Có những thay đổi trong doanh nghiệp không bắt đầu bằng một chiến lược quá lớn lao mà bắt đầu từ những vấn đề bất cập rất đời thường trong vận hành hàng ngày
Một đề nghị phê duyệt chi phí mua hàng phải in ra để trình ký qua nhiều cấp; một file chấm công, tính lương phải gửi đi gửi lại để đối chiếu; lãnh đạo muốn xem nhanh tình hình doanh thu, công nợ, tồn kho hay hiệu quả từng bộ phận nhưng phải chờ nhân viên tổng hợp báo cáo từ nhiều file Excel khác nhau; một quyết định kinh doanh bị chậm lại chỉ vì dữ liệu đang nằm rải rác ở nhiều bộ phận, không có một hệ thống chung để đối chiếu tức thời; một thông tin nội bộ quan trọng bị trôi giữa vô số tin nhắn hằng ngày…
Tại Công ty CP Tập đoàn Quốc tế Đông Dương, khi mới thành lập và đi vào hoạt động, doanh nghiệp cũng gặp vô vàn những điểm nghẽn như vậy. Là một doanh nghiệp trẻ, đang phát triển và có nhu cầu quản trị ngày càng bài bản, Đông Dương sớm nhận ra rằng: nếu tiếp tục vận hành bằng giấy tờ, Excel và các công cụ rời rạc, tốc độ tăng trưởng của công ty sẽ luôn bị kéo chậm bởi chính những thao tác thủ công trong nội bộ.
Khi quy mô hoạt động mở rộng, các phòng ban cần phối hợp nhanh hơn, lãnh đạo cần nắm bắt thông tin kịp thời hơn, còn kế toán và nhân sự cần giảm bớt những thao tác thủ công lặp lại, doanh nghiệp cần một cách làm mới: tinh gọn hơn, thông minh hơn và hệ thống, đồng bộ hơn.
Trong bối cảnh đó, Đông Dương được Tập đoàn MISA tặng bộ công cụ quản trị doanh nghiệp AMIS Lite do công ty đang là khách hàng sử dụng phần mềm AMIS Kế toán của MISA. Từ một giải pháp được tiếp cận như một quyền lợi dành cho khách hàng, AMIS Lite đã chứng minh giá trị thực tế ngoài mong đợi khi giúp Đông Dương tháo gỡ nhiều “điểm đau” trong quản trị, vận hành và phối hợp nội bộ…
1. Những điểm nghẽn âm thầm ghìm chân doanh nghiệp
Trước khi sử dụng AMIS Lite, nhiều nghiệp vụ nội bộ tại Đông Dương vẫn được xử lý theo cách truyền thống. Các đề nghị thanh toán, xin nghỉ, tạm ứng, duyệt chiết khấu hay các thủ tục liên quan đến nhân sự, kế toán thường được lập trên Excel, Word, sau đó in giấy, trình ký qua nhiều cấp rồi mới hoàn tất.
Khi lượng công việc ngày càng nhiều hơn, lãnh đạo lại thường xuyên phải di chuyển, công tác, các quy trình thủ công bắt đầu bộc lộ rõ hạn chế.
Những vấn đề bất cập này tại Đông Dương không nằm ở một nghiệp vụ riêng lẻ, mà nằm ở sự rời rạc trong cách vận hành: mỗi bộ phận có dữ liệu riêng, mỗi quy trình có cách xử lý riêng, mỗi thông tin phải đi qua nhiều bước thủ công trước khi đến đúng người cần biết…
2. AMIS Lite và cú hích đột phá cho một cách vận hành mới
2.1. Từ “mỏi mòn” chờ ký đến phê duyệt tức thời cùng AMIS Quy trình
Sau khi sử dụng bộ công cụ AMIS Lite, thay đổi rõ rệt nhất là cách Đông Dương xử lý các quy trình phê duyệt nội bộ.
Theo chị Phạm Thị Hoa – Kế toán trưởng chia sẻ trước đây một đề nghị thanh toán, đơn xin nghỉ hay tờ trình tạm ứng có thể phải đi qua nhiều bước: lập biểu mẫu, in giấy, trình ký, chuyển phòng ban, chờ lãnh đạo xem xét rồi mới phản hồi lại người đề nghị. Nếu lãnh đạo đi công tác, quy trình có thể bị chậm lại, ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhiều bộ phận liên quan.
Với AMIS Quy trình, các nghiệp vụ như xin nghỉ, đề nghị tạm ứng, duyệt chiết khấu, đề nghị thanh toán và các phê duyệt nội bộ được thiết lập thành luồng rõ ràng trên phần mềm. Nhân viên tạo đề nghị trực tuyến, hệ thống tự động chuyển đến đúng người phụ trách, lãnh đạo có thể xem xét và phê duyệt tức thời ngay trên máy tính hoặc điện thoại.
Sự thay đổi này giúp Đông Dương rút ngắn đáng kể thời gian xử lý. Công việc không còn phụ thuộc vào giấy tờ hay sự có mặt trực tiếp của người phê duyệt. Mỗi đề nghị đều có luồng đi rõ ràng, trạng thái xử lý minh bạch và lịch sử phê duyệt dễ tra cứu.
Với lãnh đạo, đó là khả năng kiểm soát công việc linh hoạt hơn. Với kế toán và nhân sự, đó là cách giảm bớt các thao tác lặp lại. Với nhân viên, đó là trải nghiệm làm việc nhanh hơn, thuận tiện hơn và ít phải chờ đợi hơn.
2.2. Dữ liệu đồng bộ và liền mạch, nghiệp vụ kế toán vận hành trơn tru hơn
Ở bộ phận kế toán, AMIS Lite cũng mang lại nhiều hiệu quả thiết thực trong những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên.
Chị Hoa cho biết, trước đây, kế toán phải dành nhiều thời gian cho việc kiểm tra chứng từ, theo dõi đề nghị thanh toán, tổng hợp chấm công, rà soát bảng lương, nhập liệu hóa đơn và lập báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo. Nhiều công việc được thực hiện thủ công trên Excel hoặc đối chiếu qua nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, rất mất thời gian và tiềm ẩn nhiều sai sót.
Khi AMIS Lite kết nối với AMIS Kế toán và các phần mềm liên quan trong hệ sinh thái MISA, dữ liệu được luân chuyển tốt hơn giữa các bộ phận. Đề nghị thanh toán được tạo, phê duyệt và theo dõi trên hệ thống. Dữ liệu liên quan đến chấm công, lương, nhân sự và chứng từ được kết nối đồng bộ hơn, giúp kế toán dễ tổng hợp, kiểm soát và xử lý nghiệp vụ.
Theo chị Hoa, lợi ích lớn nhất là tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và giảm tải các thao tác lặp lại. Thay vì mất nhiều công sức cho việc nhập liệu, kiểm tra và theo dõi thủ công, kế toán có thêm thời gian cho các công việc có giá trị cao hơn như phân tích số liệu, kiểm soát tài chính và tham mưu cho lãnh đạo.
Đặc biệt, các tính năng AI trong phần mềm AMIS Lite và AMIS Kế toán cũng hỗ trợ kế toán tìm kiếm thông tin, xử lý dữ liệu, lập báo cáo nhanh và thiết kế báo cáo theo góc nhìn quản trị riêng. Với hóa đơn đầu vào, AI giúp hỗ trợ phát hiện sai sót, nhắc hóa đơn sắp đến hạn thanh toán, từ đó giúp kế toán chủ động hơn trong kiểm soát chứng từ và dòng tiền.
Khi tích hợp tính năng AI tự động kiểm tra hóa đơn trong phân hệ AMIS Quy trình thuộc Bộ công cụ AMIS Lite, quá trình chuẩn bị hồ sơ trở nên nhanh và chính xác hơn, tiết kiệm thời gian cho người làm quy trình. Các bước kiểm tra, cảnh báo và luân chuyển thông tin liên quan đến hóa đơn, thanh toán được thực hiện nhanh hơn, giúp quy trình phê duyệt minh bạch, hạn chế bỏ sót chứng từ, giảm rủi ro sai lệch dữ liệu và hỗ trợ bộ phận kế toán chủ động phối hợp với các phòng ban trong việc kiểm soát chi phí, kế hoạch thanh toán và dòng tiền của doanh nghiệp.
Khách hàng mới hay đang sử dụng AMIS Kế toán sẽ được nhận ngay bộ công cụ AMIS Lite HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ trị giá lên đến 18.900.000đ. Đăng ký nhận ngay để chuẩn hóa quy trình thanh toán, đồng bộ chứng từ, không cần nhập liệu nhiều lần.
ĐĂNG KÝ NHẬN BỘ AMIS LITE MIỄN PHÍ
2.3. Nhân sự thoát khỏi vòng lặp thủ công, nội bộ liền mạch tăng sức mạnh gắn kết
Với bộ phận nhân sự, AMIS Lite giải quyết một bài toán rất thực tế: làm sao để quản lý con người, quy trình, hồ sơ và truyền thông nội bộ hiệu quả hơn khi dữ liệu đang nằm rải rác ở nhiều nơi.
Trước đây, các hồ sơ nhân sự, biểu mẫu, nội quy, quy chế, tờ trình và văn bản nội bộ của Đông Dương chưa được hệ thống hóa tập trung. Khi cần tra cứu, nhân sự phải tìm lại ở nhiều nguồn khác nhau. Các quy trình như xin nghỉ, đi muộn về sớm, tạm ứng hay duyệt chiết khấu vẫn phụ thuộc nhiều vào giấy tờ và phê duyệt trực tiếp.
Theo anh Nguyễn Văn Mẫn – Trưởng phòng Nhân sự, phần mềm giúp giảm đáng kể những công việc nhân sự thủ công, lặp lại. Với quy mô gần 50 nhân sự, việc có một hệ thống tập trung giúp anh tiết kiệm thời gian, tra cứu thuận tiện và phối hợp hiệu quả hơn với kế toán, kinh doanh cũng như các phòng ban khác.
Không chỉ giảm việc, AMIS Lite còn giúp nhân sự làm việc có hệ thống hơn. Khi một đơn xin nghỉ được phê duyệt, thông tin được cập nhật để các bộ phận liên quan cùng nắm. Khi một đề nghị tạm ứng hoặc duyệt chiết khấu được thông qua, kế toán và bộ phận phụ trách có thể theo dõi kịp thời. Nhờ đó, sự phối hợp trong nội bộ trở nên rõ ràng và ít bỏ sót hơn.
2.4. Lãnh đạo nắm bắt toàn cảnh vận hành và dữ liệu chỉ trong vài thao tác, ra quyết định nhanh hơn
Đối với ban lãnh đạo, bộ công cụ AMIS Lite giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và thông minh hơn, đặc biệt khi người quản lý không thường xuyên có mặt tại văn phòng.
Theo anh Vi Thanh Tùng, Giám đốc Công ty CP Tập đoàn Quốc tế Đông Dương, AMIS Lite hỗ trợ lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh hơn về tình hình doanh thu, hoạt động phòng ban, hiệu quả làm việc của nhân sự và vận hành tại các chi nhánh. Các dữ liệu được cập nhật tập trung giúp việc theo dõi, đánh giá và điều phối công việc trở nên sát sao hơn.
Trước đây, khi lãnh đạo đi công tác hoặc đi thị trường, nhiều việc có thể bị chậm vì chờ phê duyệt trực tiếp. Nay, chỉ cần điện thoại hoặc máy tính, lãnh đạo có thể xem xét đề nghị, phê duyệt quy trình, kiểm tra thông tin và đưa ra quyết định kịp thời.
2.5. AMIS OneAI: Khi mỗi nhân sự có thêm một trợ lý số đồng hành
Một điểm nhấn đáng chú ý trong quá trình sử dụng AMIS Lite tại Công ty CP Tập đoàn Quốc tế Đông Dương là việc đưa AMIS OneAI và các tính năng AI trong hệ sinh thái phần mềm MISA vào công việc thực tế. OneAI đã dần trở thành một “trợ lý số” hỗ trợ đội ngũ nhân viên, quản lý và lãnh đạo xử lý công việc nhanh hơn, chủ động hơn và sáng tạo hơn mỗi ngày.
- Với bộ phận kế toán, One AI hỗ trợ tìm kiếm thông tin, kiểm tra hóa đơn, phát hiện sai sót, nhắc nhở các hóa đơn sắp đến hạn thanh toán, đồng thời hỗ trợ tổng hợp và tạo báo cáo theo yêu cầu quản trị riêng của ban lãnh đạo. Thay vì mất nhiều thời gian cho các thao tác kiểm tra, đối chiếu và chuẩn bị báo cáo thủ công, kế toán có thể rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, giảm nguy cơ bỏ sót thông tin và chủ động hơn trong kiểm soát chứng từ, chi phí và dòng tiền.
- Với bộ phận nhân sự, marketing và truyền thông, OneAI hỗ trợ soạn thảo văn bản, xây dựng nội dung thông báo, chuẩn bị báo cáo, lên ý tưởng các chương trình truyền thông – marketing, sự kiện ra mắt, giới thiệu sản phẩm, các hoạt động gắn kết nhân viên… Những công việc trước đây đòi hỏi nhiều thời gian chuẩn bị nay có thể được khởi tạo nhanh hơn, có cấu trúc hơn và dễ hoàn thiện hơn, giúp nhân sự không chỉ giảm tải việc sự vụ mà còn có thêm thời gian đầu tư cho các hoạt động kết nối con người, kết nối khách hàng…
- Với lãnh đạo doanh nghiệp, AMIS OneAI đóng vai trò như một trợ lý thông minh giúp tra cứu dữ liệu, nắm bắt tình hình vận hành, hỗ trợ xây dựng quy trình và chuẩn bị thông tin phục vụ ra quyết định. Khi cần nhìn nhanh vào một vấn đề, từ tình hình nhân sự, hoạt động phòng ban đến các báo cáo theo góc nhìn quản trị, lãnh đạo có thêm công cụ để tiếp cận thông tin nhanh hơn, rõ hơn và kịp thời hơn.
Điểm quan trọng là AI không thay thế con người, mà giúp con người làm việc hiệu quả hơn. Khi những khâu lặp lại như tìm kiếm, tổng hợp, soạn thảo, kiểm tra và gợi ý nội dung được AI hỗ trợ, đội ngũ Đông Dương có thể tập trung nhiều hơn vào các công việc giàu giá trị: phân tích, kiểm soát chất lượng, sáng tạo, phối hợp và ra quyết định.
Từ những nhiệm vụ nhỏ trong ngày đến các yêu cầu quản trị phức tạp hơn, AMIS OneAI đang góp phần hình thành một cách làm việc mới tại Đông Dương: nhanh hơn nhưng vẫn có kiểm soát, thông minh hơn nhưng vẫn lấy con người làm trung tâm. Đây cũng là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp không chỉ số hóa quy trình, mà còn từng bước nâng cao năng lực làm việc của từng cá nhân và sức mạnh vận hành của cả tổ chức.
3. Quyết định nhỏ, thay đổi lớn trong tư duy quản trị
Ban đầu, Đông Dương tiếp cận AMIS Lite từ chương trình tặng bộ công cụ dành cho khách hàng đang sử dụng phần mềm AMIS Kế toán của MISA. Nhưng sau quá trình triển khai, giá trị mà phần mềm mang lại không dừng ở một quyền lợi dùng thêm.
AMIS Lite đã giúp Đông Dương tạo ra những thay đổi cụ thể và thiết thực, quan trọng trong vận hành:
Quan trọng hơn, AMIS Lite giúp Đông Dương hình thành một thói quen quản trị mới: công việc đi theo quy trình rõ ràng hơn, dữ liệu được kết nối tốt hơn, thông tin luân chuyển nhanh hơn và trách nhiệm giữa các bộ phận minh bạch hơn.
Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng những dự án phức tạp. Đôi khi, nó bắt đầu từ việc số hóa một đơn xin nghỉ, tự động hóa một đề nghị thanh toán, lưu trữ một quy chế nội bộ đúng nơi, hay giúp lãnh đạo phê duyệt công việc chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại.
Với Công ty CP Tập đoàn Quốc tế Đông Dương, AMIS Lite của MISA đã đi vào doanh nghiệp theo cách gần gũi và thiết thực như vậy. Phần mềm giải quyết đúng những điểm đau trong vận hành hằng ngày: giảm thủ công, giảm chờ đợi, giảm sai sót, tăng kết nối và nâng cao hiệu quả phối hợp… AMIS Lite không chỉ là một bộ công cụ hỗ trợ vận hành. Đó là bước đệm để Đông Dương xây dựng nền quản trị hiện đại hơn, nơi dữ liệu được kết nối, quy trình được chuẩn hóa, con người phối hợp hiệu quả hơn và công nghệ trở thành người bạn đồng hành trong hành trình phát triển bền vững.
