Kiến thức Quản lý - điều hành Form báo cáo công việc: biểu mẫu được tìm kiếm nhiều nhất...

Form báo cáo công việc: biểu mẫu được tìm kiếm nhiều nhất 2022 (download miễn phí)

Quy trình báo cáo công việc gồm những giai đoạn nào, và những form báo cáo công việc được sử dụng nhiều nhất hiện nay có cấu trúc như thế nào? Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của MISA AMIS để sở hữu những thông tin hữu ích về các form báo cáo công việc.

Việc lập các file báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, năm…là nhiệm vụ quan trọng mà các cá nhân trong công ty, đặc biệt là nhân viên hoặc quản lý cấp trung cần thực hiện thường xuyên. Việc này giúp nhà lãnh đạo nắm bắt tiến độ công việc của cấp dưới, cũng như kịp thời đưa ra phương án giải quyết rủi ro có thể xảy ra. 

Bài viết liên quan: Tiêu chuẩn & cách tạo nên bản báo cáo công việc hoàn hảo

 I. Vì sao cần viết báo cáo công việc

Báo cáo công việc cho phép người quản lý nắm bắt kịp thời thông tin về tiến độ, hiệu suất, phát sinh của công việc, dự án, cũng như đi vào chi tiết nhiệm vụ của từng nhân viên. Thông qua các bản báo cáo công việc, người đứng đầu đội nhóm có thể nắm được mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ để điều chỉnh, phân bổ công việc một cách rõ ràng, hợp lý.

Bên cạnh đó, báo cáo công việc cũng là cơ sở để người đứng đầu nắm được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đánh giá năng lực chuyên môn, khả năng quản lý thời gian cũng như tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên. Những đánh giá này là tài liệu tham khảo quý báu cho các kế hoạch đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự sau này.

[TẶNG BẠN] BỘ FORM MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC 2022

II. Các phương pháp viết báo cáo công việc

Để lập nên một bản báo cáo công việc hoàn chỉnh, trước hết người lập cần xác định rõ mục đích viết báo cáo cũng như nội dung chính. Nội dung của báo cáo tuỳ vào các mục đích khác nhau có thể sẽ khác nhau, tuy nhiên luôn cần đảm bảo các hạng mục sau:

  • Liệt kê các kết quả công việc đã đạt được 
  • Nêu lên những vấn đề còn tồn đọng hoặc vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch
  • Lập kế hoạch khắc phục các phát sinh, tồn đọng
  • Cung cấp thêm các thông tin liên quan đến công việc

Để tạo được form báo cáo công việc khoa học, hiệu quả, thông thường người lập báo cáo sẽ tập trung vào ba điểm chính:

1. Báo cáo kết quả đạt được

Nội dung của một bản báo cáo công việc cần bao gồm kết quả của những nhiệm vụ mà cá nhân đã hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Kết quả có thể là đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc đã đạt được bao nhiêu %, đều cần nêu rõ trong báo cáo. 

2. Lập những kế hoạch tiếp theo

Sau khi tổng hợp kết quả, người lập form báo cáo công việc cần chỉ ra những nhiệm vụ cần thực hiện sắp tới. Dựa trên cơ sở đó, nhà quản lý chuẩn bị những tài liệu cần thiết, phân bổ thời gian cũng như dự trù nhân lực, vật lực một cách hiệu quả nhất cho các hoạt động tương lai. Thêm vào đó, việc chỉ rõ những kế hoạch trong form báo cáo góp phần giúp cho người đứng đầu xác định hướng đi sắp tới của toàn bộ dự án và trả lời được câu hỏi “Dự án có đang đi đúng hướng hay không?” để kịp thời điều chỉnh.

Bài viết liên quan:

3. Chỉ ra các vấn đề hoặc thách thức

Một trong những nội dung quan trọng của báo cáo công việc là theo dõi và báo cáo kịp thời những vấn đề mà cá nhân hoặc đội nhóm gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Không chỉ dừng lại ở việc nêu vấn đề, người lập báo cáo còn cần chủ động đưa ra các đề xuất để giải quyết các vấn đề đó. Việc này giúp cho các cá nhân trong công ty biết được việc họ cần làm, cũng như tránh được những vấn đề tương tự có thể xảy ra trong tương lai.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

III. Các bước viết báo cáo công việc

1. Xác định mục đích

Dù là các bản báo cáo ngày, tuần, tháng hay năm, bạn đều cần xác định rõ mục đích của bản báo cáo là gì trước khi viết. Việc xác định mục đích, nội dung là điều kiện bắt buộc để tạo nên một bản báo cáo công việc có giá trị sử dụng. Báo cáo công việc chỉ được phép chứa đựng những thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể mà lãnh đạo hoặc quản lý quan tâm. Viết lan man, không có mục tiêu rõ ràng, không mang đến giá trị cho người đọc là điều tối kị mà người lập báo cáo cần tránh.

Báo cáo công việc được tạo lập để xác định thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Do đó, báo cáo có thể có nhiều loại khác nhau và được xác định dựa trên mục tiêu của người lập. Ví dụ: báo cáo một dự án kinh doanh phải bao gồm các nội dung cơ bản như: chi phí tài chính, doanh thu, lợi nhuận… của dự án đó. Vậy nên trước khi bắt tay viết một bản báo cáo, hãy cân nhắc kĩ các mục tiêu mà bạn muốn hướng đến trong báo cáo đó cùng các nội dung chính sẽ được đề cập đến.

[TẶNG BẠN] BỘ FORM MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC 2022

2. Biên soạn tài liệu nghiên cứu

Bước này không bắt buộc bởi không phải loại báo cáo công việc nào cũng cần tài liệu nghiên cứu. Tuy nhiên, nếu dự án yêu cầu cầu việc nghiên cứu kỹ lưỡng thì người lập báo cáo cần trích dẫn tất cả các nguồn tham khảo. Đặc điểm của các tài liệu nghiên cứu là phải liên quan, bám sát, làm rõ phục vụ cho việc làm nội dung và mục đích của báo cáo. Những phần trích dẫn này có thể đưa riêng vào phụ lục báo báo.

3. Thiết kế trang bìa

Việc đầu tiên cần làm khi bắt tay vào tạo một form báo cáo công việc là tạo lập trang bìa hoặc trang tiêu đề. Trang này cần chứa đựng đầy đủ các thông tin của người lập báo cáo, bao gồm: tên người lập báo cáo, chi tiết liên hệ… cũng như thông tin của dự án: tên dự án, tên công ty, mục đích thực hiện báo cáo… Vì đây là “bộ mặt” của toàn bộ bản báo cáo nên cần được thiết kế rõ ràng, khoa học, tạo ấn tượng tốt cho người đọc trước khi họ đi sâu vào những nội dung chi tiết.

4. Viết tóm tắt

Phần tiếp theo của việc viết báo cáo là lên một bản tóm tắt về dự án. Phần này yêu cầu người viết báo cáo phải đưa ra một cái nhìn chung về tiến trình của toàn bộ dự án, không đi sâu vào thông tin chi tiết, để một người không có thời gian đọc toàn bộ báo cáo kỹ lưỡng vẫn có thể hình dung được bức tranh toàn cảnh của dự án thông qua tóm tắt này.

5. Viết phần giới thiệu

Nội dung của phần giới thiệu phải cho người đọc biết lý do ra đời, mục đích của bản báo cáo và nêu ra những nguồn tài liệu đã sử dụng cho việc nghiên cứu (nếu có). Người xem có thể nắm được tổng quan nội dung, mục đích của bản báo cáo thông qua việc nhìn vào phần giới thiệu. Vậy nên, hãy viết các tiêu đề chính và tiêu đề phụ rõ ràng, đầy đủ và đánh dấu các nội dung quan trọng.

6. Đưa ra kết luận

Trong phần này, người viết báo cáo cần đưa ra một bản tóm tắt cơ bản về các nghiên cứu hoặc đánh giá về từng nhiệm vụ cụ thể, các kết quả đã đạt được cũng như những thiếu sót cần khắc phục. Đây là tiền đề để dẫn dắt người đọc đọc đến phần cuối của bản báo cáo, đó là đưa ra các giải pháp và đề xuất.

7. Đưa ra các đề xuất

Phần cuối cùng của một bản báo cáo công việc là đưa ra những đề xuất, kiến nghị của người làm báo cáo đối với những vấn đề còn tồn đọng trong dự án như: công việc đang còn thiếu những gì, cần bổ sung những yếu tố nào (nhân công, chi phí,…) để dự án đáp ứng được về tiến độ và chất lượng. Nên nhớ những đề xuất, kiến nghị này mang lại lợi ích cho toàn bộ tập thể chứ không của riêng một cá nhân nào. Vì vậy, hãy mạnh dạn đề xuất để cấp trên nắm được. Việc này đồng thời cũng thể hiện sự chủ động, tinh thần trách nhiệm cao và mức độ chắc nghiệp vụ của bạn.

IV. Các form báo cáo công việc tốt nhất (download miễn phí)

1. Form báo cáo công việc ngày

Sau mỗi một ngày làm việc, bạn sẽ liệt kê những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành để có thể thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Báo cáo theo ngày cần ghi chi tiết các công việc đã thực hiện trong một ngày kèm theo mô tả, đánh giá và những ý kiến đóng góp. Từ đó có những điều chỉnh hợp lí để thay đổi kế hoạch các ngày tiếp theo sao cho phù hợp nhất.

2. Form báo cáo công việc hàng tuần

Cuối mỗi tuần, bạn sẽ báo cáo lộ trình làm việc của các ngày trong tuần để cấp trên đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân. Nâng cấp với báo cáo hàng ngày, báo cáo theo tuần sẽ cần có cái nhìn rộng hơn để đánh giá kết quả đạt được sau một tuần, từ đó đưa ra các đề xuất, cải tiến phù hợp.

3. Form báo cáo công việc tháng. quý. năm

Đây là mẫu báo cáo được thực hiện sau mỗi tháng, quý hoặc năm, chính là báo cáo lớn tổng hợp từ những báo cáo con của ngày hay tuần. Trong đây, cần nhiều hơn những thông tin được tổng hợp từ kết quả của các báo cáo con trước đó, để nhà quản lý và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động công việc, dự án cũng năng suất làm việc nhân viên của mình, từ đó đưa ra các phương án xử lý kịp thời cũng như định hướng kế hoạch cho các kỳ tiếp theo.

[TẶNG BẠN] BỘ FORM MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC 2022

V. Báo cáo công việc tự động, trực quan, dài hạn nhờ phần mềm quản lý công việc

Thay vì báo cáo thủ công, mất nhiều thời gian soạn thảo, tổng hợp thông tin từ những giai đoạn cũ, hiện nay các phần mềm quản lý công việc cung cấp tính năng tạo lập báo cáo tự động giúp lãnh đạo và nhân viên tối ưu thời gian làm việc và dễ dàng theo dõi hiệu quả, tiến độ công việc và năng suất nhân viên.

Với AMIS Công Việc – phần mềm quản lý công việc mọi lúc mọi nơi được phát hành bởi Công ty CP MISA – tính năng lập báo cáo đặc biệt được tối ưu với gần 10 loại báo cáo trực quan, sinh động cho lãnh đạo và nhân viên, được tạo lập tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào.

>> Mời bạn tham khảo giao diện một số loại báo cáo tiến độ công việc, dự án trên AMIS Công Việc:

Giao diện báo cáo tổng quan trên AMIS Công Việc
Giao diện báo cáo tổng quan trên AMIS Công Việc
Báo cáo về tình trạng phân bổ nguồn lực
Báo cáo về tình trạng phân bổ nguồn lực
Báo cáo khối lượng công việc theo đầu nhân viên
Báo cáo khối lượng công việc theo đầu nhân viên
Báo cáo khối lượng công việc theo thời gian
Báo cáo khối lượng công việc theo thời gian
Báo cáo phân loại công việc theo Eisenhower
Báo cáo phân loại công việc theo Eisenhower

Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.

Tạm kết

Có được một form báo cáo công việc hoàn chỉnh, phù hợp không chỉ giúp nhà quản lý luôn theo sát dự án mà còn giúp các cá nhân có thêm động lực hoàn thành và bám đuổi kết quả công việc của mình. Nghiên cứu và lựa chọn một form báo cáo công việc hợp lý chính là một trong những bước tạo nên  một công việc, dự án thành công! Hy vọng bài viết này của MISA AMIS có thể góp một phần nhỏ vào sự thành công ở các dự án của quý độc giả trong thời gian sắp tới!


 

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Chi tiết về Nguyễn Doanh Hùng
Bài viết cùng tác giả

Chia sẻ bài viết hữu ích này