Việc lập các file báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, năm…là nhiệm vụ quan trọng mà các cá nhân trong công ty, đặc biệt là nhân viên hoặc quản lý cấp trung cần thực hiện thường xuyên. Việc này giúp nhà lãnh đạo nắm bắt tiến độ công việc của cấp dưới, cũng như kịp thời đưa ra phương án giải quyết rủi ro có thể xảy ra.
I. Báo cáo công việc là gì?
Báo cáo công việc là một tài liệu thể hiện kết quả, cách thức làm việc, tiến độ công việc và cung cấp bản tóm tắt cùng các ghi chú liên quan đến các vấn đề công việc của một cá nhân, đội nhóm, phong ban hoặc doanh nghiệp.
Tùy theo đặc trưng công việc mà bạn có thể thiết kế các báo cáo theo ngày, tuần, tháng… hoặc sau khi hoàn thành công việc, cập nhật từ xa, báo cáo dự án để làm căn cứ theo dõi, giám sát.
1. Vì sao cần viết báo cáo
Báo cáo công việc cho phép người quản lý nắm bắt kịp thời thông tin về tiến độ, hiệu suất, phát sinh của công việc, dự án, cũng như đi vào chi tiết nhiệm vụ của từng nhân viên. Thông qua các bản báo cáo, người đứng đầu đội nhóm có thể nắm được mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ để điều chỉnh, phân bổ công việc một cách rõ ràng, hợp lý.
Bên cạnh đó, báo cáo công việc cũng là cơ sở để người đứng đầu nắm được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đánh giá năng lực chuyên môn, khả năng quản lý thời gian cũng như tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên. Những đánh giá này là tài liệu tham khảo quý báu cho các kế hoạch đào tạo và phát triển đội ngũ sau này.
2. Mục đích và tầm quan trọng của báo cáo tiến độ công việc
Bảng báo cáo trình bày chi tiết về tiến độ, nội dung và các đề xuất khác về những khía cạnh liên quan đến công việc. Các thông tin thể hiện trong báo cáo được tổng hợp từ nhiều lĩnh vực chức năng trong doanh nghiệp như: bán hàng, tài chính, kiểm soát hàng tồn kho, tuyển dụng …
Trong doanh nghiệp, các báo cáo này thường được lập từ nhân viên với mục đích báo cáo hiệu quả thực hiện công việc lên cấp trên, cùng với đó là cung cấp những phân tích các hướng xử lý có thể được thực hiện để cải thiện các tình huống phát sinh trong thực tế. Vậy nên, báo cáo đóng vai trò như một công cụ hữu hiệu cho nhân viên cũng như doanh nghiệp khi cần ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, sáng suốt.
Không những thế, khả năng làm việc, năng lực và chuyên môn cũng như tinh thần trách nhiệm của nhân viên được phản ảnh rõ nét thông qua những bản báo cáo họ làm ra. Đây cũng là cơ sở để cấp trên có thêm thông tin đánh giá về cấp dưới của mình.
II. Các phương pháp viết báo cáo công việc
Để lập nên một bản báo cáo hoàn chỉnh, trước hết người lập cần xác định rõ mục đích viết báo cáo cũng như nội dung chính. Nội dung của báo cáo tuỳ vào các mục đích khác nhau có thể sẽ khác nhau, tuy nhiên luôn cần đảm bảo các hạng mục sau:
- Liệt kê các kết quả công việc đã đạt được
- Nêu lên những vấn đề còn tồn đọng hoặc vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch
- Lập kế hoạch khắc phục các phát sinh, tồn đọng
- Cung cấp thêm các thông tin liên quan đến công việc
Để tạo được form báo cáo công việc khoa học, hiệu quả, thông thường người lập báo cáo sẽ tập trung vào ba điểm chính:
1. Báo cáo kết quả đạt được
Nội dung của một bản báo cáo cần bao gồm kết quả của những nhiệm vụ mà cá nhân đã hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Kết quả có thể là đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc đã đạt được bao nhiêu %, đều cần nêu rõ trong báo cáo.
2. Lập những kế hoạch tiếp theo
Sau khi tổng hợp kết quả, người lập form báo cáo công việc cần chỉ ra những nhiệm vụ cần thực hiện sắp tới. Dựa trên cơ sở đó, nhà quản lý chuẩn bị những tài liệu cần thiết, phân bổ thời gian cũng như dự trù nhân lực, vật lực một cách hiệu quả nhất cho các hoạt động tương lai. Thêm vào đó, việc chỉ rõ những kế hoạch trong form báo cáo góp phần giúp cho người đứng đầu xác định hướng đi sắp tới của toàn bộ dự án và trả lời được câu hỏi “Dự án có đang đi đúng hướng hay không?” để kịp thời điều chỉnh.
3. Chỉ ra các vấn đề hoặc thách thức
Một trong những nội dung quan trọng của báo cáo công việc là theo dõi và báo cáo kịp thời những vấn đề mà cá nhân hoặc đội nhóm gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Không chỉ dừng lại ở việc nêu vấn đề, người lập báo cáo còn cần chủ động đưa ra các đề xuất để giải quyết các vấn đề đó. Việc này giúp cho các cá nhân trong công ty biết được việc họ cần làm, cũng như tránh được những vấn đề tương tự có thể xảy ra trong tương lai.
III. Cách lập báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất
Các báo cáo dự án, công việc cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, sắp xếp theo đúng cấu trúc và quan trọng nhất là nội dung báo cáo phải cung cấp thông hữu ích và đúng thực tế.
Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo nên một bản báo cáo hoàn chỉnh:
- Xác định mục đích viết báo cáo: trước tiên cần xác định chính xác loại báo cáo mình đang viết là loại gì, viết với mục đích gì và trong thời gian bao lâu.
- Xây dựng đề cương tổng quát: với các hạng mục chính nhất cần đưa vào bản báo cáo.
- Xây dựng đề cương chi tiết: việc này giúp người làm báo cáo đi đúng hướng, tránh được các thiếu sót trong bài báo cáo của mình, sau đó hãy sắp xếp dàn ý sao cho logic, khoa học, dễ hiểu.
- Liệt kê và đánh giá: liệt kê ở mức chi tiết nhất (đặc biệt ở phần ghi chú) các nhiệm vụ con, sau đó đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên kết quả đạt được.
- Đề xuất/ giải pháp: đưa ra đề xuất về phương án khắc phục nhược điểm, tồn đọng và đề xuất phát triển nội dung để nâng cao hiệu quả công việc.
Để nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra giải pháp thay đổi, hỗ trợ phối hợp kịp thời giửa các phòng ban. Doanh nghiệp hãy tham khảo ngay giải pháp văn phòng điện tử của MISA AMIS.
IV. Cấu trúc hoàn chỉnh của một bản báo cáo tiến độ công việc từ xa
Các nội dung chính của một bảng báo cáo kết quả công việc gồm: trang tiêu đề, tóm tắt nội dung chính, mục lục, mở đầu, phần thân chính và kết luận:
- Trang tiêu đề: gồm tên báo cáo và ngày gửi, ngoài ra bạn có thể liệt kê tên tác giả và tên nhóm/ doanh nghiệp/ tổ chức thực hiện báo cáo.
- Tóm tắt nội dung chính: nêu bật các vấn đề quan trọng để người đọc có thể đọc mà không cần xem toàn bộ tài liệu.
- Mục lục: đánh dấu tiêu đề các mục cha, con và số trang tương ứng, giúp người đọc báo cáo tìm kiếm thông tin họ cần nhanh hơn.
- Phần giới thiệu: truyền đạt lý do vì sao bạn viết báo cáo (bạn có thể xem trước nhanh các vấn đề bạn muốn giải quyết của các câu hỏi cần trả lời).
- Phần thân chính: giải thích chi tiết về kết quả báo cáo, đồng thời cung cấp những phân tích và đánh giá tổng quan về công việc, dự án của bạn, từ đó có sự liên hệ chúng với chủ đề báo cáo.
- Kết luận: đưa ra đề xuất của bạn về những nhiệm vụ hoặc dự án tiếp theo, nếu có thể hãy đánh số theo thứ tự quan trọng, ưu tiên đối với các đề xuất này.
Đây chỉ là những hướng dẫn cơ bản nhất về cách viết một bảng báo cáo đầy đủ và chuẩn chỉnh. Mỗi báo cáo sẽ có những nội dung khác nhau tùy thuộc vào các nhiệm vụ cụ thể, mục đích và thời gian báo cáo. Tuy nhiên, cho dù là báo cáo nào thì luôn cần đảm bảo tính rõ ràng, logic, đầy đủ, sao cho chính người viết cũng như người nhận báo cáo có thể dễ dàng đọc, hiểu và có đủ căn cứ để ra quyết định.
Thông thường, mỗi công ty đều có các biểu mẫu file báo cáo riêng mà bạn có thể hoàn thiện dựa theo nó. Nếu không, hãy xin ý kiến đồng nghiệp, hỏi trực tiếp sếp của mình để định hướng đúng nội dung và hình thức, hoặc tham khảo mục VII dưới đây để sở hữu các mẫu báo cáo hoàn hảo nhất.
V. Các bước viết báo cáo công việc
1. Xác định mục đích
Dù là các bản báo cáo ngày, tuần, tháng hay năm, bạn đều cần xác định rõ mục đích của bản báo cáo là gì trước khi viết. Việc xác định mục đích, nội dung là điều kiện bắt buộc để tạo nên một bản báo cáo có giá trị sử dụng. Báo cáo công việc chỉ được phép chứa đựng những thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể mà lãnh đạo hoặc quản lý quan tâm. Viết lan man, không có mục tiêu rõ ràng, không mang đến giá trị cho người đọc là điều tối kị mà người lập báo cáo cần tránh.
Báo cáo công việc được tạo lập để xác định thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Do đó, báo cáo có thể có nhiều loại khác nhau và được xác định dựa trên mục tiêu của người lập. Ví dụ: báo cáo một dự án kinh doanh phải bao gồm các nội dung cơ bản như: chi phí tài chính, doanh thu, lợi nhuận… của dự án đó. Vậy nên trước khi bắt tay viết một bản báo cáo, hãy cân nhắc kĩ các mục tiêu mà bạn muốn hướng đến trong báo cáo đó cùng các nội dung chính sẽ được đề cập đến.
2. Biên soạn tài liệu nghiên cứu
Bước này không bắt buộc bởi không phải loại báo cáo công việc nào cũng cần tài liệu nghiên cứu. Tuy nhiên, nếu dự án yêu cầu cầu việc nghiên cứu kỹ lưỡng thì người lập báo cáo cần trích dẫn tất cả các nguồn tham khảo. Đặc điểm của các tài liệu nghiên cứu là phải liên quan, bám sát, làm rõ phục vụ cho việc làm nội dung và mục đích của báo cáo. Những phần trích dẫn này có thể đưa riêng vào phụ lục báo báo.
3. Thiết kế trang bìa
Việc đầu tiên cần làm khi bắt tay vào tạo một form báo cáo công việc là tạo lập trang bìa hoặc trang tiêu đề. Trang này cần chứa đựng đầy đủ các thông tin của người lập báo cáo, bao gồm: tên người lập báo cáo, chi tiết liên hệ… cũng như thông tin của dự án: tên dự án, tên công ty, mục đích thực hiện báo cáo… Vì đây là “bộ mặt” của toàn bộ bản báo cáo nên cần được thiết kế rõ ràng, khoa học, tạo ấn tượng tốt cho người đọc trước khi họ đi sâu vào những nội dung chi tiết.
4. Viết tóm tắt
Phần tiếp theo của việc viết báo cáo là lên một bản tóm tắt về dự án. Phần này yêu cầu người viết báo cáo phải đưa ra một cái nhìn chung về tiến trình của toàn bộ dự án, không đi sâu vào thông tin chi tiết, để một người không có thời gian đọc toàn bộ báo cáo kỹ lưỡng vẫn có thể hình dung được bức tranh toàn cảnh của dự án thông qua tóm tắt này.
5. Viết phần giới thiệu
Nội dung của phần giới thiệu phải cho người đọc biết lý do ra đời, mục đích của bản báo cáo và nêu ra những nguồn tài liệu đã sử dụng cho việc nghiên cứu (nếu có). Người xem có thể nắm được tổng quan nội dung, mục đích của bản báo cáo thông qua việc nhìn vào phần giới thiệu. Vậy nên, hãy viết các tiêu đề chính và tiêu đề phụ rõ ràng, đầy đủ và đánh dấu các nội dung quan trọng.
6. Đưa ra kết luận
Trong phần này, người viết báo cáo cần đưa ra một bản tóm tắt cơ bản về các nghiên cứu hoặc đánh giá về từng nhiệm vụ cụ thể, các kết quả đã đạt được cũng như những thiếu sót cần khắc phục. Đây là tiền đề để dẫn dắt người đọc đọc đến phần cuối của bản báo cáo, đó là đưa ra các giải pháp và đề xuất.
7. Đưa ra các đề xuất
Phần cuối cùng của một bản báo cáo công việc là đưa ra những đề xuất, kiến nghị của người làm báo cáo đối với những vấn đề còn tồn đọng trong dự án như: công việc đang còn thiếu những gì, cần bổ sung những yếu tố nào (nhân công, chi phí,…) để dự án đáp ứng được về tiến độ và chất lượng. Nên nhớ những đề xuất, kiến nghị này mang lại lợi ích cho toàn bộ tập thể chứ không của riêng một cá nhân nào. Vì vậy, hãy mạnh dạn đề xuất để cấp trên nắm được. Việc này đồng thời cũng thể hiện sự chủ động, tinh thần trách nhiệm cao và mức độ chắc nghiệp vụ của bạn.
VI. Mẹo nâng cao hiệu quả của báo cáo
Mách bạn một số “bí kíp” giúp bảng báo cáo tiến độ công việc của bạn trở nên hiệu quả và được cấp trên đánh giá cao hơn:
- Sử dụng các tiêu đề rõ ràng để cải thiện khả năng đọc – hiểu báo cáo. Các tiêu đề phải chính xác và có thể bao gồm công việc đã hoàn thành, mục tiêu trong vài tháng tới, những trở ngại và giải pháp.
- Truyền đạt ý tưởng bằng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp, tránh dùng từ ngữ hoa mỹ, lan man.
- Đi thẳng vào những điểm quan trọng và luôn thể hiện báo cáo ngắn gọn nhưng đủ ý nhất có thể.
- Luôn khách quan, bám sát vào những điểm chính và cho phép người đọc báo cáo có thể đưa ra kết luận tương ứng, tránh đưa cảm xúc chủ quan của bạn vào báo cáo.
- Rà soát lại báo cáo trước khi đệ trình để đảm bảo không có lỗi chính tả, lỗi định dạng và các lỗi không đáng có khác.
VII. Các mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất hiện nay
1. Mẫu báo cáo công việc theo ngày
Sau mỗi một ngày làm việc, bạn sẽ liệt kê những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành để có thể thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Báo cáo theo ngày cần ghi chi tiết các công việc đã thực hiện trong một ngày kèm theo mô tả, đánh giá và những ý kiến đóng góp. Từ đó có những điều chỉnh hợp lí để thay đổi kế hoạch các ngày tiếp theo sao cho phù hợp nhất.
Mẫu báo cáo công việc chi tiết và cách viết báo cáo tiêu chuẩn cần biết
2. Mẫu báo cáo công việc theo tuần
Cuối mỗi tuần, bạn sẽ báo cáo lộ trình làm việc của các ngày trong tuần để cấp trên đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân. Nâng cấp với báo cáo hàng ngày, báo cáo theo tuần sẽ cần có cái nhìn rộng hơn để đánh giá kết quả đạt được sau một tuần, từ đó đưa ra các đề xuất, cải tiến phù hợp.
3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng/ quý/ năm
Đây là mẫu báo cáo được thực hiện sau mỗi tháng, quý hoặc năm, chính là báo cáo lớn tổng hợp từ những báo cáo con của ngày hay tuần. Trong đây, cần nhiều hơn những thông tin được tổng hợp từ kết quả của các báo cáo con trước đó, để nhà quản lý và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động công việc, dự án cũng năng suất làm việc nhân viên của mình, từ đó đưa ra các phương án xử lý kịp thời cũng như định hướng kế hoạch cho các kỳ tiếp theo.
VIII. Một số lưu ý khi báo cáo công việc cho cấp lãnh đạo
Khi báo cáo công việc cho cấp lãnh đạo, bạn cần đảm bảo rằng thông tin được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết và logic. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng không thể bỏ qua:
- Trình bày thông tin một cách rõ ràng và chỉ tập trung vào các yếu tố quan trọng, tránh việc dùng từ ngữ phức tạp và văn phong khó hiểu.
- Báo cáo nên có tiêu đề, mục lục, phần giới thiệu, nội dung chính, kết luận và đề xuất (nếu có) để người đọc nắm bắt nội dung một cách dễ dàng.
- Dựa trên kết quả công việc, đề xuất những hướng phát triển tiếp theo, giúp cải thiện hoạt động và đạt được kết quả tốt hơn.
- Trước khi gửi báo cáo, hãy đảm bảo rằng không có lỗi chính tả hoặc sai sót nào xuất hiện trong văn bản.
- Sử dụng dữ liệu cụ thể, con số, biểu đồ và đồ thị để minh họa và chứng minh kết quả công việc của bạn.
- Nếu gặp khó khăn trong quá trình thực hiện công việc, hãy nêu rõ các vấn đề và đề xuất giải pháp để vượt qua.
- Hãy chuẩn bị sẵn sàng trả lời các câu hỏi hoặc cung cấp thêm thông tin nếu cấp lãnh đạo muốn biết rõ hơn về báo cáo của bạn.
IX. Báo cáo tiến độ công việc từ xa tự động, trực quan, dài hạn nhờ phần mềm quản lý công việc
Thay vì báo cáo thủ công, mất nhiều thời gian soạn thảo, tổng hợp thông tin từ những giai đoạn cũ, hiện nay các phần mềm quản lý công việc cung cấp tính năng tạo lập báo cáo tự động giúp lãnh đạo và nhân viên tối ưu thời gian làm việc và dễ dàng theo dõi hiệu quả, tiến độ công việc và năng suất nhân viên.
Với AMIS Công Việc – phần mềm quản lý công việc mọi lúc mọi nơi được phát hành bởi Công ty CP MISA – tính năng lập báo cáo đặc biệt được tối ưu với gần 10 loại báo cáo trực quan, sinh động cho lãnh đạo và nhân viên, được tạo lập tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào.
>> Mời bạn tham khảo giao diện một số loại báo cáo tiến độ công việc, dự án trên AMIS Công Việc:
X. Kết luận
Báo cáo công việc của mỗi cá nhân, bộ phận sẽ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp ra quyết định sáng suốt, kịp thời, cũng là công cụ để đánh giá hiệu quả làm việc và tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Với tầm quan trọng này, hi vọng bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin hữu ích giúp bạn sở hữu bí quyết tạo nên những mẫu báo cáo tiến độ công việc tốt và khoa học, nâng cao năng suất cá nhân cũng như hiệu quả công việc chung của doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
