Nợ phải trả là gì? Phân loại các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp

Nợ phải trả là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ để đảm bảo sự uy tín cũng như tránh rủi ro tài chính. Nợ phải trả là gì, cách quản lý nợ hiệu quả sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.

1. Nợ phải trả là gì?

Nợ phải trả (liabilities) là nghĩa vụ nợ hiện tại phát sinh từ các sự kiện đã qua của doanh nghiệp. Đồng thời, việc thanh toán khoản phải trả này dẫn đến doanh nghiệp bị giảm sút về lợi ích kinh tế. (theo VAS01)

Đây là những khoản mà doanh nghiệp đang chiếm dụng hay sử dụng được của tổ chức, cá nhân khác trong và ngoài doanh nghiệp để hình thành nên nguồn vốn cho mình.

Các khoản nợ phải trả thường gặp nhất ở các doanh nghiệp như: phải trả nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào; các khoản vay nợ ngân hàng ngắn hạn, dài hạn; các khoản lương, thưởng của người lao động…

Có nhiều cách để thanh toán các nghĩa vụ hiện tại như: Trả bằng tài khoản khác, trả bằng tiền, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, cung cấp dịch vụ, chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu…

>> Xem thêm: Kế toán công nợ phải trả: Từ kiến thức tổng quan tới kinh nghiệm thực tế

Báo cáo về các khoản nợ phải trả thường do kế toán cung cấp. Hiện nay, một số phần mềm kế toán như MISA SME, MISA AMIS đã có thể tính toán tự động các chỉ số về nợ, tổng hợp các khoản nợ, khoản vay một cách tự động, giúp DN theo dõi một cách nhanh chóng, kịp thời.

Nợ phải trả bình quân

Nợ phải trả bình quân được tính theo công thức:

Nợ phải trả bình quân tháng = Tổng dư khoản mục Tổng nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán cuối mỗi ngày/tổng số ngày trong tháng.

Tỷ lệ nợ phải trả trên vốn chủ sở hữu

Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu – D/E cho biết mức độ rủi ro về cách thức vận hành cũng như thiết lập vốn của một doanh nghiệp. Tỷ lệ D/E phản ánh số nợ một doanh nghiệp đang dùng để điều hành đòn bẩy tài chính và hoạt động kinh doanh. D/E được tính bằng cách lây tổng nợ phải trả của công ty chia cho vốn chủ sở hữu của cổ đông.

Đòn bẩy tài chính

Đòn bẩy tài chính (Financial Leverage – FL) phản ánh mức độ doanh nghiệp dùng vốn vay trong tổng nguồn vốn của doanh nghiệp với mong muốn tăng tỷ suất lợi nhuận vốn chủ sở hữu (ROE) hay thu nhập trên một cổ phần thường (EPS).

Để sử dụng đòn bẩy tài chính hiệu quả, hạn chế rủi ro, một trong những điều quan là theo dõi chỉ số tài chính sát sao, chính xác. Thay vì mất thời gian làm thủ công, nhà quản trị có thể sử dụng Phần mềm kế toán online MISA AMIS để có góc nhìn tổng quát, chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp

2. Các yếu tố ảnh hưởng tới nợ phải trả

2.1. Quy mô nợ

Các khoản phải trả người bán và vay & nợ thuê tài chính thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu nợ phải trả của doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh; chính sách hoạt động tài chính của DN sẽ dẫn đến quy mô nợ khác nhau. Chẳng hạn, doanh nghiệp đang cần phát triển, mở rộng sản xuất kinh doanh nên cần vay thêm vốn; hoặc DN tận dụng đòn bẩy tài chính để tăng hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu, lúc này quy mô nợ thường gia tăng và doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải trả hơn.

Một khoản phải trả đều đặn khác trong doanh nghiệp là lương của người lao động. Do đây là một khoản định kỳ, thời điểm thanh toán gần như không thay đổi, doanh nghiệp cần chủ động sắp xếp kế hoạch dòng tiền để đảm bảo thanh toán lương đầy đủ, đúng hạn, đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

2.2. Thời hạn thanh toán

Thời hạn thanh toán là giới hạn thời gian các doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán một khoản nợ phải trả, thường là thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp, thời hạn trả nợ gốc, lãi vay ngân hàng…

Với các khoản phải trả người bán, thời hạn thanh toán càng kéo dài giúp doanh nghiệp tận dụng vốn tốt hơn và giảm tải áp lực trả nợ. Tuy nhiên, điều này cũng là con dao hai lưỡi vì có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp với các đối tác.

2.3. Chính sách giá cả, hàng hóa

Chính sách giá là yếu tố do bên mua và bên bán tự thỏa thuận với nhau. Đàm phán được chính sách giá tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được số nợ. Nhiều nhà cung cấp có các chính sách chiết khấu, khuyến mại tốt nếu mua nhiều hoặc thanh toán trước hạn. Doanh nghiệp cần tính toán để sắp xếp kế hoạch mua hàng, trả nợ có lợi nhất cho mình.

4. Quản lý nợ phải trả như thế nào để tránh rủi ro? 

Nếu không theo dõi và quản lý các khoản nợ một cách kỹ lưỡng, doanh nghiệp rất dễ gặp phải các vấn đề sau:

• Các khoản vay, nợ quá nhiều, cơ cấu nợ vay/vốn chủ sở hữu quá lớn vượt quá khả năng thanh toán.
• Không theo dõi được hạn trả nợ dẫn đến không chuẩn bị đủ dòng tiền dự trữ dẫn đến trả nợ muộn. Điều này có thể khiến các doanh nghiệp gặp phải các khoản phạt hợp đồng không nhỏ.
• Thanh toán sai, hạch toán nhầm cho các nhà cung cấp…

Như vậy, quản lý nợ phải tập trung vào hai nguyên tắc chính: Thanh toán đủ; Thanh toán đúng khoản và thanh toán đúng hạn.

Một số lời khuyên để doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả

• Theo dõi chi tiết các khoản nợ theo: từng khoản mục; đơn hàng; hợp đồng vay; nhà cung cấp

• Phải đảm bảo theo dõi được cả giá trị nợ và hạn nợ. Định kỳ tuần, tháng, kế toán nên tổng hợp lại xem các khoản nợ nào sắp đến hạn thanh toán, giá trị bao nhiêu để kịp thời chuẩn bị thanh khoản dự trữ
• Cuối kỳ, nên đối chiếu lại với các nhà cung cấp, các bên cho vay để đảm bảo số liệu chính xác. Nếu có sự chênh lệch số liệu thì kế toán có thể sớm phát hiện và điều chỉnh.
• Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch mua hàng, đàm phán các điều kiện thanh toán có lợi để đảm bảo tỷ lệ nợ là tối ưu.

Trong các phương pháp quản lý nợ phải trả, sử dụng phần mềm là cách tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Chẳng hạn với phần mềm kế toán online MISA AMIS, doanh nghiệp có thể quản lý các khoản nợ một cách chặt chẽ, tự động:

• Quản lý công nợ phải trả theo từng hóa đơn, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, từng nhân viên mua hàng, theo từng công trình, theo hợp đồng
• Quản lý tập trung các hợp đồng tín dụng, khế ước vay theo từng đối tượng vay: Số tiền vay, thời hạn vay, lãi suất, kỳ hạn thanh toán, thời gian đáo hạn, số dư nợ gốc còn phải trả…
• Lập kế hoạch trả nợ và tự động tính tiền lãi, nợ gốc cần thanh toán mỗi kỳ của từng khoản vay
• Tự động nhắc lịch trả nợ trước hạn thanh toán, quản lý tuổi nợ và hạn nợ.