Hiệu suất nhân sự quyết định trực tiếp khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp, nhưng lại thường bị ghi nhận chậm trễ, thiếu nhất quán. Khi quản trị dựa nhiều vào cảm nhận và báo cáo thủ công, các vấn đề hiệu suất chỉ được nhìn thấy khi kết quả đã suy giảm.
Sự phát triển của AI mở ra cách tiếp cận mới: đo lường theo thời gian thực, phân tích dữ liệu khách quan và hỗ trợ ra quyết định kịp thời. Bài viết từ MISA AMIS sẽ giúp bạn đọc trả lời câu hỏi làm sao để dùng AI tối ưu hiệu suất nhân sự trong doanh nghiệp.
1. Khó khăn thường gặp khi tối ưu hiệu suất nhân sự
Trước khi tìm đến giải pháp, việc nhìn thẳng vào các vấn đề cố hữu trong quản trị hiệu suất truyền thống là vô cùng cần thiết. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với những thách thức quen thuộc.
Đánh giá hiệu suất dựa nhiều vào cảm tính của quản lý, thiếu tiêu chí nhất quán
Quyết định tăng lương hay đề bạt đôi khi phụ thuộc vào “cảm giác” của người quản lý thay vì dữ liệu cụ thể. Điều này tạo ra sự thiếu công bằng và làm giảm động lực của những nhân viên thực sự có năng lực.
Phát hiện vấn đề hiệu suất chậm, thường chỉ thấy rõ khi kết quả đã suy giảm
Doanh nghiệp thường chỉ nhận ra nhân viên giảm năng suất khi doanh số tụt dốc hoặc dự án trễ deadline. Lúc này, chi phí khắc phục đã tăng gấp bội và cơ hội can thiệp sớm đã bị bỏ lỡ.
Khó theo dõi hiệu suất theo thời gian thực, phụ thuộc vào báo cáo định kỳ
Các báo cáo tuần, tháng, quý cung cấp một cái nhìn “tĩnh” về những gì đã xảy ra. Lãnh đạo thiếu đi một bức tranh “động” để biết chính xác điều gì đang diễn ra ngay tại thời điểm hiện tại.
Tốn nhiều thời gian cho công việc thủ công: tổng hợp, đối soát, làm báo cáo
HR và quản lý dành hàng giờ mỗi tuần để nhập liệu, đối chiếu số liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Thời gian này đáng lẽ có thể dùng để phát triển nhân tài hoặc xây dựng chiến lược.
Hiệu suất cá nhân, phòng ban không gắn chặt với mục tiêu chung của doanh nghiệp
Khi mục tiêu không được truyền thông và theo dõi một cách xuyên suốt, các phòng ban có thể hoạt động tối ưu cho riêng mình nhưng lại không đóng góp hiệu quả vào mục tiêu lớn của tổ chức.
2. Lợi ích khi ứng dụng AI trong hiệu suất nhân sự
Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi hoàn toàn cuộc chơi trong quản trị nhân sự, biến những khó khăn trên thành cơ hội tăng trưởng.
AI cho phép theo dõi hiệu suất theo thời gian thực: Thay vì chờ đợi, AI cung cấp các dashboard trực quan, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình hiệu suất của tổ chức mọi lúc, mọi nơi.
AI tự động phân tích dữ liệu: Thay vì HR phải tổng hợp thủ công từ hàng chục file Excel, AI tự động tổng hợp, phân tích và chỉ ra các xu hướng, điểm bất thường từ hàng loạt dữ liệu thô, giải phóng con người khỏi các công việc thủ công nhàm chán. HR có thể giảm thiểu sai sót và tiết kiệm hàng chục giờ mỗi tuần.
AI hỗ trợ cá nhân hóa trải nghiệm: Dựa trên dữ liệu về năng lực và kết quả, AI có thể gợi ý lộ trình phát triển riêng cho từng nhân viên, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng.
AI đưa ra dự đoán: Dựa trên dữ liệu, AI có thể cảnh báo sớm về nguy cơ nhân viên giảm hiệu suất, có ý định nghỉ việc hoặc dự báo năng suất của đội nhóm trong quý tới.
AI hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh và nhất quán: Dashboard AI cung cấp cái nhìn toàn cảnh về hiệu suất toàn công ty, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định về khen thưởng, đào tạo hay điều chỉnh nhân sự dựa trên dữ liệu khách quan thay vì cảm tính.
Tuy nhiên, AI không thay thế vai trò của HR hay quản lý, AI là công cụ hỗ trợ, không phải người ra quyết định cuối cùng. Sự thấu hiểu con người, khả năng đồng cảm và tầm nhìn chiến lược vẫn là những yếu tố không thể thiếu từ lãnh đạo và HR.
3. Cách dùng AI tối ưu hiệu suất nhân sự trong doanh nghiệp
Ứng dụng những Triển khai AI không phải là bất khả thi, nếu doanh nghiệp đi theo một lộ trình bài bản gồm các bước sau.
Bước 1: Xác định rõ bài toán hiệu suất cần AI giải quyết
Sai lầm phổ biến nhất là đầu tư vào công nghệ AI mà không biết nó sẽ giải quyết vấn đề gì. Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần tự trả lời các câu hỏi cốt lõi:
- Hiệu suất đang “kẹt” ở đâu? Vấn đề nằm ở cá nhân, đội nhóm, quy trình hay hệ thống quản lý?
- Cá nhân làm việc nhiều nhưng kết quả thấp? Có thể do thiếu kỹ năng, làm sai trọng tâm hoặc quy trình không hiệu quả.
- Đội nhóm không đồng đều năng suất? Một số người gánh team trong khi số khác ở mức quá thấp?
- Quản lý không nắm được tiến độ thực? Báo cáo chậm, thiếu minh bạch khiến quyết định bị trì hoãn?
- Quyết định hiện nay đang dựa trên cảm tính hay dữ liệu? Người đưa ra quyết định đã có đủ các yếu tố để đánh giá đúng về hiệu suất chưa?
AI tối ưu hiệu suất nhân sự chỉ phát huy sức mạnh khi được giao đúng bài toán: đo lường, dự báo, cảnh báo hoặc đề xuất hành động cụ thể.
Bước 2: Tập trung và chuẩn hóa dữ liệu về hiệu suất nhân sự
AI chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu đủ sạch và đủ chiều sâu. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa các nhóm dữ liệu cốt lõi:
Dữ liệu công việc: KPI, OKR, tiến độ, kết quả đầu ra. Đây là nền tảng để đánh giá hiệu suất thực tế. Mỗi nhân viên cần có mục tiêu rõ ràng, đo lường được và cập nhật thường xuyên.
Dữ liệu thời gian: chấm công, phân bổ thời gian, khối lượng công việc. Giúp phát hiện tình trạng quá tải hoặc lãng phí thời gian. Một nhân viên làm 60 giờ/tuần nhưng hiệu suất thấp có thể đang làm sai việc hoặc thiếu công cụ hỗ trợ.
Dữ liệu hành vi: tần suất tương tác, nhịp độ làm việc, xu hướng giảm hiệu suất. Những tín hiệu như giảm tương tác với đồng nghiệp, trả lời email chậm hoặc ít tham gia họp có thể báo hiệu vấn đề về động lực hoặc sức khỏe tinh thần.
Thay vì để dữ liệu nằm rải rác ở Excel, email, phần mềm rời rạc, cần tập trung về một nơi, được chuẩn hóa về định dạng để AI dễ dàng phân tích xuyên suốt.
Bước 3: Dùng AI để đo lường hiệu suất theo thời gian thực
Khác với các báo cáo thông thường có độ trễ, AI giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất một cách liên tục. Cụ thể, AI có thể:
- Phân tích mức độ hoàn thành mục tiêu theo từng giai đoạn: Thay vì chỉ biết kết quả cuối quý, lãnh đạo thấy được tiến độ hàng ngày, hàng tuần.
- So sánh hiệu suất cá nhân với mặt bằng đội nhóm: Xác định ai đang vượt trội, ai cần hỗ trợ và ai có nguy cơ tụt hậu.
- Phát hiện xu hướng giảm hiệu suất trước khi kết quả lao dốc: Cảnh báo sớm giúp can thiệp kịp thời, tránh tổn thất lớn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng AI đo lường hiệu suất được tích hợp trong các nền tảng, phần mềm quản trị nhân sự (HRM, HRIS), các công cụ quản trị công việc và dự án thông minh.
Bước 4: Phát hiện điểm nghẽn hiệu suất bằng phân tích AI
Một trong những khả năng vượt trội của AI tối ưu hóa hiệu suất nhân sự là gợi ý để tìm ra gốc rễ của vấn đề. AI có thể giúp doanh nghiệp trả lời những câu hỏi sâu hơn:
- Nhân sự này giảm hiệu suất do quá tải hay thiếu năng lực? Nếu do quá tải, cần giảm khối lượng công việc. Nếu thiếu năng lực, cần đào tạo hoặc điều chỉnh vị trí.
- Đội nhóm này chậm tiến độ vì quy trình hay vì phân bổ nguồn lực? Có thể quy trình phê duyệt quá phức tạp hoặc thiếu người có kỹ năng then chốt.
- Hiệu suất thấp có liên quan đến mức độ gắn kết hay không? Nhân viên không hài lòng thường có hiệu suất giảm trước khi quyết định nghỉ việc.
Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được các quyết định sai lầm như thưởng phạt không đúng người, tổ chức đào tạo sai đối tượng, hoặc tăng thêm áp lực thay vì tháo gỡ nút thắt.
Bước 5: Cá nhân hóa mục tiêu và lộ trình cải thiện hiệu suất
Mỗi nhân viên là một cá thể riêng biệt, áp dụng một khung đánh giá cứng nhắc cho tất cả sẽ làm thui chột tiềm năng. AI mang đến cách tiếp cận linh hoạt hơn để doanh nghiệp cải thiện vấn đề hiệu suất của đội ngũ:
- Gợi ý các mục tiêu phù hợp với năng lực và vai trò của từng cá nhân.
- Đề xuất lộ trình cải thiện hiệu suất (khóa học cần thiết, người hướng dẫn phù hợp) dựa trên dữ liệu trước đây.
- Phân loại nhân sự thành các nhóm: hiệu suất ổn định, có rủi ro suy giảm, và tiềm năng cao để có kế hoạch bồi dưỡng phù hợp.
Bước 6: Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu AI
AI không thay thế nhà lãnh đạo, nhưng nó thay đổi cách họ ra quyết định. Thông qua các dashboard và cảnh báo thông minh, AI giúp:
- Lãnh đạo nắm bắt tình hình hiệu suất toàn diện mà không cần chờ đợi báo cáo từ cấp dưới.
- Bộ phận HR chủ động đề xuất các phương án điều chỉnh nguồn lực, kế hoạch đào tạo, hay chính sách khen thưởng dựa trên dữ liệu thực tế.
- Các quyết định nhân sự quan trọng được đưa ra dựa trên dữ liệu khách quan thay vì cảm giác cá nhân.
Bước 7: Đánh giá – điều chỉnh – mở rộng phạm vi ứng dụng AI
Triển khai AI là một hành trình liên tục cải tiến, không phải một dự án làm một lần là xong. Doanh nghiệp cần xem xét các vấn đề sau:
- Định kỳ đánh giá hiệu quả của các chỉ số AI đang đo lường: Chỉ số nào hữu ích? Chỉ số nào cần điều chỉnh hoặc loại bỏ?
- Điều chỉnh mô hình khi chiến lược thay đổi: Khi doanh nghiệp chuyển hướng kinh doanh, các KPI và cách đo lường cũng cần thay đổi theo.
- Mở rộng từ đo hiệu suất sang gắn kết, giữ chân, phát triển nhân tài: Sau khi làm chủ đo lường hiệu suất, doanh nghiệp có thể áp dụng AI vào các lĩnh vực khác của quản trị nhân sự.
Đây là bước giúp AI thực sự tạo ra lợi thế dài hạn, thay vì chỉ cải thiện ngắn hạn.
4. Những thách thức khi ứng dụng AI tối ưu hiệu suất nhân sự
Dữ liệu nhân sự phân tán, thiếu độ tin cậy
Dữ liệu hiệu suất nằm rải rác ở Excel, email, nhiều hệ thống khác nhau, khiến AI phân tích sai hoặc không đủ sâu. Cần chuẩn hóa và tập trung dữ liệu nhân sự về một nền tảng thống nhất trước khi ứng dụng AI, ưu tiên dữ liệu cốt lõi thay vì thu thập tràn lan.
Tư duy quản trị vẫn dựa nhiều vào cảm tính
Lãnh đạo và quản lý chưa sẵn sàng tin vào dữ liệu, vẫn ra quyết định dựa trên kinh nghiệm cá nhân. Giải pháp đó là Sử dụng AI như công cụ hỗ trợ ra quyết định, kết hợp dữ liệu với góc nhìn quản trị, không thay thế hoàn toàn vai trò con người.
Lo ngại AI đánh giá con người thiếu công bằng
Nhiều nhân viên e ngại bị “máy móc chấm điểm”, thiếu minh bạch trong tiêu chí đánh giá. Doanh nghiệp cần công khai nguyên tắc đo lường, dùng AI để phân tích xu hướng và hỗ trợ đối thoại, không dùng làm công cụ phán xét cứng nhắc.
Khó xác định đúng bài toán để áp dụng AI
Một số doanh nghiệp triển khai AI theo xu thế một cách máy móc mà không rõ AI đang giải quyết vấn đề hiệu suất nào. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ một bài toán cụ thể như đo hiệu suất theo thời gian thực, phát hiện điểm nghẽn hoặc dự báo suy giảm năng suất.
Thiếu năng lực nội bộ để khai thác AI hiệu quả
HR và quản lý không hiểu rõ cách đọc dữ liệu, dẫn đến AI chỉ dừng ở mức báo cáo. Để giải quyết vấn đề này cần đào tạo đội ngũ hiểu dữ liệu nhân sự ở mức ứng dụng, không cần kỹ thuật cao nhưng đủ để ra quyết định đúng.
Nguy cơ phụ thuộc quá mức vào công nghệ
Một nguy cơ có thể xảy ra là doanh nghiệp phó mặc toàn bộ quyết định hiệu suất cho hệ thống AI. Cần lưu ý rằng vai trò kiểm soát vẫn là người dùng, sử dụng AI để mở rộng tầm nhìn, không thay thế tư duy quản trị con người.
5. MISA AMIS HRM – phần mềm quản trị nhân sự, tối ưu hiệu suất tích hợp AI
MISA AMIS HRM là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện giúp doanh nghiệp giải quyết các thách thức trong quản trị hiệu suất bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại, bao gồm cả AI.
- Từ thông tin nhân viên, chấm công, lương đến đánh giá hiệu suất, mọi dữ liệu đều được lưu trữ và quản lý tập trung, giảm thời gian thao tác thủ công cho HR.
- Hệ thống cung cấp các báo cáo đa chiều theo thời gian thực, giảm công đoạn tổng hợp thông tin.
- Dashboard trực quan với các chỉ số quan trọng, mức độ hoàn thành công việc.
- Báo cáo về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên.
- AI hỗ trợ tạo công thức KPI, xây dựng tiêu chí đánh giá nhân viên.
Các AI Agent đang được phát triển thêm để tích hợp vào MISA AMIS HRM, giúp cho công việc quản lý đội ngũ và đánh giá hiệu suất trở nên hiệu quả hơn nữa. Để dùng thử trọn bộ và cập nhật tính năng mới nhất, bạn đọc hãy đăng ký ngay tại đây:
Làm sao để dùng AI tối ưu hiệu suất nhân sự trong doanh nghiệp? Hy vọng với những chia sẻ từ MISA AMIS, bạn đọc đã hình dung rõ hơn về cách thức triển khai thực tế. Giá trị của AI nằm ở các thuật toán giúp tinh gọn nhiều công việc phức tạp, và đặc biệt là khả năng giúp lãnh đạo nhìn rõ vấn đề, hành động đúng lúc và quyết định chính xác hơn.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
