Hoạt động tặng quà cho nhân viên, đối tác khách hàng là hoạt động thường xuyên trong quá trình vận hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mỗi dịp lễ tết… Những món quà thay lời cảm ơn, tri ân doanh nghiệp gửi tới khách hàng, cán bộ công nhân viên…
Kế toán nên xử lý như thế nào về hóa đơn, thuế và chi phí đối với các quà tặng này? MISA AMIS tổng hợp chia sẻ những kiến thức thông tin giúp các bạn hình dung được cách hạch toán hàng biếu tặng qua bài viết dưới đây.
1. Các hình thức tặng quà cho khách hàng, nhân viên
Tùy vào từng dịp các công ty có lựa chọn quà cho phù hợp, thể hiện tốt nhất ý nghĩa quà tặng. Một số hình thức biếu, tặng như sau:
- Mua hàng về biếu tặng: Ví dụ mua hoa tặng sinh nhật, mua bánh kẹo, rượu …để biếu tặng ngày tết;
- Bộ quà tặng sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất;
- Quà thiết kế riêng của doanh nghiệp: Một số doanh nghiệp thiết kế riêng quản tặng mang thông điệp chúc mừng, đồng thời trên quà thể có thể kết hợp in logo, thương hiệu của công ty. Hoặc có thể lịch treo tường, lịch bàn, sổ…. doanh nghiệp thiết kế, có in các sản phẩm, logo công ty… để quảng bá thương hiệu;
- Quà tặng là phiếu mua hàng của 1 số nhà cung cấp để cho khách hàng, nhân viên có thể đến đó mua hàng;
- Voucher, coupon khuyến mại giảm giá, chương trình tích luỹ điểm để mua chính sản phẩm của công ty cung cấp…
- Hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng
Tìm hiểu thêm: Hạch toán là gì? Phân loại và các phương pháp hạch toán kế toán
1.1. Hàng cho biếu tặng có phải lập hóa đơn không?
Theo theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định.
- Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
1.2. Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ biếu, tặng
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Giá tính thuế GTGT ghi trên hóa đơn là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0), trừ trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ với giá thấp hơn giá bán hàng, cung cấp dịch vụ trước đó, được áp dụng trong thời gian khuyến mại (khuyến mại bằng hình thức giảm giá) thì giá tính thuế là giá bán đã giảm áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo theo quy định của pháp luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại. Các hình thức khuyến mại của hàng hóa, dịch vụ khuyến mại có giá tính thuế bằng không (0) hoặc giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ bán ra không bao gồm giá trị của hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, cụ thể như sau:
- Trường hợp công ty đưa hàng mẫu, cung cấp dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền thì hàng mẫu, dịch vụ mẫu có giá tính thuế bằng không (0)
- Tặng hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thu tiền thì hàng hóa, dịch vụ tặng có giá tính thuế bằng không (0)
1.3. Mức phạt nếu không lập hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng
Mức tiền phạt: 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (theo điểm b khoản 2 điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP):
Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Như vậy, khi doanh nghiệp tặng quà cho công nhân viên, khách hàng,…đều phải lâp hóa đơn như bán hàng bình thường với giá tính thuế là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh biếu tặng.
2. Quy định về Thuế đối với hàng cho, biếu, tặng
2.1. Thuế thu nhập doanh nghiệp
2.1.1. Đối với đơn vị đi biếu, tặng
Theo quy định tại Luật thuế TNDN 2025, quy định điều kiện các khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.
Như vậy, nếu hoạt động cho, biếu, tặng mang tính chất không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra doanh thu chịu thuế, chi phí liên quan sẽ không được trừ
2.1.2. Đối với đơn vị nhận biếu, tặng
Theo khoản i, Điều 3 Luật thuế TNDN 2025, quy định như sau:
Điều 3. Thu nhập chịu thuế
1. Thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và thu nhập khác quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Thu nhập khác bao gồm:
…
i) Các khoản tài trợ, tặng cho bằng tiền hoặc hiện vật nhận được;
Theo đó, quà biếu, quà tặng bằng tiền, bằng hiện vật… được tính vào Thu nhập khác. Các khoản thu nhập nhận được bằng hiện vật thì giá trị của hiện vật được xác định bằng giá trị của hàng hóa, dịch vụ tương đương tại thời điểm nhận.
2.2. Thuế Giá trị gia tăng
2.2.1. Đối với đơn vị cho biếu tặng
Theo khoản 7, điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) mà cơ sở kinh doanh sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo thì được khấu trừ.
Các hóa đơn đầu vào của chi phí biếu, tặng được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2, Điều 14 Luật thuế GTGT 2025:
- Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay nhà thầu nước ngoài;
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng
2.2.2. Đối với đơn vị nhận biếu tặng
Theo quy định, bên nhận hàng cho biếu tặng không phải thanh toán tiền cho hàng biếu tặng nhận được, không có chứng từ thanh toán nên không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn hàng biếu tặng.
2.3. Thuế thu nhập cá nhân
- Quà biếu là hiện vật:
- Quà tặng không phải đăng ký quyền sở hữu: tivi, máy tính, điện thoại,…: Trường hợp Công ty tặng quà cho cá nhân, bao gồm cả nhân viên và khách hàng, nếu quà tặng không phải là các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật và không thuộc các khoản được quy định tại Khoản 10 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC thì không phải chịu thuế thu nhập cá nhân từ nhận quà tặng.
-
- Quà tặng phải đăng ký quyền sở hữu như: xe máy, xe ô tô, bất động sản,đất đai nhà cửa,…: Chịu thuế 10% trên phần giá trị quà biếu, tặng vượt trên 10 triệu đồng mỗi lần biếu, tặng được quy định tại Điều 16 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
- Quà biếu, tặng là tiền: Trường hợp (chi tiết các khoản theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC), điều này có nghĩa là nhân viên sẽ phải tính thuế TNCN.
- Công ty phát hành voucher tặng nhân viên: Các chứng từ này có giá trị như tiền, được sử dụng như công cụ thanh toán. Có 2 trường hợp:
- (1) tại thời điểm phát hành, chưa phải là hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ nên Công ty chưa phải lập hóa đơn và tính thuế Giá trị gia tăng.
- (2) Khi nhân viên sử dụng voucher để mua hàng, Công ty mới chính thức chuyển giao quyền sở hữu và lập hóa đơn, kê khai thuế GTGT và xác định doanh thu tính thuế TNDN theo quy định Căn cứ vào hóa đơn và được tính vào chi phí được trừ theo quy định nếu đáp ứng đủ các điều kiện.
Về thuế TNCN, tương tự, đây là khoản thu nhập chịu thuế TNCN cần được tính cho từng người thụ hưởng khi quyết toán thuế TNCN.
3. Hạch toán hàng biếu, tặng tại bên tặng như thế nào?
Trường hợp 1: Mua hàng về tặng ngay không nhập kho:
Nợ TK 641, 642 (Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 642 (Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331
Trường hợp 2: Hàng hóa mua về nhập kho:
Nợ TK 152,153,156: Giá trị hàng hóa nhập kho
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111,112,331
Khi xuất hàng cho, biếu, tặng: theo từng trường hợp, có ví dụ cụ thể dưới đây:
3.1. Hạch toán hàng biếu tặng đối với trường hợp biếu tặng khách hàng
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 641
Có TK 152,153, 155, 156,…
Có 33311
- Khấu trừ Thuế GTGT đầu vào và đầu ra.
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
*Bút toán mô tả, thực tế việc khấu trừ thuế GTGT đầu ra và đầu vào thực hiện cuối kỳ sau khi lập tờ khai thuế và xác định số thuế được khấu trừ trong kỳ.
3.2. Hạch toán hàng biếu tặng đối với trường hợp biếu tặng, cán bộ, công nhân viên lấy từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Ghi nhận doanh thu được trả từ quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp:
Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
- Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng công nhân viên:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có các TK 152, 153, 155, 156
- Trường hợp dùng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi chi trả hàng biếu tặng:
Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 331: Phải trả người bán
Ví dụ 3: Công ty sản xuất quạt, xuất biếu tặng nhân viên 10 quạt giá vốn 450.000 VNĐ/cái, đơn giá bán 500.000 VNĐ/cái, thuế suất 10%
Nợ TK 353: 5.500.000
Có TK 511: 5.000.000
Có TK 3331: 500.000
Nợ TK 632: 4.500.000
Có các TK 156: 4.500.000
Như vậy, doanh nghiệp xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và giá vốn như khi bán hàng hóa cùng loại tương đương trên thị trường.
Ví dụ 4: Công ty mua quạt tặng nhân viên, trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi 10 cái, đơn giá 500.000 VNĐ/cái, thuế suất 10%
Nợ TK 353: 5.500.000
Có TK 331: 5.500.000
Như vậy, doanh nghiệp không được ghi nhận vào chi phí giá trị hàng hóa mua về biếu tặng, phần thuế GTGT đầu ra (500.000 VNĐ) cũng được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi.
4. Hạch toán hàng biếu, tặng tại bên nhận
Trường hợp 1: Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nội địa
Nợ TK 156, 242, 211 …: Tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT (vì không được khấu trừ thuế).
Có TK 711
Trường hợp 2: Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch (hàng nhập khẩu không mang tính chất thương mại)
- Ghi nhận trị giá lô hàng:
Nợ TK 152, 156, 211, 642: Nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí
Có TK 711: Giá trị tính thuế theo Hải quan
- Nộp thuế khâu nhập khẩu:
Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu
Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH
- Nếu đã ghi nhận giá trị hàng cho biếu tặng theo giá thị trường, giá Hải quan thì phần thuế nhập khẩu tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu
Có thể bạn quan tâm: Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định chi tiết
Trên đây MISA AMIS đã tổng hợp, chia sẻ những kiến thức hữu ích cơ bản về xử lý kế toán đối với với chi phí quà biếu, tặng. MISA AMIS hy vọng bài viết hy đã giúp chia sẻ phần nào những khó khăn, vướng mắc mà các bạn gặp phải trong quá trình công tác. Chúc các anh chị, các bạn thành công!
Hiện nay, kế toán doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn đối với công cụ hỗ trợ. Trong đó, phần mềm kế toán online MISA AMIS – Trợ thủ quản lý tài chính online, giúp kế toán mọi vị trí giảm bớt áp lực:
✔️ Tự động nhập liệu chứng từ mua, bán hàng từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ excel giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian
✔️ Tự động tổng hợp số liệu và lên báo cáo một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời đưa ra tham vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp
✔️ Tự động phát hiện các sai lệch trên chứng từ, sổ sách, báo cáo và hướng dẫn cách thức xử lý theo đúng quy định
✔️ Kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định lãi lỗ nhanh chóng cho từng dự án chỉ sau một thao tác.
Xem thêm video Xuất hàng hóa mang đi biếu tặng, sử dụng nội bộ trong trường hợp kê khai thuế GTGT tại đây:
Đặc biệt, khi áp dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, lãnh đạo DN có thể xem các báo cáo mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Sếp dễ dàng theo dõi doanh thu bán hàng theo từng nhân viên, từng mặt hàng để từ đó kế toán không cần mất công tổng hợp số liệu nhiều lần.
Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
