Chiến lược quản lý tồn kho theo combo cho doanh nghiệp

Bán hàng theo combo (gói sản phẩm) là một trong cách up sale mà còn là chiến lược “dọn kho” hiệu quả để giảm lượng tồn kho nhanh chóng. Tuy nhiên, đằng sau những chiến dịch đẩy số thành công của bộ phận Sales thì thủ kho và kế toán cũng phải tính toán tránh tình trạng lệch số, thiếu hụt, sai giá vốn… Bài viết dưới đây sẽ cung cấp góc nhìn chuyên sâu và quy trình 4 bước quản lý tồn kho theo combo bài bản, giúp CEO chuẩn hóa hệ thống từ khâu bán hàng đến xuất kho.

1. Tại sao phải quản lý tồn kho theo combo 

Thực tế, bán hàng theo combo là một chiến lược marketing tuyệt vời để tăng doanh thu. Tuy nhiên, nếu chỉ lo bán mà bỏ qua việc quản lý tồn kho combo bài bản, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng lãi trên sổ sách nhưng rò rỉ trong vận hành.

Có 4 lý do chính, các CEO và Giám đốc cần phải kiểm soát chặt chẽ việc quản lý tồn kho theo combo, cụ thể là:

• Một là: Ngăn chặn việc bán hàng vượt mức tồn kho

Khác với sản phẩm đơn lẻ, combo là một mã hàng ảo được cấu thành từ nhiều linh kiện/sản phẩm vật lý. Nếu không quản lý, Sales có thể thấy trên hệ thống báo còn 100 combo và tự tin chốt đơn. Nhưng thực tế, một sản phẩm phụ bên trong combo đó đã hết sạch hàng.

Như vậy, quản lý tồn kho theo combo giúp hệ thống tự động tính toán số lượng tồn kho dựa trên mã hàng có số lượng thấp nhất. Điều này đảm bảo Sales chỉ bán những gì kho thực sự có, tránh tình trạng giao hàng trễ, đứt gãy cam kết và làm mất uy tín thương hiệu.

• Hai là: Minh bạch giá vốn hàng bán (COGS) và lợi nhuận thực tế

Khi tạo combo, doanh nghiệp thường áp dụng mức giá chiết khấu sâu hơn so với mua lẻ. Nếu kế toán không bóc tách được mức giảm giá này cho từng sản phẩm cấu thành, việc tính toán giá vốn hàng bán (COGS) sẽ bị sai lệch hoàn toàn. CEO sẽ nhận được những báo cáo lãi giả, lỗ thật.

Lúc này, quản lý combo chuẩn chỉnh (thông qua định mức BOM) giúp tự động phân bổ tỷ lệ chiết khấu, tính chính xác giá vốn và biên lợi nhuận của từng mặt hàng, giúp ban lãnh đạo ra quyết định tài chính chuẩn xác.

• Ba là: Giải quyết vấn đề đổi trả hàng một phần

Đây là bài toán phức tạp nhất làm đau đầu cả bộ phận Kho và Kế toán. Khách hàng mua một combo gồm 3 sản phẩm (A, B, C), nhưng sau đó chỉ muốn đổi hoặc trả lại sản phẩm B. Nếu quản lý thủ công, nhân viên không biết phải hoàn lại bao nhiêu tiền và nhập kho lại sản phẩm B với giá trị nào.

Một hệ thống quản lý combo bài bản đã thiết lập sẵn tỷ lệ giá trị cho từng thành phần từ trước. Khi có yêu cầu trả một phần, hệ thống tự động tính toán số tiền hoàn lại và cập nhật tồn kho chính xác.

• Bốn là: Chiến lược giải phóng hàng tồn kho thông minh

Quản lý tồn kho combo không chỉ là nghiệp vụ ghi chép, mà là vũ khí chiến lược. Bằng cách theo dõi sát sao số liệu, nhà quản lý biết chính xác mặt hàng nào đang tồn trong kho. Từ đó, họ thiết lập các combo kết hợp giữa sản phẩm mỏ neo (bán cực chạy) và sản phẩm đuôi dài (tồn kho lâu ngày, cận date). Việc quản lý tốt giúp thu hồi dòng tiền nhanh chóng, tối ưu không gian lưu trữ và giảm thiểu chi phí lưu kho.

TẢI MIỄN PHÍ TEMPLATE QUẢN LÝ QUY TRÌNH KHO CHUẨN

2. Nguyên tắc cốt lõi để quản trị tồn kho combo chính xác

Để quản lý chặt chẽ tồn kho theo combo, quy trình vận hành của doanh nghiệp cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau:

• Thiết lập định mức cấu thành sản phẩm (BOM): Mọi combo phải được khai báo cấu trúc rõ ràng trên phần mềm. Ví dụ: Combo A gồm 1 sản phẩm X và 2 sản phẩm Y. Hệ thống phải hiểu cấu trúc này để ra lệnh xuất kho chính xác.
• Áp dụng cơ chế trừ lùi tự động: Kho không nên đóng gói sẵn combo để lưu trữ (tránh giam vốn). Thay vào đó, khi có 1 đơn hàng combo phát sinh, hệ thống sẽ tự động bóc tách và trừ tồn kho trực tiếp vào các mã sản phẩm thành phần (X và Y).
• Quản trị tồn kho theo thời gian thực (Real-time Inventory): Số lượng tồn kho tối đa của một combo phải được hệ thống tính toán bằng số lượng tồn kho thấp nhất của các sản phẩm thành phần.

3. Quy trình 4 bước quản lý tồn kho theo combo

Dưới đây là quy trình thực thi chuẩn giúp kết nối luồng công việc giữa Sales, Kho và Kế toán:

Bước 1: Khai báo và thiết lập dữ liệu ban đầu

• Tạo mã Combo mới trên hệ thống quản lý.
• Khai báo định mức BOM (liên kết các SKU con vào Combo).
• Thiết lập và phân bổ tỷ lệ chiết khấu cho từng SKU thành phần. Đây là cơ sở cực kỳ quan trọng để Kế toán tính giá vốn và xử lý đổi trả sau này.

Bước 2: Đồng bộ tồn kho lên các kênh bán hàng

• Hệ thống tự động tính toán số lượng combo tối đa có thể bán dựa trên tồn kho thực tế của các SKU lẻ.
• Thiết lập mức tồn kho an toàn. Ngay khi một SKU thành phần chạm ngưỡng tối thiểu, hệ thống phải cảnh báo bộ phận mua hàng hoặc tự động ẩn combo trên các kênh bán.

Bước 3: Xử lý đơn hàng và xuất kho

• Nhân viên kinh doanh chốt đơn. Lệnh xuất kho được tạo tự động với danh sách chi tiết các mã SKU lẻ cần nhặt.
• Thủ kho tiến hành nhặt hàng và đóng gói đúng theo định mức BOM.
• Hệ thống thực hiện trừ lùi, tự động ghi nhận giảm tồn kho cho các sản phẩm thành phần.

Bước 4: Đối soát, xử lý đổi trả và phân tích hiệu quả

• Kế toán tiến hành đối soát giá vốn dựa trên giá trị đã được bóc tách của từng SKU.
• Nếu phát sinh yêu cầu trả hàng 1 phần, hệ thống tự động tính toán số tiền hoàn lại và nhập kho lại đúng mã SKU đó dựa trên tỷ lệ quy đổi ở Bước 1.

Trên đây là quy trình 4 bước quản lý nghiêm ngặt tồn kho khi doanh nghiệp bán hàng combo. Để doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý kho, MISA AMIS tặng Bộ tài liệu: MẪU FILE QUY TRÌNH KHO MIỄN PHÍ:

Tải miễn phí bộ quy trình quản lý Kho hàng 

Bộ tài liệu làm trên file excel, tải về để sử dụng đầy đủ:

✔️ Quy trình quản lý kho chuẩn

✔️ Tổng hợp checklist – file quản lý kho

✔️ Bộ chứng từ xuất – nhập hàng hoá

✔️ Quy trình xuất – nhập kho chi tiết

MẪU FILE QUY TRÌNH KHO MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

4. Ứng dụng công nghệ: Dễ dàng quản lý tồn kho đa dạng với AMIS Kho hàng

Sự thật trong vận hành doanh nghiệp, kho không chỉ là nơi chứa hàng hóa. Quản lý thủ công excel hay ghi chép sổ sách ảnh hưởng rất lớn bởi thủ kho, các lý do chủ quan khiến doanh nghiệp là người chịu thiệt hại nặng, trả giá bằng nhiều tiền.

Để vận hành trơn tru chiến lược bán hàng theo combo, doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị dữ liệu liên thông tập trung. Vì bản chất kho liên quan mật thiết đến bộ phận bán hàng, kế toán, sản xuất… Nếu chỉ quản lý file nội bộ excel sẽ rất khó khắn trong việc phối kết hợp liên phòng ban. Đây cũng là lý do mà các chủ doanh nghiệp tìm đến phần mềm.

MISA AMIS Kho hàng là phần mềm quản lý kho chuyên dụng cho DN thương mại, sản xuất. Phần mềm Kho duy nhất liên thông dữ liệu giữa Bán hàng và Kho hàng, Kế toán. Khi đơn hàng được duyệt trên CRM, AMIS Kho hàng tự động nhận diện cấu trúc BOM, tiến hành trừ lùi số lượng tồn của các linh kiện/sản phẩm lẻ chính xác đến từng đơn vị.

Phần mềm luôn đảm bảo việc quản lý xuất – nhập – tồn kho realtime, báo cáo chuẩn, giúp thủ kho giảm bớt công việc quản lý thủ công, làm việc nhanh, chính xác. Đồng thời, quản lý, giám đốc nhìn báo cáo bất kỳ để chủ động kế hoạch đẩy tồn kho, đảm bảo lưu thông kho.

Nhận báo giá - Dùng thử miễn phí AMIS Kho hàng ngay

Tổng kết:

Quản lý tồn kho theo combo không chỉ đơn thuần là nghiệp vụ sắp xếp hàng hóa, mà là sự giao thoa giữa nghệ thuật đẩy số của Sales và sự nghiêm ngặt, chính xác của Kho vận.

Để biến chiến lược combo thành đòn bẩy lợi nhuận thay vì gánh nặng vận hành, các doanh nghiệp cần từ bỏ cách làm thủ công rời rạc. Việc ứng dụng công nghệ để liên thông dữ liệu chính là chìa khóa giúp CEO tối ưu dòng vốn và bứt phá doanh thu bền vững.

Đừng để hệ thống vận hành kìm hãm đà tăng trưởng của doanh nghiệp. Đăng ký ngay để nhận tư vấn và trải nghiệm 15 ngày dùng thử miễn phí toàn bộ tính năng liên thông của phần mềm MISA AMIS Kho hàng ngay hôm nay!