Ứng dụng nền tảng AI trong vận hành nhân sự doanh nghiệp

Ứng dụng nền tảng AI trong vận hành nhân sự doanh nghiệp hiện nay không chỉ là câu chuyện của các tập đoàn công nghệ lớn trên thế giới mà đã trở thành một điểm đáng lưu tâm cho các doanh nghiệp Việt Nam, nếu muốn bắt kịp xu thế. Việc sử dụng AI giống như trang bị một bộ não điện tử giúp bộ phận nhân sự giảm bớt những công việc hành chính lặp đi lặp lại. MISA AMIS sẽ chia sẻ thêm về quá trình trình ứng dụng AI trong việc quản trị con người trong doanh nghiệp.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ NỀN TẢNG HRM TÍCH HỢP AI

1. Nền tảng AI trong vận hành nhân sự là gì?

Trí tuệ nhân tạo (AI) trong lĩnh vực nhân sự là các thuật toán máy học (Machine Learning) và phương thức xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) được tích hợp vào các phần mềm quản lý. Nền tảng này có khả năng thu thập, phân tích khối lượng dữ liệu khổng lồ (Big Data) để đưa ra các gợi ý hoặc tự động thực hiện các tác vụ theo kịch bản có sẵn.

Thực tế hiện nay, ứng dụng nền tảng AI trong vận hành nhân sự doanh nghiệp thường tập trung vào ba trụ cột chính:

• Tự động hóa tác vụ: Xử lý đơn từ, bảng lương, tính toán phúc lợi và nhiều công việc khác mà không cần sự can thiệp thủ công.
• Hỗ trợ ra quyết định: Phân tích dữ liệu để tìm ra ứng viên tiềm năng nhất hoặc dự báo người lao động có nguy cơ nghỉ việc, hỗ trợ hoạch định chiến lược nhân sự.
• Tương tác thông minh: Sử dụng Chatbot để giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin liên quan đến nhân sự.

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu số hóa dữ liệu nhân sự, tạo tiền đề vững chắc để AI có thể “học” và thực hiện các nghiệp vụ phức tạp hơn thay vì chỉ lưu trữ hồ sơ đơn thuần.

2. Tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng AI trong quản lý nhân sự?

Đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại Việt Nam vẫn đang mắc kẹt trong “vòng xoáy” hành chính. Bộ phận HR mất quá nhiều thời gian cho việc lọc hồ sơ ảo, đối soát bảng lương thủ công trên Excel, soạn thảo văn bản và giải quyết những câu hỏi lặp đi lặp lại. Điều này dẫn đến tình trạng quản lý thiếu dữ liệu thực tế để đánh giá năng lực nhân viên, dẫn đến quyết định khen thưởng hoặc bổ nhiệm đôi khi còn mang tính cảm tính.

Khi đưa ứng dụng nền tảng AI trong vận hành nhân sự doanh nghiệp vào thực tế, lợi ích mang lại thể hiện qua nhiều khía cạnh:

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Giảm số lượng nhân sự làm các việc lặp lại, tập trung nguồn lực vào các dự án chiến lược.
• Tốc độ tuyển dụng vượt trội: AI có thể sàng lọc hàng nghìn CV chỉ trong vài giây, rút ngắn thời gian tuyển dụng lên đến 50%.
• Tăng trải nghiệm nhân viên: Sự hỗ trợ tức thì từ công nghệ giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm, từ đó tăng mức độ gắn bó.

3. Các ứng dụng của nền tảng AI trong vận hành nhân sự

Để hiểu rõ hơn về sức mạnh của trí tuệ nhân tạo, hãy đi sâu vào các nghiệp vụ trọng tâm mà sự góp mặt của AI đang tạo ra những thay đổi tích cực.

Tự động hóa quy trình tuyển dụng và sàng lọc ứng viên

Đây là khâu mà AI thể hiện rõ rệt nhất vai trò của mình. Thay vì một chuyên viên tuyển dụng phải đọc thủ công từng CV, AI sử dụng thuật toán Matching để so khớp yêu cầu công việc với kỹ năng của ứng viên.

• Xếp hạng ứng viên: AI tự động cho điểm các hồ sơ dựa trên kinh nghiệm, trình độ và kỹ năng mềm, giúp HR chỉ cần tập trung phỏng vấn top 5% xuất sắc nhất.
• Phỏng vấn sơ loại bằng AI: Nhiều nền tảng hiện nay tích hợp Video Interview sử dụng AI để phân tích sắc thái khuôn mặt, tông giọng và từ vựng của ứng viên để đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa công ty.

Cá nhân hóa lộ trình đào tạo và phát triển 

Mỗi nhân viên có một “nhịp” tiếp thu kiến thức khác nhau. AI đóng vai trò như một người hướng dẫn tận tâm, thiết kế lộ trình học tập riêng biệt cho từng cá nhân.

• Phân tích lỗ hổng kỹ năng: AI dựa trên kết quả làm việc để chỉ ra nhân viên đang thiếu hụt kỹ năng gì, từ đó gợi ý các khóa học tương ứng.
• Gợi ý nội dung học tập: Hệ thống nhân sự tích hợp AI sẽ gợi ý các tài liệu đào tạo mà nhân viên thực sự quan tâm và cần thiết cho sự thăng tiến của họ.

Phân tích dự báo biến động nhân sự và rủi ro

Một trong những ứng dụng cao cấp của AI là “nhìn thấy tương lai”. Dựa trên các hành vi như: số ngày nghỉ phép, tần suất đi muộn, hiệu suất giảm sút và nhiều dữ liệu khác, AI có thể cảnh báo quản lý về những nhân sự có khả năng nghỉ việc trong 3-6 tháng tới. Điều này giúp doanh nghiệp có những biện pháp giữ chân kịp thời hoặc chuẩn bị phương án thay thế, tránh rơi vào thế bị động khi “chảy máu chất xám”.

Hệ thống Chatbot hỗ trợ giải đáp chính sách nội bộ 24/7

Hỏi đáp về lương, thưởng, chế độ thai sản hay nội quy công ty thường chiếm 30-40% thời gian của bộ phận nhân sự tổng hợp. Chatbot AI có khả năng hiểu các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và trả lời chính xác dựa trên cơ sở dữ liệu nội bộ. Nhân viên có thể hỏi bất cứ lúc nào, ngay cả ngoài giờ hành chính, giúp tăng sự hài lòng và minh bạch thông tin.

Tự động hóa chấm công và tính lương

Các công cụ AI giúp doanh nghiệp giám sát và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên chính xác qua các công nghệ nhận diện, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót khi nhập liệu thủ công và nâng cao sự tin cậy trong quản lý nhân sự. Ngoài ra, việc kết nối trực tiếp với hệ thống chấm công cho phép tính lương, thưởng và các khoản phụ cấp nhanh chóng, giúp bộ phận HR giảm tải áp lực trong các kỳ trả lương.

• Ứng dụng nhận diện gương mặt hoặc giọng nói để chấm công trực tiếp bằng thiết bị di động, camera
• Tự động thu thập, tổng hợp dữ liệu đi trễ, về sớm, nghỉ phép
• Xử lý bảng lương, phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập dựa trên thời gian làm việc thực tế và chính sách công ty

Lập kế hoạch và phân bổ nhân sự theo nhu cầu thực tế

AI góp phần giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch phù hợp nhờ khả năng phân tích dữ liệu lịch sử làm việc, dự báo khối lượng công việc từng giai đoạn, qua đó đề xuất phương án phân bổ nguồn lực sát thực tế hơn. Hệ thống có thể hỗ trợ phân luồng nhân sự giữa các phòng ban theo nhu cầu biến động, hỗ trợ nhân viên có sự linh hoạt chủ động đăng ký ca làm.

• Phân tích, dự báo khối lượng công việc dựa trên số liệu thực tế từng phòng ban, vị trí
• Đề xuất lịch làm phù hợp với đặc điểm công việc, ưu tiên sở thích cá nhân, lịch sử đi làm
• Giảm thiểu tình trạng thừa thiếu nhân lực trong các khung giờ quan trọng hoặc thời điểm cao điểm của doanh nghiệp

Quản trị tuân thủ và số hóa hồ sơ nhân sự

AI hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát việc tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ bằng cách tự động kiểm tra, đối chiếu các tiêu chí liên quan đến hồ sơ, hợp đồng, chứng từ của nhân viên. Hệ thống số hóa toàn bộ hồ sơ giúp việc tra cứu, cập nhật thông tin, tài liệu của nhân viên trở nên đơn giản, giảm nguy cơ thất lạc hoặc sai sót giấy tờ, đồng thời dễ dàng phát hiện các trường hợp có dấu hiệu vi phạm.

• Kiểm tra tự động các tiêu chí pháp lý, hợp đồng, chứng từ khi tuyển dụng/cập nhật nhân sự
• Lưu trữ, truy xuất hồ sơ nhân sự dưới dạng điện tử, hạn chế phụ thuộc vào tài liệu giấy
• Phát hiện sớm các nguy cơ vi phạm quy định, giúp quản lý chủ động xử lý vấn đề kịp thời

4. Lộ trình triển khai AI trong vận hành nhân sự hiệu quả

Bước 1: Đánh giá hiện trạng, xác định mục tiêu

Trước khi ứng dụng AI vào vận hành nhân sự, lãnh đạo doanh nghiệp cùng bộ phận HR cần phân tích kỹ thực trạng quản trị hiện tại để nhận diện những “điểm đau” nổi bật và các vấn đề thường gặp nhất trong công tác nhân sự, như quá tải ở khâu tuyển dụng, quy trình xử lý bảng lương thủ công, khó kiểm soát tuân thủ… Việc này giúp xác định chính xác mục tiêu ưu tiên cải thiện, từ đó có định hướng đầu tư và lựa chọn giải pháp phù hợp với định hướng phát triển của công ty.

Bước 2: Lựa chọn giải pháp phù hợp

Khi xác định rõ mục tiêu và nhu cầu, doanh nghiệp nên khảo sát các nền tảng AI đang có trên thị trường, ưu tiên những giải pháp có khả năng mở rộng linh hoạt, dễ tích hợp với quy trình hiện hữu và phù hợp với văn hóa tổ chức tại Việt Nam. Đánh giá các tiêu chí như: giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt, bảo mật dữ liệu, khả năng báo cáo theo thời gian thực… là các yếu tố thiết yếu để đảm bảo triển khai thành công.

Bước 3: Chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu

AI chỉ phát huy hiệu quả khi được cung cấp dữ liệu đầu vào chất lượng cao. Doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn hóa, rà soát lại toàn bộ hồ sơ nhân sự, sắp xếp và cập nhật đầy đủ giấy tờ, hợp đồng, bảng chấm công, chính sách lương thưởng trên hệ thống. Việc làm sạch dữ liệu này giúp loại bỏ trùng lặp và sai lệch, tạo nền tảng vững chắc để các thuật toán AI phân tích chính xác.

Bước 4: Triển khai thí điểm, đào tạo đội ngũ

Giai đoạn đầu nên triển khai AI trên một nhóm phòng ban hoặc bộ phận nhỏ để đánh giá hiệu quả, đo lường các chỉ số tác động thực tế. Dựa trên kết quả thí điểm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, bổ sung tính năng phù hợp trước khi triển khai rộng khắp. Song song đó, nhân viên được đào tạo kỹ kỹ năng làm việc với hệ thống mới, hình thành thói quen sử dụng AI như một “trợ thủ” trong các hoạt động thường ngày, góp phần phát huy tối đa giá trị của công nghệ trong vận hành nhân sự.

5. Thách thức và lưu ý khi triển khai AI vận hành nhân sự

Dù mang lại lợi ích khổng lồ, việc ứng dụng nền tảng AI trong vận hành nhân sự doanh nghiệp vẫn có những trở ngại nhất định.

• AI không thể hoạt động tốt trên một tập hợp dữ liệu lộn xộn, không chính xác, không đầy đủ. Doanh nghiệp cần sắp xếp lại dữ liệu nhân sự, số hóa quy trình chuẩn chỉnh trước khi tích hợp AI. 
• Việc tích hợp AI vào hệ thống quản trị nhân sự có thể phát sinh chi phí đầu tư ban đầu khá lớn, gồm cả phần mềm, phần cứng và đào tạo lại đội ngũ nhân viên về kỹ năng số.
• Cần xây dựng bộ quy tắc và cơ chế kiểm soát để đảm bảo AI vận hành minh bạch, tránh sai lệch trong phân tích hoặc ra quyết định nhân sự do thuật toán chưa chuẩn hoặc dữ liệu đầu vào bị thiên lệch.
• Việc quản lý và bảo mật dữ liệu cá nhân của nhân viên cần được chú trọng, tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tránh rò rỉ thông tin nội bộ.
• Dễ phát sinh tâm lý sợ bị thay thế của nhân viên. Nhà quản lý cần truyền thông rõ ràng rằng AI là công cụ hỗ trợ chứ không phải đối thủ của con người.
• Đội ngũ nhân sự phải được đào tạo thường xuyên về cách sử dụng AI, hiểu cơ bản về cách thức AI ra quyết định để phối hợp hiệu quả và phát huy tối đa giá trị công nghệ.
• Các thuật toán AI cần được kiểm nghiệm thực tế theo định kỳ để đảm bảo tính chính xác, loại bỏ các trường hợp sai sót có thể ảnh hưởng đến quyền lợi hay động lực làm việc của nhân viên.

5. MISA AMIS HRM – Giải pháp quản trị nhân sự thông minh tích hợp AI

MISA AMIS HRM là nền tảng quản trị nhân sự hiện đại giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả nhờ tự động hóa các tác vụ HR, giảm gánh nặng thủ công và mở rộng khả năng quản trị với công nghệ AI tích hợp. Hệ sinh thái mang đến trải nghiệm quản trị nhân sự xuyên suốt.

Dùng thử & nhận tư vấn

Tính năng nghiệp vụ nổi bật:

• Số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự và quy trình xét duyệt: Nhân viên thực hiện đơn từ, cập nhật hồ sơ, làm thủ tục online qua hệ thống và mobile app, tinh gọn quy trình giấy tờ.
• Chấm công thông minh tích hợp máy chấm công, camera nhận diện, mobile check-in, tự động ghi nhận thời gian làm việc.
• Tính lương tự động: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu, thực hiện tính lương, thưởng, phụ cấp và quyết toán bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.
• Quy trình phê duyệt minh bạch theo phân cấp, phân luồng rõ ràng cho các nghiệp vụ nghỉ phép, tăng ca, điều chuyển.

Tính năng tích hợp AI:

• Trợ lý ảo MISA AVA cung cấp hướng dẫn nghiệp vụ, hỗ trợ xử lý vướng mắc hoặc truy xuất nhanh các báo cáo nhân sự.
• AI tự động trích xuất, bóc tách thông tin từ CV ứng viên, xếp hạng và gợi ý ứng viên phù hợp theo tiêu chí.
• Tạo văn bản, đơn từ tự động, với các trường thông tin chính xác lấy từ hệ thống thông tin nhân viên.
• Gợi ý công thức tính lương và bộ KPI đánh giá.

Hãy trải nghiệm MISA AMIS HRM để nâng tầm năng lực quản trị nhân sự, vận hành doanh nghiệp thông minh hơn với AI. Nhận tư vấn phù hợp cho doanh nghiệp và dùng thử miễn phí:

Việc ứng dụng nền tảng AI trong vận hành nhân sự doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích, đặc biệt là giúp đội ngũ nhân sự có thể tập trung vào các giá trị sáng tạo và chiến lược. Hãy tìm hiểu và triển khai ngay để cảm nhận rõ sự khác biệt. Thay đổi tư duy quản trị, dám thử nghiệm và ứng dụng công nghệ chính là cách tốt nhất để xây dựng một đội ngũ vững mạnh trong bối cảnh hiện nay.