17 Mẫu file excel quản lý dự án chuẩn Quốc Tế mới nhất 2024

Bạn đang tìm “mẫu quản lý dự án bằng Excel” dễ hiểu, logic và theo dõi tiến độ dự án hiệu quả nhất, để từ đó lường hết được những rủi ro, đưa ra các phương án dự phòng. Hiện nay, có rất nhiều mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel tuy nhiên với mỗi mục tiêu quản lý dự án khác nhau chúng ta sẽ lựa chọn mẫu timeline công việc excel phù hợp. Dưới đây, AMIS MISA sẽ giúp bạn đơn giản hóa hơn việc này bằng 17 mẫu file kế hoạch công việc bằng excel chi tiết từng ngành nghề, có file mẫu tải về rất tiện lợi. 

MISA tặng bạn 17 mẫu File Excel quản lý dự án chuẩn quốc tế năm 2024

I. Các mẫu file Excel quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Mỗi doanh nghiệp sẽ cần tùy chỉnh thông tin mẫu quản lý dự án bằng Execl khác nhau theo nhu cầu. Dưới đây là một vài mẫu thông dụng dược nhiều người sử dụng nhất.

1. Mẫu Excel quản lý dự án dạng Gantt

Mẫu biểu đồ Gantt trong Excel là một công cụ hiệu quả để quản lý thời gian và theo dõi tiến độ dự án chi tiết. Được tích hợp sẵn trong Microsoft Excel, biểu đồ này rất dễ sử dụng.

Nó giúp quản lý dự án theo thời gian bằng hình ảnh trực quan, yêu cầu người dùng chỉ cần nhập ngày bắt đầu, thời gian thực hiện, ngày kết thúc, các mốc quan trọng và trạng thái hiện tại của từng nhiệm vụ.

Mẫu Excel theo dõi tiến độ công việc Gantt phù hợp với các dự án có quy mô lớn nhỏ, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tổng quan tiến độ và thời hạn của công việc. Ngoài ra, đây cũng là mẫu Excel quản lý công việc cá nhân cũng khá hiệu quả nếu như bạn đang cần quản lý Project cá nhân

2. Mẫu Excel quản lý dự án dạng Timeline

3. Mẫu File Excel quản lý dự án Todo-list danh sách việc cần làm

4. Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel theo giai đoạn 

Mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel theo giai đoạn giúp người quản lý theo dõi tiến độ công việc chi tiết từ khởi đầu đến khi hoàn thành. Bảng tổng quan này cũng cho phép người quản lý dễ dàng nhận diện các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Đây là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng trong từng giai đoạn.

5. Mẫu file Excel theo dõi tiến độ công việc hàng ngày

Mẫu File Excel theo dõi tiến độ công việc hàng ngày giúp bạn quản lý các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả. File này bao gồm các cột như nhiệm vụ, người thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tiến độ (% hoàn thành) và ghi chú.

Giao diện mẫu kế hoạch công việc bằng excel hàng ngày khá dễ sử dụng giúp bạn cập nhật trạng thái công việc nhanh chóng và theo dõi tiến độ công việc từng ngày. Đây là công cụ quản lý công việc bằng Excel lý tưởng để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và duy trì năng suất cao.

TẢI ĐẦY ĐỦ 17 MẪU EXCEL QUẢN LÝ DỰ ÁN CHUẨN QUỐC TẾ NĂM 2024

II. Phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả cho doanh nghiệp 

Tích hợp cả ba biểu mẫu quản lý dự án (Gantt Chart, Timeline, To-do-list) trong một phần mềm, AMIS Công Việc được hơn 170.000 doanh nghiệp Việt Nam tin tưởng sử dụng và đánh giá đây là công cụ quản lý tối ưu gấp nhiều lần so với Excel.

Ngoài ra, AMIS Công Việc còn là một trong những phần mềm quản lý công việc, dự án phổ biến nhất Việt Nam bởi nó là “cánh tay” đắc lực cho cả nhà quản lý và nhân viên:

Chức năng đối với cấp quản lý	Chức năng đối với nhân viên
Hỗ trợ giao việc, nhắc việc sát sao cho nhân viên cấp dưới nhờ tính năng thông báo đẩy tức thời	Các thành viên trong dự án có thể dễ dàng làm việc nhóm, bình luận và trao đổi về công việc ngay trên ứng dụng
Thông qua các báo cáo trực quan, sinh động, đa dạng, quản lý có thể đánh giá tình hình thực hiện công việc: tiến độ công việc, chất lượng công việc,.. của các bộ phận và các cá nhân	Tự động cập nhật tiến độ công việc lên cấp trên mà không mất nhiều thời gian báo cáo
Tính năng nhân bản những dự án mẫu, dự án chung có tính chất tái sử dụng nhiều lần trong tương lai	Tính năng phân loại công việc theo ma trận Eisenhower giúp mỗi cá nhân xác định mức độ ưu tiên của từng công việc nhằm quản lý thời gian hiệu quả, tránh trôi việc và trễ deadline.
Phê duyệt công việc do cấp dưới đệ trình nhanh chóng, đảm bảo tiến độ luồng công việc	Chủ động Check-in vị trí thực hiện công việc ở xa để báo cáo kịp thời, tiết kiệm mất thời gian lên văn phòng
Trực tiếp chat, trao đổi công việc với cấp dưới qua khung chat, tag tên người liên quan	Gửi yêu cầu phê duyệt, xác nhận kết quả ngay khi hoàn thành công việc
Kết nối với phần mềm quản lý nhân viên kinh doanh AMIS CRM từ đó giúp trưởng phòng kinh doanh dễ dàng nắm bắt được tình hình thực hiện doanh số. Dùng thử AMIS CRM tại đây.	Gửi báo cáo tự động định kỳ qua Email hoặc Tag trực tiếp quản lý trên phần mềm

III. Lợi ích của mẫu quản lý dự án?

Mẫu quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và hoàn thành dự án một cách hiệu quả và đúng tiến độ.

Trong quá trình thực hiện dự án, việc lặp đi lặp lại cùng một nội dung và quy trình là không khả thi và tốn thời gian. Do đó, các mẫu quản lý dự án được tạo ra để hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý.

Sử dụng các mẫu này giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp cái nhìn tổng quan, khoa học về dự án, giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc. Điều này giúp kiểm soát dự án hiệu quả hơn.

Mẫu quản lý dự án cần đảm bảo tính nhất quán, vì nhiều người có thể phụ trách cùng một nhiệm vụ. Các mẫu sẵn có giúp người dùng tuân thủ quy định, giảm thiểu sai sót và tránh lãng phí thời gian. Đồng thời, chúng giúp nhà quản lý tạo ra một quy trình làm việc thống nhất cho toàn bộ tổ chức.

Các công việc và quy trình trong dự án đòi hỏi sự hợp tác giữa các thành viên và bộ phận. Các mẫu quản lý dự án hiển thị đầy đủ dữ liệu và thông tin liên quan, giúp tăng cường sự liên kết và hiệu quả làm việc nhóm. Người quản lý cũng có thể dễ dàng quan sát tiến độ, giao việc, điều chỉnh công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung.

IV. Nên quản lý công việc dự án bằng Excel hay phần mềm?

Hiện nay thay vì quản công việc bằng Excel thủ công như trước thì các phần mềm quản lý công việc của dự án ra đời, nhằm giúp việc quản lý, sắp xếp được tiết kiệm thời gian và đem lại hiệu quả tốt nhất. Vậy nên quản lý dự án bằng Excel hay phần mềm ?

Tùy vào nhu cầu sử dụng, quy mô dự án và mức ngân sách đầu tư mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh các đặc điểm, tính hiệu quả của hai phương pháp quản lý dự án bằng Excel và quản lý dự án bằng phần mềm.

	Phần mềm quản lý dự án Excel	Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp
Giao diện	Giao diện đơn giản	Giao diện đẹp, bắt mắt, dễ sử dụng
Chi phí	Miễn phí hoặc mất rất ít phí mua bản quyền từ Microsoft	Tùy thuộc vào số lượng người dùng
Đối tượng người dùng	Phù hợp với dự án có quy mô nhỏ (dưới 10 người)	Thích hợp với mọi quy mô dự án từ nhỏ, vừa và lớn
Tính năng	Đáp ứng những tính năng quản lý cơ bản như quản lý các nhiệm vụ, tiến độ, kết quả công việc	Ngoài các tính năng cơ bản, có thể đáp ứng nhiều tính năng nâng cao như đánh giá hiệu suất công việc, năng suất nhân viên, quản trị dự án,…
Tính tự động hóa	Thiếu tính tự động hóa, người dùng phải chủ động vào Excel hoặc gửi email bằng tay Không tự động tác nghiệp giữa các bộ phận	Tự động cập nhật tiến độ dự án Tự động gửi email cho những người liên quan. được giao việc. phê duyệt dự án Tự động hóa quy trình tác nghiệp giữa các cá nhân, bộ phận
Quy trình công việc	Có thể lập quy trình nhưng khó kiểm soát	Quy trình được xây dựng hệ thống, bài bản, chuyên nghiệp
Hiệu quả về mặt thời gian	Có tiết kiệm thời gian hơn so với các công cụ thủ công nhưng vẫn mất thời gian cho việc tổng hợp dữ liệu, cập nhật bằng tay	Giao việc, nhận việc, phê duyệt công việc nhanh chóng Cập nhật nhanh chóng, liên tục
Báo cáo, đánh giá	Chủ yếu thông qua biểu đồ Gantt, biểu mẫu Timeline,…	Nhiều mẫu báo cáo sinh động, trực quan

 

Quản lý dự án bằng phần mềm là công việc liên quan đến lập kế hoạch, lên lịch trình, phân bổ nguồn lực, quản lý quy trình của dự án thông qua phần mềm thay vì quản lý thủ công.

Phần mềm quản lý dự án là công cụ hữu ích được các đội nhóm, doanh nghiệp lựa chọn bởi những đặc tính vượt trội mà cách quản lý công việc truyền thống không có. Phần mềm quản lý dự án cũng được sử dụng để trao đổi, giao tiếp với các bên liên quan của dự án nhằm kiểm soát chi phí, ngân sách, chất lượng dự án.

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ một số chức năng chính như:

• Lập kế hoạch: Người quản lý dự án có thể sử dụng phần mềm để xây dựng lịch trình, lên danh sách các công việc, mô tả nhiệm vụ và mối liên hệ giữa chúng.
• Quản lý công việc: Thiết lập, phân công nhiệm vụ và báo cáo trạng thái.
• Giao – nhận việc: Người quản lý dễ dàng giao việc, các phòng ban tự động cập nhật nhiệm vụ nhanh chóng, tạo ra quy trình làm việc hệ thống, nhất quán.
• Chia sẻ dữ liệu: Các thông tin, tài liệu liên quan dự án sẽ được cập nhật thường xuyên cho những người tham gia và liên quan dự án.
• Giám sát tiến độ: Phần mềm quản lý dự án theo dõi trạng thái hoạt động, tiến độ các công việc, tự động cập nhật lịch trình làm việc.
• Quản lý sự cố: Cập nhật và thông báo tức thì sự cố phát sinh khi thực hiện dự án, báo cáo cho ban quản trị và các bên liên quan.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Tạm kết

Trên đây là các file mẫu quản lý dự án bằng Excel được sử dụng nhiều nhất theo nghiên cứu của MISA AMIS. Hy vọng những gợi ý hữu ích này sẽ giúp công việc quản lý công việc dự án của bạn trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn.