Lãng phí thực phẩm trong khâu lưu kho và vận chuyển đang là vấn đề nhức nhối đối với ngành thực phẩm. Mỗi năm, chỉ tính riêng từ giai đoạn sau thu hoạch đến bán lẻ, Việt Nam thất thoát hàng triệu tấn nông sản do bảo quản và vận chuyển không đảm bảo. Theo thống kê sơ bộ, ước tính khoảng 7 triệu tấn rau củ quả và 694.000 tấn thịt bị hư hỏng mỗi năm vì điều kiện kho bãi chưa phù hợp.
Việc quản lý kho thực phẩm một cách khoa học, hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu tối đa tình trạng lãng phí này mà còn đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ phân tích những thách thức trong quản lý kho thực phẩm, các quy định bắt buộc, và đặc biệt là 7 nguyên tắc vàng giúp doanh nghiệp quản lý kho thực phẩm hiệu quả để giảm lãng phí ở mức tối đa.
1. Quản lý kho thực phẩm là gì? Tại sao cần quản lý kho thực phẩm chặt chẽ
1.1. Định nghĩa
Quản lý kho thực phẩm là toàn bộ quá trình kiểm soát vòng đời của nguyên liệu bên trong nhà hàng – bắt đầu ngay từ khi hàng được nhập vào cửa kho, trong suốt thời gian lưu trữ, cho đến khi được xuất ra để chế biến.
Khác với việc quản lý hàng hóa thông thường, quản lý kho thực phẩm đòi hỏi sự khắt khe hơn nhiều vì tính chất “dễ hỏng” của hàng hóa. Cụ thể, quá trình này bao gồm 3 hoạt động cốt lõi:
-
Đảm bảo từng loại nguyên liệu (thịt cá, rau củ, đồ khô) luôn được đặt trong điều kiện nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng lý tưởng nhất để kìm hãm vi khuẩn và giữ trọn độ tươi ngon.
-
Giám sát chặt chẽ số lượng tồn kho, mã lô hàng và đặc biệt là Hạn sử dụng (Date). Việc này giúp người quản lý biết chính xác lô hàng nào cần dùng trước (theo nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước), lô hàng nào sắp hết hạn cần xử lý gấp.
-
Sắp xếp kho khoa học để tiết kiệm diện tích, giảm thời gian tìm kiếm và ngăn chặn thất thoát do hư hỏng hoặc mất cắp.
1.2. Tầm quan trọng của quản lý kho thực phẩm
Quản lý kho thực phẩm một cách khoa học và hiệu quả có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp trong ngành thực phẩm. Trước hết xuất phát từ đặc tính thực phẩm thường có vòng đời ngắn và rất dễ hư hỏng nếu không được bảo quản đúng cách. Thống kê cho thấy khoảng 40% thực phẩm trên thế giới bị lãng phí mỗi năm vì nhiều lý do, trong đó 2/3 xảy ra trong quá trình thu hoạch, chế biến, vận chuyển và lưu trữ trước khi đến tay người tiêu dùng.
Điều này nhấn mạnh rằng tối ưu khâu kho vận có thể giảm đáng kể lượng hàng hư hỏng phải bỏ đi. Bằng cách quản lý kho chặt chẽ, doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm chi phí nhập hàng, đồng thời bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm. Ngoài ra, quản lý kho hiệu quả còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn thực phẩm, tránh bị xử phạt và xây dựng uy tín thương hiệu nhờ việc cung cấp sản phẩm luôn tươi ngon, đạt chuẩn.
Như vậy, quản lý kho thực phẩm là bài toán cân bằng giữa ba biến số: Chi phí tồn kho – Chất lượng bảo quản – Tốc độ đáp ứng. Thay vì tốn nguồn lực để xử lý sự cố, các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn việc kiểm soát rủi ro chủ động thông qua công nghệ.
2. Những khó khăn trong quá trình quản lý kho thực phẩm
- Hạn sử dụng – vòng đời sản phẩm ngắn:
Nhiều loại thực phẩm tươi sống như rau củ, thịt, sữa có thời hạn sử dụng chỉ tính bằng vài ngày hoặc vài tuần. Nếu nhập kho lượng lớn vượt quá nhu cầu, hàng hóa dễ bị quá hạn trước khi kịp xuất bán. Thực tế cho thấy rau củ quả là nhóm có tỷ lệ hao hụt cao nhất – tới 31%, trong đó riêng giai đoạn sau thu hoạch đã hư hỏng tới 26% sản lượng.
- Yêu cầu bảo quản theo nhiệt độ, độ ẩm, điều kiện đặc thù:
Mỗi loại thực phẩm đòi hỏi điều kiện bảo quản riêng. Thực phẩm đông lạnh phải giữ ở nhiệt độ khoảng -18°C, thực phẩm lạnh (tươi sống) cần 0-4°C, đồ khô cần nơi thoáng mát, độ ẩm thấp. Hiện nay, tại Việt Nam, mới chỉ khoảng 14% nông dân/doanh nghiệp ứng dụng chuỗi cung ứng lạnh trong bảo quản và vận chuyển nông sản, nhiều đơn vị vẫn bỏ qua khâu bảo quản lạnh để tiết kiệm chi phí, dẫn đến thất thoát thực phẩm rất lớn.
- Nguy cơ nhiễm chéo và mất an toàn vệ sinh thực phẩm:
Trong kho thực phẩm, nếu không có biện pháp cách ly hợp lý các loại hàng hóa, rất dễ xảy ra ô nhiễm chéo. Ví dụ, thực phẩm tươi sống nếu để chung hoặc gần thực phẩm chế biến sẵn có thể lây nhiễm vi khuẩn gây hỏng sản phẩm. Bên cạnh đó, kho không được vệ sinh định kỳ, không kiểm soát côn trùng gây hại xâm nhập có thể gây nguy hại cho thực phẩm. Nguy cơ này đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc “ăn chín, uống sôi, bảo quản riêng biệt”, luôn giữ kho sạch sẽ, sắp xếp hàng hóa đúng khu vực, có cơ chế bảo vệ cho từng loại thực phẩm để tránh lây nhiễm.
- Sai lệch tồn kho do nhập – xuất thủ công:
Nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn quản lý kho thực phẩm theo cách thủ công (sổ sách, Excel) nên rất dễ xảy ra sai sót trong ghi chép. Việc nhập/xuất hàng không được cập nhật kịp thời hoặc ghi nhầm đơn vị, nhầm mặt hàng sẽ dẫn đến số liệu tồn kho trên sổ không khớp với thực tế.
- Khó truy vết khi xảy ra sự cố:
Theo Luật An toàn thực phẩm, khi phát hiện thực phẩm không an toàn, doanh nghiệp phải xác định và thông báo ngay lô sản phẩm không đảm bảo, thống kê số lượng còn tồn kho và đã phân phối, đồng thời báo cáo cơ quan chức năng kế hoạch thu hồi. Nếu quản lý kho không tốt, doanh nghiệp có thể không truy vết được đầy đủ, dẫn đến thu hồi không triệt để, gây nguy hại cho người tiêu dùng và tổn thất uy tín doanh nghiệp.
3. Quy định và tiêu chuẩn bắt buộc trong quản lý kho thực phẩm
3.1. Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12 (Luật An toàn thực phẩm 2010)
Quy định toàn diện về quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân; điều kiện ATTP trong sản xuất, kinh doanh; truy xuất nguồn gốc; và trách nhiệm quản lý nhà nước đối với an toàn thực phẩm.
Một số hành vi bị cấm:
- Dùng nguyên liệu không an toàn, quá hạn, không rõ nguồn gốc.
- Dùng phụ gia, hóa chất cấm/vượt mức.
- Kinh doanh sản phẩm hư hỏng, nhãn sai, không kiểm soát điều kiện bảo quản, không giấy phép ATTP.
- Che giấu sự cố ATTP, giả mạo kiểm nghiệm.
Nghĩa vụ chính:
- Đảm bảo sản phẩm an toàn, thông tin minh bạch, có quy trình kiểm tra.
- Giữ hồ sơ truy xuất nguồn gốc, ngừng sản xuất khi phát hiện rủi ro, thu hồi/khắc phục thực phẩm không an toàn.
3.2. Các quy định và tiêu chuẩn về điều kiện bảo quản
- Nhiệt độ và độ ẩm: Đối với kho thực phẩm, việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm là tối quan trọng. Ví dụ, tủ đông cần duy trì nhiệt độ -18°C trở xuống để ức chế vi khuẩn. Các quy định cụ thể về nhiệt độ và độ ẩm cho từng loại thực phẩm được nêu rõ trong các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia (TCVN) và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) liên quan đến bảo quản thực phẩm.
- Vệ sinh: Yêu cầu vệ sinh nghiêm ngặt đối với kho bãi, thiết bị, dụng cụ và con người. Việc vệ sinh và bảo trì tủ đông định kỳ giúp tủ hoạt động bền bỉ, tiết kiệm điện và đảm bảo môi trường bảo quản sạch sẽ.
- GSP (Thực hành tốt bảo quản): Mặc dù GSP thường được nhắc đến nhiều trong ngành dược phẩm, các nguyên tắc của GSP về giám sát nhiệt độ, độ ẩm, hạn dùng và lô sản xuất cũng hoàn toàn áp dụng cho ngành thực phẩm, đặc biệt là thực phẩm nhạy cảm
3.3. Các hệ thống quản lý an toàn thực phẩm
Nhà nước khuyến khích áp dụng các hệ thống quản lý an toàn thực phẩm tiên tiến để nâng cao chất lượng và uy tín sản phẩm:
- Thực hành sản xuất tốt – GMP: Các quy định đảm bảo sản phẩm được sản xuất và kiểm soát nhất quán theo tiêu chuẩn chất lượng.
- Thực hành nông nghiệp tốt – GAP: Các nguyên tắc áp dụng vào sản xuất nông nghiệp để đảm bảo an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường và sức khỏe người lao động.
- Thực hành vệ sinh tốt – GHP: Các yêu cầu về vệ sinh trong toàn bộ quá trình sản xuất, chế biến, bảo quản và phân phối thực phẩm.
- Phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn – HACCP: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm dựa trên việc nhận diện, đánh giá và kiểm soát các mối nguy đáng kể đối với an toàn thực phẩm.
3.4. Tiêu chuẩn vận hành kho 5S trong ngành thực phẩm
5S là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, bao gồm 5 bước: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng).
Áp dụng 5S trong quản lý kho giúp nhà kho ngăn nắp, có tổ chức, cải thiện năng suất, chất lượng công việc và an toàn lao động
Tải miễn phí bộ File Excel quản lý kho thực phẩm để bắt đầu áp dụng quản lý kho khoa học ngay hôm nay.
4. 7 nguyên tắc vàng trong quản lý kho thực phẩm giúp giảm lãng phí tối đa
Nguyên tắc 1: Nhập hàng theo nhu cầu hạn chế tồn kho dư thừa
Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch dự báo nhu cầu chính xác dựa trên dữ liệu bán hàng theo mùa vụ và xu hướng tiêu dùng.
-
Chỉ nhập số lượng vừa đủ để tối ưu chi phí lưu kho (điện lạnh, diện tích) và giải phóng dòng tiền.
-
Hạn chế chạy theo các chương trình khuyến mãi nhập hàng ồ ạt từ nhà cung cấp nếu không có đầu ra đảm bảo.
-
Bộ phận kho, bán hàng và kế hoạch cần làm việc chặt chẽ để luôn nắm bắt đúng nhu cầu thị trường.
Nguyên tắc 2: Áp dụng FIFO/FEFO nghiêm ngặt
Đây là nguyên tắc cốt lõi để chống thất thoát do hàng hết hạn hoặc lỗi thời. Doanh nghiệp cần lựa chọn và áp dụng nhất quán phương pháp xuất kho phù hợp:
-
FIFO (First In First Out): Nhập trước xuất trước. Áp dụng cho các mặt hàng có hạn sử dụng dài hoặc không có date cụ thể (gia vị, đồ khô…).
-
FEFO (First Expired First Out): Hết hạn trước xuất trước. Bắt buộc áp dụng với hàng tươi sống (thịt, cá, sữa…) có hạn dùng ngắn. Đánh dấu rõ hạn sử dụng trên bao bì/ kệ hàng và ưu tiên xuất kho các lô hàng có date gần nhất.
>>> Đọc thêm: Tính giá xuất kho với phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Nguyên tắc 3: Phân loại và sắp xếp kho khoa học
Báo cáo Logistics Bureau (2022) cho thấy: Doanh nghiệp bố trí kho khoa học cắt giảm trung bình 28-32% chi phí vận hành kho nhờ giảm thời gian và công lao động.
- Phân loại ABC: Chia vật tư thành 3 nhóm theo giá trị và tần suất sử dụng.
- Sắp xếp theo SKU (Stock Keeping Unit): Mã hàng hóa SKU là chuỗi ký tự dùng để đánh dấu vị trí các mặt hàng, giúp nhanh chóng xác định khu vực lưu trữ.
- Sắp xếp theo tiêu chuẩn 5S: Giúp nhà kho ngăn nắp, có tổ chức, cải thiện năng suất và chất lượng công việc
Nguyên tắc 4: Kiểm soát hạn sử dụng và cảnh báo sớm
Kiểm soát hạn sử dụng là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với thực phẩm, giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa hư hỏng, hết hạn.
-
- Áp dụng phương pháp FEFO là tối ưu nhất, ưu tiên xuất các sản phẩm có ngày hết hạn gần nhất.
- Sử dụng công nghệ (mã vạch, RFID) để theo dõi chi tiết hạn sử dụng của từng lô hàng.
- Ghi chép và cập nhật chính xác ngày hết hạn vào hệ thống quản lý kho.
- Kiểm tra định kỳ để phát hiện sớm sản phẩm gần hết hạn và có phương án xử lý kịp thời.
Nguyên tắc 5: Tuân thủ quy trình bảo quản an toàn thực phẩm
Kho thực phẩm sạch sẽ, vận hành quy củ là “tấm khiên” bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và uy tín doanh nghiệp.
-
Lên lịch vệ sinh hàng ngày, tổng vệ sinh hàng tuần và phun khử khuẩn định kỳ để kiểm soát côn trùng, gặm nhấm.
-
Nhân viên phải mang bảo hộ (găng tay, khẩu trang), không ăn uống/ hút thuốc trong kho và tuân thủ quy tắc 5S.
-
Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm thích hợp theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
Nguyên tắc 6: Kiểm kê kho định kỳ & đối soát số liệu
Kiểm kê là hoạt động bắt buộc để giữ số liệu tồn kho luôn sạch và minh bạch.
Nguyên tắc 7: Ứng dụng phần mềm quản lý kho thực phẩm
Để thực hiện đồng bộ các nguyên tắc trên một cách hiệu quả, doanh nghiệp hiện nay đã và đang áp dụng các phần mềm quản lý kho chuyên dụng cho ngành thực phẩm để hỗ trợ toàn trình, tự động, cung cấp cảnh báo kịp thời về hàng tồn lâu ngày hoặc sắp hết hạn.
Thay vì ghi chép thủ công dễ sai sót, phần mềm cho phép quét mã vạch để nhập/xuất hàng, đảm bảo dữ liệu chính xác và nhanh chóng. Mọi biến động tồn kho đều được cập nhật, giúp quản lý nắm được tình trạng kho tức thì và ra quyết định điều động hàng hợp lý.
5. Quản lý kho thực phẩm hiệu quả, tự động với MISA AMIS Kho hàng
MISA AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp thực phẩm quản lý tồn kho chặt chẽ, giảm lãng phí và tự động hóa toàn bộ quy trình kho vận.
- Quản lý hàng hóa đa chiều:
Theo dõi sản phẩm theo mã vạch/QR, số lô, hạn sử dụng, đơn vị tính, vị trí lưu kho. Cả hàng đang vận chuyển, hàng bị trả lại đều được kiểm soát. Hệ thống còn hỗ trợ dự báo tồn kho chính xác để doanh nghiệp chủ động nhập – xuất hàng. - Tồn kho theo thời gian thực:
Dữ liệu tồn kho được cập nhật tức thì. Hệ thống cảnh báo khi sắp hết hàng hoặc tồn quá mức, giúp ngăn ngừa thiếu hàng, đứt gãy chuỗi cung ứng. - Tự động hóa toàn bộ quy trình kho:
Từ nhập – xuất – điều chuyển đến kiểm kê đều được phần mềm xử lý tự động. Cho phép thiết lập nhiều phương pháp xuất kho như FIFO, LIFO… và phân công công việc linh hoạt cho nhân sự. - Điều phối giao hàng tối ưu:
Hệ thống tự động lập kế hoạch giao hàng thông minh theo vị trí, khối lượng và thời gian, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển. - Sơ đồ kho trực quan, sắp xếp khoa học:
Phần mềm gợi ý vị trí lưu trữ tối ưu theo kích thước, trọng lượng và tần suất xuất hàng, đảm bảo luồng vận hành mượt mà. - Báo cáo nhanh, phân tích sâu:
Tạo báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết chỉ với vài thao tác. Biểu đồ trực quan hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh và chính xác. - Trợ lý AI hỗ trợ thông minh:
AI đề xuất phương án soạn hàng, phát hiện biến động bất thường và gợi ý điều chỉnh tồn kho – giúp doanh nghiệp luôn chủ động trong mọi tình huống.
Quản lý kho thực phẩm hiệu quả là sự kết hợp giữa quy trình chuẩn và công cụ đúng. Nếu 7 nguyên tắc vàng là kim chỉ nam giúp định hướng vận hành, thì phần mềm quản lý kho chuyên dụng chính là “đòn bẩy” để hiện thực hóa các mục tiêu về chi phí và lợi nhuận. Đừng để những sai sót thủ công làm “bốc hơi” tiền vốn của bạn, hãy bắt đầu chuẩn hóa và tự động hóa quy trình kho thực phẩm cùng MISA AMIS ngay hôm nay.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
