụng của những nền tảng ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm, hãy xem bảng phân tích những rủi ro và chi phí của việc ký kết theo phương thức truyền thống:

Từ bảng phân tích trên, không khó để thấy rằng các doanh nghiệp bảo hiểm phải tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí để hoàn thành ký kết, lưu trữ một bộ hợp đồng chứng nhận bảo hiểm.

Ngoài những khoản chi phí cho việc ký kết hợp đồng như in ấn, đi lại và lưu trữ thì những rủi ro như khách bận việc đột xuất, nhân viên bận việc đột xuất, thất lạc trong quá trình chuyển phát sẽ làm gián đoạn tiến trình kinh doanh của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bảo hiểm.

Đặc biệt, dịch covid 19 bùng phát cùng những biện pháp giãn cách nghiêm ngặt đã khiến nhiều người không thể đi lại. Việc gặp khách hàng trực tiếp để ký hợp đồng của những doanh nghiệp bán bảo hiểm vì thế mà trở nên cực kỳ khó khăn, thậm chí là không thể. Điều này gây ra những thiệt hại khó có thể đo đếm cho các doanh nghiệp bảo hiểm.

2. Lợi ích của phần mềm ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm

Với giải pháp phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm, tất cả những chi phí và rủi ro kể trên của doanh nghiệp đều được hóa giải vì tất cả những thao tác ký kết đều được thực hiện qua kết nối internet. Nhân viên sẽ không cần đi gặp khách hàng, sẽ không còn rủi ro khách hàng lùi lịch hẹn đột ngột hay rủi ro thất lạc trong khi vận chuyển.

Trong đại dịch covid 19, những nền tảng ký hợp đồng bảo hiểm số lại càng thể hiện ưu thế rất lớn khi giúp đảm bảo thông suốt hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngành này.

3. Tính pháp lý của hợp đồng chứng nhận bảo hiểm điện tử

Giá trị pháp lý luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất và đây cũng là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp bảo hiểm cần được giải đáp. Theo như quy định của luật giao dịch điện tử năm 2005:

Điều 34:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Điều 35:

“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng. (đặc biệt là Luật dân sự 2015)

3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.”

Theo như quy định tại Điều 34 và Điều 35, có thể thấy rằng hợp đồng chứng nhận bảo hiểm ký bởi phần mềm hoàn toàn có đủ giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống. Nếu muốn tìm hiểu thêm về những điều luật khác, doanh nghiệp có thể tham khảo tại bài viết: Luật giao dịch điện tử và những quy định thường gặp

III. Nên chọn phần mềm ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm nào?

Có nhiều loại phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm trên thị trường kèm báo giá để các doanh nghiệp có thể tham khảo. Tuy nhiên, những thông tin về nhà phát triển và chế độ hỗ trợ trong khi sử dụng lại không nhiều nên chưa thể tạo dựng được sự tin tưởng. Nếu đang cần tìm một giải pháp phầm mềm từ công ty với nhiều năm kinh nghiệm phục vụ khách hàng, bạn có thể tham khảo AMIS WeSign.

MISA là công ty chuyên cung cấp phần mềm quản trị cho hơn 2 triệu doanh nghiệp, cơ quan pháp luật và hộ kinh doanh cá thể. Trải qua gần 30 năm phát triển với 2400 nhân sự, số lượng hợp đồng cần ký kết mỗi năm tại MISA đã lên tới hàng chục nghìn bộ. Vậy nên ban lãnh đạo tiêu tốn rất nhiều thời gian cho việc ký kết.

Nền tảng ký hợp đồng số AMIS WeSign được phát triển và ra đời để giải quyết chính bài toán của MISA. Vậy nên, MISA thấu hiểu và đã chuyển tải giải pháp vào AMIS WeSign, từ đó hỗ trợ một cách toàn diện nhất cho những doanh nghiệp đang gặp phải bài toán tương tự.

Dưới đây là những lợi ích của AMIS WeSign:

• Tiết kiệm tới 90% thời gian ký kết so với phương thức truyền thống
• Tiết kiệm tới 85% chi phí (do không còn những chi phí như in ấn, chuyển phát, lưu trữ …)
• Có thể tải ứng dụng ký WeSign từ Google Play, App Store để sử dụng trên điện thoại thông minh, Ipad. Ứng dụng này tương thích với nhiều hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone …
• Có thể ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm với chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, HSM… ngay trên máy tính hoặc tích hợp với 1 số ứng dụng ký số trên điện thoại.
• Độ bảo mật cao, đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế.

AMIS WeSign tự tin là giải pháp phần mềm có chi phí hợp lý nhất trên thị trường nhưng vẫn đảm bảo đủ tính năng cần thiết. Bạn có thể tham khảo bảng báo giá phần mềm ký hợp đồng chứng nhận bảo hiểm AMIS WeSign hoặc đăng ký thông tin trong biểu mẫu dưới. Bộ phận tư vấn của MISA sẽ liên lạc lại trong thời gian sớm nhất.