Quản lý công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả người bán theo sổ chi tiết công nợ bằng Excel hiện đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Vậy những thông tin trong sổ chi tiết công nợ bằng Excel cần có những nội dung gì? Bài viết dưới đây chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết nhất.
1. Sổ chi tiết công nợ là gì? Mục đích và vai trò của sổ chi tiết công nợ
Sổ chi tiết công nợ là sổ ghi chép các khoản công nợ của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản phải thu và phải trả. Thông thường, sổ chi tiết sẽ được mở với các tài khoản sau:
- TK 331: Phải trả người bán
- TK 131: Phải thu khách hàng
- TK 141: Phải thu nội bộ
Các khoản công nợ được cập nhật kịp thời vào sổ chi tiết ngay khi phát sinh; Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ tổng hợp lại để tính tổng công nợ với từng khách hàng, nhà cung cấp, sau đó đối chiếu số liệu 2 bên.
Vai trò của sổ chi tiết công nợ:
- Sổ chi tiết công nợ giúp theo dõi công nợ theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt, từ đó doanh nghiệp biết được công nợ của mình với từng đối tác ra sao để thanh toán/thu hồi.
- Hỗ trợ kiểm tra, rà soát lại dễ dàng hơn nếu phát hiện số liệu công nợ bị sai lệch.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện công tác kế toán bằng phần mềm hoặc lập sổ trên các file quản lý công nợ bằng excel. File excel có lợi ích là không mất chi phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như tổng hợp công nợ. Tuy nhiên, kế toán sẽ mất khá nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và khó khăn khi theo dõi tuổi nợ, hạn nợ. Do đó, phần mềm kế toán là một giải pháp tiện lợi hơn đang được các doanh nghiệp quan tâm.
2. Các nội dung cần có trong sổ chi tiết công nợ
Để thực hiện lập sổ chi tiết công nợ phải thu, kế toán doanh nghiệp thực hiện lập sổ với các thông tin như:
– Đơn vị, công ty: Ghi rõ tên công ty, đơn vị lập sổ chi tiết công nợ phải thu này, kèm theo địa chỉ (Có thể chỉ ghi tên thành phố hoặc tỉnh)
– Tên loại sổ: Sổ chi tiết công nợ phải thu/phải trả
– Thông tin đi kèm: Tên đối tượng khách hàng/nhà cung cấp; Số tài khoản tương ứng
– Thời gian ghi sổ: Ghi rõ sổ theo dõi công nợ phải thu của khách hàng trong giai đoạn nào (Từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu)
Chi tiết bảng ghi chép của sổ chi tiết công nợ phải thu:
– STT: Số thứ tự của các khoản được theo dõi
– Chứng từ:
+ Số hiệu chứng từ: Số hiệu chứng từ dùng để đối chiếu, làm căn cứ
+ Ngày, tháng chứng từ
– Hóa đơn
+ Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu của hóa đơn giá trị gia tăng
+ Số hóa đơn: Số của hóa đơn giá trị gia tăng
Diễn giải: Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
TK đối ứng
Số phát sinh
+ Số phát sinh bên Nợ
+ Số phát sinh bên Có
+ Cộng số phát sinh bên Nợ
+ Cộng số phát sinh bên Có
Số dư
+ Số dư bên Nợ
+ Số dư bên Có
+ Số dư đầu kỳ bên Nợ
+ Số dư cuối kỳ bên Nợ
+ Số dư đầu kỳ bên Có
+ Số dư cuối kỳ bên Có
– Ngày, tháng, năm: Ngày, tháng, năm lập sổ chi tiết công nợ phải thu
– Những người có liên quan ký tên: Người lập, kế toán trưởng, giám đốc
Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ tổng hợp tự động công nợ phải thu theo từng khách hàng và cảnh báo nhắc nhở nhắc nhở, gửi email đối chiếu công nợ định kỳ.
3. Các bước lập sổ chi tiết công nợ
Các bước lập sổ chi tiết công nợ bao gồm:
Bước 1: Xác định các tài khoản công nợ:
- Phân loại công nợ theo từng khách hàng (công nợ phải thu) hoặc nhà cung cấp (công nợ phải trả).
- Tạo các tài khoản công nợ phù hợp trong hệ thống kế toán.
Bước 2: Thu thập thông tin:
- Tập hợp các chứng từ liên quan đến các khoản công nợ, bao gồm hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, và các hợp đồng thanh toán.
Bước 3: Nhập dữ liệu vào sổ chi tiết:
- Ghi chép các giao dịch công nợ vào sổ chi tiết, bao gồm ngày giao dịch, số hóa đơn, số tiền, và mô tả chi tiết.
- Cập nhật số dư nợ của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp sau mỗi giao dịch.
Bước 4: Theo dõi và kiểm tra định kỳ:
- Định kỳ kiểm tra các số liệu trong sổ chi tiết công nợ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
- Đối chiếu với các sổ sách kế toán khác và báo cáo tài chính.
Bước 5: Xử lý công nợ đến hạn:
- Theo dõi các khoản nợ đến hạn để thực hiện thu hồi công nợ hoặc thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.
- Xử lý các khoản nợ xấu hoặc khó thu hồi theo chính sách của doanh nghiệp.
Bước 6: Lập báo cáo công nợ:
- Cung cấp báo cáo công nợ cho các bộ phận liên quan, bao gồm báo cáo tổng hợp công nợ phải thu và phải trả.
- Sử dụng các báo cáo để phân tích tình hình công nợ và đưa ra các quyết định tài chính.
4. Mẫu sổ chi tiết công nợ
- Mẫu sổ chi tiết công nợ phải thu:
- Mẫu sổ chi tiết công nợ phải trả
Xem thêm:
- 5 điều cần nắm rõ để trở thành kế toán công nợ phải thu chuyên nghiệp
- Kế toán công nợ phải trả: Từ kiến thức tổng quan tới kinh nghiệm thực tế
5. Một số vấn đề khi theo dõi sổ chi tiết công nợ bằng excel
Excel là một trong những phần mềm phổ biến được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ sử dụng trong quản lý công nợ bởi việc cài đặt đơn giản và sử dụng miễn phí.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì việc quản lý và theo dõi công nợ bằng excel còn tồn tại nhiều mặt hạn chế như:
- Khó theo dõi trong trường hợp số lượng khách hàng, nhà cung cấp lớn cần quản lý, dễ sai sót.
- Các dữ liệu được lưu thành các file riêng lẻ, độc lập do đó việc tổng hợp báo cáo thường mất nhiều thời gian và công sức của kế toán.
- Doanh nghiệp khó theo dõi được số liệu tổng hợp cuối kỳ, khó tính toán được tình hình công nợ sắp đến hạn để cân đối dòng tiền.
Hiên nay, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều tiện ích hơn. Chẳng hạn, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:
- Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
- Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.
- Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
- Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
- Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý công nợ của doanh nghiệp. Nhanh tay đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để công tác kế toán chính xác hơn, nhanh hơn, tiện lợi hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
